Apa itu Agile methodology?
Sejak awal tahun 2000-an, Agile methodology telah menjadi pendekatan manajemen proyek yang utama bagi banyak organisasi teknologi. Sebagian besar tim pengembangan perangkat lunak dewasa ini sudah menerapkan Agile dalam berbagai bentuk, dan unsur-unsurnya telah banyak diterapkan dalam banyak lingkungan pekerjaan. Kata Agile sendiri kini bahkan semakin populer, karena banyak pemimpin strategis membicarakan tentang perlunya bersikap "agile" atau di dunia bisnis. Namun, apa sebenarnya arti dari menerapkan manajemen proyek Agile dalam bisnis Anda?
Metode Agile adalah proses manajemen proyek yang membagi proyek ke dalam tugas-tugas dan tahapan-tahapan yang lebih kecil. Pemisahan pekerjaan ini memungkinkan tim Agile untuk menyertakan masukan dari pihak-pihak yang berkepentingan, mengevaluasi kembali pekerjaan, dan mengambil pendekatan yang berulang di setiap tahapan prosesnya. Salah satu pendekatan paling umum dalam Agile mencakup pembagian pekerjaan ke dalam fase perkembangan yang pendek, yang dikenal sebagai sprint. Hal ini memungkinkan tim untuk bekerja dengan cepat dan mengevaluasi kembali pekerjaan tersebut dengan manajer dan para pihak yang berkepentingan secara berkala dalam perencanaan yang cepat perencanaan sprint dan scrum harian. Setelah ditinjau, tim proyek dan para pihak yang berkepentingan kemudian dapat melanjutkan pekerjaan atau mengubah rencana untuk sprint mendatang. Dibanding pendekatan manajemen proyek biasa, Agile memprioritaskan kecepatan, fleksibilitas, kerja tim, dan kebutuhan para pihak yang berkepentingan.
Dari mana asal Agile?
Ide di balik Agile muncul di awal tahun 2000-an dan berasal dari sekelompok pengembang perangkat lunak yang menetapkan empat prinsip utama Agile:
- Individu dan interaksi daripada proses dan alat bantu
- Perangkat lunak yang berfungsi daripada dokumentasi yang lengkap
- Kolaborasi pelanggan daripada negosiasi kontrak
- Menanggapi perubahan daripada mengikuti rencana
Nilai-nilai ini termaktub dalam Manifesto Agile yang diluncurkan pada tahun 2001, membentuk pendekatan manajemen proyek yang lincah dan mengubah industri pengembangan perangkat lunak.
Hingga saat itu, Waterfall (Air Terjun) dianggap sebagai pendekatan yang lebih disukai dalam menangani proyek pengembangan perangkat lunak. Meski merupakan sebuah terobosan saat pertama kali muncul di tahun 1970-an, Waterfall menjadi beban di era 2000-an. Pendekatan ini secara krusial melibatkan banyak dokumentasi dan perencanaan yang menentukan bahkan sebelum proyek dimulai. Setelah pekerjaannya benar-benar dimulai, rencana tersebut diikuti secara ketat oleh tim yang terpisah yang seringkali bersifat ego sektoral, sehingga sulit beradaptasi dengan masalah atau perubahan yang dibutuhkan. Sebagai perbandingan, tim yang memanfaatkan metode pengembangan Agile bisa mulai bekerja lebih cepat, beradaptasi dengan masalah saat masalah itu muncul dan secara langsung membuat rencana dengan pelanggan dan pihak-pihak yang berkepentingan.
Mengapa manajemen proyek Agile demikian populer?
Dibanding Waterfall, manfaat Agile cukup terasa bagi perusahaan teknologi di tahun 2000-an. Manfaat dari pengembangan perangkat lunak Agile melebar melampaui dunia pemrograman karena kini banyak industri lain yang memasukkan Agile dalam alur kerja mereka. Lalu, apa yang telah membuat Agile banyak menarik perhatian manajer proyek dan pemimpin bisnis?
Kemampuan beradaptasi
Jantung dari Agile methodology adalah kemampuannya menanggapi perubahan dalam tujuan, lingkungan, atau masalah-masalah proses. Melalui kerangka kerja Agile, kemampuan mengevaluasi pekerjaan yang sedang dilakukan, jadwal, dan kebutuhan proyek diintegrasikan dalam pendekatan ini. Jika seorang pemangku kepentingan ingin mengubah cakupan atau arah sebuah proyek, rapat singkat (scrum), dan perencanaan cepat (sprint planning) memberi kesempatan pada tim untuk mengubah arah pekerjaan mereka. Jika seorang anggota tim menemukan masalah pada tugas yang sedang dilakukan saat itu atau pada bagian dari sebuah proyek yang sedang dikerjakan, maka jadwal proyek dapat disesuaikan agar masalah dapat diatasi dengan cepat. Daripada tim proyek memproduksi sesuatu yang tidak lagi memenuhi kebutuhan pelanggan, Agile memungkinkan Anda untuk berubah arah dengan cepat.
Konsolidasi Pemangku Kepentingan
Dengan tingkatan fleksibilitas seperti ini, Agile juga akan terus relevan dan sejalan dengan kebutuhan dan tuntutan klien dan pelanggan yang selalu berubah. Dalam proyek apa pun, tujuan dan cakupan yang diuraikan di awal proyek kepada tim dan pemangku kepentingan jarang selalu sama. Ini terjadi mungkin karena klien membutuhkan pekerjaan dan kebutuhan tambahan yang tidak diantisipasi, atau kebutuhan pelanggan akhir telah berubah seiring waktu berjalan. Apa pun alasan perubahan rencana yang terjadi pada pemangku kepentingan, Agile memungkinkan Anda untuk lebih tanggap atas perubahan-perubahan itu sehingga Anda dapat menyelesaikan proyek dengan cepat tanpa ada penundaan. Ini akan memastikan sasaran yang harus dicapai bisa memenuhi harapan klien yang berubah, berapa pun jauhnya penyimpangan harapan itu dari harapan yang ada di awal proyek.
Kecepatan
Tentu, Agile methodology tidak akan mengusung nama ini jika karakteristiknya tidak lincah atau gesit. Dengan memilah-milah tugas tim menjadi bagian-bagian kecil, serta memberi mereka periode kerja yang lebih singkat namun jelas, Agile memungkinkan tim Anda berkonsentrasi pada pekerjaan dan bekerja lebih cepat. Di tingkat akar rumput, ini berarti bahwa produk bisa sampai ke pasar atau klien lebih cepat. Namun kecepatan dan kemampuannya beradaptasi inilah yang sebenarnya menjadi inti kombinasi yang membuat Agile menarik perhatian dunia bisnis dari berbagai bidang. Saat masalah muncul, tim Anda dapat mengubah taktik dan mengatasinya dengan cepat. Tidak ada waktu yang dihabiskan untuk kembali melihat rencana atau dokumen awal: Anda mengangkat masalahnya dalam rapat singkat (scrum), menjadwalkannya, lalu menyelesaikan masalah itu. Dengan cara ini, Agile membantu tim tetap fokus pada tugas-tugas individu dan menuntaskannya tepat waktu.
Apa saja tantangan dalam pendekatan Agile?
Meski demikian, Agile bukanlah solusi yang bebas dari kesalahan atau penyalahgunaan. Seperti halnya pendekatan manajemen proyek apa pun, ada hal-hal yang memuat pendekatan ini lebih unggul dan ada pula hal-hal yang perlu dipertimbangkan saat memanfaatkannya. Seperti halnya pendekatan Waterfall, ada kekurangan dan tantangan saat menggunakan Agile yang bisa menghambat pekerjaan jika tidak dikelola dengan baik.
Mengelola cakupan
Dengan kemampuannya beradaptasi dengan cepat pada masalah dan perubahan pada proses, Anda harus memantau proyek dan cakupan proyek secara menyeluruh. Agile memungkinkan Anda mengubah rencana dan bekerja cepat, tetapi beralih antar tugas dengan cepat bisa membuat Anda tidak menyadari kemajuan yang telah dicapai secara keseluruhan. Meskipun tim Anda bekerja dengan efisien, jadwal dapat meleset atau anggaran bisa membengkak apabila daftar tugas yang dihasilkan dalam perencanaan sprint tidak dipantau. Tim dan manajer proyek Agile harus tetap mengetahui cakupan dan peta strategi proyek mereka untuk memastikan bahwa jumlah pekerjaan yang mereka lakukan tidak membengkak tak terkendali.
Penjadwalan
Cakupan bukanlah satu-satunya hal yang dapat membuat tim yang memakai proses Agile menjadi lengah. Saat tim memanfaatkan perencanaan sprint, mereka harus dapat secara luwes mengubah jadwal dan prioritas berdasarkan kebutuhan saat ini. Meskipun demikian, setelah anggota tim mulai berganti dan mengatasi tugas-tugas atau dukungan yang baru dalam berbagai masalah, jadwal harus dapat mengakomodasi hal itu secara fleksibel. Jika Anda memiliki jadwal proyek yang ketat, Anda harus memastikan bahwa perencanaan sprint masih sesuai dengan jadwal waktu yang telah ditetapkan.
Selain itu, meski tim yang mengatur dirinya secara mandiri bisa jadi berpindah-pindah tugas sesuai kebutuhan, mereka pada akhirnya juga harus kembali pada tugas yang diberikan. Pada saat inilah manajer proyek Agile harus mengetahui tugas yang sedang dilakukan oleh tim dan memastikan bahwa tidak ada satu pun yang terlewat. Jika tidak, pekerjaan yang dianggap telah tuntas bisa terlupakan saat melakukan berbagai jenis pekerjaan yang dilakukan dengan cepat.
Komunikasi
Dalam pendekatan lincah (agile), penentuan prioritas dari kerja tim dan tanggapan yang cepat biasanya berarti bahwa komunikasi menjadi hal yang amat penting. Anggota tim harus dapat mengomunikasikan kemajuan yang telah mereka capai hingga saat ini, apakah ada masalah yang muncul dan jika mereka membutuhkan bantuan untuk meringankannya. Komunikasi melalui penyampaian seperti ini harus dilakukan secara berkala di antara seluruh anggota tim, dan harus menjadi masukan secara langsung dalam perencanaan Anda. Terus berkonsolidasi dengan pemangku kepentingan merupakan keharusan mengingat Anda adalah satu-satunya orang yang dapat mengubah rencana jika Anda mengetahui keinginan pemangku kepentingan.
Cara mengimplementasikan proses cepat (agile)
Jika Anda berminat untuk menerapkan metodologi manajemen proyek Agile untuk tim, ada banyak strategi dan praktik yang telah terbukti dan teruji—sprint dan scrum adalah contoh yang paling banyak dikenal. Tentu saja, menggunakan perangkat lunak dan alat manajemen proyek yang tepat juga dapat menentukan sukses tidaknya pendekatan perencanaan Agile. Berikut beberapa proses dan metode yang terpenting untuk mengembangkan dan mengikuti metode Agile:
Melacak tugas Anda
Untuk mengetahui pekerjaan yang perlu diselesaikan dalam sprint berikutnya, Anda harus mengetahui apa saja yang sudah selesai dikerjakan. Karena itu, tim Anda harus menguasai cara melacak kemajuan pekerjaan mereka. Perbaikan atau penyempurnaan backlog (daftar pekerjaan) adalah teknik yang umum dipakai oleh tim Agile. Keduanya berkisar tentang perlunya menciptakan transparansi atau keterbukaan, memprioritaskan hal-hal yang tertunda dan perlu diselesaikan, dan memastikan bahwa hal-hal yang berada di posisi teratas dalam daftar prioritas tersebut siap diselesaikan. Tim rapat cepat (scrum) seringkali memakai dinding perencanaan atau papan Kanban untuk melacak berbagai hal, namun banyak juga yang memilih menggunakan perangkat lunak manajemen tugas. Dropbox memungkinkan integrasi perangkat lunak manajemen tugas seperti Trello, sehingga tim tetap menjalani proses dengan selaras di berbagai aplikasi secara real-time.
Berkomunikasi secara rutin dan efektif
Komunikasi yang baik merupakan dasar dari setiap kerangka kerja manajemen proyek yang lincah. Oleh karena itu, memberi sarana dan kesempatan kepada tim untuk berkomunikasi secara berkala menjadi hal yang sangat penting. Meskipun sprint biasanya dilakukan setiap 2-3 minggu, banyak scrum master melakukan "rapat harian sambil berdiri" dengan timnya untuk mengetahui perkembangan pekerjaan setiap hari. Meskipun dinamika komunikasi secara spesifik bergantung pada Anda dan tim, memakai alat dapat membantu Anda memfasilitasi diskusi seperti ini.
Integrasi dengan aplikasi obrolan real-time dan konferensi video seperti Slack dan Zoom juga dapat membantu Anda saat menyelenggarakan rapat untuk tim dan sesi perencanaan. Anda dapat berbagi file dan mulai berdiskusi secara langsung dari Dropbox. mengurangi waktu yang dihabiskan karena harus beralih antar tab dan topik. Dropbox Capture memungkinkan Anda merekam diri sendiri dan layar Anda untuk berbagi pembaruan penting dengan jelas, alih-alih email dan rapat yang panjang. Ini terutama sangat berguna saat harus berkomunikasi dengan tim yang ada di lapangan, atau dengan anggota tim yang jauh lokasinya.
Berhenti dan mengevaluasi
Dengan Agile, orang bisa tergoda untuk beralih dari satu tugas ke tugas berikutnya, dan menyelesaikan yang satu untuk melakukan tugas yang lain. Namun demikian, kita harus meluangkan waktu untuk melakukan evaluasi/tinjauan dan melihat kembali proses cepat (agile) yang telah dilakukan sebelumnya agar kita tidak memandang sesuatu dengan "kacamata kuda". Meluangkan waktu untuk melakukan evaluasi di akhir setiap pertemuan cepat (sprint) memberi kesempatan kepada anggota tim untuk memikirkan kembali pekerjaan yang telah mereka lakukan dan membuat prioritas.
Evaluasi sprint setelah suatu tugas selesai juga harus dimanfaatkan untuk mempelajari dampak perencanaan pada proyek dalam siklus pelaksanaan proyeknya. Untuk hal-hal tersebut, terus melacak dan mencatat dengan baik semua pekerjaan menjadi sangat penting. Dropbox memiliki fitur kontrol versi bawaan yang dapat membantu mengevaluasi file tim Anda di setiap tahapan perkembangan pada waktu-waktu tersebut. Fitur ini juga dapat dimanfaatkan selama rapat cepat untuk melihat kemajuan masing-masing anggota tim atau mengembalikan perubahan yang mungkin belum disetujui.
Bekerja dengan metode Agile
Bagi banyak bisnis dan manajer, metode Agile telah mengubah cara mereka bekerja dan kesuksesan yang mereka capai. Metodologi ini menjadi motor penggerak proses pengembangan perangkat lunak sejak era 2000-an, dan unsur-unsurnya telah menyebar ke seluruh dunia kerja. Terlepas apakah Anda mempertimbangkan untuk duduk mengikuti scrum bersama tim esok hari atau hanya mengandalkan email, tampaknya metode Agile akan tetap ada.
