セールス チームのファイルを整理して、スムーズな営業活動を実現

ドキュメント探しに奔走することなく、契約締結に集中しましょう。セールス チームのファイルを整理し、いつでも目標を達成できるようにするためのヒントをご覧ください。

オフィス内の 1 つのテーブルで一緒に仕事をしている 5 人のチーム メンバー

セールス マネージャーは、チームの成功に役立つことは何でも実践する必要があります。大きな目標や KPI に重点的に取り組むことは簡単ですが、日常の細々とした業務によってチームが行き詰まったり、ベストを尽くせなかったりすることがよくあります。

 

バージョン管理や最新の価格表の特定、チーム メンバー間のコミュニケーション不足に関する問題を解決するには、シンプルなファイル管理システムを構築し、すべてのファイルをそこに集約するのが効果的です。Dropbox の機能とツールを活用すると、チームで保存したドキュメントを共有して、全員の足並みを揃えることができます。その方法をご紹介しましょう。

 

顧客向けドキュメントを簡単に発見

セールス担当者はいつも、最新のスペック シートをメールの中から探していませんか?顧客ごとにフォルダを作成し、その関係性に応じたドキュメント(スペック シート、提案書、契約書など)を保存することで、このプロセスを簡素化できます。ファイルにキーワード タグ(「テンプレート」など)を付けることもできるため、ほんの数秒で目的のファイルを見つけ出すことができます。誰かがファイルを更新した場合には、すべてのデバイスで自動的に同期されるので、数字や詳細情報が最新かどうかを心配する必要はありません。ファイルが誤って削除されても、迅速に復元できます。そのため、誰もがセールス活動に費やす時間を増やし、パニック状態に陥る時間を減らすことができます。

 

すべてのファイルにどこからでも安全にアクセス

整理されたファイル管理システムを構築したら、外出先やオフィス、自宅のソファなど、作業場所に関係なく Dropbox でファイルを開いて編集できます(Wi-Fi がなくても心配ありません。ドキュメントはオフラインでアクセスすることもでき、オンラインに戻ったタイミングで変更が反映されます)。また、ファイルは常に安全な状態に保たれ、さらにパスワード保護で機密性を強化したり、有効期限を設定したりすることもできます。

 

ドキュメントの分析情報を追跡し、先手を打つ

DocSend を利用すると、セールス担当者はページごとに分析情報をチェックし、見込み客の目を引いたものがあるかどうかを確認できます。また、さまざまなバージョンの資料をテストして、そのパフォーマンスを測ることができます。セールス チームはこうした情報を得ることで、最適な戦略とアプローチを駆使して良好な成績を維持できます。

 

電子署名で契約と採用をスピードアップ

セールス チームは頻繁に契約書を作成し、契約を確定させるための署名を取得しています。セールス ワークフローで依然として紙に依存している場合、大量の時間を浪費してしまう可能性があります。SOW や NDA のような一般的な契約書で HelloSign のテンプレートを利用すれば、生産性が向上します。新しい顧客に出会うたびにフォームを書き直すのではなく、数クリックでフィールドを調整するだけで、ドキュメントを送信して署名をもらうことができます。署名ステータスを追跡できるので不要な電話をかける必要がなく、またフォローアップのリマインダーを自動で送ることもできます。

 

新しいチーム メンバーを追加する場合は、HelloSign から契約書を送信して電子署名を依頼することで、採用プロセスがスピーディーで簡単になり、意中の候補者からすぐに入社承諾の返事を得ることができます。その後、すべてのオンボーディング ドキュメントを Dropbox フォルダに保存して整理しておけば、新しいメンバーはスムーズに最新情報を把握し、短期間でセールス フローに参加できます。