Skuteczna komunikacja w pracy

Strategie skutecznej komunikacji w pracy

Skuteczna komunikacja w pracy to nie tylko otwartość i szczerość wobec współpracowników – chociaż na pewno się one przydadzą. Istota profesjonalnej komunikacji tkwi w samym sercu wewnętrznych procesów Twojej firmy i kultury korporacyjnej i podpowiada, jak pracować i jak orientować się w relacjach międzyludzkich. Poznaj znaczenie komunikacji w miejscu pracy oraz kilka najlepszych strategii jej rozwijania.

Dlaczego skuteczna komunikacja w pracy jest ważna?

Inteligentna komunikacja w pracy jest jednym z kluczowych elementów długofalowego sukcesu firmy, ponieważ pomaga zwiększyć produktywność i utrzymać dobre relacje pracownicze w całej organizacji. Pomyśl o oznakach słabej komunikacji w miejscu pracy: niezrozumiałych celach firmy, ograniczonych lub nieistniejących modelach przekazywania opinii, złym zarządzaniu konfliktami lub niejasnych poleceniach menedżerów. Wszystko to prowadzi do jednego – marnotrawstwa. Zmarnowany czas, wysiłek i kapitał. Innymi słowy, standardy profesjonalnej komunikacji w Twojej firmie mają bezpośredni wpływ na jej wyniki finansowe. Jedno z badań wykazało, że firmy, w których komunikacja jest skuteczna, odnotowują o 47% wyższy zwrot dla akcjonariuszy (w ciągu pięciu lat) niż te, w których pracownicy nie komunikują się ze sobą w efektywny sposób.

5 strategii profesjonalnej komunikacji

Zapewnienie skutecznej komunikacji w pracy powinno być priorytetem dla kierownictwa Twojej firmy. Poniżej przedstawiliśmy kilka najlepszych sposobów na poprawę komunikacji w miejscu pracy:

1. Zainwestuj w inteligentny obszar roboczy

Najważniejsze jest to, by scentralizować swoje narzędzia do profesjonalnej komunikacji. Około 50% pracowników korzysta z niezatwierdzonych aplikacji lub programów, które – poza stwarzaniem zagrożenia dla bezpieczeństwa – mogą doprowadzić do chaotycznej pracy zespołów i realizacji projektów. Zdecentralizowane i rozproszone kanały komunikacji powodują problemy z dostępem do dokumentów lub plików oraz prowadzą do sytuacji, w których współpracownicy nie mają wszystkich potrzebnych informacji, co z kolei skutkuje opóźnieniami i marnowaniem zasobów finansowych.

ROZWIĄZANIE Rozwiązaniem jest inteligentny obszar roboczy, taki jak Dropbox, który w jednym miejscu łączy wszystkie firmowe platformy, aplikacje i treści. Dzięki niemu członkowie zespołu nie muszą przełączać się między narzędziami, gdy realizują różne zadania w ciągu dnia. Na przykład dzięki funkcji zarządzania zadaniami Dropbox Paper można upewnić się, że wszyscy na bieżąco wywiązują się ze swoich obowiązków i rozumieją je, co z kolei zwiększa poczucie odpowiedzialności i poprawia jakość komunikacji.

Planowanie projektów to kolejny obszar, który wymaga doskonałej komunikacji w pracy. Szablon planowania projektów Dropbox Paper zapewnia narzędzia potrzebne do synchronizowania pracy całego zespołu. Przypisuj zadania i zbieraj wszystkie opinie w jednym miejscu, by uniknąć nieporozumień w dziesiątkach wiadomości e-mail. Jeśli chodzi o zarządzanie opiniami w czasie rzeczywistym, adnotacje w Dropbox mogą okazać się znacznie skuteczniejsze niż długie i chaotyczne wątki w skrzynce e-mail ze zbyt długą listą odbiorców w polu DW.

2. W miarę możliwości rozmawiaj twarzą w twarz

W nowoczesnym miejscu pracy spotkania twarzą w twarz mogą być nieco zaniedbywane, ponieważ standardem stały się narzędzia do komunikacji takie jak Slack czy wiadomości e-mail. Nie powinno się jednak całkowicie z nich rezygnować. Jeśli musisz przekazać poufne informacje, osobiste spotkania są z zespołem są niezbędne, gdyż dzięki nim można zobaczyć mowę ciała i mimikę. Pozwala to ocenić, jak dobrze przekazujemy konkretne informacje (w ostateczności sprawdzą się też spotkania za pośrednictwem aplikacji Zoom). Kanały komunikacji tworzą swego rodzaju hierarchię: rozmowy wideo są bardziej osobiste niż rozmowy telefoniczne (chodzi tu o konieczny kontakt wzrokowy), a rozmowy telefoniczne są bardziej bezpośrednie niż e-maile czy wiadomości błyskawiczne.

3. Skoncentruj się na jasności przekazu

By zapewnić skuteczną komunikację w pracy, należy przekazywać informacje w spójny i przejrzysty sposób. Niejasna komunikacja w biurze ze strony przełożonych może opóźnić realizację projektu lub całkowicie go zniszczyć nawet przed jego rozpoczęciem (chodzi tu o powielanie pracy, niejasne ramy czasowe, nieprawidłowe terminy itd.). W związku z tym ważne jest to, by od razu przekazywać informacje w odpowiedni sposób. Do każdego zadania dołączaj szczegółowe instrukcje i upewnij się, że odpowiadasz w nich na wszystkie podstawowe pytania zespołu – co, jak i dlaczego. Jeśli tego nie zrobisz, tylko zdezorientujesz swoich współpracowników i zniechęcisz ich do wykonywanego zadania. Oczywiście słaba profesjonalna komunikacja uderzy również w dostawców i klientów, którzy poczują się zaniedbani i przejdą do konkurencji. Uniknij tego, dbając o szybką i jasną komunikację od samego początku.

4. Promuj „radykalną szczerość”

Radykalna szczerość jest podstawą profesjonalnej komunikacji, która wymaga od Ciebie troski o współpracowników przy jednoczesnym bezpośrednim kwestionowaniu ich zachowań. W ten sposób zachowujesz równowagę między bezkompromisowością a empatią w środowisku pracy. Wielu liderom dobre umiejętności komunikacyjne nie przychodzą naturalnie. Badanie przeprowadzone przez Interact wykazało, że 69% menedżerów czuje się niekomfortowo podczas bezpośredniej interakcji z pracownikami, a 37% z nich stwierdziło, że nie lubi bezpośrednio przekazywać opinii, jeśli uważa, że pracownik może negatywnie na nie zareagować. Jeśli podzielasz to zdanie, radykalna szczerość może być właśnie tą strategią komunikacji w biurze, której szukasz i która pomoże Ci stworzyć zgrany zespół i osiągać lepsze wyniki.

5. Utrzymuj komunikację poziomą

Wprawienie w ruch komunikacji biurowej to świetny sposób na udzielenie głosu pracownikom. Badanie przeprowadzone w 2018 roku przez The Economist Intelligence Unit wykazało, że 31% pracowników uważa brak szczerej i otwartej komunikacji za powód niskiego morale. Wiąże się więc ona nieodłącznie z zaangażowaniem pracowników i satysfakcją z pracy. Aby poprawić przekaz informacji, musisz zapewnić komunikację poziomą, w której pracownicy wyższego szczebla i kierownictwo bezpośrednio komunikują się z pozostałymi pracownikami, zachęcając ich do przekazywania szczerych opinii.

Innymi słowy, pracownicy niższego szczebla powinni mieć poczucie, że zawsze mogą porozmawiać z przełożonymi oraz że rozmowy z nimi nie są źle widziane. Może to wymagać zmian na poziomie instytucjonalnym, ale istnieją inne strategie komunikacji w pracy, które możesz wdrożyć, by zbliżyć do siebie kierownictwo i pracowników. Mogą to być na przykład otwarte spotkania online z sesjami pytań i odpowiedzi.

Podsumowanie

Profesjonalna komunikacja może odgrywać istotną rolę w praktycznie każdym obszarze Twojej firmy. Opanowanie skutecznej komunikacji w miejscu pracy może pomóc poprawić wydajność i kreatywność dzięki zaangażowaniu pracowników. To prosta droga do sukcesu firmy.