職場上的有效溝通

職場上的有效溝通是提高生產力和員工士氣的重要工具。探索大獲成功的專業溝通策略。

在 Dropbox 檔案中留下註解是一種職場上的溝通方式

有效的職場溝通策略

若想實現職場上的有效溝通,不是只有對員工和同事保持誠實開放的態度就好,雖然這麼做也沒什麼壞處。專業溝通的關鍵在於深入企業內部流程及公司文化的核心,並主導您的工作方式以及處理人際關係的態度。探索職場溝通的重要性,以及在工作時溝通的最佳策略。

為什麼職場上的有效溝通很重要?

職場上的聰明溝通是決定企業能否長期成功的重要關鍵之一,有效溝通不僅能協助提高組織生產力,更可維持緊密的工作關係。試想一下工作中溝通不良的狀況,例如難以理解的公司目標、有限或根本不存在的意見回饋機制、衝突管理欠佳,或主管的指示不明確等。前述的種種一切都會造成浪費:浪費時間,浪費精力,浪費資金。換句話說,您公司的專業溝通標準對您的企業利潤有直接影響。研究顯示,能有效溝通的公司,與那些溝通不良的公司相比,能在五年內為股東賺取高出 47% 的回報

5 大專業溝通策略

確保職場上的有效溝通,應是公司領導團隊的首要目標。以下為您概述改善職場溝通的最佳方法:

1. 投資智慧協作空間

最重要的一點,便是將您的專業溝通工具集中於一處。約有 50% 的員工使用未經批准的應用程式或軟體,除了帶來安全風險,還會導致團隊和專案不同步。分散和支離破碎的溝通管道,不僅會使文件或檔案存取發生問題,也可能造成某些同事因無法取得所有需要的資訊而耽誤工作進度。這些都將導致延誤與營收上的損失。

有什麼解決方法嗎?像 Dropbox 這樣的智慧協作空間,可以將您企業的所有平台、應用程式和內容類型整合至同一位置。如此一來,當團隊成員全天候處理不同工作項目時,就無需在各種工具之間進行切換。例如,Dropbox Paper 的工作項目管理功能可協助企業確保每個人都按部就班,並瞭解公司對他們的期望,這將有助於提高責任歸屬並確保溝通管道清楚明瞭。

專案規劃領域也需要出色的職場溝通。Dropbox Paper 的專案規劃範本可為您提供各式工具,讓整個團隊保持同步。您可在同一位置分配待辦事項並收集所有意見回饋,進而避免電子郵件反覆來往時所造成的混淆。若要即時管理意見回饋,使用 Dropbox 的註解功能,遠比又臭又長的電子郵件串,以及冗長的副本名單來得更有效。

2. 盡可能面對面交談

在現代職場上,實體會議有時會被擱置一旁,因為 Slack 和電子郵件等工作用溝通工具已成為眾人的首選標準。但是,您不應該完全取消面對面溝通。如果您需要傳達敏感資訊,進行實體會議仍然是必須的,因為只有親自與您的團隊見面 (或至少透過 Zoom 通話),您才能看到對方的肢體語言和臉部表情,如此一來,您便能充分瞭解自己是否正確地將資訊傳達出去。不同溝通管道皆有階層性的差異:視訊通話比電話更個人化 (因為必須有眼神交流),而電話又比電子郵件或即時通訊更個人化。

3. 重點在於讓訊息清晰明瞭

在職場上進行有效溝通時,請確保傳遞的訊息清晰且簡潔。若領導者無法明確溝通公事內容,可能導致專案開始前就有所延誤甚至遭破壞 (例如重工、混亂的時間表、不正確的交付成品等),所以很重要的是打從一開始就得傳達正確的訊息。請納入所有工作項目的詳細說明,並確保您解決了團隊的核心問題,也就是工作的內容、方式與原因。如果您不這麼做,只會讓同事混淆,使他們無法專注於手邊的工作項目。當然,職場上的溝通不良也會影響供應商和客戶,導致他們與您終止業務關係,另謀他處。只要確保彼此的溝通迅速且明確,就能避免這種情況。

4. 實踐「全然坦率」

「全然坦率」是一個專業溝通的架構,要求經理人在關心同事的同時,也可直接對他們的所作所為提出挑戰,讓團隊成員即使身處工作環境,也能在進取心和同理心之間取得適當的平衡。對許多領導者來說,良好的溝通技巧並不是天生的。事實上,Interact 的一項問卷調查發現,69% 的經理不喜歡直接與員工溝通,而 37% 的經理則表示,如果判斷員工可能會有負面反應,他們就不會直接給予對方意見回饋。如果這聽起來像是您曾遭遇過的情況,「全然坦率」或許就是您正在尋找的職場溝通策略,可幫助您建立有凝聚力的團隊並達成更好的成果。

5. 保持平行溝通結構

公開透明的職場溝通流程,是讓員工發表意見的好方法。《經濟學人》智庫 2018 年的一項調查發現,31% 的員工認為缺乏誠實、開放的溝通管道是士氣低落的原因。這是員工敬業度和工作滿意度中不可或缺的因素。為了提高職場上的互通程度,請確保員工之間採用平行溝通結構,好讓 C 級主管和資深管理階層能直接與基層員工溝通,並邀請員工給予意見回饋。

換句話說,與高階員工對談是基層員工應獲得的權力。企業不該讓員工認為和組織領導者溝通,是一件困難或會被責罵的事。這可能需要在組織層面上進行改變,不過您也可以推行其他職場溝通策略,從而縮短領導者和員工之間的差距,比方說,可進行問答的虛擬員工大會就是個好方法。

結語

專業溝通幾乎可在您企業的各個層面發揮重要作用。在職場上掌握有效溝通的技巧有助於提高效率、生產力和創新能力,不僅能讓員工更投入,也能讓您的企業為成功做好準備。

探索職場上的溝通策略

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