Ефективна комунікація на робочому місці

Стратегії ефективної комунікації на робочому місці

Ефективна комунікація на робочому місці — це не лише відкритість і чесність зі своїми співробітниками й колегами, хоча це не зашкодить. Суть професійної комунікації лежить в основі внутрішніх процесів вашого бізнесу й корпоративної культури, а також визначає те, як ви працюєте й керуєте міжособистісними стосунками. Дізнайтеся про важливість комунікації на робочому місці, а також ознайомтеся з найкращими стратегіями комунікації на роботі.

Чому ефективна комунікація на робочому місці важлива?

Ефективна комунікація на робочому місці — одна з ключових складових довгострокового успіху вашого бізнесу, яка сприяє підвищенню продуктивності й підтриманню міцних робочих відносин у вашій організації. Лише замисліться над симптомами поганої комунікації на роботі: незрозумілі цілі компанії, обмежені або відсутні моделі зворотного зв’язку, погане управління конфліктами або незрозумілі інструкції від керівників. Наслідок усього цього один — марнування: ви марнуєте час, зусилля й кошти. Іншими словами, стандарти професійної комунікації вашої компанії безпосередньо впливають на прибутки вашого бізнесу. Одне дослідження показало, що компанії з ефективною комунікацією забезпечують на 47% більший прибуток акціонерам (протягом п’ятирічного періоду), ніж ті, в яких такої комунікації немає.

5 стратегій професійної комунікації

Забезпечення ефективної комунікації на робочому місці має бути головним завданням для керівництва компанії. Нижче наведено кілька найкращих способів поліпшення комунікації на роботі.

1. Інвестуйте в універсальний робочий простір

Надзвичайно важливо централізувати використання професійних засобів комунікації, які використовуються у вашій компанії. Близько 50% співробітників використовують несанкціоновані додатки або програмне забезпечення, що, окрім загрози безпеці, може порушувати синхронізацію команд і проєктів. Децентралізовані розрізнені канали комунікації спричиняють проблеми з доступом до документів або файлів, а також призводять до виникнення ситуацій, коли деякі співробітники можуть не мати всієї необхідної інформації для продовження, що призводить до затримок і втрати доходів.

Яке рішення? Універсальний робочий простір, як-от Dropbox, який об’єднує всі платформи, програми й типи вмісту вашого бізнесу в одному місці. Отже членам команди не потрібно перемикатися між інструментами, коли вони працюють над різними завданнями протягом дня. Наприклад, функція керування завданнями Dropbox Paper допомагає всім рухатися в одному напрямку й розуміти, що від них очікують, що в свою чергу покращує підзвітність і забезпечує чітку комунікацію.

Планування проєктів — ще одна сфера, яка потребує відмінної комунікації на робочому місці. Шаблон планування проєктів Dropbox Paper може надати вам інструменти, необхідні для спільної роботи команди на одній сторінці. Призначайте завдання й збирайте всі відгуки в одному інтерфейсі, щоб не виникало плутанини під час пересилання електронною поштою. Коли справа доходить до керування відгуками в режимі реального часу, анотації в Dropbox можуть бути набагато ефективнішими, ніж хаотичне листування електронною поштою з величезною кількістю адресатів.

2. Спілкуйтеся віч-на-віч, коли є така можливість

У сучасному робочому середовищі зустрічі віч-на-віч іноді можуть відходити на другий план, оскільки засоби комунікації на робочому місці, як-от Slack і електронна пошта, стали основним стандартом. Однак не варто повністю відкидати спілкування віч-на-віч. Якщо вам потрібно передати конфіденційну інформацію, обов'язково робіть це під час особистої зустрічі. Водночас особиста (або принаймні через дзвінок у Zoom) зустріч із вашою командою дозволить вам побачити мову тіла й вираз обличчя та зрозуміти, наскільки добре ви повідомляєте певну інформацію. Подумки розставте канали зв’язку в ієрархічному порядку: відеодзвінки більш особисті, ніж телефонні (присутній обов'язковий контакт очима), а телефонні дзвінки більш особисті, ніж електронні листи чи миттєві повідомлення.

3. Зосередьтеся на чіткості ваших повідомлень

Щоб забезпечити ефективну комунікацію на робочому місці, подбайте про те, щоб повідомлення були ясними й стислими. Відсутність чіткості в комунікації керівників може призвести до затримки проєкту або навіть зірвати його ще до початку (наприклад, дублювання роботи, заплутані часові рамки, неправильні результати тощо). Тому важливо правильно донести повідомлення з першого разу. Додайте докладні інструкції для будь-якого завдання та переконайтеся, що вони містять відповіді на основні запитання вашої команди — що, як і чому. Якщо не зробити цього, ви тільки заплутаєте та відірвете колег від виконання завдання. Звичайно, погана професійна комунікація також може вдарити по постачальникам і клієнтам, через що вони можуть розчаруватись у вашому бізнесі й піти до когось іншого. Уникайте цього, підтримуючи оперативну й чітку комунікацію від самого початку.

4. Практикуйте «радикальну відвертість»

Радикальна відвертість — це основа для професійної комунікації, яка вимагає від вас проявляти турботу про своїх колег і водночас прямо вказувати їм на недоліки в їхній поведінці, підтримуючи правильний баланс між агресією та емпатією в робочому середовищі. Багатьом керівникам не притаманні хороші навички спілкування. Фактично, опитування Interact засвідчило, що 69% керівників відчувають себе незручно під час безпосереднього спілкування зі співробітниками, тоді як 37% заявили, що їм незручно надавати прямий зворотний зв’язок, якщо вони вважають, що працівник може відповісти негативно. Якщо ви вважаєте так само, радикальна відвертість може стати стратегією офісної комунікації, яка вам потрібна та яка допоможе створити згуртований колектив і досягти кращих результатів.

5. Підтримуйте горизонтальну структуру комунікації

Заохочення вільної офісної комунікації — це чудовий спосіб дати співробітникам можливість висловитися. Опитування The Economist Intelligence Unit у 2018 році засвідчило, що 31% співробітників посилаються на відсутність чесного, відкритого спілкування як на причину низького морального духу. Це невід’ємний фактор для залученості співробітників і задоволеності роботою. Щоб поліпшити зв’язок на робочому місці, потрібно забезпечити горизонтальну комунікаційну структуру, за якої керівництво вищої ланки й керівники різних рівнів спілкуються безпосередньо зі співробітниками, заохочуючи до прямого зворотного зв’язку.

Іншими словами, співробітники нижчої ланки мають відчувати себе вповноваженими спілкуватися з високопоставленими співробітниками — у них не повинно виникати відчуття, що комунікація з керівниками вашої організації заблокована або сприймається несхвально. Для цього можуть знадобитися зміни на рівні організації, але існують інші стратегії спілкування на робочому місці, які можна застосувати, щоб подолати розрив між керівництвом і співробітниками, наприклад віртуальні спільні збори із відповідями на запитання.

Висновок

Професійна комунікація може відігравати важливу роль практично в кожному аспекті вашого бізнесу. Реалізація ефективної комунікації на робочому місці може допомогти підвищити ефективність, продуктивність і здатність до впровадження інновацій, підтримувати зацікавленість співробітників і створювати умови для успіху вашого бізнесу.