即便在妥善管理的情況下，遠端工作仍是一把雙刃劍。
儘管許多員工都很享受遠端工作的機會，但面臨這樣的巨大轉變，卻也為工作團隊帶來前所未有的挑戰。再加上全球疫情肆虐，人們在毫無準備的情況下突然轉型為全職在家工作，此時採用遠端工作模式比較像是負擔，而非小確幸。
身為銷售經理，理當以身作則。尤其在充滿未知數又變化多端的時期，工作團隊更是等著您指引方向。為了順利轉型為遠端工作模式 (若工作團隊早已採用遠端工作模式，則可追求最佳化體驗)，您必須先瞭解工作團隊面臨的障礙，方能提供有效的解決方案來克服種種難題。
本文會協助您找出遠端工作團隊面臨的主要挑戰，以及可讓銷售人員締造成功的工具和策略。我們將探討如何妥善管理遠端銷售工作團隊 (甚至還有可能促進團隊發展) 的實質考量，以及可能影響遠端銷售人員的心理因素。
遠端銷售工作團隊面臨的核心挑戰
挑戰 1：溝通
無論工作地點是辦公室還是客廳，無法有效溝通會導致工作環境的生產力和士氣低落。
在遠端工作的情境下，身為銷售經理必須訂下工作規則，並確保所有員工都能取得有效溝通所需的工具。也就是必須協助所有人做好準備、提供任何必要的培訓機會，並要求工作團隊成員對自己參與的重要談話負責。
一般來說，頻繁溝通總比溝通不足來得好。否則，員工可能會感到與團隊漸行漸遠，或與貴公司的核心價值觀脫節。此外，若並未經常且確實地追蹤進度，就難以掌握銷售人員的工作情況，甚至根本無法激勵員工、監控事態發展或排除問題。為了有效維持員工的向心力，請也一併探討建立虛擬工作團隊的練習。
挑戰 2：排程
當多數員工甚至全公司都採取居家辦公時，為整個工作團隊安排會議可能會是惡夢一場。只要銷售人員擁有良好的網際網路連線，基本上可以在任何地方居住和工作，因此還得將不同時區納入考量，更不用說團隊原本的行程時間、銷售電話和客戶會議安排就已經十分緊湊。
有時所能做到的最好安排，就是選擇對每個人來說都落在「朝九晚五」傳統上班時段內的時間。聽起來很簡單，但往往是知易行難。為了配合遍佈世界各地的工作團隊成員，可能需要不斷輪換會議時間，而不是安排每週例行的會議時段。若認為這樣實在太過麻煩，可考慮將面向整個工作團隊的會議拆分為多個會議。
也可以使用 Dropbox Capture 錄製訊息影片，並共享旁白螢幕錄影，讓工作團隊自行抽空查看，不必為了協調所有人的會議排程而傷透腦筋。
挑戰 3：文化
當人們不能舉辦實體聚會或在茶水間小聊時，該如何維繫團隊向心力？在銷售部門中，凝聚團隊向心力相當重要。這不僅有助於提振團隊士氣，這種戰友情誼通常能促進良性競爭，激勵員工保持工作動力。
面對面交流的時間不夠充足，會導致文化喪失或產生孤立感。事實上，將近五分之一的遠端員工曾感到孤單 (19%)，下班後也難以從工作狀態抽離出來 (22%)。
您的遠端銷售工作團隊規模多大？如果您的工作團隊超過四位銷售人員，則可能至少有一位成員正面臨在家工作造成的負面心理影響。打造正面、開放的遠端工作文化，有助於減緩這些負面情緒。
挑戰 4：績效評估
人們常誤以為遠端工作的工作效率遠不及在辦公室工作。如果因此有所顧慮，不妨聽聽遠端工作者的看法：77% 的遠端工作者表示比起進辦公室工作，在家工作其實更有效率。尤其對銷售部門而言，只要能取得合適的工具、資訊和穩定的網際網路連線，便能自由選擇工作地點。
也就是說，以銷售經理的角度來看，遠端工作所帶來的真正挑戰在於如何監控工作團隊績效。除了衡量最終成果 (即成交訂單總數和營收) 之外，幕後還有太多事物在進行，而在管理遠端工作團隊時難以逐一密切關注。
如果無法掌握銷售人員的日常活動，又該如何提供切身的有用意見？畢竟，銷售這門學問可不只是賣東西而已。還需要找到追蹤進度的方法，確保銷售人員能趕上彼此的步調，以免進度影響到銷售成果。
有效管理遠端銷售工作團隊的策略
身為銷售工作團隊經理，可能會對遠端工作模式的轉型產生一些疑慮，這是理所當然。想要盡可能創造最棒的工作環境時，想必也希望創下最佳的銷售成績。幸好只要策略搭配得宜，就能隨時隨地管理和激勵遠端的銷售工作團隊。
維持開放的溝通管道
雙向溝通才是真正有效的溝通方式。無論是只有少數員工採遠端工作模式，還是整個團隊一起採用，請務必確保工作團隊中的每位成員都知道有問題或疑慮時如何與您聯繫。為了讓銷售人員放心仰賴您，請立下在工作時間內迅速回覆訊息 (合理範圍內) 的習慣，如此一來他們便會在需要時向您尋求協助。
理想情況下，應當選擇能流暢溝通的即時通訊平台 (如 Slack 或 Google Chat)，而非採用古板、正式或冗長的電子郵件來回通信。
若要維持開放的溝通管道，還需要定期收集意見回饋。您可以透過電子郵件徵詢對特定問題的意見，或讓員工使用 Typeform 等問卷調查工具匿名回覆。
保留一對一交流時間
為整個工作團隊安排全員參加的會議，必須講究天時地利人和。但就一對一談話而言，遠端銷售人員絕對不容忽視。身為領導者，工作團隊仰賴您提供指引、制定銷售額和賦予動力。
無論您的辦公室文化是否原先就會一對一交流，現在也可以透過視訊或電話遠端執行，也建議這麼做。一對一會議不僅能讓深入認識工作團隊成員，更讓員工有機會提問、暢所欲言並接收對績效意見回饋，而不會因旁人在場而感到不自在。
設立可衡量的明確目標
遠端工作的關鍵在於頻繁溝通，別留下任何不同的解讀空間。請訂定可實現的具體目標，設下期限並清楚表達期望。立下具有挑戰性但務實的銷售額以及可達成的 KPI，激勵員工實現目標。此外，也務必要建立明確的職位說明，每位員工才能清楚知道主管對自己的期望。在工作團隊擴編且銷售職責轉變時，這點尤為重要。
表揚團隊成員並慶祝成功
每位表現優異的成員都應獲得肯定，尤其遠端員工缺少日常社交的機會，不容易收到意見，需要獲得認同來凝聚團隊向心力。除了在 Slack 表揚眾人的成功之外 (也可以傳送一些墨西哥玉米餅作為鼓勵)，還可以考慮舉辦虛擬頒獎夜，對團隊的辛勤耕耘表達感激之情。
舉辦虛擬社交活動
誰說週末不能外出小酌，就無法享受歡樂時光。可規劃線上聚會、午餐聊天或茶點時光，提供工作團隊互相交流、培養情誼和分享想法的機會。
如果工作團隊相處融洽，對所有人都大有助益。即使只是閒聊幾句，也能讓人驚覺到：儘管整天面對螢幕和個人檔案頭像，但實際上是與同事互動，自己並不孤單。透過這樣的互動方式，能產生歸屬感、提高忠誠度，並鼓勵員工彼此協作而非互相對抗，從而提高生產力並取得優異的銷售成績。
投資共享工具
善用適當的工具與技術 (如 Dropbox 工作團隊方案)，能讓銷售人員如虎添翼。請繼續閱讀我們的推薦工具清單，建立專屬自己的遠端銷售技術堆疊。
遠端銷售工作團隊建立技術堆疊的理想組合
可結合下列工具和技術，建立起銷售堆疊，成功管理遠端銷售工作團隊。
雲端 CRM
CRM 平台可讓工作團隊追蹤、分析和共享銷售流程的相關資訊，包括潛在客戶、預期收入、交易進度和流程價值。
由於雲端 CRM 隨時隨地皆可存取，您可以舒適地待在居家辦公室中，監控每位銷售人員的表現 (以及他們能創造多少潛在價值)。透過追蹤不同工作團隊成員在銷售流程中的交易進展速度，您可以修正預測並協助突破瓶頸。
共享行事曆和排程應用程式
運用 Calendly 和 Doodle 等簡易排程工具，工作團隊能找出最適合一對一交流和群組會議的特定時間。
無論您的工作團隊設有共享的 Google 日曆，還是透過 Asana 或 Monday.com 等工作流程管理平台規劃各種大小事，這些工具都提供各式各樣量身打造的技術，確保您與遠端銷售人員掌握相同資訊。
影片訊息與錄影
如果需要向整個工作團隊宣布重大消息，但團隊成員卻分散在不同時區，何不製作錄音檔或 Loom 影片，讓每位銷售人員自行抽空查看？您可以使用 Dropbox 共享高畫質或壓縮的音訊和影片檔案。
其實還可以考慮將重要會議錄音起來，確保每個人都能接收到相同資訊 (而不必強迫任何人三更半夜開會)。
通訊平台
先前已經提到頻繁溝通的重要性。市面上有如此多操作簡單的聊天和通訊工具，在傳達目標銷售額和工作期望等重要事項時，沒有理由會溝通不良。更別提現在有許多通訊平台能讓工作團隊輕鬆培養和維繫情誼，距離再也不是問題。無論使用 Slack、Google Chat、Microsoft Teams 或 Discord (或是混搭多種可用的平台)，遠端工作團隊能依賴各種技術輕鬆保持聯繫。
安全的電子簽章技術
當距離簽下新客戶只差最後一步時，最掃興的莫過於反覆列印和簽署文件，再用電子郵件將文件寄送向多名相關人員。如果工作團隊成員分散各地，流程只會愈來愈複雜。
在擬定協議和完成文書作業時，與客戶之間的文件往返時間越長，促成交易的機率就越小。幸好，只要善用正確的技術就能節省時間，同時還能密切追蹤每筆交易、每項提案和每份合約。事實上，與手動簽署流程相比，使用電子簽章的銷售工作團隊敲定交易的速度提升近 17%。
使用 Dropbox Sign 等電子簽章工具，完全擺脫文書作業。電子簽名平台，可以讓銷售工作團隊盡可能減少文件往返次數，並建立安全的銷售協議。
執行確實有效的管理，有助遠端銷售工作團隊成長茁壯
如果您覺得轉換成遠端工作環境比想像中困難，其實這樣想的大有人在。
無論貴公司是正在轉變為遠端工作型態，還是迫於環境因素而選擇居家辦公，改採遠端工作模式會對工作團隊的溝通和銷售方式帶來全新的阻礙與改變。
只要抱持正確心態並運用最佳工具，便能讓遠端銷售工作團隊成長茁壯。說不定還能克服遠端工作的挑戰，並且發現工作團隊的生產力遠勝以往！如果員工和主管甚至希望長期實施遠端工作模式，那可能就再也不用回辦公室工作了。
