Apa itu silo?
Ketika bisnis berkembang, silo dalam organisasi pun meningkat. Jika segala sesuatu berjalan sesuai rencana, setiap anggota tim Anda akan mengikuti perkembangan proyek penting. Dalam kondisi yang ideal, tidak ada kesenjangan komunikasi antar-departemen. Namun, bahkan perusahaan yang paling canggih dan inovatif pun tidak kebal terhadap silo. Meskipun demikian, tidak berarti silo tidak dapat diruntuhkan atau dicegah.
Silo dalam organisasi adalah masalah bagi bisnis besar maupun kecil. Tetapi, apa itu silo? Silo adalah sebuah sistem yang memisahkan jenis-jenis karyawan yang berbeda, biasanya berdasarkan departemen tempat mereka bekerja. Hal ini menimbulkan hambatan yang menghalangi kolaborasi tim dan komunikasi, serta mengurangi efisiensi dan menghambat arus informasi.
Perlu diperhatikan bahwa "silo" tidak sama dengan "tim". Tidak ada masalah mendasar pada organisasi yang memiliki berbagai tim spesialis berskala kecil. Kenyataannya, tim spesialis adalah cara yang baik untuk memperkuat fokus dan meningkatkan akuntabilitas dalam perusahaan. Sebaliknya, silo dalam organisasi berarti bagaimana tim bekerja—dan khususnya bukan secara positif. Ketika tim dikatakan "bekerja dalam silo", berarti mereka tidak terhubung dengan organisasi secara keseluruhan. Akibatnya, timbul kemacetan, kesalahpahaman, dan berbagai masalah lainnya.
Apa salahnya bekerja dalam silo?
Bekerja dalam silo dapat menimbulkan dampak yang buruk pada bisnis Anda. Silo menyebabkan persaingan internal dan dapat menimbulkan kurangnya kepercayaan dalam perusahaan. Hal ini mengakibatkan inefisiensi dan redundansi dalam departemen. Dalam praktiknya, tim-tim berhenti berkomunikasi, umpan balik tidak lagi diberikan, dan kesalahpahaman menggagalkan proyek. Struktur organisasi Anda seketika mematikan inovasi, dan keretakan kecil pada fondasi mulai menjadi tidak teratasi.
Data adalah kunci untuk memaksimalkan pengalaman pelanggan dan mentalitas silo informasi dapat menimbulkan malapetaka terhadap kepuasan pelanggan. Jika tim tidak tergerak untuk menjadikan berbagi informasi sebagai suatu standar, mereka mungkin tidak dapat memanfaatkan data tersebut secara efektif. Akibatnya, meruntuhkan silo dapat berperan penting dalam kesuksesan—atau kegagalan—perusahaan Anda.
Cara meruntuhkan silo dalam organisasi
Setelah Anda mengidentifikasi silo organisasi dalam perusahaan Anda, sekarang waktunya untuk bertindak. Menerapkan solusi jangka panjang yang dapat ditingkatkan sedini mungkin dapat membantu mencegah tempat kerja Anda terkungkung dalam budaya silo yang tertutup dan terpecah-belah. Jadi, bagaimana cara melakukannya? Berikut ini adalah taktik membongkar silo untuk meruntuhkan silo yang tidak dikehendaki dalam organisasi Anda:
Menyampaikan gambaran besar
Dalam banyak kasus, silo dalam organisasi mulai terbentuk ketika karyawan membangun kesetiaan bukan kepada perusahaan, tetapi kepada tim atau manajer mereka. Untuk melawan hal ini, Anda harus membantu tim memahami bagaimana mereka berkontribusi terhadap gambaran besarnya secara keseluruhan, khususnya ketika tim dan pekerjaan mereka sesuai dengan tujuan umum perusahaan Anda. Hal ini memungkinkan tim departemen Anda untuk memandang diri mereka sebagai kesatuan yang bergerak ke arah yang sama, bukan sebagai silo yang mementingkan diri untuk membela kehendak mereka sendiri.
Transparansi dan komunikasi adalah kuncinya, karena kedua hal ini menumbuhkan rasa tanggung jawab bersama di seluruh organisasi. Setelah tim penjualan Anda memahami dengan tepat apa yang terjadi di dalam departemen pemasaran, maka lebih kecil kemungkinannya bahwa mereka akan menyembunyikan sumber daya dan informasi. Pastikan bahwa Anda menyampaikan misi perusahaan melalui semua jenis sarana, sehingga hal ini selalu diingat oleh karyawan Anda.
Atasi silo organisasi dari atas ke bawah
Ketika kita mencari akar masalah silo, penyebabnya selalu kepemimpinan. Jika tim eksekutif Anda tidak berfokus pada tujuan menyeluruh perusahaan Anda, kecil kemungkinannya Anda akan dapat mengatasi silo informasi secara efektif. Namun, setelah kepemimpinan menjadi bagian dari visi tunggal perusahaan dan berkomitmen terhadap konsep perilaku kolaboratif dan kerja tim lintas fungsi, tim Anda akan melakukan hal yang sama.
Apa yang dapat Anda lakukan untuk membentuk sebuah tim kepemimpinan yang menyatu? Sebagai seorang pemimpin, Anda perlu membina lingkungan yang memungkinkan mendorong debat. Berikan kesempatan kepada setiap orang untuk menyampaikan pandangan, untuk memastikan bahwa seluruh tim eksekutif merasa bahwa pendapat mereka didengarkan dan dipertimbangkan. Tetapi setelah Anda membuat keputusan, kepemimpinan perlu mulai bekerja bersama meraih tujuan bersama dalam perusahaan Anda.
Jalin kerja sama antar departemen
Anggota tim harus selalu merasa terikat tidak hanya dengan timnya, tetapi juga dengan organisasi secara keseluruhan. Dengan mendorong kerja sama antar-departemen, Anda bisa memastikan bahwa anggota tim menjalin hubungan yang melintasi batas antar-departemen, sehingga memperkuat koordinasi dan kolaborasi di seluruh organisasi. Selain itu, langkah ini adalah cara yang baik untuk mengatasi inefisiensi operasional yang timbul akibat silo dalam organisasi, seperti pengerjaan ulang atau waktu siklus yang lebih panjang.
Tim lintas fungsi, yaitu tim yang beranggotakan orang-orang dari berbagai bidang fungsi, dapat menjadi sebuah solusi yang baik. Contohnya, sebuah tim lintas fungsi dapat berisi seseorang dari bagian keuangan, seorang desainer, seorang tenaga teknik, seorang tenaga pemasaran, dan sebagainya. Struktur organisasi ini tidak hanya mendorong persinggungan yang positif dan kolaborasi tim di antara para karyawan Anda, tetapi juga membantu mengurangi ketidakterlibatan dan keterpisahan dalam konteks. Hal ini memastikan bahwa sebuah tim dapat menangani sebanyak mungkin siklus hidup pelanggan.
Berikan pelatihan lintas fungsi
Meski spesialisasi itu penting, ada baiknya juga berbagi informasi dan keahlian melalui pelatihan lintas fungsi. Menjadwalkan sesi pelatihan rutin antar-departemen dapat membantu karyawan Anda mengenali sumber daya dan informasi yang dapat berguna untuk departemen lainnya. Pelatihan juga merupakan suatu cara untuk mendorong pengembangan karier, seiring tim semakin memahami aspek apa saja dalam perusahaan yang paling sesuai dengan minat dan keterampilan mereka.
Ada banyak cara lain untuk meruntuhkan batas antar-departemen. Lakukan "sesi hackathon" perusahaan, yang dipopulerkan oleh perusahaan-perusahaan besar di Sillicon Valley. Peserta diajak untuk membentuk kelompok bersama anggota tim dari berbagai departemen, yang akan membantu mengaburkan batas antar-departemen dan meninggalkan pola pikir silo yang memengaruhi banyak perusahaan rintisan teknologi besar.
Bekerja lebih smart dengan Dropbox
Terakhir, ada serangkaian alat kolaborasi yang dapat Anda gunakan untuk mendorong tim Anda berhenti bekerja dalam silo dan bekerja lebih cerdas. Ruang Kerja Smart Dropbox menyediakan ruang kerja tunggal yang tertata, untuk memastikan bahwa semua konten dan alat yang Anda butuhkan dapat diakses dengan mudah. Ruang Kerja Smart menyatukan semua orang yang terkait dengan suatu proyek atau file, dan memberikan peluang untuk memusatkan kolaborasi, bukan memisahkan komunikasi ke dalam berbagai saluran. Anda juga dapat membuat dan membagikan rekaman layar dengan mudah menggunakan Dropbox Capture untuk memastikan pesan dan nada bicara tidak menyimpang. Video terasa lebih personal daripada pdf.
Meruntuhkan silo dalam suatu organisasi bukanlah pekerjaan yang mudah, tetapi bukan juga pekerjaan yang tidak dapat Anda lakukan. Dengan mendorong tim untuk menyatu dalam visi bersama untuk berkolaborasi dengan cekatan, Anda dapat menghapus silo organisasi di tempat kerja Anda, sehingga mempersiapkan perusahaan Anda untuk mencapai kesuksesan yang lebih besar.
