Comunicación efectiva en el lugar de trabajo

Estrategias para una comunicación efectiva en el ámbito laboral

Comunicarte de forma efectiva en el lugar de trabajo no solo consiste en ser una persona abierta y honesta con los empleados y compañeros, aunque eso tampoco te hará ningún daño. El quid de la comunicación profesional se encuentra en los procesos internos y la cultura de la empresa, que dictan la forma de trabajar y la manera en que se gestionan las relaciones interpersonales. Descubre la importancia de la comunicación en el trabajo, así como algunas de las mejores estrategias.

¿Por qué es importante comunicarse de forma efectiva en el lugar de trabajo?

La comunicación inteligente en el ámbito laboral es una de las claves del éxito de la empresa a largo plazo, ya que ayuda a mejorar la productividad y a mantener relaciones laborales sólidas en toda la organización. Simplemente piensa en las consecuencias de una mala comunicación en el entorno laboral: objetivos empresariales incomprensibles, modelos de comentarios limitados o inexistentes, una gestión de conflictos deficiente o instrucciones poco claras de los responsables. Todo esto se traduce en una cosa: pérdidas. Pérdida de tiempo, pérdida de esfuerzos y pérdida de capital. En otras palabras, los estándares de comunicación profesional de tu empresa afectan directamente a sus resultados finales. Según un estudio, las empresas que se comunican de forma efectiva proporcionan un retorno de la inversión un 47 % más alto a los accionistas (durante un período de cinco años) en comparación con las que no lo hacen.

Cinco estrategias de comunicación profesional

Garantizar una comunicación efectiva en el trabajo debería ser una prioridad para el equipo directivo de la empresa. A continuación, describimos algunas de las mejores formas de mejorar esta comunicación:

1. Invierte en un espacio de trabajo inteligente

Lo más importante es centralizar tus herramientas de comunicación profesional. Alrededor de un 50 % de los empleados utiliza aplicaciones o software no autorizados, lo que, además de ser un riesgo para la seguridad, puede llevar a que los equipos y los proyectos no estén sincronizados. Los canales de comunicación descentralizados y fracturados causan problemas de acceso a documentos o archivos, así como situaciones en las que algunos compañeros de trabajo pueden no tener toda la información que necesitan para proceder, lo que provoca retrasos y pérdida de ingresos.

¿Cuál es la solución? Un espacio de trabajo inteligente, como Dropbox, que reúne todas las plataformas, aplicaciones y tipos de contenido de tu empresa en un solo lugar. De este modo, no es necesario que los miembros del equipo cambien de herramienta cuando trabajen en diferentes tareas a lo largo del día. Por ejemplo, la función de gestión de tareas de Dropbox Paper puede ayudar a garantizar que todo el mundo esté al tanto y entienda lo que se espera de cada uno, lo que contribuye a mejorar la responsabilidad y a garantizar líneas de comunicación claras.

La planificación de proyectos también es un área que requiere una excelente comunicación en el lugar de trabajo. La plantilla de planificación de proyectos de Dropbox Paper puede ofrecerte las herramientas que necesitas para mantener a todo el equipo en sintonía. Delega las tareas y reúne todos los comentarios en un solo lugar, para que no haya confusiones debido a conversaciones interminables de correo electrónico. Cuando se trata de gestionar los comentarios en tiempo real, las notas en Dropbox pueden ser mucho más eficaces que las largas y desordenadas conversaciones de correo electrónico con demasiadas personas en copia.

2. Comunícate cara a cara cuando sea posible

En el lugar de trabajo moderno, ya no recurrimos tanto a las reuniones cara a cara, ya que herramientas de comunicación como Slack y el correo electrónico se han convertido en el estándar de referencia. De todas formas, no deberías dejar que la comunicación cara a cara pase de moda totalmente. Si tienes que transmitir información confidencial, las reuniones cara a cara son imprescindibles, mientras que reunirse con tu equipo en persona (o al menos mediante una llamada de Zoom) te permite ver el lenguaje corporal y las expresiones faciales, de modo que puedes saber perfectamente si estás comunicando bien ciertos datos. Piensa en tus canales de comunicación como una jerarquía: las videollamadas son más personales que las llamadas telefónicas (el contacto visual es imprescindible) y las llamadas telefónicas son más personales que los mensajes de correo electrónico o los instantáneos.

3. Céntrate en transmitir tu mensaje de forma clara

Para comunicarse de forma efectiva en el entorno laboral, hay que aportar claridad y concisión a los mensajes. Una comunicación poco clara del personal directivo puede retrasar un proyecto o incluso precipitar innecesariamente su puesta en marcha, lo que implica una duplicación del trabajo, plazos confusos, entregas incorrectas, etc., por lo que es importante que el mensaje sea correcto desde el principio. Incluye instrucciones detalladas para cualquier tarea y asegúrate de abordar las preguntas principales de tu equipo: qué, cómo y por qué. Si no lo haces, solo conseguirás confundir y desconcentrar a los compañeros que deben completar la tarea en cuestión. Por supuesto, una mala comunicación profesional también puede afectar a los proveedores y clientes, lo que podría derivar en que no quieran trabajar más con tu empresa y se vayan a otro lado. Evita esto manteniendo una comunicación rápida y clara desde el principio.

4. Practica la franqueza radical

La franqueza radical es un método de comunicación profesional que requiere que te preocupes por tus compañeros y, al mismo tiempo, que les cuestiones directamente su comportamiento, lo que te da el equilibrio adecuado entre la sinceridad y la empatía en un entorno de trabajo. Para muchos responsables, las buenas habilidades de comunicación no se tienen de forma natural. De hecho, una encuesta que realizó Interact reveló que el 69 % de los responsables no se sienten cómodos comunicándose directamente con los empleados, mientras que un 37 % afirmaron que no se sienten cómodos al realizar comentarios de forma directa si creen que el empleado puede responder negativamente. Si este es tu caso, la franqueza radical podría ser la estrategia de comunicación laboral que buscas para formar un equipo unido y lograr mejores resultados.

5. Mantén una estructura de comunicación horizontal

Abrir el flujo de comunicación de la oficina es una buena manera de dar voz a tus empleados. Una encuesta que realizó en 2018 The Economist Intelligence Unit reveló que el 31 % de los empleados mencionan la falta de una comunicación honesta y abierta como causa de la desmotivación laboral. Este es un factor esencial para el compromiso de los empleados y la satisfacción en el trabajo. Para impulsar la conectividad en el lugar de trabajo, debes garantizar una estructura de comunicación horizontal en la que los empleados de los puestos más altos de la empresa se comuniquen directamente con los empleados e inviten a realizar comentarios directos.

En otras palabras, los empleados subalternos deben sentirse con autoridad para hablar con los empleados de altos cargos; no debe dar la sensación de que las líneas de comunicación con los responsables de la organización están bloqueadas o desaprobadas. Esto puede requerir un cambio organizativo, pero hay otras estrategias de comunicación en el lugar de trabajo que puedes poner en práctica para salvar las distancias entre el personal directivo y los empleados, como los ayuntamientos virtuales con sesiones de preguntas y respuestas.

Conclusiones

La comunicación profesional puede desempeñar un papel importante en prácticamente todos los aspectos de tu empresa. Dominar la comunicación efectiva en el lugar de trabajo puede ayudar a aumentar la eficiencia, la productividad y la innovación, así como a mantener a los empleados comprometidos y a preparar a la empresa para el éxito.