Effektiv kommunikation på arbejdspladsen

Strategier for effektiv kommunikation på arbejdspladsen

Effektiv kommunikation på arbejdspladsen handler ikke kun om at være åben og ærlig over for dine medarbejdere og kolleger – selvom det ikke skader. Kernen i professionel kommunikation går til hjertet i din virksomheds interne processer og virksomhedskultur, der dikterer, hvordan du arbejder og den måde, du navigerer interpersonelle relationer. Se nærmere på vigtigheden af kommunikation på arbejdspladsen samt nogle af de bedste strategier for kommunikation på arbejdspladsen.

Hvorfor er effektiv kommunikation på arbejdspladsen vigtigt?

Intelligent kommunikation på arbejdspladsen er en af nøglerne til din virksomheds langsigtede succes og hjælper med at forbedre produktiviteten og opretholde stærke arbejdsforhold i hele din organisation. Tænk bare på symptomerne på dårlig kommunikation på arbejdspladsen: Uforståelige virksomhedsmål, begrænsede eller ikke-eksisterende feedbackmodeller, dårlig konflikthåndtering eller uklare instruktioner fra ledere. Det hele resulterer i det samme – spild. Spildt tid, spildte kræfter og spildt kapital. Med andre ord har din virksomheds professionelle kommunikationsstandarder en direkte indvirkning på din virksomheds bundlinje. En undersøgelse angiver, at virksomheder, der kommunikerer effektivt, giver 47 % højere afkast til aktionærerne (over en femårsperiode) end dem, der ikke gør.

5 professionelle kommunikationsstrategier

At sikre effektiv kommunikation på arbejdspladsen bør være øverst på dagsordenen for din virksomheds lederteam. Nedenfor har vi skitseret nogle af de bedste måder til at forbedre kommunikation på arbejdet på:

1. Invester i et smart workspace

Det vigtigste er det at centralisere dine professionelle kommunikationsværktøjer. Omkring 50% af medarbejdere bruger ikke-godkendte apps eller software, som – udover at være en sikkerhedsrisiko – kan føre til, at teams og projekter ikke er synkroniserede. Decentraliserede, brudte kommunikationskanaler forårsager problemer med adgang til dokumenter eller filer samt situationer, hvor nogle medarbejdere muligvis ikke har alle de oplysninger, de har brug for til at fortsætte, hvilket resulterer i forsinkelser og mistede indtægter.

Løsningen? Et smart workspace, f.eks. Dropbox, der samler alle din virksomheds platforme, apps og indholdstyper på ét sted. På den måde er der ikke behov for, at teammedlemmer skifter mellem værktøjer, når de arbejder på forskellige opgaver i løbet af dagen. Eksempelvis kan Dropbox Papers opgavehåndteringsfunktion hjælpe med at sikre, at alle er på rette spor og forstår, hvad der forventes af dem, hvilket hjælper med at forbedre ansvarligheden og sikre klare kommunikationslinjer.

Projektplanlægning er også et område, der kræver god kommunikation på arbejdspladsen. Dropbox Papers projektplanlægningsskabelon kan give dig de værktøjer, du har brug for til at holde hele teamet opdateret. Uddelegér opgaver og hav al din feedback ét sted, så der ikke er forvirring frem og tilbage over e-mail. Når det gælder styring af feedback i realtid, kan annoteringer på Dropbox være langt mere effektivt end lange, rodede e-mailtråde med alt for mange mennesker i CC.

2. Tal ansigt til ansigt, når det er muligt

På den moderne arbejdsplads kan møder ansigt til ansigt nogle gange helt forsvinde, da kommunikationsværktøjer på arbejdspladsen som Slack og e-mail er blevet standarden. Du bør dog ikke lade kommunikation ansigt til ansigt gå helt af mode. Hvis du har brug for at videresende følsomme oplysninger, er møder ansigt til ansigt et must, mens du kan se kropssprog og ansigtsudtryk på personlige møder med dit team (eller i det mindste via et Zoom-opkald), så du fuldt ud kan forstå, hvor godt du kommunikerer visse oplysninger. Tænk på dine kommunikationskanaler som et hierarki: Videoopkald er mere personlige end telefonopkald (øjenkontakt er et must), og telefonopkald er mere personlige end e-mails eller chatbeskeder.

3. Fokuser på klarheden i din kommunikation

Når det gælder effektiv kommunikation på arbejdspladsen, skal du bringe klarhed og præcision i dine meddelelser. Uklar kontorkommunikation fra ledere kan forsinke eller endda torpedere et projekt, før det går i gang (dvs. dobbeltarbejde, forvirrende tidsrammer, forkerte leverancer osv.), og derfor er det vigtigt at få kommunikationen rigtigt ud første gang. Hav detaljerede instruktioner for enhver opgave, og sørg for, at du tager fat i dit teams centrale spørgsmål – hvad, hvordan og hvorfor. Hvis du ikke gør, vil du kun forvirre og frakoble medarbejdere fra opgaven. Dårlig professionel kommunikation kan naturligvis også ramme leverandører og kunder, hvilket får dem til at miste tilliden til din virksomhed og gå et andet sted hen. Undgå dette ved at opretholde hurtig og klar kommunikation helt fra begyndelsen.

4. Udøv “radikal åbenhed”

Radikal åbenhed er en ramme for professionel kommunikation, der kræver, at du bekymrer dig om dine kolleger, samtidig med at du udfordrer dem direkte om deres adfærd, hvilket giver dig den rigtige balance mellem aggression og empati i et arbejdsmiljø. For mange ledere er gode kommunikationsevner ikke naturligt. Faktisk viste en undersøgelse fra Interact, at 69 % af ledere er ubehageligt til mode ved direkte kommunikation med medarbejderne, mens 37 % angav, at de var utilpasse ved at give direkte feedback, hvis de mener, at medarbejderen kan reagere negativt. Hvis det lyder som dig, kan radikal åbenhed være den kommunikationsstrategi, du leder efter, og hjælpe dig med at opbygge et sammenhængende team og opnå bedre resultater.

5. Bevar en horisontal kommunikationsstruktur

At åbne kontorets kommunikationsstrøm er en fantastisk måde at give dine medarbejdere en stemme på. En undersøgelse fra 2018 fra The Economist Intelligence Unit viste, at 31 % af medarbejderne nævner mangel på ærlig, åben kommunikation som en årsag til lav holdånd. Dette er en integreret faktor for medarbejderengagement og arbejdsglæde. For at fremme forbindelsen på din arbejdsplads skal du sikre en horisontal kommunikationsstruktur, hvor medarbejdere på C-niveau og den øverste ledelse kommunikerer direkte med medarbejderne og inviterer til direkte feedback.

Med andre ord bør juniormedarbejdere være godt tilpas med at tale med medarbejdere på højt niveau – der bør ikke være nogen fornemmelse af, at kommunikationslinjer med din organisations ledere er blokerede eller ildeset. Dette kan kræve ændringer på institutionelt plan, men der er andre kommunikationsstrategier på arbejdspladsen, som du muligvis kan implementere for at bygge bro mellem lederskab og medarbejdere, f.eks. virtuelle rådhuse med spørgsmål og svar-sessioner.

Et sidste ord

Professionel kommunikation kan spille en vigtig rolle i stort set alle aspekter af din virksomhed. At mestre effektiv kommunikation på arbejdspladsen kan bidrage til at øge effektiviteten, produktiviteten og innovationen, holde medarbejderne engagerede og gøre din virksomhed klar til succes.