有效的工作场所沟通

工作空间中的有效沟通是提高工作效率和鼓舞员工士气的重要工具。探索一些最成功的职业沟通策略。

在 Dropbox 文件中发表评论是一种工作场所沟通方式

用于实现有效工作场所沟通的策略

工作场所中的有效沟通不仅仅关乎对员工和同事开诚布公,当然这也是一个积极因素。职业沟通的关键是企业内部流程和公司文化的核心,它决定了您的工作方式和人际关系处理方式。探讨工作场所沟通的重要性,以及一些用于工作中沟通的最佳策略。

为什么工作场所中的有效沟通很重要?

明智的职场沟通是企业获得长期成功的关键之一,有助于提高工作效率,并在整个组织内保持牢固的工作关系。想象一下工作中因沟通不畅而产生的问题:晦涩的公司目标、有限或根本不存在的反馈模型、糟糕的冲突管理,或来自管理者的模糊指示。这一切加起来意味着浪费。浪费时间,浪费精力,浪费资本。换句话说,您公司的职业沟通标准对业务盈利底线有着直接影响。一项研究表明,在内部进行有效沟通的公司为股东提供的回报率(五年内)比无法这样做的公司高 47%

5 个职业沟通策略

确保工作场所中的有效沟通应成为贵公司领导团队的首要任务。我们在下面概述了一些用于改善工作沟通的最佳方法:

1. 投资于智能工作区

最重要的是,必须集中地管理您的各种职业沟通工具。约 50% 的员工会使用未经批准的应用或软件, 这除了导致安全风险之外,还可能导致团队和项目不同步。分散、断裂的沟通渠道会导致在访问文档或文件时出现问题,使一些同事无法获得其所需的所有信息,从而产生延迟和收益浪费。

解决方案?诸如 Dropbox 这样的智能工作区可将您企业中的所有平台、应用和内容类型整合到一个地方。这样,当团队成员在一天中处理不同的任务时,就不需要在各工具之间进行切换。例如,Dropbox Paper 的任务管理功能可以帮助确保每个人都跟上进度并知道他们所担负的职责,从而有助于改善问责机制并确保清晰的沟通渠道。

此外,项目规划也需要进行良好的工作场所沟通。借助 Dropbox Paper 的项目规划模板,您将获得能够帮助整个团队保持同步的工具。委派待办事项,并在一个地方收集您的所有反馈,而不会受困于来回进行的电子邮件操作。在实时管理反馈方面,Dropbox 中的注释功能远比涉及过多抄送人员的冗长而混乱的电子邮件线程更有效。

2. 尽可能面对面交谈

在现代工作场所中,面对面会议有时会被忽略,因为 Slack 和电子邮件等工作场所通信工具已成为首选标准。但是,不应该完全抛弃面对面交流。如果您需要传递敏感信息,那么就必须进行面对面会议。亲自与您的团队会面(或至少通过 Zoom 进行视频会议),可以让您看到肢体语言和面部表情,这样您就可以全面了解自己在传达特定信息时获得的效果。将您的沟通渠道想象成这样的层次结构:视频通话(必须进行眼神交流)比电话更具人际效果,而电话比电子邮件或即时消息更具人际效果。

3. 关注消息传递的清晰度

当在工作场所进行有效沟通时,您需要使消息传递过程清晰和简洁。领导者进行的晦涩办公室沟通(即重复工作、混乱的时间期限、不正确的可交付成果等)可能会在项目开始之前就延迟甚至破坏项目,因此,在最初就获得正确消息是非常重要的。包括任何任务的详细说明,并确保您正在解决团队的核心问题:对象、方式及原因。否则,只会让同事感到困惑,让他们无法专心完成手头的任务。当然,糟糕的职业沟通也会对供应商和客户造成打击,导致他们无法有效参与到您的业务,转而与其他企业合作。可通过从一开始就保持及时而清晰的沟通来避免这种情况。

4. 实践“坦诚相待”

坦诚相待是一种职业沟通框架,它要求您关心同事,同时直接质疑他们的行为,让您在工作环境中实现好斗情绪和同理心之间的适当平衡。对于许多领导者来说,良好的沟通技巧并不是与生俱来的。事实上,Interact 进行的一项调查发现,69% 的经理不喜欢直接与员工沟通,而 37% 的经理表示,如果认为员工可能会做出负面回应,他们就不喜欢提供直接反馈。如果您的情况与此相似,那么“坦诚相待”可能是您所需的办公室沟通策略,可帮助您建立有凝聚力的团队并取得更佳成果。

5. 保持横向沟通结构

开放式办公室沟通流程是让员工发表意见的好方法。“经济学人智库” (The Economist Intelligence Unit) 在 2018 年的一项调查中发现,31% 的员工认为不够坦诚的开放式沟通是导致士气低落的一个原因。这是一个会影响员工敬业度和工作满意度的重要因素。为了改善工作场所内的相互联系,您需要确保实施横向沟通结构,在其中,公司高管层和高级管理人员直接与员工沟通,并邀请直接提供反馈。

换句话说,初级员工应感到有权与高级员工交谈,而不应该有任何与组织领导沟通受阻或不受欢迎的感觉。这可能需要进行制度层面的改变,而您还可能有能力实施有其他一些工作场所沟通策略以弥合领导和员工之间的代沟,比如虚拟的问答会议。

结语

职业沟通几乎可以在您业务的各个方面发挥重要作用。通过在工作场所中进行有效沟通,有助于提高效率、生产力和创新能力,让员工保持高敬业度,让您的企业准备好迎接成功。

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