Effektiv arbetsplatskommunikation

Strategier för effektiv arbetsplatskommunikation

Effektiv kommunikation på arbetsplatsen handlar inte bara om att vara öppen och ärlig mot personal och kolleger – även om detta självklart inte skadar. Kärnan i professionell kommunikation går direkt till centrum för ditt företags interna processer och företagskulturen som dikterar hur ni arbetar och navigerar i de mellanmänskliga relationerna. Utforska vikten av kommunikation på arbetsplatsen samt några av de bästa strategierna för kommunikation på jobbet.

Varför är effektiv kommunikation på arbetsplatsen viktig?

Smart arbetsplatskommunikation är en av nycklarna till ditt företags långsiktiga framgångar vilket bidrar till att förbättra produktiviteten och upprätthålla starka arbetsrelationer i hela din organisation. Tänk bara på symptomen på dålig kommunikation på jobbet: obegripliga företagsmål, begränsade eller obefintliga återkopplingsmodeller, dålig konflikthantering eller oklara instruktioner från chefer. I slutändan leder det till en och samma sak – slöseri. Slöseri med tid, ansträngning och kapital. Med andra ord har ditt företags professionella kommunikationsstandarder en direkt inverkan på ditt företags resultat, och en studie visar att företag som kommunicerar effektivt kan ge 47 % högre avkastning till aktieägarna (under en femårsperiod) än de som inte gör det.

5 strategier för professionell kommunikation

Att säkerställa effektiv kommunikation på arbetsplatsen bör stå högst på agendan för ditt företags ledningsgrupp. Vi har beskrivit några av de bästa sätten att förbättra kommunikationen på jobbet nedan:

1. Investera i en smart arbetsyta

Viktigast av allt är att centralisera de professionella kommunikationsverktygen. Omkring 50 % av medarbetarna använder appar eller programvara som inte är sanktionerade, vilket – utöver att det medför säkerhetsrisker – kan leda till att team och projekt tappar synkroniseringen. Decentraliserade, splittrade kommunikationskanaler orsakar problem med tillgång till dokument eller filer, eller situationer i vilka vissa medarbetare kanske inte har all information de behöver för att kunna arbeta vilket resulterar i förseningar och tappade intäkter.

Lösningen? En smart arbetsyta, som Dropbox, som samlar alla företagets plattformar, appar och innehållstyper på ett ställe. På så vis måste inte teammedlemmarna ständigt växla mellan verktyg när de arbetar med olika uppgifter under dagen. Exempelvis kan Dropbox Papers uppgiftshanteringsfunktion se till att alla är på rätt väg och förstår vad som förväntas av dem, vilket gör säkerställer ansvarstagandet och tydliga kommunikationslinjer.

Projektplanering är också ett område som kräver riktigt bra arbetsplatskommunikation. Dropbox Papers projektplaneringsmall kan ge dig de verktyg du behöver för att hålla hela teamet på banan. Delegera att-göra-listor och samla all feedback på ett och samma ställe, så att ni slipper förvirrande e-posttrådar. När det gäller att hantera feedback i realtid kan kommentarer i Dropbox vara mycket mer effektiva än långa, röriga e-posttrådar med för många personer på cc.

2. Prata ansikte mot ansikte, när möjligheten finns

På en modern arbetsplats kan möten ansikte mot ansikte ibland glömmas bort eftersom moderna kommunikationsverktyg för arbetsplatsen som Slack och e-post har blivit standard. Du bör dock inte låta kommunikation ansikte mot ansikte bli något helt bortglömt. Om du behöver vidarebefordra känslig information är möten ansikte mot ansikte ett måste, och personliga möten med teamet (eller åtminstone via Zoom) låter dig se kroppsspråk och ansiktsuttryck, så att du fullt ut förstår hur bra ni förstår varandra. Du kan se dina kommunikationskanaler som en hierarki: videosamtal är mer personliga än telefonsamtal (ögonkontakt är ett måste) och telefonsamtal är mer personliga än e-postmeddelanden eller snabbmeddelanden.

3. Fokusera på tydligheten i dina meddelanden

När det gäller effektiv kommunikation på arbetsplatsen måste du jobba för tydlighet och stringens i dina meddelanden. Otydlig kommunikation från chefer kan fördröja eller till och med förstöra ett projekt innan det ens kommit igång (till exempel på grund av dubbelarbete, förvirrande tidsramar, felaktiga leveranser etc.), och därför är det viktigt att meddelandet blir rätt från början. Inkludera detaljerade instruktioner för varje uppgift och se till att du tar itu med teamets kärnfrågor – vad, hur och varför. Om du inte gör det kommer du bara skapa förvirring och ta kollegerna längre från själva uppgiften. Självklart kan dålig professionell kommunikation också drabba leverantörer och kunder, vilket får dem att tappa tilltron till ditt företag och gå någon annanstans. Undvik detta genom att upprätthålla snabb och tydlig kommunikation från början.

4. Utöva ”radikal uppriktighet”

Radikal uppriktighet är ett ramverk för professionell kommunikation som kräver att du bryr dig om dina kollegor samtidigt som du direkt utmanar dem kring deras beteende, vilket ger dig rätt balans mellan aggression och empati i en arbetsmiljö. För många ledare kommer god kommunikationsförmåga inte naturligt. Faktum är att en undersökning från Interact visar att 69 % av cheferna känner sig obekväma med att kommunicera direkt med medarbetarna, medan 37 % uppger att de är obekväma med att ge direkt feedback om de tror att den anställde kan reagera negativt. Om du känner igen dig i detta kanske radikal uppriktighet vara den kontorsstrategi du söker som kan hjälpa dig att bygga ett sammanhållet team och nå bättre resultat.

5. Upprätthåll en horisontell kommunikationsstruktur

Att öppna upp kommunikationsflödet på kontoret är ett bra sätt att ge dina anställda en röst. En undersökning från 2018 från The Economist Intelligence Unit visade att 31 % av de anställda anger brist på ärlig, öppen kommunikation som en orsak till dålig laganda. Detta är en avgörande faktor för medarbetarnas engagemang och arbetsglädje. För att öka gemenskapen på din arbetsplats måste du säkerställa en horisontell kommunikationsstruktur där högre ledning och tjänstemän på C-nivå kommunicerar direkt med anställda och bjuder in till direkt feedback.

Med andra ord bör nyanställd personal känna att det är naturligt att prata med kolleger högre upp i hierarkin – det ska inte finnas någon känsla av att kommunikationslinjer till företagets ledning blockeras eller förhindras. Detta kan kräva förändring på en grundläggande nivå, men det finns andra strategier för kommunikation på arbetsplatsen som du kan implementera för att överbrygga klyftan mellan ledning och medarbetare, till exempel virtuella stormöten med möjlighet att ställa frågor.

Avslutande ord

Professionell kommunikation kan spela en viktig roll i praktiskt taget alla aspekter av ditt företagande. Att bemästra effektiv kommunikation på arbetsplatsen kan bidra till att öka effektiviteten, produktiviteten och innovationen, hålla personalen engagerad så att ditt företag har alla möjligheter att nå framgång.