Komunikasi tempat kerja yang berkesan

Strategi untuk komunikasi ruang kerja yang berkesan

Komunikasi yang berkesan di tempat kerja bukan hanya bersifat terbuka dan jujur dengan pekerja dan rakan kerja anda—walaupun itu tidak akan merugikan. Inti pati komunikasi profesional ialah asas proses dalaman dan budaya syarikat perniagaan anda, menentukan cara kerja anda dan cara anda menjalani hubungan sesama manusia. Terokai kepentingan komunikasi tempat kerja serta beberapa strategi terbaik untuk komunikasi di tempat kerja.

Mengapakah komunikasi yang berkesan di tempat kerja penting?

Komunikasi tempat kerja yang pintar ialah salah satu kunci kepada kejayaan jangka panjang perniagaan anda, membantu meningkatkan produktiviti dan mengekalkan hubungan kerja yang kukuh di seluruh organisasi anda. Cuba fikirkan tentang gejala komunikasi yang lemah di tempat kerja: matlamat syarikat yang tidak dapat difahami, model maklum balas yang terhad atau tidak wujud, pengurusan konflikyang lemah atau arahan yang tidak jelas daripada pengurus. Semua menjadi satu perkara—pembaziran. Masa dibazirkan, usaha dibazirkan dan modal dibazirkan. Dalam erti kata lain, standard komunikasi profesional syarikat anda mempunyai kesan langsung pada garis dasar perniagaan anda, dengan satu kajian menunjukkan bahawa syarikat yang berkomunikasi secara berkesan memberikan 47% pulangan lebih tinggi kepada pemegang saham (dalam tempoh lima tahun) berbanding syarikat yang tidak berkomunikasi dengan baik.

5 strategi komunikasi profesional

Memastikan komunikasi berkesan di tempat kerja harus menjadi agenda utama pasukan kepimpinan syarikat anda. Kami telah menggariskan beberapa cara terbaik untuk meningkatkan komunikasi di tempat kerja di bawah:

1. Melabur dalam ruang kerja yang pintar

Paling penting, mustahak untuk memusatkan alat komunikasi profesional anda. Kira-kira  50% pekerja  menggunakan apl atau perisian yang tidak sah, iaitu—selain daripada menjadi risiko keselamatan—boleh menyebabkan pasukan dan projek tidak selaras. Saluran komunikasi tidak berpusat dan rosak menyebabkan masalah dengan akses ke dokumen atau fail, serta situasi yang beberapa rakan sekerja mungkin tidak mempunyai semua maklumat yang mereka perlukan untuk meneruskan, mengakibatkan kelewatan dan pendapatan dibazirkan.

Penyelesaian? Ruang kerja pintar , seperti Dropbox, yang menggabungkan semua pelantar, apl dan jenis kandungan perniagaan anda di satu tempat. Dengan cara itu, ahli pasukan tidak perlu bertukar antara alat semasa mereka bekerja pada tugas berlainan sepanjang hari. Contohnya, ciri pengurusan tugasDropbox Paper boleh membantu memastikan semua orang mengikut jadual dan memahami perkara yang dijangkakan daripada mereka, membantu meningkatkan kebertanggungjawapan dan memastikan garis komunikasi yang jelas.

Perancangan projek juga ialah bidang yang memerlukan komunikasi tempat kerja yang sangat baik. Templat perancangan projek Dropbox Paper boleh memberikan anda alat yang anda perlukan untuk memastikan seluruh pasukan berada pada halaman yang sama. Menugaskan tugasan dan mengumpulkan semua maklum balas anda di satu tempat, supaya tiada lagi salah faham melalui e-mel yang membingungkan. Ketika menguruskan maklum balas dalam masa nyata, anotasi pada Dropbox jauh lebih berkesan daripada rantaian e-mel yang panjang dan serabut dengan terlalu banyak orang di cc.

2. Bercakap secara bersemuka, jika boleh

Di tempat kerja moden, pertemuan secara bersemuka kadang-kadang diketepikan kerana alat komunikasi tempat kerja seperti Slack dan e-mel menjadi standard perbualan. Walau bagaimanapun, anda tidak boleh membiarkan komunikasi secara bersemuka ketinggalan zaman. Jika anda perlu menyampaikan maklumat sensitif, pertemuan secara bersemuka adalah penting, manakala bertemu pasukan anda secara individu (atau sekurang-kurangnya melalui panggilan Zoom) membolehkan anda melihat bahasa badan dan ekspresi wajah, sehingga anda dapat memahami sepenuhnya kelancaran anda menyampaikan maklumat tertentu. Fikirkan tentang saluran komunikasi anda seperti hierarki: panggilan video lebih bersifat peribadi berbanding panggilan telefon (hubungan mata adalah mesti), dan panggilan telefon lebih bersifat peribadi berbanding e-mel atau mesej segera.

3. Fokus pada kejelasan mesej anda

Untuk komunikasi yang berkesan di tempat kerja, anda perlu membawa kejelasan dan keringkasan pada mesej anda. Komunikasi pejabat yang tidak jelas daripada ketua boleh melewatkan atau melancarkan projek sebelum projek disiapkan (contoh, penduaan kerja, rangka masa yang membingungkan, penyampaian yang salah, dll.) iaitu sebab kepentingan mendapatkan mesej betul pada kali pertama. Sertakan arahan terperinci untuk mana-mana tugas dan pastikan anda menjawab soalan teras pasukan anda—apa, bagaimana dan mengapa. Jika anda tidak melakukan sedemikian, anda hanya akan mengelirukan dan tidak melibatkan rakan sekerja daripada tugas yang dilakukan. Sudah tentu, komunikasi profesional yang lemah juga boleh berlaku pada pembekal dan pelanggan, menyebabkan mereka tidak berpuas hati dengan perniagaan anda dan pergi ke tempat lain. Elakkan perkara ini dengan mengekalkan komunikasi yang cepat dan jelas daripada awal.

4. Amalan "sikap berterus terang secara terbuka"

Sikap berterus terang secara terbuka ialah rangka untuk komunikasi profesional yang memerlukan anda untuk mengambil berat tentang rakan kerja anda sambil mencabar tingkah laku mereka, memberikan anda keseimbangan tepat antara sifat agresif dan empati dalam persekitaran kerja. Bagi kebanyakan pemimpin, kemahiran komunikasi yang baik bukan sifat semula jadi. Malah, sebuah tinjauan oleh Interact mendapati bahawa 69% daripada pengurus tidak selesa berkomunikasi secara langsung dengan pekerja, manakala 37% menyatakan bahawa mereka tidak selesa memberikan maklum balas langsung jika mereka percaya bahawa pekerja mungkin memberi respons secara negatif. Sekiranya itu kedengaran seperti diri anda, sikap berterus-terang secara terbuka boleh menjadi strategi komunikasi di pejabat yang anda perlukan, membantu anda untuk membina pasukan yang padu dan mencapai hasil yang lebih baik.

5. Mengekalkan struktur komunikasi mendatar

Membuka aliran komunikasi pejabat merupakan cara yang bagus untuk memberi suara kepada pekerja anda. Sebuah Tinjauan tahun 2018 daripada The Economist Intelligence Unit mendapati bahawa 31% pekerja menyatakan kekurangan komunikasi yang terbuka dan jujur sebagai penyebab semangat yang rendah. Ini merupakan faktor penting untuk penglibatan pekerja dan kepuasan kerja. Untuk menggalakkan hubungan di tempat kerja anda, anda perlu memastikan struktur komunikasi mendatar iaitu pekerja peringkat C dan pengurusan kanan berkomunikasi secara langsung dengan pekerja, mengundang maklum balas langsung.

Dalam erti kata lain, pekerja junior harus merasa diberi kuasa untuk bercakap dengan pekerja berjawatan tinggi—tidak seharusnya ada perasaan bahawa komunikasi dengan pemimpin organisasi disekat atau tidak disukai. Ini mungkin memerlukan perubahan pada tahap institusi, tetapi ada strategi komunikasi tempat kerja lain yang mungkin dapat anda laksanakan untuk merapatkan jurang antara kepimpinan dan pekerja, seperti dewan bandar maya dengan sesi soal jawab.

Ucapan akhir

Komunikasi profesional boleh memainkan peranan penting dalam hampir semua aspek perniagaan anda secara maya. Menguasai komunikasi yang berkesan di tempat kerja dapat membantu meningkatkan kecekapan, produktiviti, dan inovasi, memastikan pekerja terlibat dan menyebabkan perniagaan anda sentiasa berjaya.