セールス チームのテレワークを成功に導くヒント

テレワーク中のセールス担当者のイラスト

テレワークは、時と場合によっては諸刃の剣となるものです。理想的な条件だとしても、メリットばかりとは限りません。

在宅での作業を好む人は多いのですが、テレワークへの移行は非常に大きな変化でもあり、それまでなかったような課題をチームにもたらします。パンデミックが始まり、準備の余裕もないまま突然、完全テレワークへの移行を余儀なくされれば、恩恵より負担のほうが大きく感じられてもおかしくありません。

セールス マネージャーには、チーム メンバーに手本を示すことが求められます。特に状況が不安定で変化が起きているときには、チーム メンバーはマネージャーからの指示を必要とするものです。テレワークにスムーズに移行するためには(あるいはすでにテレワークを実施している場合にその体験を改善するためには)、チームが直面している課題を把握し、個々の課題を克服するための具体的な解決策を示す必要があります。

ここでは、リモートのセールス チームが直面する主な課題と、セールス担当者の成功を後押しするツールと戦略をご紹介します。リモート チームをうまく管理し、あわよくば成長させるための具体的なポイントに触れながら、チーム メンバーに影響を及ぼす心理的な要素も取り上げます。

リモート セールス チームが直面する主な課題

リモート セールス チームが直面する、コミュニケーション、スケジュール調整、勤務評定、文化という 4 つの主な課題のイラスト

課題 1:コミュニケーション

働く場所がオフィスでも自宅のリビングでも、コミュニケーションが円滑でないと、チーム メンバーの生産性や意欲が損なわれかねません。

リモート チームのセールス マネージャーが果たすべき役割の 1 つは、コミュニケーションの方針を定め、効果的にコミュニケーションを図るためのツールをメンバー全員が利用できるようにすることです。具体的には、全員がツールをセットアップできるよう手助けし、必要なトレーニングを提供して、メンバーが大切な会話に参加する責任を果たせるように支援する必要があります。

一般論として、コミュニケーションは少なすぎるくらいなら多すぎるほうが良いとされます。コミュニケーションの機会があまりにも少ないと、メンバーはチームから孤立している、あるいは社の中で重要視されていないと感じてしまうかもしれません。またメンバーからの状況報告が不定期である場合や正確でない場合、マネージャーは各メンバーがどのような状況にあるのか把握できず、必要に応じて刺激を与えたり、様子を見守ったり、問題解決に乗り出したりといったことができなくなります。チーム メンバーの積極的な関与を引き出す目的では、バーチャル チーム ビルディングの演習を実施するのもおすすめです。

課題 2:スケジュール調整

チーム メンバーの全員または大部分がテレワークで仕事をしている場合、全体ミーティングのスケジュールを調整するのは至難の業になるかもしれません。チーム メンバーは、技術的には(インターネット接続さえ十分整っていれば)どこにでも生活拠点を置くことができます。このため、セールス コールやクライアント ミーティングでいっぱいのスケジュールの調整に加えて、タイムゾーンへの配慮が必要になる場合があるのです。

このような場合は、全員のタイムゾーンで「9~5 時」にあたる時間帯にミーティングを設定することで問題を解決できることがあります。しかし、これはまさに「言うは易く行うは難し」です。週 1 回、決まった時間に短時間のミーティングを行う代わりに、世界各地に分散するチーム メンバーに配慮して、時間をローテーションすることが必要になるかもしれません。それも手間がかかりすぎるようなら、全体ミーティングを何回かに分けて開催するのも選択肢の 1 つです。

あるいは、Dropbox Capture を活用して動画メッセージやナレーション付きの画面録画を作成し、共有するという方法もあります。この方法なら、各メンバーはそれぞれ都合のいい時間に動画を視聴すればよいので、ミーティングのために全員のスケジュールを調整する必要がありません。

課題 3:文化

チーム メンバーが 1 つの場所に集まれない場合や休憩室でおしゃべりできない場合、チームの結束力を高めるためには工夫が必要です。セールス チームにおいてチーム ビルディングが大切なのは、それがメンバーの勤労意欲に大きな影響を与えるだけでなく、仲間意識が良い意味での競争心をあおり、各メンバーのモチベーションを刺激する場合が多いからです。

直接対面する機会が少ないと、文化的な質が低下し、孤立を感じやすくなります。ある調査によれば、テレワークをしている人のうち約 5 人に 1 人が孤立感を覚え(19 %)、1 日の終わりに「仕事モード」から抜けるのに苦労している(22 %)とされています。

この問題の発生しやすさは、チームの規模にもよります。メンバー数が 4 人以上である場合、少なくともそのうち 1 人はテレワークに起因する精神的な問題を抱えている可能性が高いでしょう。前向きでオープンなテレワーク文化を構築できれば、このような問題を解決しやすくなります。

課題 4:勤務評定

テレワークはオフィス ワークよりも生産性が低い。これはよくある誤解です。もしマネージャーとしてメンバーの生産性が気になるのなら、「在宅勤務のほうがオフィス勤務よりも生産的に仕事ができる」という 77 % のテレワーカーの声に耳を傾けてください。実際、セールスという仕事は、適切なツールや情報、安定したインターネット回線にアクセスできるのなら、仕事をする場所はほとんど関係ないのです。

とはいえ、セールス マネージャーがリモートで働くメンバーの仕事ぶりを把握するうえでは、いくつかの課題に直面することも事実です。成約の件数や売上高といった結果の背景には、リモートでは把握が難しいチーム メンバーのさまざまな努力が存在します。

チーム メンバーの日々の働きを直接見ることができない状況で、意味のある的確なフィードバックを与えるにはどうすればよいのでしょうか?セールスの仕事は、決して売上がすべてではありません。セールス マネージャーは、活動の進捗を追跡するとともに、メンバーが業績に影響しそうな問題を未然に解決しながら自身の役割を果たせるよう、手助けできる必要があります。

リモート セールス チームを効果的に管理するための戦略

セールス チーム マネージャーは、テレワークへの移行についていくつかの(正当な)懸念を抱いていることでしょう。最良の仕事環境を整えつつ、いつでも最高の営業成績を上げられるようにしたいと考えているはずです。幸い、いくつかの戦略をうまく組み合わせることで、メンバーがどこで仕事をしていても、チームを的確に管理し、モチベーションを刺激できるようになります。

「欠けているピース:リモート セールス チームの管理を改善するためのヒント」というタイトルのパズルのイラスト

オープンなコミュニケーション手段を用意する

コミュニケーションは双方向であるべきです。テレワークをしているのがチーム メンバーの一部でも全員でも、疑問や問題を抱えたときに確実にマネージャーに連絡できる具体的な手段をメンバー全員に周知しておきましょう。勤務時間中であれば(妥当な範囲内で)速やかに対応するという前例をあらかじめ示しておけば、必要なときはマネージャーに助言を求めてかまわないのだということをチーム メンバーに理解してもらいやすくなります。

可能であれば、メールのように延々とスレッドが連なることがなく、肩肘張らず自由にやり取りできるインスタント メッセージング プラットフォーム(Slack や Google Chat など)を選ぶことをおすすめします。

またコミュニケーションを開かれたものにするためには、定期的にフィードバックを募ることも必要です。特定の問題についての意見をメールで求めるのもいいですし、Typeform などのフォーム作成サービスを使ってメンバーが匿名で回答できるようにしてもいいでしょう。

1 対 1 で話す機会を作る

全体ミーティングの機会を確保できたとしても、マネージャーとして絶対に避けなければならないのは、テレワークで働くメンバーを個人レベルで放置してしまうことです。チーム メンバーはマネージャーに、ノルマやモチベーションなどの問題についての助言を求めています。

オフィス勤務のメンバーと 1 対 1 で話し合う習慣がなかったとしても、テレワークで働くメンバーとはビデオ会議や電話で話すことができますし、そうすべきです。1 対 1 のミーティングは、マネージャーがメンバーのことを知る機会になるだけではありません。メンバーが他の誰かに聞かれていることを心配せずに、マネージャーに質問をしたり、普段は言いにくいことを話したり、仕事ぶりについてフィードバックを受けたりするよい機会となります。

明確で測定可能な目標を設定する

テレワークを成功に導く鍵の 1 つは、密にコミュニケーションを図ることです。何事も曖昧にしてはなりません。期限や期待事項については、具体的で達成可能な目標を設定する必要があります。ハードルは高くても現実的なノルマと実践的な KPI を設定し、メンバーが目標達成に向けて意欲をかき立てられるようにしましょう。また職務記述書を明確な内容にすることも大切です。そうすれば、チーム メンバーは自身に期待されていることを正確に理解できます(これは特に、チームの規模を拡大する場合やセールス担当者の役割を広げる場合に重要となります)。

成果を認めて評価する

メンバーが成果を上げたら、必ずそれを評価しましょう。特にテレワークをしているメンバーは、チームの結束力を高める親密なフィードバックを得る機会が日頃から少ないので、きちんと評価することが重要です。Slack などで成果をアナウンスし、時には報奨としてちょっとしたボーナスを出すだけでなく、「バーチャル アワード ナイト」のようなイベントを開いて、チームの努力に感謝の気持ちを示すのもよいでしょう。

バーチャルな親睦イベントを開く

金曜日に飲みに行くことができないからといって、仕事終わりの楽しい時間はすべておしまい、ということはありません。飲み会や昼食時のおしゃべり、コーヒー ブレイクをバーチャルで行えば、チームで親睦を深め、結束力を高めて、アイデアを交換するよい機会となります。

チームがうまく回ることは誰にとってもメリットになります。ちょっとしたおしゃべりは、画面のプロフィール写真の向こうには生身の人間がいるという重要な事実をあらためて思い出させてくれるでしょう。こうしたことは、チームへの帰属意識や忠誠心を高めて、メンバー同士で争うのではなく協力して仕事をしようという気持ちを促し、さらには生産性や売上の面でも好影響をもたらします。

チームで使うツールに投資する

チーム メンバーには、適切なツールとテクノロジーを提供しましょう。以降では、リモート セールス チームに適したテクノロジー スタックを構築するためのおすすめツールを紹介します。

リモート セールス チームに最適なテクノロジー スタック

以下のツールとテクノロジーを組み合わせると、リモート セールス チームを効果的に管理するためのセールス スタックを構築できます。

リモート セールス チームに最適なテクノロジー スタックのイラスト

クラウドベースの CRM

CRM プラットフォームを使うと、見込み客や予想収益、取引の進捗、セールス パイプラインの価値など、パイプラインに関する情報を追跡、分析、共有できます。

クラウドベースの CRM の場合、どこからでもアクセスできるので、快適な自宅オフィスから各メンバーの活動状況や期待される売上高をモニタリングできます。各メンバーのパイプラインの進捗を追跡しながら、予測を調整し、ボトルネックを解消できます。

共有のカレンダー/スケジュール アプリ

Calendly や Doodle などのシンプルなスケジュール ツールを使って、1 対 1 のミーティングやグループ ミーティングのスケジュールを調整できます。

Google カレンダーを共有している場合や、すべてのスケジュールを Asana や Monday.com などのワークフロー管理プラットフォームで管理している場合でも、リモート セールス チームの情報共有に特化したテクノロジーが数多く提供されているので、試してみることをおすすめします。

動画メッセージと音声録音

複数のタイムゾーンに分散しているチーム メンバー全員に重要な情報を口頭で伝える必要があるのなら、音声を録音したり Loom 動画を録画したりして、メンバーそれぞれが都合のいい時間に視聴できるようにしましょう。Dropbox を使えば、無圧縮ファイルでも圧縮ファイルでも、音声や動画を簡単に共有できます。

また、重要なミーティングを録画して共有するという方法もあります。これは、タイムゾーンによっては深夜になってしまうミーティングへの参加を強制しなくても、全員が確実に同じ情報にアクセスできるようにしたいという場合に便利です。

コミュニケーション プラットフォーム

密なコミュニケーションの重要性については、すでに触れたとおりです。使いやすいチャット ツールやメッセージング ツールは数え切れないほど存在しており、セールス ノルマや職務上の期待事項などの重要情報を巡る伝達ミスは、もはや言い訳できません。また最近のコミュニケーション プラットフォームの多くは、リモート チームが結束力を高めるために利用できるシンプルな機能を備えています。Slack や Google Chat、Microsoft Teams、Discord など、どのプラットフォームを使う場合でも(あるいは数あるプラットフォームの中からいくつか組み合わせて使う場合でも)、リモート チームはテクノロジーを活用することで、簡単に連絡を取り合えるようになります。

安全な電子署名

新しい顧客と契約締結というときは、流れに乗ってスムーズに手続きを済ませたいものです。しかし、契約書を印刷して署名し、メールで送付するというプロセスを複数の関係者との間で何度も繰り返す必要があると、勢いが削がれてしまうことがあります。しかもチーム メンバーが各地に分散している場合、このプロセスはさらに複雑なものとなります。

契約書を作成して手続きを完了するまでに、顧客とやり取りする時間が長ければ長いほど、無事に契約を締結できる確率が低くなります。しかし幸いなことに、適切なテクノロジーを活用すれば、この時間を短縮しつつ、すべての取引、提案、契約を細かく追跡することが可能になります。ある調査では、電子署名を利用しているセールス チームは、紙とペンで署名しているチームに比べ、契約締結に要する時間が約 17 % 短いという結果が出ています。

HelloSign などの電子署名ツールを活用すれば、紙を使った面倒な手続きが一切不要になります。セールス チームは電子署名プラットフォームを導入することで、顧客とのやり取りを大幅に減らして安全に販売契約を結ぶことができます。

効果的なチーム管理がリモート セールス チームを成功に導く

テレワークへの移行に思ったより苦労しているとしても、それはあなたのチームだけではありません。

会社としてテレワークへの移行に取り組んでいる場合でも、特別な事情により在宅で働くことを強いられている場合でも、テレワークを始めようとすれば、コミュニケーションや営業活動の方法は変化を余儀なくされ、新たな課題に直面するものです。

正しい考え方を浸透させ、適切なツールを導入すれば、セールス マネージャーとしてリモート セールス チームを成功に導くことができます。うまくすれば、テレワークに伴う課題を完全に克服し、チームの生産性をこれまで以上に高めることも可能です。社員と上層部がテレワークに満足し、長期的な制度として継続することになれば、オフィス ワークがなくなることもあるかもしれません。

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