Manajemen prospek yang efektif mengubah calon klien menjadi pelanggan setia dengan mengidentifikasi dan memprioritaskan prospek paling potensial, serta memastikan mereka mendapatkan perhatian paling besar. Tindakan ini juga dapat meningkatkan efisiensi, komunikasi, dan fondasi hubungan pelanggan Anda.

Di sini, kami akan menguraikan komponen manajemen prospek penjualan yang efektif, serta menyoroti fitur yang harus dimiliki alat yang Anda gunakan untuk meningkatkan tingkat konversi dan mengembangkan bisnis Anda.

Daftar isi:

1. Mengumpulkan prospek
2. Mengelola data pelanggan potensial
3. Mengembangkan basis data prospek
4. Mengotomatisasi proses tindak lanjut
5. Melakukan segmentasi prospek untuk visibilitas top-down

Cara mengelola prospek penjualan dalam 5 langkah mudah

Pengelolaan prospek penjualan sangat penting bagi perkembangan bisnis. Berikut contoh prosesnya dan kiat agar Anda berhasil melakukannya:

1. Mengumpulkan prospek

Langkah awal yang baik untuk mengumpulkan prospek adalah menyebarkan jaring yang luas menggunakan pendekatan multikanal melalui media sosial, formulir situs web, acara, dan platform lain. 

Dalam manajemen prospek penjualan, kualitas selalu lebih penting dari kuantitas. Manajemen prospek bukan hanya tentang menggerakkan prospek di sepanjang alur —melainkan tentang menggerakkan prospek yang tepat, yaitu prospek yang paling mungkin dikonversi.

Seratus prospek biasa tidak sebaik sepuluh prospek paling potensial yang benar-benar berminat pada apa yang Anda tawarkan. Itulah sebabnya penyempurnaan proses penyaringan prospek sangat penting dilakukan sejak awal. 

Gunakan alat manajemen hubungan pelanggan (CRM) untuk menilai dan memprioritaskan prospek berdasarkan nilai potensialnya, sehingga tim dapat selalu berfokus pada prospek yang paling mungkin melakukan konversi. Dengan begini, Anda akan dapat menangani prospek yang benar-benar penting.

Fokuslah untuk menarik prospek dengan kemungkinan konversi paling besar agar basis data Anda berisi prospek potensial. Jika Anda tidak tahu caranya, baca lebih lanjut tentang cara mengelola alur penjualan dan mengumpulkan prospek secara efektif.

Lihat berbagai integrasi alat pemasaran dan penjualan yang tersedia untuk Dropbox guna mengoptimalkan pengumpulan prospek.

2. Mengelola data pelanggan potensial Anda

Pengelolaan data adalah hal terpenting setelah mengumpulkan prospek Anda. Simpan semua data prospek Anda di sistem CRM agar dapat dikategorikan berdasarkan potensi dan relevansi. Tag dan label (seperti "Panas", "Dingin", atau "Hangat") dapat membantu Anda memperoleh informasi dengan cepat.

Kemudian, alat yang dibantu AI seperti Dash dapat mempercepat proses dengan menghasilkan rangkuman file secara cepat dan akurat serta mengelompokkan entri yang serupa secara otomatis. Ini mempermudah Anda dalam mengelola kumpulan daftar pelanggan dan data penjualan lainnya.

3. Mengembangkan basis data prospek

Prospek perlu dirawat agar bisa berkembang, seperti tanaman yang perlu disiram agar bisa berbunga. Oleh karena itu, mengembangkan hubungan dengan prospek menggunakan strategi tindak lanjut yang menyeluruh sangatlah penting. 

Gabungkan email, panggilan, dan pesan yang dipersonalisasi untuk menjaga interaksi dengan calon klien. Anda harus memanfaatkan setiap titik kontak semaksimal mungkin. Di pasar yang begitu padat seperti sekarang, personalisasi adalah kunci—karena pendekatan standar sering kali tidak berhasil. 

Sesuaikan komunikasi lanjutan dengan cara prospek berinteraksi dengan konten Anda. Jika prospek menghabiskan waktu lebih lama di halaman tertentu pada situs web Anda, sebutkan hal tersebut dalam email Anda berikutnya. Jika prospek membuka pesan email Anda tanpa merespons, tindak lanjuti dengan panggilan yang merujuk ke email tersebut.

Alat yang melacak interaksi dapat membantu memberikan wawasan tentang perilaku prospek. Artinya, Anda dapat membuat tindak lanjut yang tidak terlalu terasa seperti panggilan penjualan dan lebih terasa seperti percakapan—sehingga meningkatkan peluang konversi Anda secara signifikan.

Untuk melakukannya, coba fitur Kirim dan lacak di Dropbox untuk melihat siapa yang melihat file, sehingga Anda tahu siapa yang terlibat. Anda juga dapat mengirimkan rekaman layar dan demo produk untuk memudahkan pembuatan proposal yang mendetail dan sangat dipersonalisasi.

4. Mengotomatisasi komunikasi tindak lanjut

Gunakan alat CRM untuk mengirim email tindak lanjut secara otomatis pada waktu yang tepat. Penggunaan alat ini menghemat waktu dan membuat Anda tetap diingat, sekaligus mengotomatisasi proses yang membutuhkan banyak sumber daya ini. Ada beberapa integrasi alat CRM dan pemasaran Dropbox untuk membantu mengoptimalkan aspek manajemen prospek ini.

Selain itu, Sign memiliki fitur pengingat otomatis bawaan yang dapat membantu mengurus dokumen saat Anda membutuhkan tanda tangan, sehingga Anda dapat mengelola interaksi secara strategis dan berfokus untuk menggerakkan prospek melalui proses penjualan.

5. Melakukan segmentasi prospek untuk visibilitas top-down

Terakhir, melakukan segmentasu prospek Anda ke dalam beberapa kategori berbeda—seperti industri, kebutuhan spesifik, atau tahap terkini dalam proses penjualan—perlu dilakukan dalam strategi manajemen prospek penjualan.

Langkah terakhir ini adalah tentang pengelolaan dan presisi. Pengelompokan prospek memberi Anda gambaran jelas tentang hal yang menjadi fokus upaya Anda. Anda akan merasa seperti memiliki kompas menuju peluang terbaik jika mengetahui dengan jelas calon klien yang siap melakukan konversi dan calon klien yang hubungannya perlu dikembangkan lebih lanjut. Informasi ini juga membantu Anda mengetahui ke mana tenaga Anda harus dicurahkan. 

Penyesuaian pendekatan pada setiap segmen membuat pesan Anda menjadi lebih relevan bagi prospek tersebut. Dengan segmentasi, Anda juga dapat merencanakan waktu interaksi yang lebih strategis, yang sering kali memberikan hasil yang lebih baik. Segmentasi mengubah proses penjualan Anda, dari pendekatan acak menjadi pendekatan yang lebih terarah.

Dengan menyesuaikan strategi pemasaran dan komunikasi untuk setiap segmen, relevansi dan interaksi akan meningkat. Kemungkinan konversi masing-masing prospek juga menjadi lebih tinggi.

Langkah-langkah ini mengoptimalkan manajemen prospek penjualan dan meningkatkan kemampuan Anda untuk mencapai penjualan.

Hal yang harus diperhatikan dalam memilih alat yang efektif untuk manajemen prospek

Mengetahui cara mengelola prospek penjualan saja tidak cukup. Anda memerlukan alat yang tepat untuk mengelolanya—dan memiliki alat yang tepat akan membawa perbedaan besar.

Berikut beberapa fitur penting yang perlu diperhatikan dalam perangkat lunak manajemen prospek yang efektif:

• Integrasi CRM dan fitur sinkronisasi data: Fitur ini memastikan Anda selalu memiliki tampilan mutakhir informasi prospek. Dropbox memiliki integrasi khusus untuk Zoho CRM, OnePageCRM, amoCRM, dan alat lainnya untuk efisiensi optimal.
• Dokumentasi dan formulir bermerek: Branding membantu mempertahankan citra profesional di semua interaksi. Alat manajemen prospek yang efektif menawarkan formulir bermerek yang dapat disesuaikan, seperti kontrak dan NDA. Dropbox juga memiliki banyak templat gratis yang dapat Anda gunakan.
• Analitik dokumen: Alat dengan analitik dokumen seperti DocSend memungkinkan Anda untuk benar-benar mengetahui cara prospek berinteraksi dengan konten Anda. Fitur ini memberikan wawasan terkait bagian proposal penjualan yang paling relevan dengan prospek—sehingga Anda dapat menyempurnakan promosi dan mencapai kesepakatan dengan lebih cepat.
• Semua fungsi di satu tempat: Hindari penggunaan banyak platform dengan memilih alat yang memiliki rangkaian fitur komprehensif, alih-alih hanya satu fitur. Alur kerja Anda akan menjadi terpusat dan kerumitan akibat berpindah antarplatform pun berkurang.

Perangkat lunak manajemen prospek dengan fitur tersebut dapat meningkatkan proses penjualan, mempertahankan citra merek, dan memperoleh wawasan berharga untuk membantu mencapai kesepakatan.

Kiat dan keterampilan untuk manajemen prospek penjualan yang lebih baik

Berikut beberapa kiat dan keterampilan untuk meningkatkan manajemen prospek penjualan Anda:

• Jaga keakuratan dan kemutakhiran data CRM Anda untuk memastikan pengambilan keputusan yang tepat
• Sempurnakan pesan Anda untuk menyampaikan proposisi nilai dan mengonversi prospek secara efektif
• Dorong kolaborasi tim untuk berbagi wawasan dan meningkatkan strategi penjualan
• Kelola prospek untuk menghindari kekacauan data dan menargetkan calon klien yang tepat
• Gunakan analitik untuk mengidentifikasi strategi yang tepat dan membuat penyesuaian proses berdasarkan data
• Identifikasi pola dalam data prospek untuk menyesuaikan pendekatan penjualan Anda secara efektif
• Pertahankan tindak lanjut yang konsisten untuk membangun kepercayaan dan meningkatkan peluang konversi
• Sesuaikan strategi Anda berdasarkan umpan balik prospek dan tren industri

Kiat di atas akan membantu Anda meningkatkan manajemen prospek dan kinerja penjualan.