DocSend を使った 5 つの簡単なステップで契約を締結

Dropbox が提供する DocSend は、メールの添付ファイルやバージョン管理の問題を解消し、ドキュメントを分析する機能と安全に共有する機能をすべて 1 つのリンクで実現する製品です。DocSend を使えば、セールスチームと運営チームは、いつ、どのように取引を進めるのがベストかを知ることができるので安心です。

プレゼン資料や営業提案書を無事に送れたとしても、まだ取引は始まったばかりです。次に何が起こるかを読み切れないために取引が暗礁に乗り上げてしまうことは、数え切れないほどあります。では、書類の閲覧状況とタイミングをしっかりと分析することで、戦略的にクライアントをフォローアップし、契約締結のプロセスをより的確にコントロールできるようになるとしたらどうでしょうか。

Dropbox の製品である DocSend は、メールの添付ファイルやバージョン管理の問題を解消し、ドキュメントを分析する機能と安全に共有する機能をすべて 1 つのリンクで提供することで、これを実現します。

営業担当者と運営チームは、高度なセキュリティと分析機能を備えた直感的なプラットフォームを通じて、重要なファイルを管理、送信、追跡できます。

Dropbox 内のドキュメントへのリンクを作成してメールで共有する手順を示す GIF。

ステップ 1. ドキュメントを DocSend にアップロードする

Dropbox や他のプロバイダから DocSend にファイルを簡単に移動できます。アカウントへの接続は数秒で完了し、ファイルのアップロードは高速でシンプルかつスムーズに行われます。

Dropbox に接続します。DocSend と Dropbox のリンクは数回のクリックで完了します。Google ドライブ、Box、Microsoft OneDrive のアカウントを接続することもできます。
ファイルは DocSend にすぐ送信できます。接続すると、DocSend 内でファイルディレクトリ全体を確認できます。任意のドキュメントをダブルクリックすると、すぐにアップロードされます。
ビジネスドキュメントをアップロードします。契約書、提案書、価格表をすべて一括で送信できます。DocSend は、すべての主要なファイル形式に対応しています。

ドキュメントを Dropbox にアップロードして、そのドキュメントへのリンクを作成する手順を示す GIF。

ステップ 2. ドキュメントの制限を設定および更新する

取引の交渉では、ビジネス上の機密資料を共有することが多いので、セキュリティとアクセス制御は常に最優先課題です。契約書や価格表などの機密資料には、高度なオプションと制限を加えることで、ドキュメントのセキュリティを強化することができます。

機密文書をパスワードで保護します。パスワード保護機能を使用すると、提案書のリンクに有効期限を設定したり、更新契約書をパスコードで保護したりできます。
閲覧者情報を参照して、コンテンツにアクセスしているユーザーを確認します。高度な閲覧者確認オプションを使用すれば、誰がコンテンツを見ているかを確認することができます。このオプションを有効にすると、リンクを開いたユーザーは、ファイルにアクセスするために自分のメールアドレスを送信する必要があります。
透かしを使って機密性の高いコンテンツの管理を強化できます。ドキュメントに独自の透かしを入れる、透かしの自動挿入機能を利用するなどの方法で、非常に機密性の高いコンテンツをより詳細に制御できます。自動挿入する透かしには、メールアドレスや IP アドレス、アカウント名、日付、時刻など、訪問者の要素を自動的に反映させることができます。

Dropbox 内のドキュメントへのリンクを作成する際に有効期限と［Allowed Viewers］の権限を設定する手順を示す GIF。

ステップ 3. コンテンツを安全に共有し、アクションを促す

ビジネスパートナー関係は、あらゆる取引の核となるものです。ブランドを設定したディールルームやデータルームを作成してカスタマイズし、DocSend でのコンテンツ整理に個性を発揮することができます。

必要な数のドキュメントへのアクセス権を安全かつ簡単に付与します。提案書を 1 通だけ送信することも、ディールルームを作ってコンテンツをまとめて共有し、さまざまな関係者と一度に共同作業することもできます。頻繁に共有されるセールス資料を独自の巧みな方法で取りまとめて、すべてのドキュメントへのアクセスを 1 つのリンクで共有できます。

Dropbox 内のドキュメントへのリンクを作成してから、メールにコピー & ペーストする手順を示す GIF。

ステップ 4. ドキュメントを追跡し、フォローアップする

ドキュメントを詳細に分析して情報を把握することで、それぞれに誰が関与し、組織内の他のユーザーと共有しているかが明らかになります。どの点に対して、提案書や契約書に関する質問のフォローアップに時間をかけるべきかもわかります。

ドキュメント分析を利用して、より積極的にフォローアップします。ページごとの分析により、ユーザーがどのページに最も多く時間をかけているか（または完全に読み飛ばしているか）を即座に把握できます。たとえば、見込み客が価格設定の選択肢 A に大半の時間を費やしていることに気付いたら、営業担当者は見込み客に積極的に連絡して、質問を確認し、フォローアップのために詳細情報を提供できます。
リアルタイム追跡により、関心を持っている（新しい）関係者を特定します。共有リンクのドキュメントが表示されるたびに通知が届き、ドキュメントに設定した制限のレベルに基づいて、取引の状況や実際の意思決定者が誰であるかを詳しく知ることができます。提案に関心を持っている人を把握することで、適切な取引だけに集中して時間をかけることができます。

Dropbox のピッチ資料ダッシュボードでドキュメントを追跡する手順を示す GIF。

ステップ 5. 取引をより早く成立させる

これまでは、販売プロセスの中で複数の人の意見やフィードバックをバランスよく取り入れるには、関係者が一堂に会し、最終案に向けて詳細な議論をするしかありませんでした。もう、そんな必要はありません。瞬時のフィードバック機能や電子署名機能により、すぐにアクションを行い、契約締結のサイクルを短縮することができます。

リアルタイムのフィードバックで交渉をスピードアップします。DocSend は、コメントやドキュメントの更新を瞬時に取り込み、ドキュメントにアクセス可能なすべての人にその変更内容を共有します。そのため、全員が常に最新バージョンのドキュメントと変更内容を把握できます。
電子署名で契約締結までの時間を短縮します。最初に NDA を交わしてから取引が成立するまで、あらゆる段階で共有するドキュメントに電子署名を追加すれば、契約締結のプロセスがスピードアップします。署名されたドキュメントは、DocSend アカウントの履歴ビューと監査ビューですべて安全に追跡できます。