Apa itu Eisenhower Matrix?
Menjadi tidak produktif itu bukan hal yang diinginkan oleh siapa pun, apalagi di tempat kerja. Namun, seiring hari berjalan dan Anda mulai menangani permintaan mendesak, daftar tugas Anda pun semakin bertambah, sehingga Anda semakin sulit menjaga komitmen atas produktivitas tersebut. Jika Anda melewatkan tenggat waktu yang penting atau kesulitan mengikuti proyek jangka panjang, mengetahui cara memprioritaskan tugas dapat menentukan apakah Anda akan tertinggal atau menjadi unggul. Di sinilah Eisenhower Matrix berperan.
Memahami Eisenhower Matrix
Eisenhower Matrix—juga dikenal sebagai Kotak Eisenhower atau Matriks Penting—adalah kerangka kerja sederhana untuk memprioritaskan tugas-tugas dan mengelola beban kerja. Matriks ini diambil namanya dari Dwight D. Eisenhower, jenderal bintang lima dan presiden Amerika Serikat yang ke-34. Eisenhower dikenal karena tingkat produktivitasnya yang luar biasa, sebegitu tingginya sehingga pendekatannya atas penetapan tujuan dan manajemen waktu telah dipelajari secara komprehensif oleh banyak orang, salah satunya adalah Steven Covey. Dalam bukunya “The 7 Habits of Highly Effective People,” Covey mengemas ulang ide-ide Eisenhower menjadi alat bantu sederhana untuk memprioritaskan tugas: Eisenhower Matrix.
Jadi, apa itu Eisenhower Matrix? Pada intinya, matriks ini adalah sebuah strategi yang memungkinkan Anda menerapkan kutipan berikut dari Eisenhower: "Saya memiliki dua jenis masalah, masalah yang mendesak dan penting. Yang mendesak tidak penting, dan yang penting tidak pernah mendesak". Yang perlu Anda lakukan hanyalah mengevaluasi tugas-tugas Anda sesuai hal yang mendesak dan penting.
Bagaimana cara kerja Kotak Eisenhower?
Bisnis dan individu dapat menggunakan Matriks Eisenhower untuk merencanakan, mendelegasikan, memprioritaskan, dan menjadwalkan tugas harian atau mingguan. Dengan menetapkan tugas ke salah satu dari empat kuadran di bawah ini, Anda dapat menentukan seberapa mendesak tugas itu dan mengupayakan penanganannya dengan benar:
- Kuadran Pertama: Mendesak dan penting (tugas-tugas yang diselesaikan dengan segera)—ini adalah tugas-tugas untuk “didahulukan” yang sangat penting untuk ditangani sesegera mungkin. Tugas ini biasanya permintaan di menit-menit akhir yang muncul karena situasi yang tidak diperkirakan. Secara umum, tugas-tugas seperti ini harus diselesaikan dengan segera atau pada hari yang sama. Contohnya adalah mengambil alih pekerjaan proyek karena rekan kerja yang sakit atau menangani situasi darurat yang tidak diperkirakan sebelumnya, seperti gangguan pada rantai pasokan.
- Kuadran Kedua: Penting, tetapi tidak mendesak (tugas-tugas yang dijadwalkan untuk dikerjakan belakangan)—ini adalah tujuan/tugas jangka panjang yang penting, tetapi tidak memiliki tenggat yang pasti, jadi Anda bisa menjadwalkannya untuk diselesaikan belakangan. Contohnya adalah mencapai kualifikasi profesional atau merencanakan target bisnis jangka panjang, seperti pengurangan anggaran.
- Kuadran Ketiga: Mendesak, tetapi tidak penting (tugas-tugas yang dapat didelegasikan kepada orang lain)—tugas-tugas ini perlu diselesaikan dengan segera, tetapi mungkin tidak cukup penting untuk menyita perhatian Anda. Artinya, tugas-tugas ini dapat didelegasikan kepada anggota tim yang lain. Contohnya adalah pekerjaan rutin, atau rapat/panggilan telepon yang terlalu lama dan tanpa tujuan yang jelas.
- Kuadran Keempat: Tidak mendesak dan tidak penting (tugas-tugas yang perlu dihilangkan)—tugas-tugas ini adalah gangguan dan sebisa mungkin harus dihindari. Dalam banyak kasus, Anda cukup mengabaikan atau membatalkan tugas-tugas seperti ini. Contohnya adalah aktivitas sosial atau rehat teh/kopi yang terlalu lama.
Sederhananya, menggunakan Kotak Eisenhower dapat membantu Anda memvisualkan tugas-tugas Anda di dalam konteks tingkat pentingnya (importance) dan kemendesakan (urgency). Saat Anda mulai memikirkan tentang beban kerja Anda dalam konteks ini, Anda akan lebih mudah untuk memastikan mana tugas penting yang harus mendapatkan prioritas dan diselesaikan sesegera mungkin.
Bagaiman cara membedakan hal yang mendesak dan penting?
Tidak ada rumus jitu untuk menentukan perbedaan antara hal yang mendesak (urgency) dan penting (important) saat Anda membuat Matriks Prioritas, namun ini adalah satu hal yang harus dipertimbangkan. Seringkali, perbedaan antara dua kategori ini dalam dunia nyata diputuskan lebih sulit untuk menentukan daripada saat Anda memuat Kotak Eisenhower abstrak. Intinya, tugas-tugas mendesak tidak bisa dihindari dan harus mendapatkan perhatian segera, sementara tugas penting membutuhkan perencanaan ekstra dan berkontribusi pada tujuan jangka panjang. Misalnya, menjawab panggilan telepon dari klien utama adalah hal yang mendesak sementara mengikuti riset terbaru dalam bidang itu adalah hal penting.
Apa keuntungan dari Eisenhower Matrix?
Salah satu keuntungan dari Matriks Penting dari Eisenhower adalah kemudahan implementasinya. Tidak perlu membeli paket perangkat lunak mahal dan Anda tidak harus mengeluarkan waktu signifikan untuk membuat matriks ini. Secara lebih umum lagi, Matriks Prioritas memungkinkan Anda untuk meningkatkan manajemen waktu Anda dengan menetapkan prioritas yang jelas dan tidak rancu. Ini terutama berguna bagi orang-orang dalam manajemen atau memegang posisi kepemilikan, serta pekerja purna waktu yang mungkin harus berjibaku mengerjakan tugas-tugas dari beberapa proyek atau klien berbeda pada satu waktu.
Apa kerugian dari Eisenhower Matrix?
Ada beberapa kekurangan yang terkait dengan Matriks Pemrioritasan. Yang paling signifikan, seringkali sulit menentukan tingkat pentingnya sebuah tugas secara akurat. Ini berarti akhirnya Anda akan mendelegasikan tugas kepada sumber daya yang salah dan mengalami penurunan kualitas. Selanjutnya, Anda harus ingat bahwa bertindak segera tidak selalu mungkin dilakukan saat Anda menangani aktivitas yang mendesak. Kurangnya pengetahuan, kurangnya waktu, dan birokrasi, atau beberapa tugas mendesak/penting dapat membuatnya menjadi tidak mungkin, menjadikan Matriks Prioritas sedikit kurang efektif dalam urusan pengambilan keputusan dan manajemen waktu.
Bagaimana cara menggunakan Kotak Eisenhower untuk mengelola tugas dan beban kerja Anda?
Matriks Mendesak/Penting dapat menjadi titik awal terbaik untuk manajemen pekerjaan dan proyek. Setelah Anda menetapkan tugas pada kuadran yang tepat, Anda dapat mulai mengatur proses manajemen waktu untuk membantu Anda menangani aktivitas penting dengan tepat waktu. Misalnya, Anda dapat menggunakan Dropbox untuk mengelola daftar tugas dengan lebih efektif atau membuat templat kronologi. Anda dapat menggunakan alat manajemen tugas ini untuk memberikan tugas mendesak/tidak penting kepada anggota tim yang lain, sekaligus mengatur tanggal jatuh tempo dan pengingat untuk tugas penting/tidak mendesak yang dijadwalkan untuk dikerjakan belakangan.
Anda mungkin perlu juga mempertimbangkan implementasi alat pengotomatisan di tempat kerja. Pengotomatisan—jika memungkinkan—adalah cara terbaik untuk menangani tugas yang harus dilakukan, tetapi tidak membutuhkan banyak perencanaan atau analisis sebelum Anda bertindak. Dengan menggunakan alat pengotomatisan atau integrasi dalam aplikasi produktivitas Dropbox, Anda dapat “mendelegasikan” tugas Q3 (mendesak, tetapi tidak penting) menggunakan cara yang hemat waktu untuk bisnis Anda. Anda bisa memberikan tugas kepada anggota tim di Dropbox Paper dengan tenggat, atau langsung mengirimnya ke kartu Trello untuk anggota tim dari file Dropbox. Alat analisis konten otomatis bisa membantu Anda menyingkirkan tugas yang banyak menghabiskan waktu dan rentan kesalahan, yang kemungkinan akan menimbulkan hambatan, sehingga memastikan Anda dan tim Anda bisa bekerja lebih produktif di masa mendatang.
Selanjutnya, Anda harus mempertimbangkan perpaduan Kotak Eisenhower dengan pendekatan manajemen waktu lainnya untuk hasil yang lebih baik. Misalnya, Makan Katak (Eat the Frog) Masalah Makan Katak dari ucapan Mark Twain, yang mengatakan "Jika tugasmu adalah memakan seekor katak, sebaiknya lakukan di pagi buta". Dalam bisnis konteks, ini berarti bahwa Anda harus mengatasi tugas paling sulit atau kompleks dulu, sebelum mengerjakan tugas-tugas lebih kecil yang dapat Anda prioritaskan berdasarkan faktor-faktor lain seperti tenggat. Selain itu ada juga metode ABCD, di mana intinya Anda mengambil tugas-tugas Anda lalu memberi huruf atas tugas itu berdasarkan urutan tingkat pentingnya, sebelum menyelesaikannya sesuai urutan itu.
Pemikiran akhir
Kotak Eisenhower dapat menjadi alat bantu yang sangat efektif untuk manajemen tugas dan waktu/ Dengan mempelajari cara memprioritaskan tugas secara efektif, Anda dapat meningkatkan efisiensi di tempat kerja, menghapus kegiatan yang membuang waktu dan menargetkan tujuan jangka panjang sistem.,
