Beter communiceren op de werkvloer

Strategieën voor beter communiceren op de werkvloer

Beter communiceren op de werkvloer betekent niet alleen dat je open en eerlijk moet zijn tegenover je medewerkers en collega's, hoewel dat natuurlijk geen kwaad kan. Professionele communicatie staat centraal in de interne processen en de bedrijfscultuur van je bedrijf, waarbij bepaald wordt hoe je moet werken en hoe je moet omgaan met interpersoonlijke relaties. Kom meer te weten over het belang van communicatie op de werkvloer en over een aantal goede strategieën voor communicatie op het werk.

Waarom is het zo belangrijk om beter te communiceren op de werkvloer?

Slim communiceren op de werkvloer draagt bij aan hoe succesvol je bedrijf op de lange termijn is, het verbetert de productiviteit en zorgt voor een sterke werkrelatie binnen je organisatie. Denk maar aan tekenen van slechte communicatie op het werk: onbegrijpelijke bedrijfsdoelen, weinig of geen feedback, onvoldoende conflictbeheersing of onduidelijke instructies van managers. Het komt allemaal neer op één ding: verspilling. Verspilling van tijd, moeite en kapitaal. Met andere woorden, de professionele communicatiestandaarden van je bedrijf hebben een directe impact op het bedrijfsresultaat. Onderzoek wijst uit dat bedrijven die beter communiceren 47% meer rendement voor de aandeelhouders opleveren (in vijf jaar tijd) dan bedrijven die dat niet doen.

5 strategieën voor professionele communicatie

Beter communiceren op de werkvloer moet voor het leiderschap van jouw bedrijf boven aan de agenda staan. Hieronder beschrijven we een aantal goede manieren om de communicatie op het werk te verbeteren:

1. Investeer in een smart workspace

Het belangrijkste is dat je je professionele communicatietools centraliseert. Ongeveer 50% van de medewerkers gebruikt apps of software die niet zijn goedgekeurd, wat ertoe kan leiden dat teams en projecten niet meer synchroon lopen (afgezien van het feit dat dit een veiligheidsrisico is). Door communicatiekanalen te gebruiken die gedecentraliseerd en gefragmenteerd zijn, ontstaan er problemen met de toegang tot documenten of bestanden, maar het is ook mogelijk dat sommige collega's niet beschikken over alle informatie die ze nodig hebben om verder te gaan, wat leidt tot vertragingen en verlies van inkomsten.

De oplossing? Een smart workspace, zoals Dropbox, die alle platformen, apps en materiaaltypen van jouw bedrijf op één plek samenbrengt. Op die manier hoeven de teamleden niet te schakelen tussen tools als ze de hele dag met verschillende taken bezig zijn. Zo kan de functie voor taakbeheer van Dropbox Paper er bijvoorbeeld voor zorgen dat iedereen op schema ligt en weet wat er van hem of haar wordt verwacht. Dit leidt ertoe dat er meer verantwoording wordt afgelegd en dat er duidelijke communicatielijnen zijn.

Ook voor de projectplanning is een goede communicatie op de werkvloer nodig. Met de sjabloon voor projectplanning van Dropbox Paper heb je de tools in handen die je nodig hebt om het hele team op één lijn te houden. Delegeer taken en verzamel al je feedback op één plek, zodat er geen verwarring ontstaat tijdens het heen en weer mailen. Als je feedback in real-time wilt beheren, zijn aantekeningen in Dropbox veel effectiever dan eindeloze, onoverzichtelijke e-maildiscussies die aan te veel mensen zijn gericht.

2. Spreek zoveel mogelijk face-to-face

Op de moderne werkplek vallen persoonlijke ontmoetingen soms weg, omdat communicatiemiddelen zoals Slack en e-mail de standaard zijn geworden. Maar zorg ervoor dat persoonlijke communicatie niet volledig verdwijnt. Als je gevoelige informatie moet bespreken, zijn persoonlijke ontmoetingen vanzelfsprekend, maar als je je team persoonlijk ontmoet (of in ieder geval via een  Zoom-vergadering), kun je lichaamstaal en gezichtsuitdrukkingen zien, zodat je volledig begrijpt of je bepaalde informatie goed overbrengt. Zie je communicatiekanalen als een hiërarchie: videogesprekken zijn persoonlijker dan telefoongesprekken (oogcontact is essentieel), en telefoongesprekken zijn weer persoonlijker dan e-mails of chatberichten.

3. Let erop dat je berichtgeving duidelijk is

Voor betere communicatie op de werkvloer moet je duidelijk en beknopt zijn in je berichtgeving. Onduidelijke zakelijke communicatie van het leiderschap kan ertoe leiden dat een project wordt vertraagd of zelfs wordt afgebroken voordat het daadwerkelijk begonnen is (bijv. dubbel werk, verwarrende deadlines, onjuiste leveringen, etc.), daarom is het belangrijk om de boodschap direct goed over te brengen. Voeg gedetailleerde instructies toe aan elke taak en zorg ervoor dat je de kernvragen van je team beantwoordt; wat, hoe en waarom. Als je dat niet doet, breng je je collega's alleen maar in verwarring, zodat ze de taak wellicht niet meer zullen uitvoeren. Natuurlijk kan slechte professionele communicatie ook invloed hebben op je leveranciers en klanten, waardoor ze niet langer met je bedrijf willen werken en ergens anders naartoe zullen gaan. Vermijd dit door vanaf het begin snel en duidelijk te communiceren.

4. Oefen 'radicaal openhartig' te zijn

Radicaal openhartig zijn is een manier van professioneel communiceren die vereist dat je om je collega's geeft en hen ook direct op hun gedrag aanspreekt, zodat je de juiste balans vindt tussen agressie en empathie in de werkomgeving. Voor veel leiders komen goede communicatieve vaardigheden niet vanzelf. Uit een enquête van Interact blijkt dat 69% van de managers zich ongemakkelijk voelt om direct met medewerkers te communiceren, terwijl 37% aangeeft dat het lastig is om directe feedback te geven als ze denken dat de medewerker negatief zou kunnen reageren. Als je je daar in herkent, is radicaal openhartig zijn wellicht de strategie voor zakelijke communicatie die je zoekt, zodat je een hecht team kunt opbouwen en betere resultaten boekt.

5. Zorg voor een platte communicatiestructuur

Als je de stroom van zakelijke communicatie openstelt, kun je je medewerkers een stem geven. Uit een  enquête van The Economist Intelligence Unit uit 2018  blijkt dat 31% van de medewerkers het ontbreken van eerlijke, open communicatie noemt als oorzaak van een laag moreel. Dit is een belangrijk onderdeel van de betrokkenheid en werktevredenheid van de medewerkers. Om voor meer verbinding op de werkplek te zorgen, kies je voor een platte communicatiestructuur waarin de medewerkers met hoge functies en het managementteam direct communiceren met het personeel, waarbij ze worden uitgenodigd om directe feedback te geven.

Met andere woorden, beginnende medewerkers zouden het gevoel moeten hebben dat ze met medewerkers op hoog niveau kunnen praten; de communicatielijnen met het management van je organisatie mogen door niemand worden geblokkeerd of afgekeurd. Hier is misschien een verandering op institutioneel niveau voor nodig, maar er zijn andere strategieën voor communicatie op de werkplek die je kunt implementeren om de kloof tussen management en medewerkers te overbruggen, zoals virtuele, informele vergaderingen met vraag-en-antwoordsessies.

Tot slot

Professionele communicatie kan in vrijwel elk onderdeel van je bedrijf een belangrijke rol spelen. Als je beter communiceert op de werkvloer, helpt dat om de efficiëntie, productiviteit en innovatie te verhogen. Hierdoor blijven je medewerkers betrokken en is je bedrijf klaar voor een succesvolle toekomst.