Trabajar a distancia puede ser una espada de doble filo, incluso en las mejores circunstancias.
Aunque muchos empleados aprovechan la oportunidad de trabajar a distancia, también es un cambio enorme que presenta desafíos que tu equipo puede no haber enfrentado antes. Si le agregamos una pandemia mundial y un cambio repentino a trabajar desde casa a tiempo completo sin posibilidad de prepararse, el trabajo a distancia puede parecer más una carga que una bendición.
Como gerente de ventas, parte de tu trabajo es predicar con el ejemplo. Tu equipo espera que le brindes indicaciones, especialmente en períodos de incertidumbre y cambio. Para facilitar la transición al trabajo a distancia (o para optimizar la experiencia si tu equipo ha estado trabajando a distancia durante un tiempo), debes comprender los obstáculos que enfrenta tu equipo para que puedas proporcionar soluciones prácticas para superar a cada uno.
En este artículo, te ayudaremos a identificar los principales desafíos para los equipos remotos junto con herramientas y estrategias que puedes usar para impulsar el éxito de tus representantes de ventas. Nos ocuparemos de las consideraciones prácticas sobre la mejor manera de gestionar (e incluso hacer crecer) a un equipo de ventas remotas, así como de algunos de los elementos psicológicos que afectan a los vendedores remotos.
Los principales desafíos a los que se enfrentan los equipos de ventas remotas
Desafío 1: comunicación
Ya sea que estés en la oficina o en tu living, un desglose en la comunicación puede dañar la productividad y la moral del lugar de trabajo.
En el contexto del trabajo remoto, te corresponde a ti, como gerente de ventas, marcar la pauta y asegurar que todo el mundo tiene acceso a las herramientas que necesita para comunicarse eficazmente. Esto significa ayudar a todo el mundo a prepararse, facilitar el acceso a la formación necesaria y responsabilizar a los miembros del equipo de su participación en las conversaciones importantes.
Como regla general, es mejor comunicar de más que de menos. De lo contrario, los empleados podrían empezar a sentirse aislados del equipo o desconectados de los valores fundamentales de tu empresa. Además, si no se realizan verificaciones frecuentes y honestas, te costará saber lo que ocurre con tus vendedores, lo que hace imposible motivar, supervisar y solucionar los problemas. Explora también los ejercicios de creación de equipos virtuales para fomentar la participación de tus empleados.
Desafío 2: cronograma
Cuando todos o la mayoría de tus empleados trabajan desde casa, programar una reunión de todo el equipo puede ser una pesadilla. Ya que tus representantes de ventas pueden técnicamente vivir y trabajar desde cualquier lugar (siempre y cuando tengan una buena conexión a Internet), es posible que debas tener en cuenta diferentes zonas horarias además de las ya apretadas agendas de tus equipos, las llamadas de ventas y las reuniones con los clientes.
A veces, lo mejor que puedes hacer es elegir los horarios que están dentro de los tradicionales “de 9 a 5” para todos. Esto suena simple, pero a menudo es más fácil decirlo que hacerlo. En lugar de establecer una convocatoria semanal permanente, podría ser necesario rotar los horarios para acomodar a los miembros del equipo de diferentes partes del mundo. O, si eso es demasiado inconveniente, puede que tengas que considerar la posibilidad de dividir las reuniones de todo el equipo en varias llamadas.
También puedes utilizar Dropbox Capture para grabar mensajes de video y compartir grabaciones de pantalla narradas. Esto les permite a los equipos revisar el material cuando ellos puedan, en lugar de tratar de coordinar los calendarios de todos para una reunión.
Desafío 3: cultura
¿Cómo te vinculas como equipo cuando no puedes pasar tiempo juntos físicamente o charlar junto al refrigerador de agua? La creación de equipos es importante en las ventas no solo porque es excelente para la moral del equipo, sino también porque el sentido de la camaradería suele despertar una competencia amigable que motiva a los individuos.
La falta de tiempo presencial puede llevar a la degradación cultural y a experimentar sentimientos de aislamiento. De hecho, alrededor de uno de cada cinco empleados remotos experimentan aislamiento (19 %) y dificultades para desconectarse del trabajo al final del día (22 %).
¿Qué tamaño tiene tu equipo de ventas remotas? Si tienes cuatro o más representantes en tu equipo, es probable que al menos uno de ellos esté experimentando un impacto mental negativo por trabajar desde casa. Construir una cultura de trabajo a distancia positiva y abierta puede ayudar a mitigar estos sentimientos.
Desafío 4: evaluación de rendimiento
Es un error común pensar que los trabajadores a distancia no son tan productivos como los de la oficina. Si esto es algo que te preocupa, considera que el 77 % de los trabajadores a distancia dice que es más productivo trabajando desde casa que en la oficina. Para las ventas, en particular, no importa realmente desde dónde se trabaje, siempre que se tenga acceso a las herramientas adecuadas, a la información y a una conectividad fiable a Internet.
Dicho esto, el hecho de trabajar a distancia presenta verdaderos desafíos para los gerentes de ventas que desean supervisar el rendimiento de su equipo. Más allá de la medición de los resultados finales (es decir, el total de ofertas cerradas y los dólares ganados), hay muchas cosas que suceden detrás de escena que pueden ser difíciles de controlar cuando se gestiona un equipo remoto.
¿Cómo puedes proporcionar comentarios útiles y relevantes si estás alejado de las actividades diarias de tus representantes de ventas? Al fin y al cabo, las ventas implican mucho más que vender. Necesitas una forma de seguir el progreso y asegurarte de que tus representantes están haciendo su trabajo antes de que esto afecte a los resultados.
Estrategias para gestionar eficazmente a un equipo de ventas remotas
Como gerente de un equipo de ventas, es probable que tengas algunas preocupaciones (válidas) sobre hacer el cambio al trabajo a distancia. Si bien deseas crear el mejor entorno de trabajo posible, también quieres seguir impulsando los mejores resultados de ventas posibles. Afortunadamente, la combinación adecuada de estrategias puede ayudarte a gestionar e inspirar a tu equipo de ventas remotas desde cualquier lugar.
Mantén las líneas de comunicación abiertas
La verdadera comunicación es una calle bidireccional. Ya sea que algunos o todos tus empleados estén trabajando a distancia, es crucial que cada persona de tu equipo sepa exactamente cómo comunicarse contigo si tiene preguntas o inquietudes. Establece un precedente respondiendo de inmediato (dentro de lo razonable) durante tu horario de trabajo, para que los representantes de ventas sepan que pueden contar contigo para recibir orientación.
Idealmente, deberías elegir una plataforma de mensajería instantánea (como Slack o Google Chat) que permita que la comunicación fluya libremente sin el esfuerzo, la formalidad o los hilos largos que pueden venir con el correo electrónico.
La comunicación abierta también requiere recopilar comentarios de forma regular. Puedes pedir una opinión sobre temas específicos por correo electrónico o brindarles a los empleados la oportunidad de responder de forma anónima con una herramienta de encuesta, como Typeform.
Dedica tiempo a las reuniones individuales
Hay un momento y un lugar para las llamadas en todo el equipo, pero lo último que quieres hacer es descuidar a tus representantes de ventas remotas a nivel individual. Como líder, tu equipo te busca para recibir orientación, objetivos y motivación.
Independientemente de que las personas formen parte o no de tu cultura en la oficina, puedes y deberías llevarlas a cabo de forma remota mediante videollamadas o llamadas telefónicas. Las reuniones individuales no solo te permiten conocer a los miembros de tu equipo, sino que también les dan a los empleados la oportunidad para hacer preguntas, hablar libremente y recibir comentarios sobre el desempeño sin preocuparse por quién más está escuchando en la llamada.
Establecer objetivos claros y medibles
Cuando se trata de trabajar a distancia, una de las claves es la sobrecomunicación. No dejes nada abierto a la interpretación. Eso significa establecer objetivos específicos y alcanzables que se adjunten a los plazos y a las expectativas claras. Utiliza objetivos desafiantes, pero realistas, y KPI procesables para motivar a los empleados a alcanzar sus objetivos. También es importante crear una descripción del trabajo bien definida, de modo que cada empleado sepa exactamente qué se espera de ellos (especialmente a medida que tu equipo se expanda y los roles de ventas evolucionen).
Reconoce y celebra las victorias
Todo el mundo se merece el reconocimiento por un trabajo bien hecho, especialmente los empleados a distancia que pueden carecer de los comentarios sociales diarios que promueve la unión del equipo. Además de anunciar cada victoria en Slack (y quizás repartiendo uno o dos tacos en agradecimiento), considera la posibilidad de organizar noches de premios virtuales para agradecer el duro trabajo de tu equipo.
Organiza eventos sociales virtuales
Solo porque no puedas salir a tomar bebidas al final de la semana, no significa que la hora feliz implique salir. Las horas felices virtuales organizadas, los chats de almuerzo o las horas de café le dan a tu equipo la oportunidad de socializar, unir y compartir ideas.
Cuando tu equipo se lleva bien, todos se benefician. Incluso un chat rápido puede servir como un recordatorio importante de que detrás de esas pantallas y fotos de perfil, todos somos humanos. Esto crea un sentimiento de pertenencia, aumenta la lealtad y motiva a los empleados a trabajar juntos en lugar de unos contra otros, lo que también es bueno para la productividad y los resultados de las ventas.
Invierte en herramientas compartidas
Potencia el trabajo de tus representantes con acceso a las herramientas y la tecnología adecuadas, como Dropbox para equipos. Sigue leyendo para conocer nuestra lista de herramientas recomendadas para crear tu propia pila tecnológica de ventas remotas.
La pila tecnológica ideal para equipos de ventas remotas
Combina las siguientes herramientas y tecnologías para construir una pila de ventas para gestionar con éxito un equipo de ventas remotas.
CRM en la nube
Una plataforma de CRM le permite a tu equipo realizar un seguimiento, analizar y compartir información sobre el pipeline de ventas, incluidos los clientes potenciales, los ingresos previstos, la progresión de los tratos y el valor del pipeline.
Dado que se puede acceder a un CRM en la nube desde cualquier lugar, puedes supervisar el rendimiento de cada uno de sus representantes (y el valor potencial que están aportando) desde la comodidad de tu oficina. Al hacer un seguimiento de la rapidez con la que diferentes miembros del equipo mueven los tratos a través del canal, puedes mejorar la previsión y abordar los cuellos de botella.
Aplicaciones compartidas de calendario y programación
Las herramientas de programación sencillas, como Calendly y Doodle, les permiten a los equipos encontrar las horas específicas que mejor funcionan para las llamadas individuales y de grupo.
Tanto si tu equipo tiene un calendario de Google compartido como si planifica todo a través de una plataforma de gestión de flujos de trabajo, como Asana o Monday.com, hay una gran variedad de tecnología creada específicamente para mantenerte a ti y a tus representantes de ventas remotas en la misma página.
Mensajes y grabaciones de video
Si tienes un anuncio importante que todo tu equipo debe escuchar, incluso cuando están repartidos en diferentes zonas horarias, ¿por qué no crear una grabación de audio o un video de Loom que pueda verse según la conveniencia de cada vendedor? Puedes compartir archivos de audio y video comprimidos de alta resolución con Dropbox.
De hecho, también puedes considerar grabar llamadas importantes para asegurarte de que todos tengan acceso a la misma información (sin requerir que nadie se una a una llamada en medio de la noche).
Plataformas de comunicación
Hemos abordado la importancia del exceso de comunicación antes mencionada. Con tantas herramientas de chat y mensajería fáciles de usar disponibles, no hay motivo para la mala comunicación sobre elementos importantes, como cuotas de ventas y expectativas laborales. Además, muchas plataformas de comunicación modernas facilitan que los equipos formen y mantengan enlaces sociales a distancia. Tanto si utilizas Slack, Google Chat, Microsoft Teams o incluso Discord (o alguna combinación de las muchas plataformas disponibles), los equipos remotos dependen de una tecnología que facilita el contacto.
Tecnología de firma electrónica segura
Cuando estás tan cerca de firmar con un nuevo cliente, nada estropea más el ambiente que imprimir, firmar y enviar un documento por correo electrónico varias veces para múltiples partes interesadas. Y, cuando tu equipo está distribuido, el proceso solo se vuelve más complicado.
Cuanto más tiempo se tarde en ir de un lado a otro con un cliente para crear un acuerdo y completar el papeleo, menos probabilidades habrá de cerrar el trato. Afortunadamente, con la tecnología adecuada, puedes ahorrar tiempo sin dejar de hacer un seguimiento exhaustivo de cada trato, propuesta y contrato. De hecho, los equipos de ventas que aprovechan las firmas electrónicas pueden cerrar las ventas un 17 % más rápido que el proceso de firma manual.
Usar una herramienta de firma electrónica como Dropbox Sign te permite omitir el papeleo por completo. La plataforma de firma electrónica le permite a tu equipo de ventas crear acuerdos de venta seguros con un mínimo de idas y venidas.
Con una gestión eficaz, los equipos de ventas a distancia pueden prosperar
Si te resulta más difícil de lo esperado hacer la transición a un lugar de trabajo remoto, no estás solo.
Ya sea que tu empresa esté haciendo el cambio hacia el trabajo remoto o que te hayas visto obligado a trabajar desde casa debido a diferentes circunstancias, la transición al trabajo a distancia trae nuevos obstáculos y cambios a la forma en que tu equipo se comunica y vende.
Con la mentalidad adecuada y el acceso a las mejores herramientas, puedes hacer que tu equipo de ventas a distancia prospere. Quién sabe, tal vez conquistarás los desafíos del trabajo a distancia y descubrirás que tu equipo es más productivo que nunca. Si tus empleados y líderes lo prefieren como un acuerdo a largo plazo, es posible que nunca vuelvas a trabajar desde una oficina.
