Le travail à distance peut être une arme à double tranchant, même quand les circonstances sont idéales.
Bien que les employés soient nombreux à apprécier le télétravail, cela reste un changement important, avec son lot de difficultés inédites. Ajoutez à cela une pandémie et le passage soudain au télétravail à temps plein, sans préparation préalable, et cela devient alors un fardeau plutôt qu’une bénédiction.
En tant que responsable commercial, vous devez montrer l’exemple. Votre équipe attend vos directives, en particulier dans les moments d’incertitude et de changement. Pour assurer une transition fluide vers le télétravail (ou pour optimiser l’expérience de vos collaborateurs qui travaillent déjà à distance depuis un moment), vous devez comprendre leurs difficultés et proposer des solutions pratiques.
Dans cet article, nous allons vous aider à trouver les principaux écueils que vos équipes dispersées peuvent rencontrer, et nous allons vous présenter des outils et stratégies qui permettront à vos représentants commerciaux de réussir. Nous aborderons des considérations pratiques sur la meilleure façon de gérer (et peut-être même de développer) une équipe de vente à distance ainsi que certains des éléments psychologiques qui ont un impact sur les représentants en télétravail.
Principaux défis auxquels sont confrontées les équipes commerciales à distance
Défi n° 1 : la communication
Que vous soyez au bureau ou dans votre salon, un problème de communication peut nuire à la productivité et au moral de vos collaborateurs.
Dans le contexte du travail à distance, il vous appartient, en tant que responsable commercial, de donner le ton et de vous assurer que chacun a accès aux outils dont il a besoin pour communiquer efficacement. Cela signifie aider chacun à se préparer, assurer la formation nécessaire et faire participer les membres de l’équipe dans les conversations importantes.
En règle générale, il vaut mieux sur-communiquer que sous-communiquer. Sinon, les employés risquent de se sentir isolés ou déconnectés des valeurs fondamentales de votre entreprise. De plus, si vous ne faites pas le point de manière régulière, vous aurez du mal à savoir où en sont vos commerciaux, et vous ne pourrez donc pas les motiver, les surveiller ni les aider.Découvrez ces exercices de consolidation d’équipe virtuels pour encourager vos employés.
Défi n° 2 : la planification
Lorsque tous vos employés ou presque travaillent de chez eux, planifier une réunion d’équipe peut être un cauchemar. Puisque vos représentants commerciaux peuvent techniquement vivre et travailler n’importe où (tant qu’ils disposent d’une bonne connexion Internet), vous devrez peut-être tenir compte de différents fuseaux horaires, en plus de leur horaire déjà bien rempli, de leurs rendez-vous commerciaux et de leurs rencontres avec les clients.
Parfois, le mieux que vous puissiez faire est de choisir un créneau qui tombe pendant les horaires de travail de tout le monde. Cela peut paraître simple, mais c’est souvent plus facile à dire qu’à faire. Vous serez peut-être amené à changer régulièrement d’heure pour accueillir des membres de l’équipe qui travaillent dans différents fuseaux horaires. Et si ce n’est pas possible, il vous faudra peut-être organiser plusieurs réunions au lieu d’une seule.
Ou alors, vous pouvez utiliser Dropbox Capture pour enregistrer des messages vidéo et partager des enregistrements d’écran accompagnés de commentaires audio. Les équipes pourront les passer en revue à leur propre rythme, et vous n’aurez pas à vous creuser la tête pour trouver une plage horaire de réunion qui convient à tout le monde.
Défi n° 3 : la culture
Comment les membres d’une équipe peuvent-ils tisser des liens s’ils ne peuvent pas se rencontrer physiquement ni jaser devant la machine à café? La consolidation d’équipe est importante dans la vente, non seulement parce qu’elle est excellente pour le moral de l’équipe, mais aussi parce que la camaraderie fait souvent naître un esprit de concurrence amicale qui motive les personnes.
Les employés qui n’ont pas la possibilité de socialiser en personne se sentent souvent isolés et déconnectés de la culture d’entreprise. En effet, environ un employé en télétravail sur cinq se sent isolé (19 %) et peine à se déconnecter du travail à la fin de la journée (22 %).
Quelle est la taille de votre équipe commerciale? Si votre équipe compte quatre représentants commerciaux ou plus, il y a de fortes chances pour qu’au moins l’un d’entre eux ne se sente pas bien en télétravail. En développant une culture d’entreprise ouverte et positive pour ces employés, vous les aiderez à mieux vivre le travail à distance.
Défi n° 4 : l’évaluation du rendement
On imagine souvent, à tort, que les gens qui travaillent de chez eux ne sont pas aussi productifs que les autres. Si c’est quelque chose qui vous préoccupe, rassurez-vous : 77 % des télétravailleurs déclarent être plus productifs à la maison qu’au bureau. Dans la vente en particulier, le lieu de travail n’a pas vraiment d’importance, tant que vous avez accès aux bons outils, aux bonnes informations et à une connexion Internet fiable.
Ceci étant dit, le passage au télétravail présente de sérieuses difficultés pour les responsables commerciaux qui veulent surveiller le rendement de leur équipe. En plus de mesurer les résultats finaux (c’est-à-dire le total des transactions conclues et les revenus générés), il se passe beaucoup de choses en arrière-plan qui peuvent être difficiles à suivre lorsque vous gérez une équipe à distance.
Comment fournir un commentaire utile et pertinent si vous êtes détaché des activités quotidiennes de vos représentants commerciaux? Après tout, leurs responsabilités ne se résument pas à la vente. Vous avez besoin d’un moyen de suivre leurs progrès et de vous assurer qu’ils font bien leur travail avant que cela n’ait un impact sur les résultats.
Stratégies pour gérer efficacement une équipe commerciale à distance
En tant que responsable commercial, vous avez sans doute quelques inquiétudes (compréhensibles) sur le passage au télétravail. Bien que vous souhaitiez créer le meilleur environnement de travail possible, vous souhaitez également continuer à générer les meilleurs résultats de vente possible. Heureusement, la bonne combinaison de stratégies peut vous aider à gérer et à inspirer votre équipe de vente à distance, où que soient vos collaborateurs.
Maintenir des canaux de communication ouverts
La vraie communication est bidirectionnelle. Que tous vos employés soient distants ou seulement quelques-uns, il est essentiel qu’ils sachent exactement comment vous joindre en cas de questions ou de préoccupations. Donnez l’exemple en répondant rapidement (dans les limites du raisonnable) pendant vos heures de travail, afin que les représentants commerciaux sachent qu’ils peuvent compter sur vous pour les guider.
Idéalement, choisissez une plateforme de messagerie instantanée (comme Slack ou Google Chat) qui permet aux membres de l’équipe de communiquer librement, à l’inverse des discussions par courriel interminables, formelles et rigides.
Une communication ouverte nécessite également de recueillir régulièrement des commentaires. Vous pouvez demander un retour sur des sujets spécifiques par courriel ou donner aux employés la possibilité de répondre anonymement avec un outil d’enquête comme Typeform.
Prenez le temps d’organiser des entretiens individuels
Il y a un temps et un lieu pour les réunions d’équipe, mais vous ne devez surtout pas négliger les entretiens individuels avec vos représentants distants. C’est vous le responsable. Votre équipe se tourne donc vers vous pour obtenir des conseils, des quotas et de la motivation.
Que les entretiens individuels fassent ou non partie de la culture d’entreprise pour ceux qui restent au bureau, vous pouvez et devez les organiser pour ceux qui sont en télétravail, par vidéo ou par téléphone. Non seulement les réunions individuelles vous permettent d’apprendre à connaître les membres de votre équipe, mais elles donnent également aux employés la possibilité de poser des questions, de parler librement et de recevoir des commentaires sur leur rendement sans avoir à se soucier de qui d’autre écoute l’appel.
Établir des objectifs clairs et mesurables
En télétravail, il ne faut surtout pas hésiter à sur-communiquer. Ne laissez pas de place au doute. Vous devez définir des objectifs et des délais précis et atteignables, et des attentes claires. Utilisez des quotas ambitieux, mais réalistes, et des indices de rendement exploitables pour motiver les employés à atteindre leurs objectifs. Il est également important de rédiger une description de poste bien définie, afin que chaque employé sache exactement ce qu’on attend de lui (en particulier lorsque votre équipe s’agrandit et que les rôles commerciaux évoluent).
Reconnaître et célébrer les victoires
Tout le monde mérite d’être félicité pour un travail bien fait, en particulier les employés à distance, qui n’ont pas forcément la possibilité de socialiser au quotidien et donc de tisser des liens avec le reste de l’équipe. En plus d’annoncer chaque victoire sur Slack (et peut-être de distribuer quelques emoji en remerciement), pensez à organiser des soirées virtuelles de récompense afin d’exprimer votre gratitude pour le travail acharné de votre équipe.
Organiser des événements sociaux virtuels
Ce n’est pas parce que vous ne pouvez pas aller prendre un verre entre collègues en sortant du bureau le vendredi soir que les réjouissances sont à bannir. Les cinq à sept virtuels, les séances de clavardage sur l’heure du déjeuner ou les pauses café donnent à votre équipe la possibilité de socialiser, de tisser des liens et de partager des idées.
Quand les membres d’une équipe s’entendent bien, tout le monde y gagne. Même un clavardage rapide peut servir à rappeler que derrière les écrans et les photos de profil, il y a des êtres humains. Cela crée un sentiment d’appartenance, augmente la fidélité et motive les employés à travailler ensemble plutôt que les uns contre les autres, ce qui est également bon pour la productivité et les résultats commerciaux.
Investir dans des outils partagés
Donnez à vos commerciaux les moyens d’accéder aux technologies et outils appropriés, comme Dropbox pour les équipes. Lisez ce qui suit pour découvrir notre liste d’outils recommandés afin de créer votre propre pile technologique pour la vente à distance.
La pile technologique idéale pour les équipes commerciales à distance
Faites votre choix parmi les technologies et outils suivants pour créer une suite dédiée à la vente qui vous permettra de gérer avec succès votre équipe de commerciaux à distance.
Solution CRM en nuage
Une plateforme CRM permet à votre équipe de suivre, d’analyser et de partager des informations sur la structure des ventes, notamment les prospects, les revenus prévus, la progression des transactions et la valeur de cette structure.
Étant donné qu’une solution CRM infonuagique est accessible de n’importe où, vous pouvez surveiller les performances de chacun de vos représentants commerciaux (et la valeur potentielle qu’ils apportent) dans le confort de votre foyer. En suivant la rapidité avec laquelle les différents membres de l’équipe font avancer les transactions dans la structure de vente, vous pouvez améliorer les prévisions et résoudre les goulots d’étranglement.
Calendrier partagé et applications de planification
Des outils de planification simples, tels que Calendly et Doodle, permettent aux équipes de trouver les horaires qui conviennent le mieux aux entretiens individuels et aux appels de groupe.
Que votre équipe dispose d’un calendrier Google partagé ou planifie tout cela sur une plateforme de gestion des processus comme Asana ou Monday.com, il existe une vaste gamme de technologies conçues précisément pour que vous et vos représentants commerciaux à distance soyez sur la même longueur d’onde.
Messages vidéo et enregistrements
Si vous avez une annonce importante à faire et que toute votre équipe est concernée, même si elle est répartie sur différents fuseaux horaires, pourquoi ne pas créer un enregistrement audio ou une vidéo Loom qui peut être visionnée à la convenance de chacun? Vous pouvez partager des fichiers vidéo ou audio compressés ou en haute résolution avec Dropbox.
En fait, vous pouvez également envisager d’enregistrer les appels importants pour vous assurer que tout le monde ait accès aux mêmes informations (sans obliger qui que ce soit à rejoindre un appel au milieu de la nuit).
Plateformes de communication
Nous avons abordé l’importance de la communication ci-dessus. Avec autant d’outils de clavardage et de messagerie conviviaux à votre disposition, vous n’avez aucune raison de mal communiquer sur des éléments importants tels que les quotas de vente ou les attentes vis-à-vis des employés. De plus, de nombreuses plateformes de communication modernes permettent aux équipes de former et de maintenir facilement des liens sociaux à distance. Que vous utilisiez Slack, Google Chat, Microsoft Teams ou même Discord (ou une combinaison des nombreuses plateformes disponibles), vos équipes distantes s’appuient sur une technologie qui facilite le contact.
Technologie de signature électronique sécurisée
Lorsque vous êtes à deux doigts de faire signer un nouveau client, rien ne tue plus l’ambiance que l’impression, la signature et l’envoi par courriel d’un document en plusieurs exemplaires pour tous les intervenants. Et lorsque votre équipe est répartie, le processus n’en est que plus compliqué.
Plus il vous faut de temps pour créer un accord et remplir les documents correspondants, moins vous avez de chances de conclure la transaction. Heureusement, avec la bonne technologie, vous pouvez gagner du temps tout en gardant un œil sur chaque transaction, proposition et contrat. Les équipes commerciales qui tirent parti de la signature électronique peuvent conclure des ventes environ 17 % plus rapidement qu’avec le processus de signature manuelle.
L’utilisation d’un outil de signature électronique comme Dropbox Sign vous permet de vous affranchir complètement de la paperasse. La plateforme de signature électronique permet à votre équipe commerciale de créer des accords de vente sécurisés avec un minimum d’échanges.
Avec une gestion efficace, les équipes commerciales à distance peuvent s’épanouir
Si vous trouvez qu’il est plus difficile que prévu de passer au télétravail, vous n’êtes pas le seul.
Qu’il s’agisse d’un choix de la part de l’entreprise ou que vous y soyez contraint en raison des circonstances, le télétravail apporte son lot de difficultés et de changements dans la façon dont votre équipe communique et vend ses produits.
Avec la bonne mentalité et l’accès aux meilleurs outils, vous pouvez permettre à votre équipe commerciale à distance de réussir. Qui sait, peut-être que vous saurez surmonter les difficultés du télétravail et constaterez que votre équipe est plus productive qu’elle ne l’a jamais été! Si vos employés et la direction envisagent de rester en télétravail sur le long terme, il est possible que vous ne retourniez jamais au bureau.
