La función principal de un departamento de Recursos Humanos (RR. HH.) es ocuparse del personal, lo que supone lidiar con un montón de documentos. Tanto en un ordenador como en la vida real, siempre necesitas un plan para gestionar documentos.
Organizar documentos no es que sea muy emocionante, pero puedes automatizar muchas partes del proceso. Un buen plan te ahorrará tiempo en las tareas cotidianas, aparte de garantizar tu cobertura legal.
¿Te parece si pasamos a la estrategia?
¿Qué es la gestión de documentos de RR. HH.?
Consiste básicamente en realizar un seguimiento de todos los archivos y documentos de Paper de la empresa. Conlleva crear, archivar, ordenar, guardar, buscar o eliminar los documentos de RR. HH.
Cada una de estas tareas de gestión de documentos debe realizarse de tal forma que se garantice la seguridad y el respeto de la información de la empresa, ya sea una pequeña empresa o una gran multinacional.
¿Por qué es importante la gestión de documentos de RR. HH.?
Una gestión eficaz de documentos permite buscar, almacenar y gestionar los archivos del personal sin que surjan inconvenientes. Es el cómplice perfecto para proteger el almacenamiento de documentos que revoluciona los procesos de RR. HH.
La precisión, la facilidad de búsqueda y la seguridad de los documentos ayuda a tu equipo a saber dónde encontrar información sobre sus obligaciones y responsabilidades profesionales. Hoy en día, los sistemas en la nube son la mejor forma de conseguir todo esto.
Tener un buen sistema de gestión de documentos de RR. HH. infude más confianza por el hecho de que se sabe que los datos personales confidenciales están protegidos, lo que puede contribuir de forma favorable a la tranquilidad de los titulares de los datos.
¿Por qué usar un sistema de gestión de documentos de RR. HH.?
Un sistema de gestión eficaz puede encargarse automáticamente de muchas cosas, lo que te ahorra tiempo. Es como tener un ayudante administrativo automático para que te eche una mano en aspectos como los siguientes:
- Aumentar la productividad: un sistema de gestión de documentos te permite buscar los archivos que necesitas, sin tener que cambiar de carpeta, aplicación o pestaña.
- Centralizar y optimizar: las herramientas digitales de gestión de documentos de RR. HH. guardarán tus archivos en un solo lugar y facilitarán el trabajo tanto a ti como a todo aquel que necesite acceder a ellos.
- Seguimiento e informes: puedes hacer un seguimiento de los datos confidenciales y elaborar informes relacionados automáticamente, lo que te permite cumplir toda la normativa importante sin ningún esfuerzo.
- Mantener la seguridad: nuestras excepcionales funciones de seguridad protegen tus datos, e incluso realizamos una copia de seguridad de tu dispositivo por si surge algún problema.
- Compartir archivos y carpetas: puedes proteger documentos con facilidad mediante una contraseña o gestionar el acceso a través de controles para compartir archivos y carpetas, ya sea interna o externamente.
- Supervisar la web oscura: cuando utilices Dropbox como tu sistema de gestión de documentos, incluso estaremos pendientes de las infracciones de contraseñas de la web oscura.
El aumento de la eficacia, la garantía del cumplimiento normativo y la facilidad con que se protegen los datos confidenciales son solo algunas de las razones para utilizar Dropbox como la solución principal de gestión de documentos de RR. HH.
Cómo configurar un sistema de gestión de documentos de RR. HH.
1. Identifica los documentos pertinentes
No es necesario que los compañeros del resto de departamentos vean los archivos de RR. HH. De hecho, el hecho de que trabajes en RR. HH. no significa que debas tener acceso a todos los archivos de la organización.
Determina los diferentes tipos de documentos de RR. HH. que utilizas en tu organización, como los siguientes:
- documentos del personal, incluido material como los paquetes de bienvenida o los manuales
- contratos laborales
- políticas de empresa
- historiales médicos y de discapacidad
- solicitudes de días libres y vacaciones
- registros de nóminas
- Material de formación
- documentos de contratación, como anuncios de trabajo, currículos de los candidatos y notas de las entrevistas
- material y registro de nuevos empleados
- archivos de evaluaciones de rendimiento
- información salarial
- información sobre beneficios
Estos son solo algunos ejemplos, ya que, en función de tu ámbito de actividad, puede que tu empresa lidie con otros tipos de documentos digitales de RR. HH., como protocolos de seguridad o material de capacitación sobre productos.
2. Define tus necesidades de acceso
No todo el personal de tu empresa debe tener acceso a todos los documentos de RR. HH. Cuando gestiones tus documentos, plantéate estas preguntas:
- ¿Quién tiene acceso? ¿Todos? ¿Solo los gestores? ¿Solo el departamento de RR. HH.?
- ¿El archivo se utiliza con frecuencia o solo de vez en cuando? ¿Cuándo es más necesario?
- ¿Cómo se accede al archivo? ¿En la oficina, de viaje o con el móvil?
- ¿Es necesario editar el archivo o basta solo con consultarlo?
En resumen, piensa en quién necesita qué, en cuándo y en cómo mantener tus documentos sanos y salvos. Este paso es importante para asegurarte de que el personal solo tenga el acceso que realmente necesita.
3. Define tus requisitos de seguridad
Este paso es igual que el 1, pero con una peculiaridad. El cumplimiento aquí es fundamental. Plantéate esto:
- ¿Se trata de un archivo cuyo contenido debe estar protegido por ley, como los registros médicos?
- ¿Debes conservar el archivo durante un período determinado?
En cuanto tengas claro lo anterior, marca tus reglas con estos pasos:
- Bloquea archivos con contraseñas.
- Mantén un control estricto del servicio para compartir archivos.
- Realiza un seguimiento de cada movimiento mediante los informes de actividad.
- Valida los datos y mantén un registro de auditoría transparente.
Delimitar tus necesidades de seguridad garantizará la seguridad y el cumplimiento de tus documentos y, por tanto, te permitirá gestionar tus archivos con total tranquilidad.
4. Comunica tu estrategia a tus compañeros
Casi has terminado, pero te avisamos de que los sistemas de gestión de documentos de RR. HH. solo irán bien si los equipos de RR. HH. colaboran y los mantienen actualizados. Asegúrate entonces de que todos sepan sus roles y responsabilidades.
También es importante que todo esté centralizado para facilitar su uso, algo que también favorece la colaboración y, en consecuencia, agiliza aún más los flujos de trabajo con documentos.
Si se trata de documentos importantes, prueba a añadir algo de contexto con vídeos o grabaciones de pantalla.
Prácticas recomendadas de la gestión de documentos en RR. HH.
Lo primero es incorporar esta estrategia tan efectiva y eficaz a tu flujo de trabajo de RR. HH.
Luego, es importante que presentes la estrategia al personal en cuanto puedas y que lo capacites durante la fase de incorporación al equipo.
Además, es fundamental que implementes copias de seguridad automáticas de tus archivos más importantes.
¿Y por qué no echas un vistazo a tus documentos de RR. HH. una vez al año para asegurarte de que tu plan funciona? Siempre es conveniente mantener el rumbo o hacer pequeñas mejoras.
Gestión de documentos de RR. HH. optimizada y segura
Dropbox puede ayudarte si trabajas en RR. HH. El secreto está en facilitarte la gestión, el almacenamiento y el uso compartido de documentos, así como en dotar a tu equipo de las herramientas apropiadas para agilizar las tareas cotidianas.
Los equipos de RR. HH. incluso pueden obtener estadísticas o análisis sobre los documentos compartidos, para que sepas quién está usando los archivos importantes que compartes, o incluso si solo se están revisando. Es muy útil.
Una forma simplificada de gestión segura y optimizada de los documentos de RR. HH.