Apa pun departemen atau perannya, kita pasti membuat file dan dokumen dalam jumlah besar selama bekerja. Namun, setelah dibuat, dokumen tersebut berisiko hilang atau terselip di antara banyaknya konten bisnis. Lalu, bagaimana kita bisa mempermudah pencarian dokumen?
Sistem manajemen dokumen dapat membantu menyederhanakan alur kerja, meningkatkan efisiensi dan produktivitas, serta menghemat waktu tim Anda.
Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan definisi dan manfaat dari sistem manajemen dokumen, serta memberikan kiat jitu untuk menemukan solusi terbaik bagi Anda.
Apa itu manajemen dokumen?
Manajemen dokumen adalah proses mengambil, menyimpan, mengarsipkan, memantau, dan mengakses dokumen elektronik bisnis Anda. Dokumen tersebut termasuk PDF, file pengolah kata, video, dan file hasil pindaian dokumen fisik seperti tanda terima.
Dengan sistem manajemen dokumen digital, Anda tidak perlu menangani dokumen fisik dan bisa mempermudah pengeditan konten seperti PDF, pengiriman file untuk tanda tangan elektronik, serta proses bisnis lainnya.
Sistem manajemen dokumen (Document Management System/DMS) memungkinkan Anda mengambil berbagai jenis dokumen dari berbagai sumber, seperti email, formulir online, dan file digital bersama, lalu menyimpannya di lokasi yang aman dan mudah diakses.
Alasan sistem manajemen dokumen digital wajib dimiliki
Anda perlu sistem yang jelas dan komprehensif untuk menjamin keamanan dokumen serta memastikan pengelolaan dokumen tetap efisien.
Di zaman ini, kita pasti menghasilkan data dalam jumlah besar selama bekerja dan berinteraksi dengan klien, kolega, dan pemangku kepentingan. Sistem manajemen dokumen digital membantu menjaga file dan folder tersebut agar mudah diakses dan tetap aman selagi kita terus membuat, menerima, dan membagikannya dalam alur kerja dan proyek kita.
Apa saja manfaat dari sistem manajemen dokumen?
Penggunaan sistem manajemen dokumen memberikan sejumlah manfaat besar bagi bisnis Anda.
1. Kerja tim dan kolaborasi
Jika anggota tim tahu persis di mana letak file dan folder yang mereka perlukan untuk bekerja, kolaborasi real-time akan menjadi lebih mudah. Mereka tak perlu lagi mengirim dokumen berulang kali melalui email dan alat komunikasi lainnya untuk mendapatkan masukan.
Sistem ini juga dapat menyederhanakan proses berbagi konten secara eksternal dengan klien dan pemangku kepentingan, serta lebih terlindungi karena bisa menyimpan dokumen di lokasi yang aman dan membatasi akses hanya untuk orang-orang tertentu.
2. Kemudahan akses
Sistem manajemen dokumen digital jauh lebih mudah diakses dibandingkan sistem berbasis kertas yang hanya tersedia di satu lokasi atau tempat. Melalui sistem digital, khususnya yang berbasis penyimpanan awan, Anda dan anggota tim dapat mengakses dokumen dari mana saja menggunakan perangkat apa saja.
Dengan demikian, Anda bisa mencegah risiko kehilangan dokumen dengan mengakses file yang disimpan dengan aman di penyimpanan awan, baik saat bekerja dari rumah maupun menyelesaikan tugas di perjalanan.
Penyimpanan terpusat untuk dokumen ini juga memudahkan pencarian file, jadi tak ada lagi dokumen yang tersebar di berbagai folder dan subfolder dengan masalah akses yang merepotkan.
3. Peningkatan keamanan
Fitur keamanan internal seperti kirim dan lacak dari Dropbox memungkinkan Anda mengatur izin akses dan memantau kapan, di mana, dan bagaimana dokumen dilihat, diedit, dan dibagikan.
Admin dapat memberikan akses dokumen hanya kepada individu yang memerlukannya sehingga informasi rahasia tetap terjaga tanpa melanggar persyaratan kepatuhan peraturan.
Manajemen arsip yang tepat juga menjadi persyaratan hukum di berbagai industri. Dengan menggunakan sistem manajemen dokumen yang andal, auditor dapat menilai bahwa Anda mematuhi hukum dan peraturan yang berlaku.
4. Peningkatan efisiensi dan produktivitas
Melalui sistem manajemen dokumen yang komprehensif, Anda tidak perlu menghabiskan waktu untuk mencari file di banyak perangkat, aplikasi, atau tab browser.
Selain itu, jika Anda mengombinasikan sistem ini dengan alat AI yang cerdas seperti Dropbox Dash, Anda bisa menemukan apa pun yang Anda butuhkan hanya dalam beberapa klik, apa pun metadata atau format file-nya. Hal ini tentunya akan menghemat waktu dan tenaga Anda.
Fitur yang harus diperhatikan di sistem manajemen dokumen
Saat memilih perangkat lunak manajemen dokumen untuk sistem baru Anda, sebaiknya perhatikan beberapa fitur penting berikut:
- Kontrol versi dan jejak audit—kemampuan untuk melihat perubahan dokumen dan perbedaannya dengan versi sebelumnya
- Kontrol keamanan dan akses—enkripsi file dan kemampuan untuk melindungi dokumen penting dengan kata sandi
- Pengotomatisan alur kerja—proses otomatis untuk tugas yang memakan waktu, seperti membuat dan mengelola folder
- Kolaborasi—kemampuan untuk menyimpan dokumen di satu lokasi terpusat agar kolega mudah mengerjakan dokumen secara bersamaan
- Kemudahan mencari dan mengakses file—pilih alat dengan pengalaman pengguna yang efisien dan dapat membantu menemukan dokumen yang tepat saat dibutuhkan
Sistem yang dipilih juga harus sesuai dengan alur kerja manajemen dokumen Anda sehingga Anda dan tim dapat terus membuat, membagikan, dan mengelola dokumen dengan lancar.
Sistem manajemen dokumen terpusat dan terpadu
Dropbox adalah platform terpusat yang cocok untuk menyimpan, berkolaborasi dalam mengerjakan, memberikan umpan balik, dan mengelola file proyek. Dengan Dropbox, Anda bisa membuat, mengedit, dan membagikan dokumen kepada anggota tim dengan mudah serta mengaksesnya kapan pun, di mana pun.