Apa itu PERT?

Untuk manajer proyek yang ingin agar tim bekerja lebih efisien, program PERT dapat benar-benar membantu.

Sejarah Teknik Evaluasi dan Tinjauan Program

PERT adalah singkatan dari "Program Evaluation and Review Technique" (Teknik Evaluasi dan Tinjauan Program), yaitu sebuah program yang telah digunakan oleh berbagai organisasi selama lebih dari 50 tahun. Teknik PERT merupakan sebuah sistem manajemen proyek yang dirancang untuk membantu merencanakan proyek yang besar dan kompleks, yang awalnya dikembangkan pada tahun 1958 untuk digunakan oleh U.S. Navy Special Project Office. Teknik ini dimulai dengan evaluasi program secara keseluruhan, dan menekankan analisis mendalam terhadap setiap program sebelum tanggal dimulainya program. Teknik ini digunakan dalam perancangan rudal Polaris serta Olimpiade Musim Dingin tahun 1968 yang diadakan di Grenoble. Meskipun konsep manajemen yang serupa telah dikembangkan dan diperbaiki sejak saat itu, PERT merupakan teknik yang pertama kali dikembangkan.

Cara kerja manajemen proyek PERT

Seperti yang disebutkan di atas, PERT dirancang untuk diterapkan pada proyek yang sangat kompleks, yang perlu diselesaikan melalui serangkaian tugas dan/atau dijalankan bersamaan dengan proyek lain. Tujuan keseluruhan PERT adalah untuk menyelesaikan proyek secara tepat waktu dan sesuai dengan anggaran, serta menilai dengan tepat lingkup keseluruhannya pada fase pelingkupan.

Pelingkupan untuk proyek PERT Anda

Pelingkupan adalah bagian yang penting dari PERT, karena pada tahap ini Anda membuat rencana aksi untuk proyek Anda. Teknik tersebut mempertimbangkan berbagai hal yang dapat berjalan dengan salah atau memerlukan waktu yang lebih lama daripada yang seharusnya, serta "capaian" utama selama proyek berjalan. Dibandingkan dengan teknik pelingkupan yang biasa digunakan oleh tim Anda, PERT mungkin terlihat sangat mendalam, dan melibatkan semua hal dari manajemen sumber daya hingga kinerja individual. Karena berasal dari dunia militer, metode PERT mengutamakan persiapan, tanpa ada satu pun hal yang terlewatkan.

Istilah PERT untuk pelingkupan

Pelingkupan PERT akan menggunakan istilah-istilah berikut ini untuk mendefinisikan peristiwa penting, waktu, dan sumber daya:

Peristiwa

Peristiwa PERT berlaku sebagai capaian dalam proses Anda. Peristiwa ini sendiri tidak memerlukan sumber daya apa pun: sebaliknya, peristiwa PERT tidak dapat diselesaikan sebelum tugas yang mengarah ke peristiwa ini selesai.

  • Peristiwa PERT berarti dimulainya atau diselesaikannya satu atau beberapa aktivitas
  • Peristiwa pendahulu muncul tepat sebelum suatu peristiwa atau beberapa peristiwa lain
  • Peristiwa selanjutnya muncul tepat setelah suatu peristiwa atau beberapa peristiwa lain

Aktivitas

Aktivitas PERT adalah tugas yang memerlukan sumber daya:

  • Aktivitas PERT berarti melaksanakan suatu tugas yang menggunakan sumber daya Anda, baik berupa waktu, bahan, uang, atau bahkan mesin. Anda tidak dapat melakukan aktivitas PERT sebelum peristiwa yang menandai dimulainya aktivitas tersebut selesai, mis. jika ada suatu hal dalam fase peristiwa sebelumnya yang belum selesai, peristiwa baru tidak dapat dimulai.
  • Sub-aktivitas PERT berarti aktivitas PERT yang dapat dibagi menjadi beberapa tugas yang lebih kecil. Contohnya, aktivitas "menyiapkan cetak biru" dapat dibagi menjadi "menyiapkan cetak biru 1, 2, dan 3" jika aktivitas ini kemungkinan memerlukan beberapa sesi.

Waktu

Waktu PERT adalah kunci dari teknik ini dan dirancang untuk memungkinkan kinerja yang optimal serta kemunduran:

  • Waktu optimistis berarti waktu minimum yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu aktivitas, dengan mengandaikan bahwa segala sesuatu berjalan dengan lancar dan lebih baik daripada yang diharapkan
  • Waktu pesimistis adalah kebalikannya, dan merupakan waktu maksimum yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas, dengan mengandaikan segala sesuatu dapat berjalan dengan salah, dan memang berjalan dengan salah—tanpa memperhitungkan kegagalan total
  • Waktu yang paling memungkinkan berarti nilai tengah antara dua kemungkinan mengenai perkiraan waktu yang diperlukan, dengan mengandaikan bahwa segala sesuatu berjalan seperti biasanya
  • Waktu yang diperkirakan adalah perkiraan penyelesaian, dengan toleransi untuk hal-hal yang berjalan dengan salah, dan harus didasarkan pada acuan waktu rata-rata untuk penyelesaian tugas secara normal

Manajemen

Beberapa istilah lain yang membantu menjelaskan arti penting, perkembangan, dan perkiraan waktu untuk setiap peristiwa atau aktivitas:

  • Alur penentu (critical path) menunjukkan gambaran keseluruhan proyek dari hari pertama hingga tanggal penyelesaian, dan membantu menjelaskan waktu total dalam satuan hari, bulan, atau tahun yang akan dibutuhkan oleh tim Anda untuk menyelesaikan segala sesuatu. Metode Alur Penentu sebenarnya merupakan pendekatan tersendiri yang dikembangkan pada kisaran waktu yang sama dengan PERT, meskipun keduanya terutama digunakan saling terkait.

  • Aktivitas penentu (critical activity) adalah istilah untuk tugas yang tidak boleh melampaui atau menggunakan sumber daya melebihi yang direncanakan. Sesuai namanya, aktivitas penentu sangat menentukan keberhasilan penyelesaian proyek.

  • Float atau slack merujuk pada waktu dan sumber daya yang tersedia selama proyek. Free Float berarti kelebihan pada sumber daya yang Anda miliki apabila tim mengalami keterlambatan, sedangkan slack negatif berarti tugas yang mengalami kekurangan sumber daya.

  • Waktu pendahulu (lead time) adalah waktu di mana peristiwa pendahulu harus diselesaikan sebelum beralih ke peristiwa lain.

  • Waktu tunda (lag time) adalah waktu tercepat dari sebuah peristiwa untuk mengikuti peristiwa lainnya.

  • Percepatan (fast tracking) adalah ketika tim Anda memutuskan untuk menjalankan tugas penentu bersamaan dengan tugas lain untuk mempersingkat alur penentu secara keseluruhan.

  • Menerobos (crashing) alur penentu berarti Anda memberikan sumber daya tambahan ke dalam aktivitas alur penentu, sehingga mempersingkat waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya, dan memperpendek alur penentu.

Langkah-langkah perencanaan proyek PERT

Setelah Anda mengetahui semua istilah utama tersebut, berikut ini adalah cara untuk menerapkannya:

  1. Mengidentifikasi tugas: Anda harus menentukan semua tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek, yang mungkin agak memakan waktu. Namun, jika Anda memiliki suatu proyek yang kompleks, kuncinya adalah mengetahui gambaran keseluruhan proyek tersebut sejak tahap awal.

  2. Menentukan urutan yang tepat: Tentukan urutan terbaik untuk mencapai hasil yang optimal dari masing-masing tugas, dan ingatlah bahwa Anda dapat menjalankan beberapa tugas secara bersamaan. Atur dependensi tugas dengan urutan yang masuk akal.

  3. Memperkirakan waktu: Pikirkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugas, dan tentukan waktu optimistis, waktu pesimistis, dan ekspektasi waktu.

  4. Membuat diagram PERT: Buat tampilan visual dari proyek Anda.

  5. Menentukan float: Pastikan bahwa Anda mengetahui berapa banyak sumber daya yang akan dibutuhkan oleh masing-masing tugas.

  6. Membuat perkiraan alur penentu: Berdasarkan kerangka kerja Anda hingga tahap ini, tentukan tanggal penyelesaian total.

Merencanakan tugas di PERT

Tabel PERT akan membantu Anda mencatat urutan waktu dan aktivitas. Tabel ini bukan hanya berguna dalam tahap perencanaan, tetapi juga merupakan jadwal yang dapat menjadi acuan Anda selama proyek. Di bawah ini adalah contoh tabel PERT:

  Waktu          

Aktivitas

Deskripsi

Aktivitas Pendahulu

Optimistis

Normal

Pesimistis

Ekspektasi

0

Tanggal mulai

 

0

0

0

0

A

Pemilihan staf

0

10

15

20

15

B

Pemilihan alat

0

5

10

15

10

C

Pembuatan cetak biru

A

10

12

18

12

D

Penyiapan staf

A

7

10

15

10

E

Memasang alat baru

B, C

48

72

96

72

Membuat diagram jaringan PERT

Setelah tabel Anda dibuat, Anda bisa membuat diagram PERT yang terkait. Diagram ini berfungsi seperti diagram alir untuk memberikan petunjuk visual yang jelas mengenai urutan proyek. Anda juga bisa menggunakan diagram Gantt digital. Diagram Anda harus terdiri dari simpul-simpul, dan masing-masing simpul menjelaskan sebuah aktivitas serta waktu optimistis, pesimistis, dan ekspektasi.

Berikut ini adalah contoh diagram jaringan PERT lengkap.

Kelebihan dan kekurangan teknik PERT

Seperti yang Anda lihat, teknik PERT, bahkan pada fase perencanaan, bukanlah pekerjaan yang mudah. Anda dan tim Anda harus berpikir dengan saksama apakah teknik ini adalah teknik manajemen terbaik untuk proyek yang Anda pilih. Secara umum, pendekatan PERT tidak terlalu dapat disesuaikan dengan kebutuhan proyek kecil. Selain itu, jika Anda mencoba menerapkannya pada proyek yang cukup sederhana, Anda mungkin akan mengalami situasi "makin banyak yang ikut campur, makin rumit masalahnya". Pertimbangkan kelebihan dan kekurangan berikut ini sebelum menggunakan metode ini:

Kelebihan teknik PERT

  • Menciptakan visual yang jelas dan mudah dipahami mengenai proyek secara keseluruhan
  • Memungkinkan analisis mendalam mengenai sumber daya dan kinerja proyek sebelum proyek dimulai
  • Menentukan alur waktu yang jelas untuk pendekatan yang terstruktur
  • Membantu menumbuhkan akuntabilitas karena setiap orang memiliki peran dan pengaturan waktu yang ditentukan dengan jelas
  • Mempertimbangkan keterlambatan
  • Dapat mendorong anggota tim melalui rencana kolaborasi yang jelas
  • Dapat menghasilkan penyelesaian proyek dengan lebih cepat karena setiap orang mengetahui apa yang harus dilakukan dan kapan harus melakukannya, mis. tidak ada hambatan karena harapan yang disampaikan dengan buruk

Kekurangan teknik PERT

  • Setelah Anda mulai merinci setiap aktivitas yang diperlukan, jumlah tugas Anda mulai menjadi sangat banyak
  • Tidak terlalu sesuai diterapkan untuk proyek yang kecil dan tugas yang sederhana
  • Struktur dan bagan dapat membantu menunjukkan harapan, tetapi bukan status nyata
  • Harapan tidak selalu menjadi kenyataan ketika proyek berjalan
  • Administrasi yang meningkat drastis pada fase pelingkupan
  • Perkiraan waktu dapat terasa menekan dan tidak kondusif untuk tugas kreatif

Apakah teknik PERT sesuai untuk Anda dan tim Anda?

Jika proyek Anda melibatkan bayak orang dan banyak tugas, menggunakan diagram jaringan PERT sebagai cetak biru akan memberikan alat manajemen proyek yang andal untuk semua orang, yang dapat mereka gunakan sebagai dasar untuk menjalankan proyek. Dengan demikian, jika proyek Anda tidak terlalu rumit, Anda mungkin hanya akan mempersulit keadaan dan menyia-nyiakan waktu yang berharga untuk menentukan cakupan suatu hal yang tidak memerlukan terlalu banyak rincian.

Apa alternatif pengganti PERT?

Jika menurut Anda tim dapat memanfaatkan beberapa konsep PERT tanpa menerapkan metode tersebut sepenuhnya, cobalah mencari alat yang mencakup semangat yang sama dengan pengerjaan dokumen yang lebih sedikit. Dropbox menawarkan alat manajemen tugas yang memudahkan Anda mengetahui apa yang sedang dikerjakan oleh tim Anda. Dengan integrasi aplikasi seperti Xero, Monday, dan Trello, Anda bisa mengelola keuangan, tugas tim, dan mengatasi masalah dengan mudah, semuanya dari dalam Dropbox.

Manajer proyek mungkin merasa bahwa yang benar-benar dibutuhkan oleh tim bukanlah teknik perencanaan yang kompleks, melainkan proses kerja yang diuraikan dengan jelas dan alat untuk mewujudkannya.

Temukan cara bekerja bersama yang lebih baik.

Mulai menggunakan Dropbox Business