Communiquer efficacement au travail

Stratégies pour une communication efficace au travail

Une communication efficace au travail ne consiste pas seulement à se montrer ouvert et honnête avec ses employés et ses collègues, même si cela est également bénéfique. La communication joue un rôle central dans les processus internes et la culture de votre entreprise. Elle dicte la façon dont vous travaillez et dont vous gérez vos relations interpersonnelles. Découvrez l'importance de la communication au travail, ainsi que certaines des meilleures stratégies de communication en entreprise.

Pourquoi une communication efficace au travail est-elle importante ?

Une communication intelligente au travail est l'une des clés du succès à long terme de votre entreprise. Elle améliore la productivité et renforce les relations professionnelles dans toute votre organisation. Pensez aux conséquences d'une mauvaise communication en entreprise : objectifs incompréhensibles, modèles de feedback limités voire inexistants, piètre gestion des conflits ou manque de clarté des instructions émanant des responsables. Tout cela ne fait qu'amplifier la perte de temps, d'énergie et de revenus. En d'autres termes, les normes de communication de votre entreprise ont un impact direct sur ses résultats commerciaux. Une étude a montré que les entreprises qui communiquent efficacement offrent un rendement aux actionnaires 47 % plus élevé (sur une période de cinq ans).

Cinq stratégies de communication en entreprise

Assurer une communication efficace au travail devrait être la priorité de l'équipe de direction de votre entreprise. Voici quelques façons d'améliorer la communication en entreprise :

1. Investissez dans un espace de travail intelligent

Ne perdez pas de vue qu'il est essentiel de centraliser vos outils de communication. Environ 50 % des employés utilisent des applications ou des logiciels qui n'ont pas été validés par leur département informatique, ce qui (en plus de présenter un risque de sécurité réel) peut entraîner une désynchronisation des équipes et des projets. La décentralisation et la multiplication des canaux de communication génèrent des problèmes d'accès aux documents ou aux fichiers et provoquent des situations où certains collègues ne disposent pas de toutes les informations nécessaires à leur travail, ce qui entraîne des retards et une perte de revenus.

La solution ? Faites appel à un espace de travail intelligent, tel que Dropbox, qui regroupe l'ensemble des plateformes, des applications et des types de contenus de votre entreprise. Ainsi, les membres de votre équipe n'ont pas besoin de passer d'un outil à un autre lorsqu'ils travaillent sur différentes tâches au cours de la journée. Par exemple, la fonctionnalité de gestion des tâches de Dropbox Paper permet de s'assurer que chacun est sur la bonne voie et comprend ce qu'on attend de lui, ce qui contribue à améliorer la responsabilisation et à garantir des lignes de communication claires.

La planification de projet exige également une excellente communication au travail. Le modèle de planification de projet de Dropbox Paper peut vous fournir les outils dont vous avez besoin pour que toute l'équipe reste sur la même longueur d'onde. Déléguez des tâches et centralisez vos commentaires, afin d'éviter les allers-retours par e‑mail. Lorsqu'il s'agit de gérer les commentaires en temps réel, les annotations Dropbox peuvent se révéler bien plus efficaces que de longs fils de discussion par e‑mail désordonnés avec un trop grand nombre de destinataires en copie.

2. Favorisez la communication en face à face

Dans les environnements de travail modernes, la communication en face à face tend à être abandonnée au profil d'outils de communication tels que Slack et les e‑mails, qui sont devenus la norme. Toutefois, n'abandonnez pas trop vite les échanges en face à face. Si vous avez besoin de transmettre des informations sensibles, la communication en face à face reste recommandée. Rencontrer en personne les membres de votre équipe (ou au moins via un appel Zoom) vous permet de voir leur langage corporel et les expressions de leur visage, et de comprendre clairement comment votre message est perçu. Hiérarchisez vos canaux de communication de la façon suivante : les appels vidéo sont plus personnels que les appels téléphoniques (le contact visuel est indispensable), et les appels téléphoniques sont plus personnels que les e‑mails ou les messages instantanés.

3. Concentrez-vous sur la clarté de votre message

Pour communiquer efficacement en entreprise, vous devez formuler des messages clairs et concis. Une communication floue de la part des responsables peut entraîner des retards, voire torpiller un projet (même travail effectué deux fois, délais confus, livrables incorrects, etc.). C'est pourquoi il est important de délivrer un message clair dès le départ. Ajoutez des instructions détaillées pour chaque tâche et répondez aux questions de base de votre équipe : quoi, comment et pourquoi. Sinon, vous ne ferez que semer la confusion et vos collègues risquent de se désintéresser de la tâche à accomplir. Une mauvaise communication risque évidemment d'avoir aussi un impact sur les fournisseurs et les clients, les incitant à s'adresser à d'autres entreprises. Évitez cette situation en prônant d'emblée une communication claire et précise.

4. Faites preuve de sincérité au travail

Une communication professionnelle empreinte de sincérité vous incite à vous soucier de vos collègues tout en les interpellant directement sur leur comportement, ce qui vous permet d'atteindre un juste équilibre entre agressivité et empathie. Pour de nombreux responsables, avoir de bonnes capacités de communication n'est pas naturel. Une étude menée par Interact a en effet révélé que 69 % des responsables ne sont pas à l'aise lorsqu'ils communiquent directement avec des employés, tandis que 37 % d'entre eux se sentent gênés de leur donner directement du feedback s'ils pensent qu'ils vont réagir négativement. Si vous vous sentez concerné, optez pour une stratégie de communication au travail qui laisse place à la sincérité, ce qui vous permettra de souder votre équipe et d'obtenir de meilleurs résultats.

5. Assurez une structure de communication horizontale

Ouvrir le flux de communication au travail est un excellent moyen de donner la parole à vos employés. Une étude réalisée en 2018 par The Economist Intelligence Unit a révélé que 31 % des employés citent le manque de communication honnête et ouverte comme facteur d'insatisfaction au travail. C'est un facteur incontournable d'implication des employés et de satisfaction au travail. Pour renforcer les liens professionnels, vous devez maintenir une structure de communication horizontale dans laquelle les cadres dirigeants et les responsables communiquent directement avec les employés, en encourageant les échanges directs.

En d'autres termes, les employés juniors doivent se sentir habilités à parler aux employés seniors. Ils ne doivent pas avoir l'impression que la communication avec les responsables de votre organisation est freinée ou mal vue. Cela peut nécessiter des changements au niveau institutionnel. Il existe par ailleurs d'autres stratégies de communication au travail que vous pouvez mettre en place pour combler le fossé entre les responsables et les employés, comme des réunions virtuelles avec des séances de questions-réponses.

Conclusion

La communication au travail peut jouer un rôle important dans pratiquement tous les aspects de votre entreprise. La maîtrise d'une communication de qualité peut contribuer à renforcer l'efficacité, la productivité et l'innovation, tout en fidélisant les employés et en préparant le succès de votre entreprise.