Comunicação eficaz no local de trabalho

Estratégias para uma comunicação eficaz no local de trabalho

A comunicação eficaz no local de trabalho não é apenas uma questão de ser aberto e honesto com seus funcionários e colegas, embora isso não traga mal nenhum. O cerne da comunicação profissional impacta diretamente seus processos internos e a cultura da empresa do seu negócio, ditando como você trabalha e a maneira como você conduz as relações interpessoais. Descubra a importância da comunicação no local de trabalho, bem como algumas das melhores estratégias de comunicação no trabalho.

Por que a comunicação eficaz no local de trabalho é importante?

A comunicação inteligente no local de trabalho é um dos segredos para ter sucesso a longo prazo, pois ajuda a melhorar a produtividade e manter relações de trabalho sólidas em toda a organização. Basta pensar nos sintomas da má comunicação no trabalho: metas empresariais incompreensíveis, modelos de feedback limitados ou inexistentes, gerenciamento de conflitos ineficiente ou instruções pouco claras dos gerentes. Tudo isso resulta em uma coisa: desperdício. Desperdício de tempo, esforço e dinheiro. Em outras palavras, os padrões de comunicação profissional da sua empresa têm um impacto direto nos resultados do seu negócio. Um estudo indica que as empresas que se comunicam efetivamente fornecem um retorno 47% maior aos acionistas (em um período de cinco anos) do que as que não o fazem.

5 estratégias de comunicação profissional

Garantir uma comunicação eficaz no local de trabalho deve ser prioridade para a equipe de liderança da sua empresa. Apresentamos abaixo algumas das melhores maneiras de melhorar a comunicação no trabalho:

1. Invista em um espaço de trabalho inteligente

Mais importante ainda: é vital centralizar suas ferramentas profissionais de comunicação. Cerca de 50% dos funcionários usam aplicativos ou softwares não sancionados, o que, além de ser um risco de segurança, pode levar as equipes e os projetos a ficarem fora de sincronia. Canais de comunicação descentralizados e fraturados causam problemas com o acesso a documentos ou arquivos, bem como situações em que alguns colegas de trabalho podem não ter todas as informações necessárias para prosseguir, resultando em atrasos e receitas desperdiçadas.

A solução? Um espaço de trabalho inteligente, como o Dropbox, que consolida todas as plataformas, os aplicativos e os tipos de conteúdo da sua empresa em um só lugar. Dessa forma, os membros da equipe não precisam alternar ferramentas quando estiverem trabalhando em tarefas diferentes ao longo do dia. Por exemplo, o recurso de gerenciamento de tarefas do Dropbox Paper pode ajudar a garantir que todos estejam no caminho certo e entendam o que se espera deles, ajudando a melhorar a responsabilidade e garantir linhas claras de comunicação.

O planejamento do projeto também é uma área que exige uma excelente comunicação no local de trabalho. O modelo de planejamento de projetos do Dropbox Paper pode oferecer as ferramentas necessárias para manter toda a equipe sincronizada. Delegue tarefas e reúna todos os seus comentários em um só lugar, para que não haja confusão em trocas infinitas de e-mails. Quando se trata de gerenciar feedback em tempo real, as anotações no Dropbox podem ser muito mais eficazes do que trocas de e-mails longas e confusas, com várias pessoas em cópia.

2. Fale diretamente, quando possível

No local de trabalho moderno, as reuniões presenciais às vezes podem cair no esquecimento, pois ferramentas de comunicação no local de trabalho, como o Slack e o e-mail, se tornaram o padrão mais usado. No entanto, você não deve permitir que as comunicações presenciais sejam totalmente extintas. Se você precisar transmitir informações confidenciais, as reuniões presenciais serão obrigatórias, enquanto conhecer sua equipe pessoalmente (ou pelo menos por meio de uma chamada do Zoom) permitirá observar a linguagem corporal e as expressões faciais, para poder entender se está comunicando bem certas informações. Pense em seus canais de comunicação como uma hierarquia: as chamadas de vídeo são mais pessoais do que as chamadas telefônicas (o contato visual é obrigatório), e as chamadas telefônicas são mais pessoais do que e-mails ou mensagens instantâneas.

3. Concentre-se na clareza das suas mensagens

Quando se trata de comunicação eficaz no local de trabalho, você precisa trazer clareza e concisão para suas mensagens. A comunicação pouco clara dos líderes no escritório pode atrasar ou até minar um projeto antes que ele comece (ou seja, duplicação de trabalho, prazos confusos, entregas incorretas, etc.), e é por isso que é importante acertar a mensagem de primeira. Inclua instruções detalhadas para qualquer tarefa e certifique-se de estar respondendo às principais perguntas da sua equipe: o quê, como e por quê. Se não fizer isso, você só vai confundir e tirar colegas de trabalho da tarefa em questão. É claro que a má comunicação profissional também pode atingir fornecedores e clientes, fazendo com que se desliguem de seus negócios e mudem para outro lugar. Evite isso mantendo uma comunicação rápida e clara desde o início.

4. Pratique a “sinceridade radical”

A sinceridade radical é uma estrutura de comunicação profissional que exige que você se preocupe com seus colegas, ao mesmo tempo que os desafia diretamente em relação ao comportamento, proporcionando-lhe o equilíbrio certo entre agressividade e empatia em um ambiente de trabalho. Para muitos líderes, boas habilidades de comunicação não vêm naturalmente. Na verdade, uma pesquisa realizada pelo Interact descobriu que 69% dos gerentes se sentem desconfortáveis se comunicando diretamente com os funcionários, enquanto 37% afirmaram que se sentem desconfortáveis em dar feedback direto se pensarem que o funcionário pode responder negativamente. Se isso soa familiar, a sinceridade radical pode ser a estratégia de comunicação de escritório que você está procurando, ajudando-o a construir uma equipe coesa e a alcançar melhores resultados.

5. Mantenha uma estrutura de comunicação horizontal

Abrir o fluxo de comunicação no escritório é uma ótima maneira de dar voz aos seus funcionários. Uma pesquisa de 2018 da The Economist Intelligence Unit descobriu que 31% dos funcionários citam a falta de comunicação honesta e aberta como causa do moral baixo. Esse é um fator essencial para engajamento dos funcionários e satisfação no trabalho. Para impulsionar a conectividade dentro do seu local de trabalho, você precisa garantir uma estrutura de comunicação horizontal em que os funcionários da diretoria e a gerência sênior se comuniquem diretamente com os funcionários, abrindo espaço para um feedback direto.

Em outras palavras, os funcionários juniores devem sentir autonomia para falar com funcionários superiores, ou seja, não deve haver qualquer sensação de que as linhas de comunicação com os líderes da sua organização estejam bloqueadas ou que esse contato seja mal-visto. Isso pode exigir mudanças em nível institucional, mas há outras estratégias de comunicação no local de trabalho que você pode conseguir implementar para sanar a lacuna entre liderança e funcionários, como conselhos virtuais com sessões de perguntas e respostas.

Conclusão

A comunicação profissional pode desempenhar um papel importante em praticamente todos os aspectos do seu negócio. Dominar a comunicação eficaz no local de trabalho pode ajudar a aumentar a eficiência, a produtividade e a inovação, mantendo os funcionários envolvidos e deixando sua empresa preparada para o sucesso.