En tant que responsable commercial, vous voulez évidemment tout faire pour aider votre équipe à réussir. Il est relativement facile de se concentrer sur les objectifs principaux et les indicateurs de performance clés, mais ce qui peut ralentir votre équipe, ce sont les petits détails du quotidien qui l’empêchent de donner le meilleur d’elle-même.
Problèmes liés au contrôle des versions, difficultés d’accès aux dernières grilles tarifaires, mauvaise communication entre les membres de l’équipe... En créant un système de fichiers simple et cohérent, vous pourrez résoudre tous ces problèmes. Voici comment les outils et fonctionnalités Dropbox peuvent aider les membres de votre équipe à sauvegarder et à partager des documents tout en restant sur la même longueur d’onde.
Faciliter la recherche des documents des clients
Vos représentants commerciaux sont-ils constamment à la recherche de courriels concernant les dernières fiches techniques à jour? Simplifiez le processus en créant un dossier par client pour y regrouper tous les documents appropriés, notamment les fiches techniques, les propositions ou les contrats. Vous pouvez même ajouter des étiquettes à vos fichiers (avec des mots clés comme « modèles »), pour vous permettre de trouver le bon fichier en quelques secondes. Lorsqu’un utilisateur modifie un fichier, ce dernier est automatiquement synchronisé sur tous les appareils. Votre équipe n’a plus à se demander si elle a bien accès aux chiffres ou aux détails les plus récents. Et si un fichier venait à être accidentellement supprimé, vous pouvez rapidement le récupérer. Tout le monde peut ainsi se concentrer sur ses arguments, sans paniquer.
Accéder à tous vos contenus, où que vous soyez, de façon sécurisée
Une fois que vous avez un système de fichiers organisé en place, les membres de votre équipe peuvent ouvrir ou modifier les fichiers dans Dropbox, où qu’ils se trouvent : sur la route, au bureau ou sur leur canapé. (Et pas d’inquiétude s’ils ne trouvent pas de connexion Wi-Fi : les documents sont accessibles hors connexion, et les modifications sont appliquées lorsqu’ils sont de nouveau en ligne.) Autre petit avantage : les fichiers restent protégés, et vous pouvez ajouter un niveau de confidentialité supplémentaire avec la protection par mot de passe ou définir des délais d’expiration pour les fichiers.
Suivre les statistiques sur les documents pour garder une longueur d’avance
Avec DocSend, vos commerciaux peuvent consulter des statistiques page par page pour savoir si un élément précis a capté l’attention d’un prospect ou tester différentes versions d’une présentation pour mesurer les performances. Armées de ces informations, vos équipes peuvent affiner leur stratégie et leur approche pour continuer à conclure des ventes.
Accélérer la conclusion des contrats et le recrutement avec la signature électronique
Votre équipe est constamment en train de rédiger des contrats et de courir après les signatures qui permettent de finaliser les ventes. Si le processus de vente repose encore sur le papier, votre équipe peut perdre beaucoup de temps. Améliorez la productivité en utilisant les modèles fournis par Dropbox Sign pour les contrats courants comme les cahiers des charges et les accords de confidentialité. Plutôt que de créer des formulaires pour chaque nouveau client, vous pouvez régler les champs et envoyer les documents pour signature en quelques clics. Les commerciaux peuvent ensuite suivre l’état des signatures (et éviter ainsi les appels inutiles), et automatiser l’envoi des rappels.
Un nouveau membre va venir rejoindre les rangs de votre équipe? Accélérez et simplifiez le recrutement en envoyant les contrats pour signature électronique avec Dropbox Sign : vos candidats favoris vous diront « oui » plus rapidement. Ensuite, stockez et organisez tous vos documents d’intégration dans des dossiers Dropbox afin que vos nouvelles recrues puissent commencer à vendre plus rapidement.
