メール管理とは
メールはとても便利なツールです。メールがなければ、私たちは途方に暮れてしまうかもしれません。ただし、メールにはたくさんの利点がある一方、時間を浪費する原因になり得るという欠点があります。受信箱を開き、50 通以上の新規メールを目にしたとき、何も見なかったことにする誘惑に駆られた経験はないでしょうか。受信箱を整理せずに放置しておくと、仕事をするときの心理状態に悪影響が及び始めます。作業を 1 つ後回しにするだけでも、先延ばしの癖が身に付くきっかけになりかねません。
私たちは何のためにメールを使っているのか、改めて考えてみましょう。顧客とのやり取りにはメールが欠かせませんし、各種サービスへのログインにもメール アドレスを使います。しかし多くの物事がそうであるように、メールにも、それに代わるもっと効率的な手段があるはずです。たとえば Dropbox がその 1 つです。Dropbox を使うと、チームでの作業がもっと簡単に、スマートになります。既存のワークフローに簡単に組み込んで、共同作業や編集作業、ファイル共有の手間を軽減できます。
ここでは、Dropbox を使って作業プロセスを改革し、チームの生産性アップと共同作業の効率化を図る方法をいくつかご紹介します。大容量ファイルの送信や共同編集、古いドキュメントの改訂にメールが必要だとお考えなら、この機会に、本当にそうかどうかを再考しましょう。
フィードバックの共有
Dropbox では、作業中のドキュメントに直接注釈を書き加え、それがどの文章、あるいはどの単語を指しているのかをわかりやすく示すことができます。チーム メンバーは、ドキュメントをスクロールするだけでフィードバックを確認でき、指摘に応じた変更を加えることができます。コメントに対しては、解決のマークや返信を付けることができ、すべてのメッセージは同じドキュメントに保存されます。これらのコメントは Dropbox によってわかりやすくまとめられ、関係者にメールで通知されるので、重要な変更を見逃すことがなく、またコメントごとにメールが届く煩わしさもありません。さらに特定のユーザーに @メンションすることで、たとえば法務担当者などに特定の編集箇所を直接見てもらうことができます。ドキュメント全体の中から必要な場所を探し出してもらう必要はありません。
大容量ファイルの送信
大容量ファイルをメールで送るのは何かと面倒です。サイズ制限に引っかかっていないか、ファイル形式に問題はないか、相手はきちんとダウンロードできるかなどを気にしなくてはなりません。ファイルのやり取りに Dropbox を利用すれば、このような心配をせずに済みます。Dropbox なら、ファイルを安全に共有できるだけでなく、幅広いファイル形式を扱うことができます。長時間の動画ファイルも簡単に送信でき、Dropbox 上で再生可能、しかもサイズを圧縮できるので、読み込みに時間がかかりません。もちろん、オリジナルの解像度でダウンロードすることもできます。外出先で Wi-Fi を使用できない場合には、特に便利な機能です。
何でも共有
Dropbox では、ファイルやフォルダ、画像やドキュメントなどあらゆるコンテンツを整理し、オンラインで安全に保存できます。このため、USB フラッシュ ドライブを持ち歩く手間がなくなり、大切なファイルをオフィスに忘れてきてしまったという事態に悩まされることもなくなります。インターネットに接続できさえすれば、自分のファイルにアクセスできます。またリンク共有の機能を利用すると、数クリックの簡単操作で誰にでもファイルへのアクセスを許可できます。リンクにはパスワードと有効期限を設定できるので、誰かが偶然ファイルにアクセスすることもなく、必要以上に長期間ファイルへのアクセスを許可してしまうこともありません。
コラボレーション
コラボレーションは、Dropbox の中核となるテーマです。Dropbox にドキュメントを保存しておけば、メールを何度もやり取りせずに、チームで簡単に作業できます。変更やコメント、フィードバックはリアルタイムで反映されるので、メール使用時のように宛先に指定されたメンバーだけでなく、チーム全員が明確に状況を把握できます。
Dropbox は、クライアントや顧客など外部関係者とのやり取りにも適しています。相手が Word の最新バージョンを所有しているかどうかを確認したり、.doc、.docx、PDF など、ファイル形式はどれにすべきかを気にする必要はありません。Dropbox 上のドキュメントをクリックするだけで中身を閲覧できます。延々と続くメールのやり取りが不要になり、社内のチームも顧客も、スピーディーに共同作業できます。たとえば Dropbox を愛用するベン＆ジェリーズ社の担当者は、「Dropbox Business は、無駄なやり取りをなくすために中心的な役割を果たしてくれています」と話しています。
メール管理のその他のヒント
作業によっては、どうしてもメールでのやり取りが必要ということもあるでしょう。そのような場合に、うまくメールと付き合うヒントをご紹介します。
メール チェックの頻度を減らす
勤務時間中、新着メールを知らせる通知にたびたび目が行っていませんか？もしそうなら、1 日のうちでメールをチェックする時間を決め、通知のたびに視線が行くことのないようにしましょう。Microsoft Outlook などのメール プラットフォームをブラウザでのみ使うようにすれば、普段はタブを閉じておき、あらかじめ決めておいたメール チェックのときだけタブを開くという使い方ができます。適切なメール チェックの頻度は仕事のスケジュールによって異なりますが、1 日の特定の時間が来るまではメールを気にする必要がなくなるので、その間は別の作業に集中しやすくなります。
メール処理は、それ自体が 1 つのタスクです。他の日常的なタスクと同じように扱いましょう。つまり、日々のミーティングやビジネス ランチと同様、To-do リストに記載してタスク管理の対象にすべきです。
添付ファイルを保存する
たった 1 つの添付ファイルを探して、数週間分、時には数か月分のメールを見返すのは大変です。もちろん、Dropbox でファイルを共有すればこの問題は完全に解決できますが、Dropbox を有効活用するためにファイル共有が必須ということはありません。メールで添付ファイルを受け取ったら、すぐにダウンロードして適切な名前を付け、それから Dropbox フォルダにアップロードしましょう。こうすることで、後から簡単にファイルを参照、共有することができます。
メール サービスによっては、一定期間が経過した古いメールが自動的に削除される場合がありますが、1 年前に受け取った添付ファイルが急に必要になることもあります。そうした場合に備えて、添付ファイルは安全な場所に保存しておきましょう。
メールを整理する
読まないとわかりきっているニュースレターやプロモーション メールは登録を解除してしまいましょう。プライベートなメール アカウントなら宣伝メールで一杯になってしまっても問題ないかもしれませんが、仕事用のアカウントでは大切なメールを見逃す原因になりかねません。
メールの返信はできるだけ早く
メールは絶えず届くものです。メールがひっきりなしに届いていると、うっかり返信を忘れてしまうことがあります。メールを読み終えたらすぐに返信する習慣を付けましょう。相手が質問をしているのなら回答を送り、すぐには答えられない場合は後で回答すると返信します。スムーズに行けば、相手がそのメールを読み、返信してくるまでに、回答を用意できるでしょう。
フィルタを活用する
メールは、種類別のフォルダに分類すると便利です。たとえば、プロジェクト別のフォルダを作成するか、「請求書」、「人事」、「社内親睦」、「その他」など内容別のフォルダを作成します。ほとんどのメール クライアントには、ルールに基づくフィルタを作成する機能が用意されており、特定の単語を含む受信メールを特定のフォルダに振り分けることができます。アドレスに「@example.com」を含むメールはそのドメイン専用のフォルダに、「クリスマス パーティ」という単語を含むメールは「社内親睦」フォルダに振り分けるといった具合です。
「メールにはわかりやすい件名を付けるべき」とよく言われますが、これはフィルタをうまく機能させるためにも重要です。適切な件名が付いていれば、メール クライアントが正しくメールをフィルタリングできるので、メールがスパム扱いされるのを防ぐことができます。
