การสื่อสารในที่ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ

กลยุทธ์การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในที่ทำงาน

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในที่ทำงานไม่ใช่แค่การเปิดเผยและจริงใจกับพนักงานและเพื่อนร่วมงานเท่านั้น แม้ว่าจะไม่ส่งผลเสียใดๆ ก็ตาม ประเด็นสำคัญของการสื่อสารอย่างมืออาชีพอยู่ที่หัวใจสำคัญของกระบวนการภายในธุรกิจและวัฒนธรรมของบริษัท โดยกำหนดวิธีการทำงานของคุณและลักษณะที่คุณใช้ในความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล สำรวจความสำคัญของการสื่อสารในที่ทำงานตลอดจนกลยุทธ์ที่ดีที่สุดสำหรับการสื่อสารในที่ทำงาน

เพราะเหตุใดการสื่อสารที่ได้ประสิทธิผลในที่ทำงานจึงมีความสำคัญ

การสื่อสารในที่ทำงานอย่างชาญฉลาดเป็นหนึ่งในกุญแจสำคัญสู่ความสำเร็จในระยะยาวของธุรกิจซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิผลและรักษาความสัมพันธ์ในการทำงานที่แข็งแกร่งทั่วทั้งองค์กรของคุณ ลองนึกถึงลักษณะของการสื่อสารที่ไม่ดีในที่ทำงาน ไม่ว่าจะเป็นเป้าหมายของบริษัทที่ไม่สามารถเข้าใจได้ รูปแบบของข้อคิดเห็นที่จำกัดหรือไม่มีอยู่จริง การจัดการความขัดแย้งที่ไม่ดี หรือคำแนะนำที่ไม่ชัดเจนจากผู้จัดการ ทั้งหมดนี้รวมกันทำให้เกิดเป็นความสิ้นเปลือง สิ้นเปลืองเวลา สิ้นเปลืองความพยายาม และสิ้นเปลืองต้นทุน กล่าวอีกนัยหนึ่ง มาตรฐานการสื่อสารอย่างมืออาชีพของบริษัทมีผลกระทบโดยตรงต่อผลกำไรของธุรกิจ โดยมีการศึกษาชิ้นหนึ่งระบุว่า บริษัทที่สื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพให้ผลตอบแทนแก่ ผู้ถือหุ้นสูงกว่า 47% (ในช่วงห้าปี) เมื่อเทียบกับบริษัทที่ขาดการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ

5 กลยุทธ์การสื่อสารอย่างมืออาชีพ

การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพในที่ทำงานควรเป็นวาระสำคัญสำหรับทีมผู้บริหารของบริษัท เราได้สรุปวิธีที่ดีที่สุดในการปรับปรุงการสื่อสารในที่ทำงานไว้ดังต่อไปนี้

1. ลงทุนในพื้นที่งานที่ชาญฉลาด

สิ่งสำคัญที่สุดคือการรวมเครื่องมือสื่อสารระดับมืออาชีพไว้ที่ส่วนกลาง พนักงานประมาณ 50% ใช้แอปหรือซอฟต์แวร์ที่ไม่ได้รับอนุญาต ซึ่งนอกจากจะเสี่ยงต่อการรักษาความปลอดภัยแล้วยังอาจทำให้ทีมและโครงการไม่ซิงค์กัน ช่องทางการสื่อสารที่ไม่มีการรวมศูนย์และกระจัดกระจายทำให้เกิดปัญหาในการเข้าถึงเอกสารหรือไฟล์ ตลอดจนสถานการณ์ที่เพื่อนร่วมงานบางคนอาจไม่มีข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นในการดำเนินการส่งผลให้เกิดความล่าช้าและสูญเสียรายได้

การแก้ปัญหา  พื้นที่งานที่ชาญฉลาด เช่น Dropbox ที่รวมแพลตฟอร์ม แอป และประเภทเนื้อหาทั้งหมดของธุรกิจไว้ในที่เดียว วิธีนี้ทำให้สมาชิกในทีมไม่จำเป็นต้องสลับเครื่องมือไปมาเมื่อทำงานต่างๆ ตลอดทั้งวัน ตัวอย่างเช่น คุณสมบัติ การจัดการงาน ของ Dropbox Paper ช่วยให้แน่ใจว่าทุกคนสามารถติดตามและเข้าใจสิ่งที่คาดหวังจากตนเองได้ โดยช่วยปรับปรุงความรับผิดชอบและสร้างความมั่นใจในการสื่อสารที่ชัดเจน

นอกจากนี้ การวางแผนโครงการก็เป็นส่วนที่ต้องการการสื่อสารในที่ทำงานอย่างดีเยี่ยม แม่แบบการวางแผนโครงการของ Dropbox Paper ให้เครื่องมือที่คุณต้องการเพื่อให้ทั้งทีมเข้าใจตรงกัน มอบหมายสิ่งที่ต้องทำและรวบรวมข้อคิดเห็นทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียวเพื่อไม่ให้เกิดความสับสนในการส่งอีเมลไปมา เมื่อพูดถึงการจัดการข้อคิดเห็นแบบเรียลไทม์ หมายเหตุประกอบบน Dropbox อาจมีประสิทธิภาพมากกว่าเธรดอีเมลที่ยาวและยุ่งเหยิงที่มีผู้คนจำนวนมากในช่อง cc (สำเนา)

2. พูดคุยแบบต่อหน้าเมื่อเป็นไปได้

ในที่ทำงานสมัยใหม่ บางครั้งอาจไม่มีการประชุมแบบต่อหน้าเนื่องจากเครื่องมือสื่อสารในที่ทำงาน เช่น Slack และอีเมลได้กลายเป็นมาตรฐานที่ใช้กัน อย่างไรก็ตาม คุณไม่ควรปล่อยให้การสื่อสารแบบต่อหน้ากลายเป็นเรื่องล้าสมัยโดยสิ้นเชิง ถ้าคุณต้องการแจ้งข้อมูลที่ละเอียดอ่อน การประชุมแบบต่อหน้าเป็นสิ่งที่จำเป็น ในขณะที่การพบปะกับทีมของคุณด้วยตนเอง (หรืออย่างน้อยก็ผ่านการโทรแบบ Zoom ) จะช่วยให้คุณเห็นภาษากายและการแสดงออกทางสีหน้า คุณจึงเข้าใจได้อย่างครบถ้วนว่าคุณกำลังสื่อสารข้อมูลบางอย่างได้ดีเพียงใด ลองนึกถึงช่องทางการสื่อสารของคุณเป็นลำดับขั้น กล่าวคือ การโทรผ่านวิดีโอมีความเป็นส่วนตัวมากกว่าการโทรศัพท์ (การสบตาเป็นสิ่งที่จำเป็น) และการโทรศัพท์มีความเป็นส่วนตัวมากกว่าอีเมลหรือข้อความโต้ตอบแบบทันที

3. เน้นความชัดเจนในการส่งข้อความของคุณ

เมื่อพูดถึงการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในที่ทำงาน คุณต้องมีความชัดเจนและความกระชับในการส่งข้อความ การสื่อสารที่ไม่ชัดเจนในที่ทำงานจากผู้บริหารอาจทำให้โครงการล่าช้าหรือแม้กระทั่งเป็นการทำลายโครงการก่อนที่จะเริ่มดำเนินการ (เช่น การทำงานซ้ำซ้อน กรอบเวลาที่สับสน การส่งมอบที่ไม่ถูกต้อง ฯลฯ) ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมการส่งข้อความให้ถูกต้องในครั้งแรกจึงเป็นเรื่องสำคัญ รวมคำแนะนำโดยละเอียดสำหรับงานใดๆ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณตอบคำถามหลักของทีมได้ไม่ว่าจะเป็น อะไร อย่างไร และทำไม ถ้าคุณไม่ทำเช่นนั้น คุณจะสร้างความสับสนและทำให้เพื่อนร่วมงานไม่มีส่วนร่วมกับงานที่ทำอยู่ แน่นอนว่าการสื่อสารอย่างมืออาชีพที่ไม่ดีอาจส่งผลกระทบต่อซัพพลายเออร์และลูกค้า ทำให้พวกเขาถูกตัดสิทธิในธุรกิจของคุณและไปทำธุรกิจกับที่อื่น หลีกเลี่ยงปัญหานี้โดยรักษาการสื่อสารที่รวดเร็วและชัดเจนตั้งแต่เริ่มแรก

4. ฝึกฝน “การพูดแบบตรงไปตรงมา”

การพูดแบบตรงไปตรงมา เป็นกรอบการทำงานสำหรับการสื่อสารอย่างมืออาชีพที่คุณต้องใส่ใจเพื่อนร่วมงานของคุณ ในขณะเดียวกันก็ท้าทายเพื่อนร่วมงานโดยตรงในเรื่องพฤติกรรมของพวกเขา ซึ่งทำให้คุณมีความสมดุลที่เหมาะสมระหว่างความก้าวร้าวกับความเห็นอกเห็นใจในสภาพแวดล้อมการทำงาน สำหรับผู้บริหารหลายๆ คน ทักษะการสื่อสารที่ดีไม่ได้เกิดขึ้นโดยธรรมชาติ ในความเป็นจริงแล้ว การสำรวจโดย Interact พบว่า 69% ของผู้จัดการ รู้สึกไม่สบายใจที่จะสื่อสารกับพนักงานโดยตรง ในขณะที่ 37% ระบุว่าพวกเขารู้สึกไม่สบายใจที่จะให้ข้อคิดเห็นโดยตรงหากพวกเขาเชื่อว่าพนักงานอาจตอบสนองในเชิงลบ ถ้าฟังดูเหมือนว่าคุณจะเป็นแบบนั้น การพูดแบบตรงไปตรงมาอาจเป็นกลยุทธ์การสื่อสารในที่ทำงานที่คุณกำลังมองหา ซึ่งช่วยให้คุณสร้างทีมที่เหนียวแน่นและได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้น

5. รักษาโครงสร้างการสื่อสารในแนวนอน

การเปิดช่องทางการสื่อสารในที่ทำงานเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการให้พนักงานของคุณออกความเห็น  การสำรวจในปี 2018 จาก The Economist Intelligence Unit พบว่าพนักงาน 31% กล่าวว่าการสื่อสารที่ไม่เปิดเผยและขาดความจริงใจเป็นสาเหตุที่ทำให้ขวัญกำลังใจลดลง นี่เป็นปัจจัยสำคัญสำหรับการมีส่วนร่วมของพนักงานและความพึงพอใจในงาน คุณต้องมีโครงสร้างการสื่อสารในแนวนอนโดยที่พนักงานระดับ C และผู้บริหารระดับสูงสื่อสารโดยตรงกับพนักงานโดยเชื้อเชิญให้มีการออกความคิดเห็นโดยตรง เพื่อเพิ่มการเชื่อมต่อภายในที่ทำงานของคุณ

กล่าวอีกนัยหนึ่ง พนักงานรุ่นใหม่ควรรู้สึกว่าได้รับการสนับสนุนให้พูดคุยกับพนักงานระดับสูง ไม่ควรมีความรู้สึกว่าช่องทางการสื่อสารกับผู้บริหารในองค์กรของคุณถูกปิดกั้นหรือไม่ได้รับความสนใจ เรื่องนี้อาจต้องมีการเปลี่ยนแปลงในระดับสถาบัน แต่มีกลยุทธ์การสื่อสารอื่นๆ ในที่ทำงานที่คุณสามารถนำไปใช้เพื่อลดช่องว่างระหว่างผู้บริหารกับพนักงานได้ เช่น Town Hall เสมือนที่มีเซสชันการถาม-ตอบ

สรุป

การสื่อสารอย่างมืออาชีพอาจมีบทบาทสำคัญในแทบทุกด้านของธุรกิจ การมีทักษะการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในที่ทำงานช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ ประสิทธิผล และนวัตกรรม ทำให้พนักงานมีส่วนร่วมและทำให้ธุรกิจของคุณพร้อมสำหรับความสำเร็จ