Trabajar en remoto puede ser un arma de doble filo incluso en las mejores circunstancias.
Muchos empleados agradecen la oportunidad de trabajar en remoto, pero también es muy probable que surjan nuevos problemas a los que el equipo no se haya enfrentado antes. Si a esto le añadimos una pandemia mundial y un cambio repentino al trabajo desde casa a tiempo completo y sin la posibilidad de prepararse, el trabajo en remoto puede ser un lastre más que una ventaja.
Como responsable de departamento comercial, una parte de tu trabajo es liderar con el ejemplo. El equipo espera que lo dirijas, sobre todo en épocas de incertidumbre y cambios. Si quieres suavizar la transición al trabajo en remoto —o, si tu equipo ya lleva tiempo trabajando a distancia, mejorar la experiencia—, tendrás que ser capaz de detectar los obstáculos para el equipo. Solo así podrás aportar soluciones prácticas para superarlos.
En este artículo, te ayudaremos a identificar las principales dificultades a las que se enfrentan los equipos que trabajan en remoto. También te mostraremos las herramientas y estrategias a tu alcance para propulsar a tus representantes comerciales hacia el éxito. Abordaremos consideraciones prácticas sobre cómo gestionar mejor —y, posiblemente, incluso hacer crecer— un equipo comercial que trabaja en remoto, así como algunos de los elementos psicológicos que afectan a los representantes comerciales que trabajan a distancia.
Principales dificultades a las que se enfrentan los equipos comerciales que trabajan en remoto
Dificultad 1: la comunicación
La falta de comunicación puede perjudicar la productividad y la motivación en el trabajo, tanto en la oficina como en el salón de casa.
En el contexto del trabajo en remoto, los responsables de departamento comercial son quienes deben marcar las pautas y asegurarse de que todo el mundo disponga de las herramientas necesarias para comunicarse correctamente. Esto implica ayudar a todo el mundo a prepararse, facilitar cualquier recurso de formación necesario y controlar que los miembros del equipo participen en las conversaciones importantes.
Como regla general, es mejor comunicarse demasiado que demasiado poco. De lo contrario, los empleados pueden empezar a sentirse aislados del equipo o alejados de los valores fundamentales de la empresa. Además, si no les preguntas a menudo cómo están, te costará saber qué les pasa y no podrás motivarles, supervisar lo que hacen ni ayudarles a solucionar sus problemas. Echa un vistazo a estos ejercicios de team building virtual para interactuar mejor con los empleados.
Dificultad 2: la planificación
Cuando la mayoría de los empleados trabaja desde casa, planificar una reunión de todo el equipo puede ser muy complicado. Como, técnicamente, los representantes comerciales pueden vivir y trabajar en cualquier lugar siempre que tengan una buena conexión a Internet, puede que debas tener en cuenta diferentes zonas horarias, además de unas agendas ya de por sí muy apretadas, llamadas de ventas y reuniones con los clientes.
A veces, la mejor opción es elegir franjas horarias que encajen en el horario típico de nueve a cinco. Parece sencillo, pero no suele serlo. En lugar de organizar una reunión semanal fija, quizás haya que ir alternando las horas para que puedan participar personas de diferentes partes del mundo. Si esto no es viable, está la opción de dividir la reunión de todo el equipo en reuniones con menos miembros.
Otra alternativa es usar Dropbox Capture para grabar mensajes de vídeo y compartir grabaciones de pantalla comentadas. Así, el equipo podrá consultar el material cuando le vaya bien y ya no habrá que cuadrar los calendarios de todos por una reunión.
Dificultad 3: la cultura de trabajo
¿Cómo se pueden establecer vínculos de equipo si sus miembros no pueden pasar tiempo juntos ni charlar en la oficina? El team building es importante en el mundo de las ventas; no solo porque es muy útil para animar al equipo, sino también porque el compañerismo suele dar lugar a una competencia amistosa que motiva a las personas.
La falta de tiempo compartido en persona puede perjudicar a la cultura de trabajo y provocar sensación de aislamiento. De hecho, aproximadamente 1 de cada 5 empleados en remoto se sienten aislados (19 %) y tienen problemas para desconectar del trabajo al terminar su jornada (22 %).
¿Cuántos miembros tiene tu equipo comercial? Si hay cuatro o más representantes comerciales, es probable que el trabajo desde casa afecte negativamente a la salud mental de al menos uno de ellos. Desarrollar una cultura de trabajo en remoto positiva y abierta puede ayudar a mitigar este tipo de problema.
Dificultad 4: la evaluación del rendimiento
Un error muy extendido es pensar que los trabajadores en remoto no son igual de productivos que los que trabajan en la oficina. Si esta posibilidad te preocupa, ten en cuenta que el 77 % de los trabajadores en remoto afirman que son más productivos desde casa que en la oficina. En el mundo de las ventas, se puede trabajar desde cualquier lugar siempre que se disponga de las herramientas, la información y la conexión a Internet adecuadas.
Dicho esto, el trabajo en remoto presenta una serie de dificultades para los responsables de departamento comercial a la hora de supervisar el rendimiento del equipo. Más allá de medir los resultados finales (como el total de acuerdos cerrados y los ingresos), hay muchos parámetros menos evidentes que pueden ser difíciles de controlar cuando se gestiona un equipo en remoto.
No se pueden dar comentarios útiles y pertinentes si no se tiene conexión con la actividad diaria de los representantes comerciales. Al fin y al cabo, las ventas implican mucho más trabajo, aparte de vender. Hay que supervisar los avances y asegurase de que los representantes se estén esforzando antes de que los resultados se vean perjudicados.
Estrategias para gestionar eficazmente un equipo comercial que trabaje en remoto
Como responsable de departamento comercial, seguramente tengas algunas inquietudes muy válidas con respecto al cambio al trabajo en remoto. Querrás crear el mejor entorno de trabajo posible, pero también conseguir los mejores resultados de ventas. Afortunadamente, combinar las estrategias adecuadas puede ayudarte a gestionar un equipo comercial en remoto y mantenerlo motivado.
Establece canales comunicativos
La auténtica comunicación es cosa de dos o más personas. Independientemente de la proporción de empleados que trabaje en remoto, es muy importante que todos los miembros del equipo sepan exactamente cómo deben contactar contigo si tienen alguna pregunta o duda. Debes liderar con el ejemplo: responde con rapidez —dentro de unos límites razonables— durante tu jornada laboral. Así los representantes podrán contar contigo si necesitan ayuda.
Lo ideal sería usar una plataforma de mensajería instantánea, como Slack o Google Chat, para comunicarse fluidamente, sin las esperas, la formalidad o los hilos interminables del correo electrónico.
Para lograr una comunicación abierta, también hay que recibir comentarios periódicamente. Puedes pedir a los empleados que te den su opinión sobre asuntos concretos por correo, o bien darles la opción de responder de forma anónima con una herramienta de encuestas como Typeform.
Dedica tiempo a las reuniones individuales
Hay un momento y un lugar para las reuniones de todo el equipo, pero no te interesa dejar de atender las inquietudes individuales de los representantes comerciales. El equipo espera que su responsable lo motive, le dé instrucciones y le marque cuotas.
Tanto si las reuniones individuales formaban parte de la cultura de trabajo en la oficina como si no, puedes —y debes— hacerlas también en remoto por vídeo o teléfono. Además de poder conocer a los miembros del equipo, son una buena oportunidad para que los empleados hagan preguntas, hablen libremente y reciban comentarios sobre su rendimiento sin preocuparse por quién puede estar escuchando.
Define objetivos claros y cuantificables
Cuando hablamos de trabajo en remoto, la comunicación es clave. No hay que dejar nada abierto a interpretación. Con esto queremos decir que tienes que marcar objetivos específicos y realistas, y vincularlos a fechas de entrega y expectativas bien definidas. Fija cuotas exigentes —pero siempre realistas— e indicadores clave de rendimiento factibles para animar a los empleados a alcanzar sus objetivos. También es importante que redactes buenas descripciones de trabajo para que cada empleado sepa cuáles son tus expectativas, sobre todo cuando el equipo crece y las funciones evolucionan.
Reconoce y celebra los éxitos
Todo el mundo se merece una felicitación por el trabajo bien hecho, especialmente los empleados en remoto, quienes a veces no cuentan con el reconocimiento social del día a día y que tanto refuerza el sentimiento de equipo. Además de anunciar todos los logros en Slack —y puede que invitar a una pizza como muestra de reconocimiento—, puedes organizar galas nocturnas para agradecer al equipo su esfuerzo.
Organiza eventos sociales en formato virtual
Que no podáis quedar para salir a tomar algo el viernes por la tarde no significa que no haya otras opciones. Tomad algo, haced sobremesa o tomad un café virtualmente para socializar, estrechar lazos y poner ideas en común.
Cuando los miembros del equipo se llevan bien, todo el mundo sale ganando. Hasta una conversación corta puede servir como recordatorio de que, detrás de la pantalla y las imágenes de perfil, hay seres humanos. Esto hace aflorar un sentimiento de pertenencia, refuerza el compromiso con la empresa y anima a los empleados a colaborar en lugar de competir, lo cual es bueno para la productividad y los resultados de ventas.
Invierte en herramientas compartidas
Ofrece a los representantes las herramientas y la tecnología adecuadas, como Dropbox para equipos. A continuación, verás la lista de herramientas recomendadas que hemos elaborado. Te ayudarán a crear tu propia pila tecnológica para ventas en remoto.
La pila tecnológica ideal para equipos comerciales en remoto
Combina las herramientas y tecnologías siguientes para crear una pila tecnológica de ventas que te permita gestionar correctamente un equipo comercial en remoto.
CRM en la nube
Una plataforma de CRM permite a tu equipo controlar, analizar y compartir información sobre el flujo de ventas, como los clientes potenciales, los ingresos previstos, el progreso de los acuerdos y el valor del flujo.
Puesto que un sistema de CRM en la nube está disponible desde cualquier parte, puedes supervisar el rendimiento de los representantes —y el valor potencial que estén generando— desde la comodidad de tu oficina en casa. Si llevas un seguimiento de la velocidad con la que los miembros del equipo hacen avanzar los acuerdos, podrás mejorar las previsiones y eliminar los obstáculos del proceso.
Aplicaciones de calendario compartido y planificación
Los equipos pueden usar herramientas de planificación sencillas como Calendly y Doodle para ver qué franjas horarias son mejores para las reuniones individuales y de grupo.
Tanto si tu equipo comparte un calendario de Google como si lo planifica todo en una plataforma de gestión de flujo de trabajo como Asana o Monday.com, dispones de una gran variedad de opciones tecnológicas que se han diseñado específicamente para que el equipo trabaje en sintonía.
Mensajería y grabaciones de vídeo
Si quieres anunciar una novedad importante y que todo el equipo se entere aunque trabaje en zonas horarias distintas, puedes crear una grabación de audio o un vídeo de Loom para que lo vean cuando mejor les venga. Con Dropbox, puedes compartir archivos de audio y vídeos de alta fidelidad o comprimidos.
Otra opción es grabar las reuniones importantes para que todo el mundo acceda a la misma información sin tener que conectarse en mitad de la noche por su zona horaria.
Plataformas de comunicación
Hemos abordado la importancia de mantener una buena comunicación. Con la cantidad de herramientas de chat y mensajería intuitivas que existe, no hay excusa para no comunicar correctamente asuntos importantes como las cuotas de ventas y las expectativas de trabajo. Además, muchas plataformas de comunicación modernas hacen que los equipos puedan crear y estrechar lazos a distancia fácilmente. Con Slack, Google Chat, Microsoft Teams o incluso Discord —o una combinación de las plataformas disponibles—, los equipos en remoto aprovechan las ventajas de la tecnología para no perder el contacto.
Tecnología de firma electrónica segura
Cuando casi has conseguido un cliente nuevo, no hay nada que pueda estropear más el momento que tener que imprimir, firmar y enviar por correo un documento varias veces en función del número de partes interesadas. En el caso de los equipos distribuidos, el riesgo es aún mayor.
Cuanto más tiempo pases intercambiando correos con el cliente para crear un acuerdo y hacer todo el papeleo correspondiente, más lejos estarás del éxito. Por suerte, con la tecnología adecuada, puedes aprovechar mejor el tiempo y seguir controlando los acuerdos, las propuestas y los contratos. De hecho, los equipos comerciales que usan la firma electrónica cierran las ventas aproximadamente un 17 % más rápido que los equipos que siguen procesos manuales.
Si usas una herramienta de firma electrónica, como Dropbox Sign, podrás olvidarte del papeleo por completo. Esta plataforma de firma electrónica ayudará a tu equipo comercial a crear acuerdos de ventas seguros con el mínimo intercambio de correos.
Con una gestión eficaz, los equipos comerciales pueden avanzar
Si la adaptación al trabajo en remoto está siendo más difícil de los que esperabas, debes saber que hay más personas en esta situación.
Puede que tu empresa esté adoptando el trabajo en remoto o que esta opción se haya impuesto debido a determinadas circunstancias. Sea como sea, es un proceso que presenta nuevas dificultades y cambios en los procesos de comunicación y ventas.
Con la mentalidad adecuada y las mejores herramientas, puedes ayudar a tu equipo comercial a avanzar. Quizás superes todas las dificultades que plantea el trabajo en remoto y te des cuenta de que tu equipo es más productivo que nunca. Si los empleados y la dirección prefieren convertirlo en un acuerdo a largo plazo, puede que no vuelvas a trabajar desde una oficina.
