フェデレーション検索の概要と時間を節約する方法

ファイルを手動で検索すると作業が停滞するうえ、何も見つからないことが多い？この入門ガイドで、ファイル検索の生産性を飛躍的に向上させるフェデレーション検索の詳細をご覧ください。

画面に複数のファイルやドキュメントが開いた状態で、デスクで仕事をしている人の写真

従業員は平均して 1 日に約 1,200 回もさまざまなアプリや Web サイトの間を行き来しており、新しいアプリケーションに切り替えた後に再び操作を行うのに 1 週間に約 4 時間を費やしていることをご存知でしたか？これは、最大 5 週間の労働時間、または年間労働時間の 9% になります。

現代の専門的な職務では、複数のアプリやファイル間を行き来する必要性を業務において避けることはできません。1 週間に何百ものファイルを見る場合、ファイルの検索は不必要な記憶力テストのようになり、1 年を通して数え切れないほどの時間を無駄にしかねません。

1 回のクエリで数秒以内にファイルを見つける簡単な方法があったらどうでしょうか？そこで、ファイル検索の生産性を飛躍的に向上させるフェデレーション検索の登場です。

フェデレーション検索とは？

フェデレーション検索は、複数のデータソースとコンテンツタイプを同時に検索し、さまざまなコンテンツの場所からデータを取得する強力な検索テクノロジーです。これは、通常の検索エンジンをより強力にしたものです。単一の場所を検索するのではなく、複数のデータソースとコンテンツタイプを同時に検索します。

簡単に言えば、1 つの検索バーから、複数のプラットフォームやリンク済みアプリにわたってファイルを検索できるようになります。

フェデレーション検索とユニバーサル検索は同じもの？

フェデレーション検索とユニバーサル検索は大まかには同じものですが、フェデレーション検索は、ファイルを検索する特定の方法であるという点で、「ユニバーサル検索」という広義の総称に含まれるという違いがあります。

ユニバーサル検索は一般に、複数のソースを検索するという広義の概念を指しますが、フェデレーション検索は、検索の実行方法とその背後にあるテクノロジーをより詳しく説明したものです。フェデレーション検索エンジンは、複数のデータベースまたはソースから同時に情報を検索して取得する特定のタイプの検索エンジンです。

Dash の紹介：すべてのファイルとアプリのフェデレーション検索ツール

Dropbox Dash は、1 つの検索バーからすべてのファイルとアプリを検索できる強力なフェデレーション検索ツールです。Dash を使用すると、ファイル名などの正確な詳細を覚えていなくても、必要なファイルをすばやく簡単に見つけることができます。

フェデレーション検索の仕組み

フェデレーション検索は、次のシンプルな 3 つのステップのプロセスに従って機能します。

検索ツールに 1 つの検索クエリを入力します。
検索ツールによって、リンク済みの複数のソース（アプリ、ローカルストレージ、クラウドストレージ、メールなど）が同時に検索されます。
検索ツールから結果が返され、1 つのユーザーインターフェースでユーザーに表示されます。

たとえば、Dropbox Dash では、クエリを入力するだけで、すべてのリンク済みアプリ（必要に応じて、ローカルストレージも）が同時に検索されます。その後、結果を確認し、必要に応じてフィルタリングして、必要なファイルを見つけることができます。

フェデレーション検索のメリットとは？

フェデレーション検索には、次のような多くのメリットがあります。

ファイルをすばやく検索：フェデレーション検索を使用すると、ファイル名を思い出したり、古いメールの添付ファイルを探したりすることなく、数秒でファイルを見つけることができます。
複数のソースを一度に検索：フェデレーション検索では、1 つの検索バーから複数のプラットフォームとご使用のデバイスのローカルストレージを検索できます。
ファイル名などの正確な詳細を覚えることなく、ファイルを検索：フェデレーション検索を使用すると、ファイルの正確な名前や場所を覚えていなくてもファイルを検索できます。
ファイルコンテンツ内を検索：フェデレーション検索では、ファイルのコンテンツ内も検索できるため、必要な情報を簡単に見つけることができます。

フェデレーション検索の使用例

フェデレーション検索は、複数のプラットフォームでファイルをすばやく簡単に検索する必要がある人にとって欠かせないツールになります。以下は、Dropbox Dash のようなフェデレーション検索ツールがどのように役立つかを示すよい例です。

業務で複数のクラウドストレージアカウントにまたがって作業する必要がある場合、フェデレーション検索を使用すると、異なるアカウント間で切り替えることなく、ファイルをすばやく簡単に見つけることができます。
ファイルが添付されたメールを大量に受信した場合、Dropbox Dash などのフェデレーション検索ツールを使用すると、クラウドストレージとメールを同時に検索でき、必要なファイルを簡単に見つけることができます。
人事記録や財務データなど、類似ファイルが多数存在する業務に携わっている場合、フェデレーション検索を使用すると、ファイルの正確な名前や場所を覚えていなくても、ファイルをすばやく簡単に見つけることができます。