現代の職場環境にふさわしい強力なコラボレーションツールとソフトウェア

Dropbox が提供する各種のコラボレーションツールが、チームの成功にどう貢献するかをご紹介します。

コラボレーションツールの重要性

スムーズで集中できるコラボレーションはどのような職場にとっても欠かせない要素です。また、テレワークが効果的なコラボレーションの妨げになると考えるべきではありません。効果的なコラボレーションを円滑化し推進できる適切なツールを用意しておくことは、しっかりとしたコミュニケーションスキルを身に付けることと同じくらい重要です。

Dropbox が提供する革新的で直感的な機能の数々が、ビジネスを成功へと導くコラボレーションを実現します。ここで紹介するチーム向けのコラボレーションツールは、遠く離れた場所にいるメンバーとの共同作業を円滑にするだけでなく、同じオフィスで働くチームも有効活用できるよう作られています。

必要なファイル、情報、ツールを統一できれば、チームメンバーや関係者の全員が認識を合わせやすくなります。

Dropbox は究極のコラボレーションプラットフォーム

Dropbox を利用することで、従来のフォルダが汎用的で共同作業に適したワークスペースへと進化します。ワークスペースには説明やコメントを追加し、To-do リストなどを設定することもできます。こうした操作はすべて、Dropbox フォルダとその中の各ファイルに対して行うことができます。

機械学習を活用する Dropbox には、一元的な場所で効果的な共同作業を行うために必要なすべてが揃っています。そのため、チームはコラボレーションの可能性を最大限に高めることができます。

画像検索、ファイルプレビュー、Dropbox Paper インテグレーションや、チームのハイライトといった数々の機能を活用すれば、チームは担当するタスクを整理し、集中して取り組むことがこれまで以上に簡単になります。使いやすいカレンダーとの連携で、Dropbox のコンテンツをイベントやミーティングに簡単にリンクできるようになるので、ミーティングの生産性も一段と高まります。

Dropbox を活用すれば、チームメンバーは一元化されたスペースで自分に関連するファイルや目標、締め切り、マイルストーンを簡単に確認できるようになります。

Dropbox Paper：始まりから終わりまで、すべてが完結するオンラインコラボレーションツール

柔軟性の高い Dropbox Paper にはオンラインコラボレーションが直面する多くの課題を解決できるテンプレートやツールが用意されているので、チームはコラボレーションプロセスの各ステップを段階的に進めていくことができます。それでは、実際にプロセスの各ステップを見ながら、チームワークを強化するための Dropbox Paper の活用法を見てみましょう。

プランニング

プロジェクトの計画段階では、全員の認識を合わせなくてはなりません。また、全員が必要な情報にもれなくアクセスできるようにする必要もあります。

説明責任とコミュニケーションは、コラボレーションにおいて欠かせない要素です。プロセスの戦略を練る際には、アイデアを整理し、活用できる形でまとめておくのに役立つツールを使うのがよいでしょう。

共有カレンダー、To-do リスト、インタラクティブ性の高いブリーフィング、会議のアジェンダはどれも、チームが目標を達成し期待を上回るために活用できるツールです。Dropbox Paper には、共同作業を伴うこうしたタスク管理ツールのそれぞれに、使い勝手の良いテンプレートが用意されています。

Dropbox Paper が提供するコラボレーションツールを使うことで、メンバーの一人ひとりがチームの目的と個人の役割の両方を明確に理解できるようになります。また、問題や誤解が起きたときに、どこをチェックすべきかが具体的にわかります。

プロダクション

1 つのプロジェクトで複数のチームメンバーが共同作業する場合は、同一ファイルに対してスムーズな作業が同時にできるとよいでしょう。つまり、メンバー間でドキュメントを何度も送り合い、他の人の作業が終わるまで待たなくても済むようにするということです。

Dropbox Paper を使用すれば、チームはリアルタイムで共同作業ができるようになります。チームの誰もが、世界のどこにいようとも、タイムラグなしで同じドキュメントで共同作業できるのです。

フォルダの中にバージョン番号を変えたファイルが延々と増えていくことはもうありません。1 つのドキュメントで、過去のファイル履歴を管理できるようになります。チームメンバーがコメントを書き入れるたびに、新しいバージョンを保存して共有する必要はありません。作業スペースが整理されるため、体系的で効果的なコラボレーションにつながります。

フィードバック

共同作業プロセスにおいて、フィードバックは非常に重要なステップです。しかし、適切な方法で行わないとプロセスをスムーズに進められないこともあります。プロジェクトや業務のレビュー段階では、わかりやすく直接的なフィードバックが重要になります。Dropbox Paper にはリアルタイムのフィードバック機能があるので、こうしたプロセスを簡単に実現できます。

最新状況を把握するために、延々と続くメールの山をかき分けていく必要はありません。Dropbox の注釈機能を使用すれば、フィードバックの内容とその対象を並べて確認できます。また、チームメンバーを直接タグ付けすることで、曖昧な余地を残さず、見落としもなくすことができます。

たとえば、ドキュメント内の文章にフィードバックしたい場合は、その文に対して直接注釈を付けられるので、伝えたい意見とその対象部分を簡単に結びつけることができます。

フィードバックとは、相手を批判することではありません。チームの足を引っ張るのではなく、生産的、建設的なやり方で、チームの力をさらに高めるものであるべきです。適切なフィードバックシステムを利用することで、よりオープンで率直になれる、生産的な環境を整えることができ、チームのコラボレーションも向上します。

フィードバックのプロセスにちょっとした遊び心を加えたいなら、Dropbox Paper の絵文字をお試しください。見た目にも楽しいフィードバックを簡潔に伝えることができます。

納品

ファイルを安全に保護し、チームの集中力と生産性を高め、納品時にはファイルを安全に共有できる。職場にはこんなドキュメント管理プラットフォームが必要です。クラウドストレージを活用すれば、チーム、クライアント、顧客の全員がどこからでも作業ファイルにアクセスできるようになり、より柔軟なワークフロー管理が可能になります。

バーチャルでもリアルでも、ワークスペースがすっきりとすればするほど、チームの共同作業の質は高まります。適切なファイルを探すために全員のフォルダを探し回って時間を無駄にすることも、重要なデータの提供を 1 人だけに頼ることもなくなります。Dropbox では、ワンクリックでファイルを共有できるだけでなく、共有するドキュメントに対して誰がどのように操作できるかを定義した独自の権限を設定することも可能です。

Dropbox Paper は、単にコラボレーションが必要な制作業務にとって優れたソリューションというだけではありません。戦略の立案から納品に至るすべてのステップをスムーズに進めるためのソリューションでもあるのです。

Dropbox と連携できる人気のコラボレーションツール

Dropbox を他のチームコラボレーションツールと連携すれば、チームワークの効果を最大限に高めることができます。

Zoom をさらに活用

今や Zoom は、誰もが知っている定番のビジネスツールになりました。Zoom を使うことで、離れた場所にいても顔を見ながらスムーズに共同作業ができます。Dropbox と Zoom は連携させることができ、チーム内でのより効果的なコミュニケーションが可能になります。

Dropbox と Zoom を連携させれば、ミーティングの生産性はさらに向上します。Dropbox ファイルから直接 Zoom ミーティングを開始するか、開催中のミーティングに参加することで、リアルタイムのコラボレーションが可能になります。プラットフォームを切り替える必要がないので、作業中のコンテンツを常に前面に表示させておくことができます。

ミーティングの録画データはもちろん、文字起こしまで作成可能で、データは Zoom から Dropbox に自動で保存できます。ミーティング中も、どのファイルが Dropbox から共有されているかを簡単に知ることができます。

Zoom を Dropbox と連携させれば、一元化されたワークスペースから重要なファイルにすばやく簡単にアクセスできるようになるため、チームはビデオ会議を最大限に活用できるようになります。

Trello

Trello の視覚的なプロジェクト管理ツールであるカンバンボードでは、「カード」を自由に配置することができます。1 枚の Trello カードには、画像、添付ファイル、タイトル、コメント、説明などを追加できるほか、ユーザーのタグ付け、期限や通知の設定、色分けなどの機能も利用できます。

Dropbox と連携させると、チームは Dropbox の画面からファイルやフォルダの共有先として Trello ボードを選ぶことができます。また、Dropbox のファイルプレビューから直接、そのファイルの Trello アクティビティを追跡することもできます。

フィードバックの整理、アイデアのブレインストーミング、進捗やリソースの管理など、目的が何であれ Dropbox の Trello インテグレーションはプロセスと制作を結ぶ架け橋となり、共同作業のさまざまな要素をスムーズにつなぎ合わせて管理できるようになります。

Slack

Slack でチームやプロジェクトに特化したチャンネルを作成すれば、Dropbox から直接ファイルを共有する、音声会議やビデオ会議を開始する、専用のチャットを始めるなど、多くのことが可能になります。

このプロジェクトコラボレーションツールを活用すれば、さまざまな方法で簡単にチームとコミュニケーションを取れるようになります。不要なミーティングのために時間を確保しておく必要もなければ、雑多なメールの山に圧倒されることもありません。

インスタントメッセージングなどのコミュニケーションツールを活用して、プロジェクトの各要素に特化したチャットやチャンネルを作成しましょう。そうすれば、いつでもリアルタイムに連絡を取ることができるので、仕事をスムーズに進められます。

Slack と Dropbox を連携させれば、Dropbox から直接 Slack チャンネルにファイルを送信できるようになるほか、複数の Slack ワークスペースを 1 つの Dropbox アカウントにリンクできるようになります。さらに、Slack から直接 Dropbox Paper ドキュメントで共同作業することも可能になります。