Como responsable de un departamento comercial, harás todo lo que esté en tu mano para que el equipo tenga éxito. Centrarse en los grandes objetivos e indicadores clave de rendimiento es fácil, pero, a menudo, son los pequeños detalles del día a día los que hacen que el equipo se atasque y no pueda rendir al máximo.
Los problemas con el control de versiones, la dificultad de encontrar la hoja de precios más reciente y una comunicación deficiente entre los miembros del equipo desaparecen con un sistema de archivos sencillo y bien cohesionado. Te explicamos de qué manera las funciones y herramientas de Dropbox pueden ayudar a tu equipo a guardar y compartir documentos, además de a trabajar en sintonía.
Ayuda al equipo a encontrar los documentos de los clientes
¿Tus representantes siempre están buscando en el correo las hojas de precios actualizadas? Si quieres ponérselo más fácil, crea una carpeta para cada cliente y añade los documentos correspondientes, como las hojas de precios, las propuestas o los contratos. Incluso puedes etiquetar archivos con palabras clave (por ejemplo, “plantillas”) para que encuentren los archivos que estén buscando en cuestión de segundos. Cuando alguien modifique un archivo, este se sincronizará automáticamente en todas partes para que el equipo siempre trabaje con los números o detalles más recientes. Además, si se elimina un archivo sin querer, podrás recuperarlo rápidamente. Gracias a estas ventajas, todo el mundo podrá dedicar más tiempo a hacer presentaciones y trabajará más tranquilo.
Accede a todo el contenido desde cualquier lugar y con seguridad
Con un sistema de archivos organizado funcionando, tu equipo podrá abrir o editar archivos en Dropbox desde cualquier lugar en el que haya que trabajar, como de camino a otro sitio, en la oficina o incluso desde el sofá. Si alguien no dispone de conexión wifi, no pasa nada, ya que se puede hacer que los documentos estén disponibles sin conexión. De este modo, los cambios se harán cuando vuelva a haber conexión. Otra ventaja es que los archivos siempre están protegidos. Además, puedes añadir la protección con contraseña o establecer fechas de vencimiento para reforzar la seguridad.
Haz un seguimiento de los análisis de documentos y ve un paso por delante
Con DocSend, los representantes podrán consultar análisis por página para ver si un cliente potencial se ha fijado en algo concreto o probar diferentes versiones de una presentación de diapositivas y así medir los resultados. Gracias a esta información, el equipo podrá optimizar la estrategia y el enfoque que sigue para que las ventas no paren.
Agiliza los acuerdos y la contratación con firmas electrónicas
Tu equipo siempre está redactando borradores de contratos e intentando que se firmen los acuerdos para cerrarlos. En un flujo de trabajo de ventas que funciona con documentos en papel, este proceso puede llevar muchísimo tiempo. Puedes mejorar la productividad usando plantillas de Dropbox Sign para los acuerdos más habituales, como los enunciados de trabajo y los acuerdos de confidencialidad. En lugar de volver a redactar un borrador de formulario para cada cliente nuevo, es posible ajustar los campos de formulario y enviar los documentos para que se firmen en unos pocos clics. Los representantes podrán llevar un seguimiento del estado de firma, ahorrarse llamadas innecesarias y automatizar recordatorios de seguimiento.
¿Hay que incorporar a un nuevo miembro del equipo? El proceso de contratación puede ser rápido y llevadero. Envía contratos para que se firmen electrónicamente con Dropbox Sign y verás que tus candidatos favoritos aceptan más rápido. Después, guarda y organiza todos los documentos de incorporación en carpetas de Dropbox para que las nuevas incorporaciones puedan prepararse y empezar a vender en menos tiempo.
