効果的な会議の条件とは
うんざりするような不毛な会議に出席したことはありませんか。たとえば営業会議で何も解決されず、すべてが次の会議に持ち越されることになれば、誰もが完全に時間を無駄にしたように感じながら会議室を出て行きます。1 つの部屋に集まった人々が、思い付く限りのことを漫然と話し合うというのは、不毛な会議の典型例です。会議を成功させるには実際の見通しが必要です。また会議が自分の職務の中心である場合、うまく実施できることをチーム全体に確信してもらう責任があります。
最近の取締役会は多くの場合、週ごとではなく四半期ごとに開催されます。今や多くの企業は、臨機応変の「近況報告」に頼っています。しかし不毛な会議は誰にとっても退屈なだけでなく、費用も高く付きます。コミュニケーション効率が悪いと、実際に従業員 1 人あたり最大 10,000 US ドルの損失が発生します。そのため、効果的な会議を開催することは、企業の健全性にとって重要であるだけでなく、大小あらゆる規模のビジネスにとって経済的に不可欠です。
スマートな会議管理は、実際の会議が始まるずっと前から始まり、会議が終わってからも続きます。従業員、クライアント、ビジネス チーム全体との有意義な会議を設定するときに考慮したいポイントの一部をご紹介します。
会議の目的を決める
不毛な会議では、参加したメンバー全員が「会議の時間があれば、実際の仕事ができたのに」と考えます。予定を入れる前に、会議の目的を明確に定めましょう。これを実行するのに最適な方法の 1 つは、綿密に練られた会議のアジェンダを作成することです。
会議の開始時間を決める
会議の当日になって、いきなり時間を知らせるのは避けましょう。前日でも遅すぎます。出席者への通知が早いほど、会議が成功する確率も高くなります。重要な作業を中断させてまでチームを招集するのは、権限の間違った使い方です。Dropbox Paper のタスク管理機能では、全員の作業量を明確に把握できるため、選択した日付が会議の開催時期として適切か、またはチームがより緊急度の高いタスクに対応している可能性があるかを確認できます。同様に、このような時間管理ツールを使用すると、プロジェクトが障害に直面しているかや、問題を解決するために会議が必要かも確認できます。チームが国内各所、または世界中に点在する場合は、すべてのタイムゾーンで全員に都合のよい時間帯を見つける必要もあります。全員に都合のよい時間帯が見つからなければ、そのミーティングが本当に必要かチェックしてみましょう。代替策として、Dropbox Capture などのツールで動画メッセージや自分のプレゼンを録画したファイルを送るという方法もあります。これなら、リモート チームのメンバーもそれぞれ都合のよいときにプレゼンテーションを見ることができます。
会議に必要な参加者を招待する
招待リストには適切なメンバーを追加するようにしてください。一部のメンバーがより緊急度の高い優先事項に対応している場合や、プロジェクトへの関与度が低い可能性がある場合は、チームの全員を招待しないようにしましょう。同様に、新鮮な視点を提供してくれる可能性がある若手のチーム メンバーやインターンを除外しないでください。また、チーム向け Dropbox への Zoom と Slack のアプリ インテグレーションを活用すれば、遠隔地にいるメンバーを会議から除外する理由もなくなります。参加者全員が会議に貢献できるよう、リモート会議のベスト プラクティスを取り入れてみてください。アプリ インテグレーションを活用すれば、ツールを切り替えずに会議を実行し、議事録を作成し、オンサイトやオフサイトのチーム メンバーにフォローアップを送信できます。会議の参加者は目的に応じて必要最小限に留める必要があります。したがって、話し合う内容によって直接的な影響を受ける人物を招待するようにしてください。会議を成功させることは、より効果的なチームのコラボレーションにつながる鍵となります。
アイデアを期待するだけでなく情報を共有する
プロジェクトに関する新しいアイデアのブレインストーミングが必要な場合、チーム メンバーを会議室に招集してその場でアイデアが出てくることを期待してはいけません。会議を計画するとき（特にブレインストーミングの場合）は、まずインスピレーションをまとめて、自分の考えを書き出しておきます。その後、参加者が十分な準備を整えた状態で会議に参加できるよう、前もって知らせておきます。タスクや目標を設定する場合は、あらかじめメンバーに SMART 目標を検討してもらい、方針をすり合わせます。付加価値を付けられるようにするには、会議の参加者が事前に目を通し、自分のアイデアを追加することもできる便利なドキュメントを Paper で作成するようにします。
意思決定を可能にする
効果的な会議は、あらゆるタスクと同じように目的から始まり、決議をもって終了するか、少なくとも目標に関して意見が一致した状態で終了する必要があります。問題を克服することに関する会議の場合は、問題への取り組み方について全員に発言する機会を与えます。その後、会議の時間をチームとしての問題解決に割り当てます。全員が行動計画を明確に理解していない状態で会議を終了せず、誰がいつ特定のタスクを完了する必要があるかについて期限を割り当てます。
会議の実施方法
効果的な会議は、必ずしも会議室で行う必要はありません。一部のチーム メンバーがリモート勤務であれば会議室は使えません。開催場所によって会議の有益性が左右されるのは好ましくありません。その点、Zoom や Google ハングアウトでの会議は理想的です。
会議の参加者全員が共有ドキュメントにリアルタイムでメモを入力できる場合、1 人が議事録を取る必要はありません。これは「料理人が多すぎるとスープがまずくなる」の実例のように思えるかもしれませんが、リアルタイムの会議で全員の積極的な参加を促すことにもなります。また、タイムゾーンや接続不良のせいで聞き逃したことがないかを確認するために、会議の終わりまで待つ必要はもうありません。会議内容はリアルタイムのドキュメントですぐに確認できます。内向的な人にとっては、このような形で議事録を作成することはより効果的かもしれません。全員の視点から重要なポイントを編集して抜き出し、後でフォローアップのメールに含めることができます。
たとえ順調に進んだ場合でも、議事録の作成者でさえ会議で言及された内容をすべて覚えている可能性はほとんどないため、フォローアップ メールは必ず送信する必要があります。会議の企画者が作成したフォローアップ メールは、出席者が話し合いの重要なポイントを認識し、優先順位付けするうえで役立ちます。本当に成功した会議とは、取り上げられたテーマを誰もが明確に思い出せる会議です。会議や議事録の作成で 1 日が終わりそうなら、議事録テンプレートを活用しましょう。
会議の種類
すべての会議に大げさな重装備が要求されるわけではありません。会議の議題は、自分自身と財務マネージャーとの間で、ホワイトボード（または必要な請求書をすべてスキャンできる便利なドキュメント スキャナー アプリ）を使って簡単に解決できるものかもしれません。ある会議はフリーランサーとの Slack のやり取りで、必要なときにいつでも対応できることを相手に伝える程度の簡単なものかもしれません。また、同僚と昼食をとりながらの情報交換ということもあるでしょう。結局のところ、会議はコミュニケーションを持続させるための手段にすぎません。正式な会議の場で話し合われていないという理由だけで取るに足りない論点と見なすのは禁物です。また、参加人数が 2 人以下という理由だけでフォローアップを怠らないようにしてください。どんなに小さくても、すべての会議に意義があることを心に留めておきましょう。
会議に動機を与える
会議のテーマが作業の進捗報告や新しいチーム メンバーの紹介などである場合、一部の人には不必要と受け取られることがあります。しかし、チーム作りという意味では、このような会議は企業文化全体に不可欠です。生産的な会議をチームのランチ会に変えてしまうようなおいしい料理など、魅力的な動機となる理由をチーム メンバーに提供しましょう。または、クリスマス パーティーの会場を使うだけでも、何かエキサイティングなことを発表しようとしているという暗示になるかもしれません。
会議の企画は誰にでも可能
チームの招集権限を持つ「上層部」だけが会議を管理できるという考えは時代遅れです。コミュニケーションは双方向なので、必要だと思えるなら会議を設定しましょう。それが効果的な会議であり、時間の無駄ではないことを納得させるのは自分次第であることを意識してください。
会議には、全員がアイデアを共有するだけでなく、問題を提起してそれに対処するという両方の目的があります。たとえば、最高のタスク管理ツールを使っても十分に情報が伝わらないという問題があるとします。これはチームに直接問題を報告する絶好の機会です。会議では職務や配置に関係なく、全員に発言権が与えられます。また、効果的なデジタル ツールを自由に使えば、すべての会議をよりスムーズに実行できます。
