Effektiv kommunikasjon på arbeidsplassen

Strategier for effektiv kommunikasjon på arbeidsplassen

Effektiv kommunikasjon på arbeidsplassen handler ikke bare om å være åpen og ærlig overfor dine ansatte og jevnaldrende — selv om det ikke vil gjøre noen skade. Kjernen i profesjonell kommunikasjon går til kjernen i virksomhetens interne prosesser og selskapskultur, og dikterer hvordan du jobber og måten du navigerer mellommenneskelige relasjoner. Utforsk viktigheten av arbeidsplasskommunikasjon, samt noen av de beste strategiene for kommunikasjon på jobben.

Hvorfor er effektiv kommunikasjon på arbeidsplassen viktig?

Smart kommunikasjon på arbeidsplassen er en av nøklene til den langsiktige suksessen til virksomheten din, og bidrar til å forbedre produktiviteten og opprettholde sterke arbeidsforhold i hele organisasjonen. Tenk bare på symptomene på dårlig kommunikasjon på jobben: uforståelige selskapsmål, begrensede eller ikke-eksisterende tilbakemeldingsmodeller, dårlig konflikthåndtering eller uklare instruksjoner fra ledere. Det hele utgjør en ting — sløsing. Bortkastet tid, bortkastet innsats og bortkastet kapital. Med andre ord har selskapets profesjonelle kommunikasjonsstandarder en direkte innvirkning på virksomhetens bunnlinje, med en studie som indikerer at selskaper som kommuniserer effektivt gir 47 % høyere avkastning til aksjonærene (over en femårsperiode) enn de som ikke gjør det.

5 profesjonelle kommunikasjonsstrategier

Å sikre effektiv kommunikasjon på arbeidsplassen bør stå øverst på agendaen for selskapets lederteam. Vi har skissert noen av de beste måtene å forbedre kommunikasjonen på jobben nedenfor:

1. Invester i et smart arbeidsområde

Det viktigste er å sentralisere de profesjonelle kommunikasjonsverktøyene dine. Rundt 50 % av ansatte bruker apper eller programvare som ikke er godkjent, noe som – i tillegg til å være en sikkerhetsrisiko – kan føre til at team og prosjekter blir usynkroniserte. Desentraliserte og oppstykkede kommunikasjonskanaler skaper problemer med tilgang til dokumenter eller filer, samt situasjoner der enkelte medarbeidere ikke alltid har all informasjon de trenger for å gå videre, noe som resulterer i forsinkelser og tapt inntekt.

Løsningen? Et smart arbeidsområde, for eksempel Dropbox, som samler alle av virksomhetens plattformer, apper og innholdstyper på ett sted. På den måten er det ikke nødvendig for teammedlemmer å bytte mellom verktøy når de jobber med forskjellige oppgaver i løpet av dagen. For eksempel kan Dropbox Papers oppgavehåndteringsfunksjon bidra til å sikre at alle er på samme linje og forstår hva som forventes av dem, bidrar til å forbedre ansvarligheten og sikre klare kommunikasjonslinjer.

Prosjektplanlegging er også et område som krever god arbeidsplasskommunikasjon. Dropbox Papers mal for prosjektplanlegging kan gi deg verktøyene du trenger for å holde hele teamet på samme side. Delegere oppgaver og samle alle tilbakemeldingene dine på ett sted, slik at det ikke blir forvirrende frem og tilbake via e-post. Når det gjelder håndtering av tilbakemeldinger i sanntid, kan annotasjoner på Dropbox være langt mer effektive enn lange, rotete e-posttråder med for mange mennesker på cc.

2. Snakk ansikt til ansikt, når det er mulig

På den moderne arbeidsplassen kan møter ansikt til ansikt noen ganger bortfalle ettersom kommunikasjonsverktøy på arbeidsplassen som Slack og e-post har blitt standarden. Du bør imidlertid ikke la ansikt til ansikt.kommunikasjon forsvinne fullstendig. Hvis du trenger å videresende sensitiv informasjon, er møter ansikt til ansikt et must, mens du møter teamet ditt personlig (eller i det minste via et Zoom-anrop ), slik at du kan se kroppsspråk og ansiktsuttrykk, slik at du fullt ut kan forstå hvor godt du kommuniserer visse opplysninger. Tenk på kommunikasjonskanalene som et hierarki: videosamtaler er mer personlige enn telefonsamtaler (øyekontakt er et must), og telefonsamtaler er mer personlige enn e-post eller direktemeldinger.

3. Fokuser på klarheten i meldingen din

Når det gjelder effektiv kommunikasjon på arbeidsplassen, må du bringe klarhet og konsisjon i meldingene dine. Uklar kontorkommunikasjon fra ledere kan forsinke eller til og med torpedoere et prosjekt før det går i gang (dvs. duplisering av arbeid, forvirrende tidsrammer, feil leveranser, etc.), og derfor er det viktig å få meldingen riktig første gang. Inkluder detaljerte instruksjoner for enhver oppgave, og sørg for at du tar opp teamets kjernespørsmål — hva, hvordan og hvorfor. Hvis du ikke gjør det, vil du bare forvirre og koble fra kolleger fra oppgaven. Dårlig profesjonell kommunikasjon kan selvfølgelig også ramme leverandører og kunder, noe som får dem til å utelukke virksomheten din og dra andre steder. Unngå dette ved å opprettholde rask og tydelig kommunikasjon fra begynnelsen.

4. Øv på «radikal åpenhet»

Radikal åpenhet er et rammeverk for profesjonell kommunikasjon som krever at du bryr deg om kollegene dine, samtidig som du utfordrer dem direkte på deres oppførsel, og gir deg den rette balansen mellom aggresjon og empati i et arbeidsmiljø. For mange ledere kommer ikke gode kommunikasjonsevner naturlig. Faktisk fant en undersøkelse fra Interact at 69 % av lederne er ukomfortable med å kommunisere direkte med ansatte, mens 37 % uttalte at de var ukomfortable med å gi direkte tilbakemelding hvis de tror at den ansatte kan svare negativt. Hvis det høres ut som deg, kan radikal åpenhet være kontorkommunikasjonsstrategien du leter etter, og hjelpe deg med å bygge et sammenhengende team og oppnå bedre resultater.

5. Opprettholde en horisontal kommunikasjonsstruktur

Å åpne kontoret for kommunikasjon er en flott måte å gi de ansatte en stemme på. En undersøkelse fra 2018 fra The Economist Intelligence Unit fant at 31 % av de ansatte siterer mangel på ærlig, åpen kommunikasjon som en årsak til lav moral. Dette er en integrert faktor for ansattes engasjement og trivsel. For å øke tilkoblingen på arbeidsplassen din må du sikre en horisontal kommunikasjonsstruktur der ansatte på C-nivå og toppledelsen kommuniserer direkte med ansatte, og inviterer til direkte tilbakemelding.

Med andre ord bør juniormedarbeidere føle seg bemyndiget til å snakke med ansatte på høyt nivå — det burde ikke være noen mening om at kommunikasjonslinjer med organisasjonens ledere er blokkert eller frynset. Dette kan kreve endring på institusjonelt nivå, men det er andre kommunikasjonsstrategier på arbeidsplassen du kan implementere for å bygge bro mellom ledelse og ansatte, for eksempel virtuelle rådhus med spørsmål-og-svar-økter.

Avsluttende ord

Profesjonell kommunikasjon kan spille en viktig rolle i praktisk talt alle aspekter av virksomheten din. Å mestre effektiv kommunikasjon på arbeidsplassen kan bidra til å øke effektiviteten, produktiviteten og innovasjonen, holde ansatte engasjerte og gjøre virksomheten din forberedt på suksess.