La importancia del software colaborativo
La colaboración fluida y enfocada es esencial en cualquier lugar de trabajo y el trabajo remoto no debe verse como una barrera para el éxito del trabajo colaborativo. Tener las herramientas adecuadas cerca para facilitar y fomentar una colaboración valiosa es igualmente importante que tener habilidades de comunicación sólidas.
Dropbox ofrece una serie de características innovadoras e intuitivas que colocan la colaboración a la vanguardia del trabajo exitoso. Las herramientas de colaboración en equipo que se describen a continuación están diseñadas para facilitar el trabajo en conjunto de los equipos que trabajan a distancia, y son igualmente útiles para los equipos que comparten un espacio físico.
Tener todos los archivos, la información y las herramientas que necesitas en la misma página te ayuda a mantener a los miembros del equipo y a las partes interesadas en sincronía.
Dropbox: tu plataforma colaborativa definitiva
Dropbox puede transformar las carpetas en espacios de trabajo versátiles y colaborativos donde se pueden agregar descripciones, notas, listas de tareas y más; todo esto directamente a una carpeta de Dropbox y a los archivos que contiene.
Dropbox, desarrollado con inteligencia informática, está diseñado para ayudar a los equipos a maximizar su potencial de colaboración ofreciendo todo lo necesario para trabajar juntos de forma efectiva desde un espacio central.
Las características como la búsqueda de imágenes, las vistas previas de archivos, la integración con Dropbox Paper y los aspectos destacados del equipo hacen que sea más fácil que nunca que los equipos se mantengan organizados y centrados en las tareas en cuestión. La integración de calendario fácil de usar te permite vincular contenido al instante desde Dropbox con eventos y reuniones, lo que hace que las reuniones sean más productivas que nunca.
Con Dropbox, puedes asegurarte de que los miembros del equipo podrán ver fácilmente los archivos relevantes, los objetivos, las fechas y los hitos en un solo espacio.
Dropbox Paper: herramientas de colaboración online de principio a fin
La flexibilidad de Dropbox Paper puede guiar a tu equipo a través de cada paso del proceso de colaboración, y ofrecer plantillas y herramientas que aborden los numerosos desafíos de la colaboración online. Analicemos cada paso del proceso y veamos cómo Dropbox Paper puede usarse para fortalecer el trabajo en equipo:
Planificación
En las etapas de planificación de un proyecto, deseas asegurarte de que todos estén en sintonía y de que todos tengan acceso a toda la información necesaria.
La rendición de cuentas y la comunicación son componentes esenciales de la colaboración, y a medida que empiezas a elaborar estrategias para tus procesos, debes aprovechar las herramientas que te ayuden a estructurar tus ideas de forma organizada y digerible.
Los calendarios compartidos, las listas de tareas, los resúmenes interactivos y las agendas de reuniones son herramientas que aseguran que tu equipo se mantenga al día con sus objetivos y expectativas y Dropbox Paper ofrece plantillas versátiles para cada una de estas herramientas de gestión de tareas colaborativas.
Al utilizar las herramientas de colaboración que ofrece Dropbox Paper, te aseguras de que cada miembro del equipo tenga claros tanto los objetivos del equipo como sus responsabilidades individuales, y de que sepa exactamente a dónde acudir en caso de que surjan problemas o confusión.
Producción
Si tienes varios miembros del equipo trabajando en el mismo proyecto, debes asegurarte de que puedan trabajar con fluidez en el mismo archivo al mismo tiempo. Esto significa que no deberás enviar y recibir documentos varias veces o tener que esperar a que un miembro del equipo termine antes de que el siguiente pueda comenzar.
Dropbox Paper le permite a tu equipo trabajar en colaboración en tiempo real. Todo tu equipo puede trabajar en el mismo documento desde cualquier parte del mundo, sin retrasos.
En lugar de llenar sus carpetas con infinitas versiones de archivos, puedes hacer un seguimiento del historial de archivos de un solo documento. No es necesario guardar y compartir nuevas copias una y otra vez a medida que cada miembro del equipo agrega su aporte. Esto permite un espacio de trabajo menos desordenado que impulsará una colaboración más organizada y efectiva.
Feedback
El feedback es un paso enormemente importante en el proceso de colaboración, pero puede ser contraproducente si no se hace de la manera correcta. Cuando se trata de las etapas de revisión de un proyecto o de un trabajo, es importante ser claros y directos, y las funciones de feedback en tiempo real de Dropbox Paper facilitan la tarea.
No deberías tener que arrastrarte a través de cadenas de correo electrónico desordenadas para seguir el progreso. Con las notas en Dropbox, puedes ver los comentarios junto con el trabajo al que se refiere y etiquetar a los miembros del equipo directamente para que nada se pierda ni se vuelva confuso.
Por ejemplo, si estás ofreciendo feedback sobre una oración específica en un documento, puedes anotar esa oración directamente, de modo que tus notas se vinculen fácilmente a las áreas específicas que estás destacando.
El feedback no debe ser únicamente pesimista; debe ser productivo, constructivo y debe reforzar las fortalezas de tu equipo, no obstaculizarlas. Un buen sistema de feedback ayuda a la colaboración del equipo porque establece un ambiente más abierto, honesto y productivo para tu equipo.
Si quieres agregar un poco de energía lúdica al proceso, prueba usar emojis en Dropbox Paper para comunicar visualmente tus comentarios de forma concisa e informal.
Entrega
Necesitas una plataforma de gestión de documentos que mantenga tu trabajo protegido, que facilite a tu equipo mantenerse centrado y productivo, y que también te permita compartir de forma segura tu trabajo cuando llegue el momento de entregarlo. Gracias al almacenamiento en la nube, tu equipo y tus clientes pueden acceder a los archivos del trabajo estés donde estés y crear una gestión del flujo de trabajo más flexible.
Cuanto más ordenado esté tu espacio de trabajo, virtual o no, mejor podrá colaborar tu equipo. No tendrás que perder tiempo analizando las carpetas de todos los usuarios en busca del archivo correcto y no tendrás que depender de ninguna persona para proporcionar los datos importantes. En Dropbox, puedes compartir archivos al hacer clic en un botón y establecer tus propios permisos para definir quién puede hacer cada cosa con los documentos que compartes.
Esto significa que Dropbox Paper no solo es una excelente solución para la producción en colaboración, sino que puede verte a través de cada paso del proceso, desde la estrategia hasta la entrega, y todo lo que esté en medio.
Las mejores herramientas de colaboración para integrar con Dropbox
Cuando integras Dropbox con otro software colaborativo en equipo, puedes explorar realmente el verdadero poder del trabajo en equipo.
Aprovecha Zoom al máximo
Ahora, un nombre familiar, como Zoom, es una herramienta básica en el lugar de trabajo moderno, que facilita la colaboración cara a cara desde la distancia. Zoom puede integrarse con Dropbox y permitir una comunicación aún más efectiva entre los equipos.
Cuando integras Dropbox con Zoom, tus reuniones se vuelven más productivas. Podrás colaborar en tiempo real iniciando o uniéndote a las llamadas de Zoom directamente desde los archivos de Dropbox y, así, podrás mantener el trabajo al frente y al centro sin tener que cambiar de plataforma.
Las grabaciones de las reuniones e incluso las transcripciones pueden copiarse automáticamente de Zoom a Dropbox y puedes ver fácilmente qué archivos se compartieron desde Dropbox durante las reuniones.
La integración de Zoom con Dropbox permite a tu equipo aprovechar al máximo las videoconferencias al proporcionar un acceso rápido y fácil al trabajo importante en un espacio unificado.
Trello
Trello utiliza tableros Kanban como herramientas de gestión de proyectos visuales, lo que permite organizar "tarjetas" en columnas personalizadas. En una tarjeta de Trello, puedes agregar imágenes, archivos adjuntos, títulos, comentarios y descripciones, así como etiquetar usuarios específicos, configurar plazos y notificaciones, codificar por color y mucho más.
Cuando se integra con Dropbox, tu equipo puede compartir archivos y carpetas directamente a un tablero de Trello, sin necesidad de salir de Dropbox. Puedes rastrear la actividad de Trello en ese archivo directamente desde la vista previa del archivo en Dropbox.
Ya sea que lo uses para organizar los comentarios, intercambiar ideas, hacer un seguimiento del progreso o de la gestión de recursos, la integración de Dropbox con Trello cierra el proceso y la producción, y te ayuda a gestionar mejor los diferentes engranajes del trabajo colaborativo.
Slack
Slack te permite crear canales especializados para equipos y proyectos en los que puedes compartir archivos directamente desde Dropbox, hacer llamadas de voz y video, iniciar chats exclusivos y mucho más.
Este software colaborativo en proyectos te permite comunicarte con tu equipo de una manera sencilla y versátil sin necesidad de reservar tiempo para reuniones innecesarias y sin caer en la trampa de las cadenas de correo electrónico complicadas.
Usa herramientas de comunicación como la mensajería instantánea, y crea chats y canales para cada aspecto específico de los proyectos. Entonces, comunícate en tiempo real mientras haces el trabajo, para que tu equipo nunca pierda el impulso.
Cuando integres Slack con Dropbox, podrás enviar archivos directamente a un canal de Slack desde tu Dropbox, conectar varios espacios de trabajo de Slack a una cuenta de Dropbox y colaborar en documentos de Dropbox Paper desde Slack.
Un espacio con todas las herramientas que necesitas
Cuando se trata de un trabajo en equipo efectivo, deseas establecer un espacio unificado en el que todos los miembros del equipo puedan trabajar y comunicarse entre sí, y uno que ofrezca herramientas que superen las limitaciones de la colaboración remota.
El software y las herramientas de colaboración que hemos descrito anteriormente ayudarán a tu equipo a maximizar su potencial, ofreciendo todo lo que necesitas para un trabajo colaborativo efectivo, independientemente de lo virtual que sea el espacio de trabajo.
No necesitas perder tiempo pasando de una herramienta a otra; con las integraciones de Dropbox, tu equipo puede aprovechar al máximo las mejores aplicaciones y herramientas de colaboración desde un solo espacio, en cualquier dispositivo.
