部門や職務にかかわらず、私たちは日々の仕事で、膨大な数のファイルやドキュメントを作成しています。しかし、ドキュメントを作成しても、自社の広範なコンテンツ エコシステムの中で、すぐにその所在がわからなくることもあります。簡単にドキュメントを探し出すには、どうすればいいでしょうか。
ドキュメント管理システムなら、ワークフローを合理化し、効率と生産性を高め、チームの貴重な時間を節約することができます。
この記事では、ドキュメント管理システムの定義と使用するメリットについてご説明します。また、適切なソリューションを見つけるための重要なヒントをいくつかご紹介します。
ドキュメント管理とは
ドキュメント管理とは、企業の電子ドキュメントをキャプチャ、保存、アーカイブ、追跡、取得するプロセスを指します。このドキュメントには、PDF、文書ファイル、動画、および紙の書類のスキャン（領収書など）があります。
デジタル ドキュメント管理システムでは、紙の書類を使った業務が不要になり、PDF などのコンテンツを編集したり、電子署名など重要なビジネス プロセスで使用するファイルを共有したりする作業が容易になります。
ドキュメント管理システム（「DMS」とも呼ばれます）を使えば、メール、オンライン フォーム、共有デジタル ファイルなどさまざまな種類のドキュメントをさまざまなソースからキャプチャし、安全かつアクセスが簡単な場所に保存できます。
デジタル ドキュメント管理システムが必要な理由
ドキュメントのセキュリティを確保し、ドキュメントを効率的に管理するには、わかりやすくて包括的なシステムが必要です。
今や誰もが、仕事の中でクライアントや同僚、その他の関係者とやり取りしながら、膨大な量のデータを生み出しています。デジタル ドキュメント管理システムがあれば、ワークフローやプロジェクトで作成、受信、共有するファイルやフォルダを、常にアクセスしやすく、かつ安全に保つことができます。
ドキュメント管理システムのメリット
ドキュメント管理システムを導入すると、ビジネスにいくつかの大きなメリットがもたらされます。
1. チームワークと共同作業
チーム メンバーが仕事に必要なファイルやフォルダの場所を正確に把握できるため、リアルタイムの共同作業がはるかに簡単になります。メールなどのコミュニケーション ツールで、対象のドキュメントをその都度共有する必要がなくなります
また、クライアントなど外部の関係者とのコンテンツの共有が容易になるほか、ドキュメントを安全な場所に保存してアクセスを特定の人のみに制限できるので、セキュリティをさらに強化できます。
2. アクセスのしやすさ
デジタル ドキュメント管理システムは、保管場所が単一の場所に限定される紙ベースのオンプレミス システムと比べて、ドキュメントへのアクセスがはるかに簡単です。特にクラウド ベースでデジタル システムを使う場合は、自分とチーム メンバーの両方が、デバイスや場所にかかわらずドキュメントにアクセスできるようになります。
在宅で仕事をする場合でも、外出中にタスクのチェックする場合でも、クラウド ストレージに安全に保管されているファイルに安全な方法でアクセスできるため、紙の書類を紛失するような事態を避けることができます。
また、一元管理されたドキュメント用スペースのおかげで、ファイルの検索がはるかに簡単になります。ドキュメントがさまざまなフォルダやサブフォルダに分散するためにアクセスしずらくなるようなことはありません。
3. セキュリティの強化
Dropbox の「送信とトラッキング」などのセキュリティ機能が組み込まれていれば、アクセス権限を設定し、ドキュメントが表示、編集、共有された日時、場所、方法を監視できます。
管理者は、必要な人にのみドキュメントへのアクセス権限を付与するので、機密情報を保護し、規制準拠の要件に対応できるようになります。
また、適切なレコード マネジメント（記録管理）が多くの業界で法的に必須となりつつある中、強力なドキュメント管理システムがあれば、関連の法律や規制を遵守していることを監査機関に証明することができます。
4. 効率と生産性の改善
包括的なドキュメント管理システムを使えば、さまざまなデバイス、アプリ、ブラウザのタブでファイルを探し回って時間を無駄にすることはなくなります。
また、Dropbox Dash などのインテリジェントな AI ツールでシステムを強化すれば、どのようなメタデータやファイル形式でも、わずか数クリックで必要なファイルをすべて見つけ出し、貴重な時間と労力を節約できます。
ドキュメント管理システムに求められるもの
新しいシステム向けにドキュメント管理ソフトウェアを選択する際は、次のようないくつかの重要な機能に注目する必要があります。
- 履歴の管理と監査証跡：現在のドキュメントの作成履歴と、前のバージョンとの違いを確認できます
- セキュリティとアクセス制御：ファイルを暗号化したり、重要なドキュメントをパスワードで保護したりできます
- ワークフローの自動化：フォルダの作成や管理など、時間のかかるタスクをスピードアップできます
- 共同作業：一元管理された場所にドキュメントを保存し、1 つのファイルを同僚と同時に簡単に編集できます
- 簡単なファイル検索と取得：効率的なユーザーエクスペリエンスで、必要なときに適切なドキュメントを見つけられるツールを選択します
また、選択したシステムをドキュメント管理ワークフローにシームレスに組み込む必要があります。これにより、自分とチーム メンバーが、常に問題なくドキュメントを作成、共有、管理できるようになります。
一元管理された統合ドキュメント管理システム
Dropbox は、プロジェクト ファイルの保存、共同作業、フィードバック収集、管理を一元化できる理想的な場所です。Dropbox を使えば、チーム メンバーとドキュメントを簡単に作成、編集、共有し、いつでもどこからでもドキュメントにアクセスできるようになります。