Comunicazione efficace sul luogo di lavoro

Una comunicazione efficace sul luogo di lavoro è uno strumento essenziale per aumentare la produttività e sollevare il morale dei dipendenti. Esplora alcune delle strategie di comunicazione professionale di maggior successo.

I commenti delle persone ai file Dropbox sono un tipo di comunicazione sul posto di lavoro

Strategie per una comunicazione efficace sul luogo di lavoro

Una comunicazione efficace sul posto di lavoro non riguarda solo l'essere aperti e onesti con dipendenti e colleghi, anche se questo è sempre utile. Il punto cruciale della comunicazione professionale va al cuore dei processi interni di business e della cultura aziendale, determinando il modo in cui lavori e attraversi le relazioni interpersonali. Esplora l'importanza della comunicazione sul posto di lavoro e alcune delle migliori strategie per la comunicazione professionale.

Perché è importante una comunicazione efficace sul posto di lavoro?

La comunicazione intelligente sul posto di lavoro è una delle chiavi del successo a lungo termine dell'azienda: contribuisce a migliorare la produttività e a mantenere solide relazioni di lavoro in tutta l'organizzazione. Basta pensare alle conseguenze di una comunicazione inadeguata sul lavoro: obiettivi aziendali incomprensibili, modelli di feedback limitati o inesistenti, cattiva gestione dei conflitti o istruzioni poco chiare da parte dei manager. Tutto contribuisce a una sola cosa: lo spreco. Spreco di tempo, di lavoro e di capitale. In altre parole, gli standard di comunicazione professionale della tua azienda hanno un impatto diretto sui suoi profitti; uno studio indica che le aziende che comunicano efficacemente forniscono agli azionisti un rendimento superiore del 47% (su un periodo di cinque anni) rispetto a quelli che non lo fanno.

5 strategie di comunicazione professionale

Garantire una comunicazione efficace sul posto di lavoro dovrebbe essere al primo posto nell'agenda del team di leadership dell'azienda. Di seguito abbiamo illustrato alcuni dei modi più efficaci per migliorare la comunicazione sul lavoro:

1. Investi in un'area di lavoro intelligente

In primo luogo, è fondamentale centralizzare gli strumenti di comunicazione professionali. Circa il 50% dei dipendenti utilizza app o software non autorizzati e, anche se non si tratta di un rischio per la sicurezza, possono portare al disallineamento di team e progetti. I canali di comunicazione decentralizzati e frammentati causano problemi di accesso a documenti o file, nonché situazioni in cui alcuni colleghi potrebbero non avere tutte le informazioni necessarie per procedere, con conseguenti ritardi e sprechi di fatturato.

La soluzione? Un' area di lavoro intelligente, come Dropbox, che consolida tutte le piattaforme, le app e i tipi di contenuti dell'azienda in un'unica posizione. In questo modo, non è necessario che i membri del team passino da uno strumento all'altro quando lavorano su attività diverse nel corso della giornata. Ad esempio, la funzione di gestione delle attività di Dropbox Paper può aiutare a garantire che tutti siano sulla buona strada e capiscano cosa ci si aspetta da loro, contribuendo a migliorare la responsabilità e a garantire linee di comunicazione chiare.

La pianificazione del progetto è un'altra area che richiede un'eccellente comunicazione sul posto di lavoro. Il modello di pianificazione del progetto di Dropbox Paper può fornirti gli strumenti necessari per mantenere tutto il team sincronizzato. Delega le attività e raccogli tutti i feedback in un unico posto, in modo che non ci siano una confusione di e-mail che vanno e vengono. Quando si tratta di gestire il feedback in tempo reale, le note su Dropbox possono essere molto più efficaci dei thread di posta elettronica lunghi e disordinati con troppe persone in cc.

2. Parla faccia a faccia, quando possibile

Nell'ambiente di lavoro moderno, le riunioni faccia a faccia possono talvolta passare in secondo piano e strumenti di comunicazione aziendale come Slack e le e-mail sono diventati lo standard di riferimento. Tuttavia, non dovresti lasciare che le comunicazioni faccia a faccia vengano abbandonate completamente. Se hai bisogno di trasmettere informazioni sensibili, le riunioni faccia a faccia sono un dovere, mentre gli incontri con il team di persona (o almeno tramite una chiamata Zoom) ti consentono di cogliere il linguaggio del corpo e le espressioni facciali, in modo da capire appieno quanto è efficace la comunicazione di determinate informazioni. Pensa ai canali di comunicazione come a una gerarchia: le videochiamate sono più personali delle telefonate (il contatto visivo è importantissimo) e le chiamate telefoniche sono più personali di e-mail o messaggi istantanei.

3. Concentrati sulla chiarezza dei messaggi

Quando si tratta di comunicazioni efficaci sul posto di lavoro, è necessario utilizzare messaggi chiari e concisi. Una comunicazione aziendale non chiara da parte dei responsabili può ritardare o perfino far naufragare un progetto prima che inizi a funzionare (ad esempio, duplicazione del lavoro, confusione degli obiettivi temporali, consegna errata, ecc.), motivo per cui è importante veicolare il messaggio giusto la prima volta. Includi istruzioni dettagliate per qualsiasi attività e assicurati di rispondere alle domande principali del team: cosa, come e perché. Se non lo fai, otterrai solo confusione e poco impegno da parte dei colleghi rispetto all'attività da eseguire. Naturalmente, una scarsa comunicazione professionale può colpire anche fornitori e clienti, facendoli allontanare dalla tua attività per rivolgersi altrove. Evita questo problema mantenendo una comunicazione rapida e chiara fin dall'inizio.

4. Pratica la "sincerità radicale"

La "sincerità radicale" è un quadro per la comunicazione professionale che richiede di occuparsi dei colleghi, anche affrontandoli direttamente, trovando il giusto equilibrio tra aggressività ed empatia in un ambiente di lavoro. Per molti leader, le buone capacità di comunicazione non sono naturali. Infatti, un sondaggio condotto da Interact ha rilevato che il 69% dei manager non si sente a proprio agio nel comunicare direttamente con i dipendenti, mentre il 37% ha dichiarato di essere a disagio nel fornire un feedback diretto se ritiene che il dipendente possa reagire in modo negativo. Se te la senti affine, la sincerità radicale potrebbe essere la strategia di comunicazione in ufficio che stai cercando e ti può aiutare a costruire un team coeso e a ottenere risultati migliori.

5. Mantieni una struttura di comunicazione orizzontale

Aprire il flusso di comunicazione in ufficio è un ottimo modo per dare voce ai tuoi dipendenti. Un sondaggio del 2018 dell'Economist Intelligence Unit ha rilevato che il 31% dei dipendenti cita una mancanza di comunicazione onesta e aperta come causa del basso morale. Questo è un fattore fondamentale per il coinvolgimento dei dipendenti e la soddisfazione sul lavoro. Per migliorare le relazioni all'interno del luogo di lavoro, è necessario garantire una struttura di comunicazione orizzontale in cui i dipendenti di livello C e i dirigenti senior comunicano direttamente con i dipendenti, invitando un feedback diretto.

In altre parole, i dipendenti junior dovrebbero sentirsi autorizzati a parlare con quelli di alto livello: non dovrebbe esserci la sensazione che le linee di comunicazione con i leader dell'organizzazione siano bloccate o disapprovate. Ciò potrebbe richiedere un cambiamento a livello istituzionale, ma ci sono altre strategie di comunicazione aziendale che potresti essere in grado di implementare per colmare il divario tra leadership e dipendenti, come riunioni virtuali di tutto il personale con sessioni di domande e risposte.

Conclusioni

La comunicazione professionale può svolgere un ruolo importante praticamente in ogni aspetto della tua attività. Padroneggiare una comunicazione efficace sul posto di lavoro può aiutare ad aumentare l'efficienza, la produttività e l'innovazione, mantenendo il coinvolgimento dei dipendenti e preparando l'azienda al successo.

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