Effektive Kommunikation am Arbeitsplatz

Strategien für effektive Kommunikation am Arbeitsplatz

Effektive Kommunikation am Arbeitsplatz bedeutet nicht nur, offen und ehrlich zu Ihren Mitarbeitern und Kollegen zu sein – auch wenn das nicht schaden kann. Entscheidend für die professionelle Kommunikation sind die internen Prozesse und die Kultur Ihres Unternehmens, die festlegen, wie Sie arbeiten und wie Sie zwischen­menschliche Beziehungen gestalten. Erfahren Sie mehr über die Bedeutung der Kommunikation am Arbeitsplatz und lernen Sie einige der besten Strategien dafür kennen.

Warum ist effektive Kommunikation am Arbeitsplatz wichtig?

Intelligente Kommunikation am Arbeitsplatz ist einer der Schlüssel zum langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens und trägt dazu bei, die Produktivität zu verbessern und solide Arbeitsbeziehungen in Ihrem gesamten Unternehmen aufrechtzuerhalten. Denken Sie nur an die Symptome einer schlechten Kommunikation bei der Arbeit: unerkennbare Unternehmensziele, begrenzte oder nicht vorhandene Feedback-Modelle, ein schlechtes Konfliktmanagement oder unklare Anweisungen von Managern. All das läuft auf eine Sache hinaus: Verschwendung. Verschwendete Zeit, verschwendete Mühe und verschwendetes Kapital. Mit anderen Worten: Die Standards für professionelle Kommunikation Ihres Unternehmens wirken sich direkt auf das Geschäftsergebnis aus. Laut einer Studie erzielen Unternehmen, die effektiv kommunizieren, eine um 47 % höhere Rendite für Aktionäre (über einen Zeitraum von fünf Jahren) als Unternehmen, die dies nicht tun.

5 Strategien für die professionelle Kommunikation

Die Gewährleistung einer effektiven Kommunikation am Arbeitsplatz sollte für das Führungsteam Ihres Unternehmens ganz oben auf der Tagesordnung stehen. Im Folgenden sind einige der besten Möglichkeiten zur Verbesserung der Kommunikation am Arbeitsplatz aufgeführt:

1. Investition in einen Smart Workspace

Am wichtigsten ist es, Ihre professionellen Kommunikationsmittel zu zentralisieren. Etwa 50 % der Mitarbeiter verwenden nicht autorisierte Anwendungen oder Software, was – abgesehen davon, dass es ein Sicherheitsrisiko darstellt – dazu führen kann, dass Teams und Projekte aus dem Gleichgewicht geraten. Dezentralisierte, fragmentierte Kommunikationskanäle führen zu Problemen beim Zugriff auf Dokumente oder Dateien sowie zu Situationen, in denen einige Mitarbeiter nicht über alle für ihre Arbeit relevanten Informationen verfügen, was wiederum Verzögerungen und Umsatzeinbußen zur Folge hat.

Die Lösung? Ein Smart Workspace wie Dropbox, der alle Plattformen, Anwendungen und Inhalte Ihres Unternehmens an einem Ort zusammenführt. Auf diese Weise müssen Teammitglieder nicht zwischen verschiedenen Tools wechseln, wenn sie im Laufe des Tages an unterschiedlichen Aufgaben arbeiten. Beispielsweise kann die Aufgabenverwaltungsfunktion von Dropbox Paper dazu beitragen, sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem Laufenden sind und verstehen, was von ihnen erwartet wird, wodurch die Verantwortlichkeiten verbessert und klare Kommunikationslinien sichergestellt werden können.

Auch die Projektplanung ist ein Bereich, der eine hervorragende Kommunikation am Arbeitsplatz erfordert. Die Projektplanungsvorlage von Dropbox Paper kann Ihnen die Werkzeuge an die Hand geben, die Sie benötigen, um das gesamte Team auf einer Linie zu halten. Delegieren Sie Aufgaben und sammeln Sie Ihr gesamtes Feedback an einem Ort, damit es kein verwirrendes Hin und Her per E-Mail gibt. Bei der Verwaltung von Feedback in Echtzeit können Anmerkungen in Dropbox weitaus effektiver sein als lange, chaotische E-Mail-Threads mit zu vielen Personen auf CC.

2. Persönliche Gespräche – soweit möglich

Am modernen Arbeitsplatz werden persönliche Meetings manchmal vernachlässigt, da Kommunikationsmittel wie Slack und E-Mail zum Standard geworden sind. Dennoch sollten Sie die persönliche Kommunikation nicht völlig außer Acht lassen. Wenn Sie vertrauliche Informationen weitergeben müssen, sind persönliche Meetings ein Muss. Außerdem können Sie bei persönlichen Meetings mit Ihrem Team (oder zumindest über einen Zoom-Anruf) Körpersprache und Gesichtsausdrücke sehen, sodass Sie genau nachvollziehen können, wie gut Sie bestimmte Informationen vermitteln. Stellen Sie sich Ihre Kommunikationskanäle wie eine Hierarchie vor: Videoanrufe sind persönlicher als Telefongespräche (Blickkontakt ist ein Muss) und Telefongespräche sind persönlicher als E-Mails oder Sofortnachrichten.

3. Auf die Verständlichkeit Ihrer Botschaften fokussieren

Im Hinblick auf eine effektive Kommunikation am Arbeitsplatz müssen Sie Ihre Botschaften klar und deutlich formulieren. Unklare Bürokommunikation von Führungskräften kann ein Projekt verzögern oder sogar vereiteln, bevor es in Gang kommt (zum Beispiel durch Doppelarbeit, falsche Ergebnisse oder verwirrende Zeitrahmen). Aus diesem Grund ist es wichtig, die Botschaft gleich beim ersten Mal richtig zu vermitteln. Geben Sie detaillierte Anweisungen für jede Aufgabe und stellen Sie sicher, dass Sie die Kernfragen Ihres Teams ansprechen: was, wie und warum. Wenn Sie dies nicht tun, verwirren Sie die Mitarbeiter nur und bringen sie von der eigentlichen Aufgabe ab. Natürlich kann mangelhafte professionelle Kommunikation auch Lieferanten und Kunden treffen und sie dazu veranlassen, sich von Ihrem Unternehmen zu distanzieren und sich anderweitig zu orientieren. Vermeiden Sie dies, indem Sie von Anfang an eine schnelle und verständliche Kommunikation aufrechterhalten.

4. „Radikale Offenheit“ umsetzen

Radikale Offenheit ist ein Rahmen für professionelle Kommunikation, der von Ihnen verlangt, dass Sie sich um Ihre Kollegen kümmern und sie gleichzeitig gezielt zu ihrem Verhalten herausfordern, wodurch Sie die richtige Balance zwischen Aggression und Empathie in einem Arbeitsumfeld finden. Für viele Führungskräfte sind gute Kommunikationsfähigkeiten nicht selbstverständlich. So zeigte zum Beispiel eine Umfrage von Interact, dass 69 % der Führungskräfte sich unwohl fühlen, direkt mit ihren Mitarbeitern zu kommunizieren, während 37 % angaben, dass es ihnen unangenehm ist, direktes Feedback zu geben, wenn sie glauben, dass der Mitarbeiter negativ reagieren könnte. Wenn das nach Ihnen klingt, könnte radikale Offenheit die Bürokommunikationsstrategie sein, die Sie suchen und die Ihnen hilft, ein eingespieltes Team aufzubauen und bessere Ergebnisse zu erzielen.

5. Eine horizontale Kommunikationsstruktur fördern

Die Öffnung des Kommunikationsflusses im Büro ist eine gute Möglichkeit, Ihren Mitarbeitern eine Stimme zu geben. Eine 2018 von The Economist Intelligence Unit durchgeführte Umfrage ergab, dass 31 % der Mitarbeiter einen Mangel an ehrlicher, offener Kommunikation als Ursache für eine niedrige Arbeitsmoral ansehen. Dies ist ein wesentlicher Faktor für das Engagement und die berufliche Zufriedenheit von Mitarbeitern. Um die Kommunikationsfähigkeit an Ihrem Arbeitsplatz zu verbessern, müssen Sie eine horizontale Kommunikationsstruktur schaffen, in der die Führungskräfte und das obere Management direkt mit den Mitarbeitern kommunizieren und um direktes Feedback bitten.

Mit anderen Worten: Nachwuchskräfte sollten das Gefühl haben, mit hochrangigen Mitarbeitern sprechen zu können – es sollte nicht der Eindruck entstehen, dass die Kommunikationslinien mit den Führungskräften Ihrer Organisation blockiert oder missbilligt werden. Dies erfordert vielleicht Veränderungen auf institutioneller Ebene, aber es gibt auch andere Strategien für die Kommunikation am Arbeitsplatz, die Sie vielleicht umsetzen können, um die Kluft zwischen Führungskräften und Mitarbeitern zu überbrücken – beispielsweise durch virtuelle Town-Hall-Meetings mit Frage-und-Antwort-Möglichkeiten.

Zusammenfassendes Fazit

Professionelle Kommunikation kann in praktisch jedem Aspekt Ihres Unternehmens eine wichtige Rolle spielen. Eine effektive Kommunikation am Arbeitsplatz kann dazu beitragen, die Effizienz, Produktivität und Innovationskraft zu steigern, die Motivation der Mitarbeiter aufrechtzuerhalten und Ihr Unternehmen für den Erfolg zu rüsten.