Komunikasi yang efektif di tempat kerja

Strategi komunikasi yang efektif di tempat kerja

Komunikasi yang efektif di tempat kerja bukan hanya sekadar terbuka dan jujur dengan karyawan dan rekanan—meski jika itu saja pun tidak apa-apa. Inti dari komunikasi profesional berada pada jantung dari proses internal bisnis dan budaya perusahaan Anda, menentukan cara kerja dan perilaku Anda mengatur hubungan antarpribadi. Jelajahi pentingnya komunikasi tempat kerja, serta beberapa strategi terbaik untuk komunikasi di tempat kerja.

Mengapa komunikasi yang efektif di tempat kerja itu penting?

Komunikasi tempat kerja yang cerdas merupakan salah satu kunci bagi keberhasilan bisnis Anda dalam jangka panjang, membantu meningkatkan produktivitas serta memelihara hubungan kerja yang kuat di seluruh organisasi. Pikirkan tentang gejala komunikasi yang buruk di tempat kerja: tujuan perusahaan yang tidak dapat dimengerti, model masukan yang terbatas atau yang tidak ada, manajemen konflik yang buruk, atau instruksi dari manajer yang tidak jelas. Hal itu semua membawa pada satu hal—kesia-siaan. Waktu, usaha, dan modal yang terbuang sia-sia. Dengan kata lain, standar komunikasi profesional perusahaan Anda memiliki dampak langsung pada keuntungan bisnis Anda, di mana pada satu studi menunjukkan bahwa perusahaan yang berkomunikasi secara efektif memberikan   imbal hasil 47% lebih tinggi kepada pemegang saham (selama periode lima tahun) daripada perusahaan yang tidak berkomunikasi secara efektif.

5 strategi komunikasi profesional

Memastikan komunikasi yang efektif di tempat kerja harus menjadi agenda teratas bagi tim kepemimpinan perusahaan Anda. Kami telah menguraikan beberapa cara terbaik untuk meningkatkan komunikasi di tempat kerja di bawah ini:

1. Berinvestasi pada ruang kerja smart

Hal yang terpenting adalah memusatkan alat bantu komunikasi profesional Anda. Sekitar 50% karyawan menggunakan aplikasi atau perangkat lunak yang tidak berizin, sehingga—selain memiliki risiko keamanan—dapat mengakibatkan tim dan proyek tidak sinkron. Saluran komunikasi yang terpisah-pisah atau retak menyebabkan masalah dalam mengakses dokumen atau file serta situasi yang membuat sebagian rekan kerja mungkin tidak memiliki semua informasi yang mereka perlukan untuk melanjutkan pekerjaan, sehingga mengakibatkan penundaan dan terbuangnya pemasukan.

Solusinya?  Ruang kerja yang smart, seperti Dropbox, yang mengonsolidasikan semua platform, aplikasi, dan jenis konten di satu tempat. Dengan demikian, tidak ada keharusan bagi anggota tim untuk beralih di antara alat bantu saat mereka mengerjakan berbagai tugas berbeda di sepanjang hari. Misalnya, fitur  manajemen tugas dari Dropbox Paper dapat membantu memastikan bahwa semua orang bekerja sesuai rencana dan memahami apa yang diharapkan dari mereka, membantu meningkatkan akuntabilitas dan memastikan alur komunikasi yang jelas.

Perencanaan proyek juga merupakan area yang memerlukan komunikasi tempat kerja yang baik. Templat perencanaan proyek dari Dropbox Paper dapat memberi Anda alat bantu yang dibutuhkan untuk membuat seluruh anggota tim memahami keadaan keseluruhan. Delegasikan tugas yang akan dilakukan dan kumpulkan semua masukan di satu tempat, sehingga tidak ada kebingungan karena harus bolak balik pada email. Dalam urusan menangani masukan secara real time, anotasi pada Dropbox dapat jauh lebih efektif ketimbang utas email yang panjang dan berantakan dengan terlalu banyak orang yang dilibatkan dalam cc.

2. Berbicaralah bertatap muka langsung, jika memungkinkan

Di tempat kerja modern, rapat tatap muka langsung terkadang dapat dikesampingkan karena adanya alat komunikasi tempat kerja seperti  Slack  dan email telah menjadi standar yang biasa dipakai. Namun demikian, Anda tidak mesti membiarkan komunikasi tatap muka langsung menjadi sesuatu yang dianggap kuno. Jika Anda perlu menyampaikan informasi sensitif, rapat tatap muka langsung merupakan keharusan, sementara bertemu tim Anda secara langsung (atau sekurangnya memakai panggilan  Zoom ) memungkinkan Anda melihat bahasa tubuh dan ekspresi wajah, sehingga Anda dapat memahami sepenuhnya seberapa bagus Anda mengomunikasikan berbagai penggalan informasi. Pikirkan saluran komunikasi Anda seperti hierarki: panggilan video jauh lebih pribadi daripada panggilan telepon (kontak mata menjadi keharusan), dan panggilan telepon itu lebih pribadi daripada email atau pesan instan.

3. Fokus pada kejelasan pesan Anda

Dalam hal komunikasi yang efektif di tempat kerja, pesan harus jelas dan ringkas. Komunikasi tempat kerja yang tidak efektif dari pimpinan dapat menunda atau bahkan merusak suatu proyek sebelum dimulai (misalnya duplikasi pekerjaan, jangka waktu yang membingungkan, hasil yang tidak tepat, dll.), itulah mengapa memperoleh pesan yang tepat saat pertama kali itu penting. Sertakan petunjuk mendetail untuk setiap tugas, dan pastikan bahwa Anda menjawab pertanyaan utama dari tim—apa, bagaimana, dan mengapa. Jika Anda tidak melakukannya, Anda hanya akan membingungkan dan membuat rekan kerja tidak mau berinteraksi mengerjakan tugas-tugas yang ada. Tentu saja, komunikasi profesional yang buruk dapat juga dirasakan oleh pemasok dan pelanggan, sehingga mereka menjadi terputus dari bisnis Anda dan beralih kepada pihak lain. Hindari hal ini dengan menjaga komunikasi yang tepat dan jelas sejak awal.

4. Lakukan sikap "terus terang yang radikal"

Sikap "terus terang yang radikal" adalah kerangka kerja untuk komunikasi profesional yang mengharuskan Anda untuk peduli dengan rekan kerja sembari juga mempertanyakan secara langsung perilaku mereka, sehingga memberi Anda keseimbangan antara agresi dan empati dalam ruang kerja. Bagi banyak pemimpin, keterampilan komunikasi yang baik tidak datang secara alami. Faktanya, sebuah survei oleh Interact menemukan bahwa 69% manajer tidak nyaman berkomunikasi secara langsung dengan karyawan, sementara 37% menyatakan bahwa mereka tidak nyaman memberikan masukan langsung jika mereka meyakini bahwa karyawan mungkin merespons secara negatif. Jika ini terjadi pada Anda, sikap terus terang yang radikal ini bisa menjadi strategi yang Anda bisa gunakan, membantu Anda membangun sebuah tim yang kompak dan mencapai hasil lebih baik.

5. Menjaga struktur komunikasi horizontal

Membuka alur komunikasi di kantor merupakan cara yang baik untuk memberi kesempatan kepada karyawan untuk menyuarakan pendapatnya. Sebuah survei tahun 2018 dari The Economist Intelligence Unit menemukan bahwa 31% dari karyawan menyatakan kurangnya kejujuran,, komunikasi yang terbuka sebagai penyebab rendahnya moral. Ini merupakan faktor integral bagi keterlibatan karyawan dan kepuasan kerja. Untuk meningkatkan konektivitas di tempat kerja, Anda harus memastikan struktur komunikasi horizontal di mana karyawan level C dan manajemen senior berkomunikasi secara langsung dengan karyawan, mengundang masukan langsung.

Dengan kata lain, karyawan junior harus merasa diberdayakan untuk berbicara ke karyawan yang lebih senior—tidak boleh ada anggapan bahwa jalur komunikasi dengan pimpinan organisasi itu terhalang atau tidak boleh dilakukan. Ini mungkin memerlukan perubahan di tingkat institusional, namun ada strategi komunikasi lain di tempat kerja yang mungkin dapat Anda implementasikan untuk menjembatani kesenjangan antara pimpinan dan karyawan, seperti rapat bersama dengan seluruh karyawan (town hall) dengan sesi tanya jawab.

Penutup

Komunikasi dapat berperan penting dalam hampir semua aspek bisnis Anda. Menguasai komunikasi yang efektif di tempat kerja dapat membantu meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan inovasi, menjaga karyawan tetap terlibat dan membuat bisnis Anda siap meraih kesuksesan.