직장에서의 효율적인 커뮤니케이션

직장에서의 효율적인 커뮤니케이션은 생산성을 향상하고 직원들의 사기를 높이는 데 필수적입니다. 아래에서 전문적인 커뮤니케이션 전략을 살펴보세요.

직장 내 커뮤니케이션의 일환으로 Dropbox 파일에 댓글을 달고 있는 사람들

직장에서의 효과적인 커뮤니케이션을 위한 전략

직장에서의 효과적인 커뮤니케이션이란 단순히 직원, 동료들과 열린 자세로 솔직하게 소통하는 것을 뜻하는 것이 아닙니다. 물론 이러한 소통 방식이 나쁠 것은 없겠지만요. 직장 내 커뮤니케이션은 업무 방식과 대인관계 방식을 규정한다는 점에서 비즈니스 프로세스와 조직 문화에 큰 영향을 끼칩니다. 아래에서 직장 내 커뮤니케이션의 중요성과 효과적인 커뮤니케이션을 위한 전략을 살펴보세요.

직장에서 효과적인 커뮤니케이션이 중요한 이유

스마트한 커뮤니케이션은 조직 전체의 생산성을 향상하고 끈끈한 업무 관계를 유지해줍니다. 비즈니스가 장기적으로 성공하려면 스마트한 커뮤니케이션이 필수이죠. 이해하기 힘든 업무 목표, 제한적이거나 아예 존재하지 않는 피드백 모델, 부실한 갈등 관리, 애매모호한 상사의 지시 등 직장에서의 비효율적인 커뮤니케이션의 예를 생각해보세요. 이 모든 것은 낭비로 이어집니다. 시간도, 노력도, 비용도 낭비되죠. 다시 말해, 직장 내 커뮤니케이션의 수준은 비즈니스의 수익과 직결됩니다. 효과적으로 소통하는 회사는 그렇지 못한 회사보다 주주의 수익이 47% 더 높다(5년간 통계 기준)는 연구 결과도 있죠.

직장 내 커뮤니케이션 전략 5가지

직장에서의 효과적인 커뮤니케이션은 경영진의 최우선순위가 되어야 합니다. 이를 위해 Dropbox가 직장에서의 커뮤니케이션을 향상할 수 있는 방법을 정리해봤습니다.

1. 스마트 작업 공간에 투자하기

가장 중요한 것은 커뮤니케이션 도구를 중심 공간에 통합해야 한다는 것입니다. 약 50%의 직장인이 승인받지 않은 앱이나 소프트웨어를 사용한다고 합니다. 그러면 보안상의 위험 이외에도 팀이 동일한 진행 상황을 공유할 수 없다는 단점이 있죠. 커뮤니케이션이 분산되면 문서나 파일로의 액세스 문제가 생길 뿐만 아니라 일부 직원에게 업무 진행에 필요한 모든 정보가 제공되지 않아 업무가 지연되고 비용이 낭비됩니다.

해결책은 간단합니다. 바로 Dropbox와 같은 스마트 작업 공간을 사용하는 것이죠. 스마트 작업 공간은 비즈니스의 플랫폼, 앱, 콘텐츠를 하나로 통합해줍니다. 그러면 팀원들이 여러 가지 도구를 왔다 갔다 하지 않고도 다양한 업무를 진행할 수 있습니다. 예를 들어, Dropbox Paper의 작업 관리 기능을 사용하면 모두가 계획에 따라 업무를 진행할 수 있고 무엇을 해야 하는지 알 수 있어 책임감이 강화되고 소통의 창이 열립니다.

프로젝트 계획 단계도 원활한 커뮤니케이션이 필요한 업무 영역인데요, 이 경우에는 Dropbox Paper 프로젝트 계획 템플릿을 사용해 팀 전체가 동일한 내용을 공유할 수 있습니다. 한 공간에서 할 일을 배정하고 모든 피드백을 확인할 수 있어 이메일을 끊임없이 주고받는 과정에서 생기는 혼선이 발생할 일이 없죠. 실시간 피드백 교환이라는 측면에서 봐도, Dropbox에서 주석을 통해 소통하는 것이 많은 사람을 참조인으로 추가한 긴 이메일 스레드보다 훨씬 효율적입니다.

2. 가능하다면 얼굴을 마주하고 대화하기

Slack, 이메일 등의 업무용 커뮤니케이션 도구가 표준으로 자리 잡으며 현대사회의 직장에서 대면 회의는 뒷전이 되는 경우가 많아졌습니다. 하지만 얼굴을 마주한 대화를 완전히 구식 취급해서는 안 됩니다. 민감한 정보를 전달할 때는 대면 회의가 필수이죠. 또한, 얼굴을 마주한 채 진행하는 팀 회의(적어도 Zoom 회의)에서는 몸짓과 표정을 직접 보며 다른 사람들이 정보를 얼마나 이해했는지 파악할 수 있습니다. 커뮤니케이션 채널을 계층으로 나눠 생각해보세요. 영상 통화는 눈을 볼 수 있다는 점에서 음성 통화보다 더 친밀한 느낌을 주고, 음성 통화는 이메일이나 인스턴트 메시지보다 더 친밀한 느낌을 줍니다.

3. 메시지의 명확성에 집중하기

직장에서 효과적으로 소통하기 위해서는 메시지가 명확하고 간결해야 합니다. 중복된 업무, 혼란스러운 일정, 부정확한 파일 등 상사의 애매모호한 메시지는 프로젝트를 지연시키거나 그르치고 맙니다. 그래서 처음부터 메시지를 올바르게 전달하는 것이 중요하죠. 모든 업무에 상세한 지침을 포함하고, 무엇을, 어떻게, 왜 해야 하는지를 정확하게 알려주도록 하세요. 그렇지 않으면 오히려 혼란만 가중되어 업무가 중단될 수 있습니다. 비효율적인 커뮤니케이션은 회사 외부의 관계자들에게도 악영향을 미쳐 공급업체와 고객을 잃는 상황으로 이어질 수도 있습니다. 하지만 처음부터 신속하고 명확하게 소통한다면 그럴 일이 없죠.

4. '완전한 솔직함' 실천하기

완전한 솔직함이란 직원들을 배려하면서도 행동에는 직접적인 피드백을 줘야 한다는 직장 내 커뮤니케이션 기법입니다. 이 방식은 공격성과 공감 사이에서 훌륭한 균형을 잡아주죠. 리더라고 해서 훌륭한 커뮤니케이션 능력을 타고난 것은 아닙니다. Interact가 진행한 설문조사에 따르면 관리자 중 69%가 직원들과의 직접적인 소통을 불편하게 생각하고, 37%는 부정적인 반응을 야기할 수 있는 직접적인 피드백을 주는 것을 꺼린다고 합니다. 이것이 내 이야기라고 생각된다면 완전한 솔직함 원칙을 적용해보세요. 서로 화합하는 팀을 구축해 더 좋은 업무 성과를 낼 수 있을 겁니다.

5. 수평적 조직 문화 구축하기

개방적인 커뮤니케이션은 직원들이 목소리를 낼 수 있는 기회를 제공합니다. Economist Intelligence Unit에서 진행한 2018년 설문조사에서 직원 중 31%는 솔직하고 개방적인 커뮤니케이션의 결핍을 의욕 저하의 이유로 꼽았습니다. 개방적인 커뮤니케이션은 업무 몰입도, 직업 만족도와 뗄 수 없는 요소입니다. 직장 내 커뮤니케이션을 증진하려면 간부와 관리자가 직원들과 직접적으로 소통하며 피드백을 주고받을 수 있는 수평적인 조직 문화를 구축해야 합니다.

다시 말해, 직급이 높지 않은 직원도 상사와 자유롭게 대화를 나눌 수 있어야 합니다. 상사와 소통할 방법이 없다거나 환영받지 못한다는 느낌을 받게 해서는 안 되죠. 이를 위해서는 제도적인 차원의 변화가 필요할 수도 있습니다. 하지만 가상 타운홀 미팅을 통한 질의응답 시간 등 상사와 직원 간의 간극을 메울 수 있는 기타 소통 전략을 활용하는 것도 가능합니다.