セールス マネージャーは、チームの成功に役立つことは何でも実践する必要があります。大きな目標や KPI に重点的に取り組むことは簡単ですが、日常の細々とした業務によってチームが行き詰まったり、ベストを尽くせなかったりすることがよくあります。
バージョン管理や最新の価格表の特定、チーム メンバー間のコミュニケーション不足に関する問題を解決するには、シンプルなファイル管理システムを構築し、すべてのファイルをそこに集約するのが効果的です。Dropbox の機能とツールを活用すると、チームで保存したドキュメントを共有して、全員の足並みを揃えることができます。その方法をご紹介しましょう。
顧客向けドキュメントを簡単に発見
セールス担当者はいつも、最新のスペック シートをメールの中から探していませんか？顧客ごとにフォルダを作成し、その関係性に応じたドキュメント（スペック シート、提案書、契約書など）を保存することで、このプロセスを簡素化できます。ファイルにキーワード タグ（「テンプレート」など）を付けることもできるため、ほんの数秒で目的のファイルを見つけ出すことができます。誰かがファイルを更新した場合には、すべてのデバイスで自動的に同期されるので、数字や詳細情報が最新かどうかを心配する必要はありません。ファイルが誤って削除されても、迅速に復元できます。そのため、誰もがセールス活動に費やす時間を増やし、パニック状態に陥る時間を減らすことができます。
すべてのファイルにどこからでも安全にアクセス
整理されたファイル管理システムを構築したら、外出先やオフィス、自宅のソファなど、作業場所に関係なく Dropbox でファイルを開いて編集できます（Wi-Fi がなくても心配ありません。ドキュメントはオフラインでアクセスすることもでき、オンラインに戻ったタイミングで変更が反映されます）。また、ファイルは常に安全な状態に保たれ、さらにパスワード保護で機密性を強化したり、有効期限を設定したりすることもできます。
ドキュメントの分析情報を追跡し、先手を打つ
DocSend を利用すると、セールス担当者はページごとに分析情報をチェックし、見込み客の目を引いたものがあるかどうかを確認できます。また、さまざまなバージョンの資料をテストして、そのパフォーマンスを測ることができます。セールス チームはこうした情報を得ることで、最適な戦略とアプローチを駆使して良好な成績を維持できます。
電子署名で契約と採用をスピードアップ
セールス チームは頻繁に契約書を作成し、契約を確定させるための署名を取得しています。セールス ワークフローで依然として紙に依存している場合、大量の時間を浪費してしまう可能性があります。SOW や NDA のような一般的な契約書で HelloSign のテンプレートを利用すれば、生産性が向上します。新しい顧客に出会うたびにフォームを書き直すのではなく、数クリックでフィールドを調整するだけで、ドキュメントを送信して署名をもらうことができます。署名ステータスを追跡できるので不要な電話をかける必要がなく、またフォローアップのリマインダーを自動で送ることもできます。
新しいチーム メンバーを追加する場合は、HelloSign から契約書を送信して電子署名を依頼することで、採用プロセスがスピーディーで簡単になり、意中の候補者からすぐに入社承諾の返事を得ることができます。その後、すべてのオンボーディング ドキュメントを Dropbox フォルダに保存して整理しておけば、新しいメンバーはスムーズに最新情報を把握し、短期間でセールス フローに参加できます。
