Trabalhar remotamente tem seus pontos positivos e negativos, mesmo nas melhores circunstâncias.
Embora muitos funcionários aproveitem essa ótima oportunidade, o trabalho remoto não deixa de ser uma mudança significativa que impõe desafios inéditos para a equipe. A pandemia e a mudança repentina para o trabalho em casa tempo integral, sem preparação, transformou o trabalho remoto mais em um fardo do que propriamente em uma bênção, para muitos.
Como gerente de vendas, parte do seu trabalho é servir de exemplo. Sua equipe espera orientações, especialmente em períodos de incertezas e mudanças. Para facilitar a transição para o trabalho remoto (ou para otimizar a experiência, caso sua equipe já trabalhe remotamente há algum tempo), é necessário entender os obstáculos que a equipe enfrenta e conseguir oferecer soluções práticas para superá-los.
Neste artigo, ajudamos você a identificar os principais desafios das equipes remotas, além das ferramentas e das estratégias que podem ser empregadas para impulsionar o sucesso dos representantes de vendas. Abordamos considerações práticas sobre como gerenciar melhor (e possivelmente até aumentar) uma equipe de vendas remota, além de alguns elementos psicológicos que afetam os vendedores remotos.
Os principais desafios enfrentados pelas equipes de vendas remotas
Desafio 1: comunicação
Esteja você no escritório ou na sala de estar, uma falha na comunicação pode comprometer a produtividade e a motivação do local de trabalho.
No contexto do trabalho remoto, cabe ao gerente de vendas definir o tom e garantir que todos tenham acesso às ferramentas necessárias para uma comunicação eficaz. Em termos práticos, o gerente deve ajudar todos a se prepararem, proporcionar acesso a eventuais treinamentos e responsabilizar os membros da equipe pela participação nas conversas importantes.
Como regra geral, é melhor exagerar na comunicação do que negligenciá-la. Caso contrário, os funcionários podem se sentir isolados da equipe ou desconectados dos valores fundamentais da empresa. Além disso, sem checagens frequentes e honestas, não será fácil saber o que acontece com os vendedores. Assim, fica praticamente impossível motivar, monitorar e solucionar problemas. Explore também os exercícios virtuais de formação de equipes para gerar um maior engajamento entre os funcionários.
Desafio 2: agendamento
Quando todos ou a maioria de seus funcionários trabalham em casa, conseguir agendar uma reunião com toda a equipe pode ser um verdadeiro pesadelo. Como tecnicamente os representantes de vendas podem morar e trabalhar de qualquer lugar (desde que disponham de uma boa conexão com a internet), às vezes, além das agendas já lotadas da equipe, chamadas de vendas e reuniões com clientes, é preciso considerar diferentes fusos horários.
O melhor a fazer é escolher horários que se enquadrem no horário comercial tradicional das “9h às 18h” para todos. Parece simples, mas a teoria é mais fácil do que a prática. Em vez de definir uma chamada semanal permanente, talvez seja preciso alternar os horários para acomodar os membros da equipe de diferentes partes do mundo. Ou, caso seja muito inconveniente, pode ser preciso dividir as reuniões de toda a equipe em várias chamadas diferentes.
Como alternativa, use o Dropbox Capture para gravar mensagens de vídeo e compartilhar gravações de tela narradas. Com isso, as equipes podem assistir ao vídeo quando quiserem, em vez de tentar coordenar o calendário de cada pessoa para marcar uma reunião.
Desafio 3: cultura
Como vocês se relacionam como equipe quando não conseguem passar tempo fisicamente juntos ou conversar na área do café? A formação de equipe é importante na área de vendas não apenas por ser ótima para a motivação da equipe, mas também porque um senso de camaradagem muitas vezes gera uma competição amigável que incentiva as pessoas.
A falta de tempo cara a cara pode levar à degradação da cultura e a sentimentos de isolamento. Na verdade, cerca de um em cada cinco funcionários remotos experimenta o isolamento (19%) e tem dificuldades para se desconectar do trabalho no final do dia (22%).
Qual é o tamanho da sua equipe de vendas remota? Se há quatro ou mais representantes na equipe, é provável que pelo menos um deles esteja sofrendo um impacto mental negativo por trabalhar em casa. Construir uma cultura de trabalho remota positiva e aberta pode ajudar a diminuir esses sentimentos.
Desafio 4: avaliação de desempenho
É um equívoco comum pensar que as pessoas que fazem trabalho remoto não são tão produtivas quanto as que trabalham no escritório. Se isso gera alguma preocupação, considere que 77% das pessoas que fazem trabalho remoto dizem que são mais produtivas trabalhando em casa do que no escritório. Para vendas, em particular, realmente não importa de onde você trabalha, desde que tenha acesso às ferramentas e informações certas e conte com uma conectividade de internet confiável.
Dito isso, o trabalho remoto apresenta desafios reais para gerentes de vendas que buscam monitorar o desempenho da equipe. Para além de medir os resultados finais (ou seja, o total de negócios fechados e o dinheiro ganho), há muita coisa que acontece nos bastidores que pode ser difícil de acompanhar quando se gerencia uma equipe remota.
Como fornecer feedback útil e relevante estando distante das atividades diárias dos representantes de vendas? Afinal, a venda envolve muito mais do que simplesmente vender. Você precisa de uma maneira para acompanhar o progresso e garantir que os representantes estejam contribuindo antes que isso afete os resultados.
Estratégias para gerenciar uma equipe de vendas remota com eficiência
O gerente da equipe de vendas, tem preocupações (válidas) sobre a mudança para o trabalho remoto. Enquanto há o desejo de criar o melhor ambiente de trabalho possível, também há a necessidade de continuar gerando os melhores resultados de vendas possíveis. Felizmente, a combinação certa de estratégias pode ajudar no gerenciamento e pode inspirar a equipe de vendas remota onde quer que ela esteja.
Mantenha linhas de comunicação abertas
A verdadeira comunicação é uma via de mão dupla. Com alguns ou todos os funcionários trabalhando remotamente, é crucial que cada pessoa da equipe saiba exatamente como entrar em contato com você em caso de dúvidas ou preocupações. Crie um precedente respondendo prontamente (dentro do razoável) durante o horário de trabalho, assim os representantes de vendas saberão que podem contar com sua orientação.
O ideal é escolher uma plataforma de mensagens instantâneas (como Slack ou Google Chat) que permita que a comunicação flua livremente sem o congestionamento, a formalidade e o infinito vai e vem inerentes ao uso do e-mail.
Uma comunicação aberta também requer a coleta regular de feedback. Você pode solicitar informações sobre questões específicas por e-mail ou dar aos funcionários a chance de responder anonimamente usando uma ferramenta de pesquisa como o Typeform.
Arranje tempo para reuniões individuais
Há lugar e hora para chamadas com toda a equipe, mas o que não se pode fazer é negligenciar os representantes de vendas remotos individualmente. Como líder, sua equipe espera de você orientação, cotas e motivação.
Independentemente de as reuniões individuais serem parte da cultura do escritório, você pode e deve conduzi-las remotamente por meio de vídeo ou chamada telefônica. As reuniões individuais, além de permitirem que você conheça os membros da equipe, também dão aos funcionários uma abertura para que façam perguntas, falem livremente e recebam feedback de desempenho sem se preocuparem com quem mais está ouvindo a chamada.
Estabeleça metas claras e mensuráveis
No que diz respeito ao trabalho remoto, algo fundamental é o excesso de comunicação. Não dê brecha a interpretações. Defina metas específicas e realizáveis, vinculadas a prazos e expectativas claras. Use cotas desafiadoras, mas realistas, e indicadores-chave de desempenho úteis para motivar os funcionários a realizar suas metas. Também é importante criar uma descrição de trabalho bem definida, para que cada funcionário saiba exatamente o que se espera dele (especialmente conforme a equipe se expande e as funções de vendas evoluem).
Reconheça e celebre as vitórias
Todas as pessoas merecem reconhecimento por um trabalho bem-feito, especialmente as que fazem trabalho remoto e podem não receber o feedback social diário que promove a união da equipe. Além de anunciar cada vitória no Slack (e talvez fazer elogios distribuindo tacos em agradecimento), considere realizar noites de premiação virtuais para expressar gratidão pelo trabalho árduo da equipe.
Organize eventos sociais virtuais
Só porque você não pode sair para beber no final de semana, não significa que o happy hour precisa ser descartado. Organizar happy hours, bate-papos no almoço ou cafezinhos virtuais dão à sua equipe a chance de socializar e se relacionar além de compartilhar ideias.
Quando sua equipe se dá bem, todos se beneficiam. Mesmo um bate-papo rápido pode servir para lembrar que, por trás dessas telas e fotos de perfil, estão seres humanos. Isso cria um sentimento de pertencimento, aumenta a lealdade e motiva os funcionários a trabalharem juntos, e não uns contra os outros, o que também é bom para a produtividade e os resultados das vendas.
Invista em ferramentas compartilhadas
Capacite seus representantes com acesso às ferramentas e tecnologias certas, como o Dropbox para equipes. Continue a leitura e confira nossa lista de ferramentas recomendadas para criar seu próprio acervo de tecnologia de vendas remotas.
O acervo de tecnologia ideal para equipes de vendas remotas
Agrupe as seguintes ferramentas e tecnologias para criar um acervo de vendas para gerenciar com sucesso uma equipe de vendas remota.
CRM baseado em nuvem
Uma plataforma de CRM permite que sua equipe rastreie, analise e compartilhe informações sobre o pipeline de vendas, incluindo clientes potenciais, receita prevista, progressão do negócio e valor do pipeline.
Como um CRM em nuvem pode ser acessado de qualquer lugar, é possível monitorar o desempenho de cada representante (e quanto valor potencial ele gera) no conforto da sua casa. Ao rastrear a velocidade com que diferentes membros da equipe movem os negócios pelo pipeline, é possível melhorar a previsão e ultrapassar obstáculos.
Calendário compartilhado e aplicativos de agendamento
Ferramentas simples de agendamento, como o Calendly e o Doodle, permitem que as equipes encontrem horários específicos que funcionam melhor para chamadas individuais e em grupo.
Sua equipe pode ter um calendário compartilhado do Google ou planejar tudo por meio de uma plataforma de gerenciamento de fluxo de trabalho como Asana ou Monday.com, há uma enorme variedade de tecnologias desenvolvidas especificamente para manter você e seus representantes de vendas remotos em sincronia.
Mensagens e gravações de vídeo
Se você tem um anúncio importante que toda a equipe deve ouvir mesmo quando espalhada por diferentes fusos horários, por que não criar uma gravação de áudio ou um vídeo do Loom para assistir a qualquer hora? É possível compartilhar arquivos de vídeo e áudio compactados ou de alta resolução com o Dropbox.
Na verdade, também é possível gravar chamadas importantes para garantir que todos tenham acesso às mesmas informações (sem obrigar ninguém a participar de uma chamada no meio da noite).
Plataformas de comunicação
Mencionamos a importância do excesso de comunicação acima. Com tantas ferramentas de bate-papo e mensagens fáceis de usar disponíveis, não há motivo para falhas de comunicação sobre aspectos importantes, como cotas de vendas e expectativas de trabalho. Além disso, muitas plataformas de comunicação modernas conseguem simplificar para as equipes a formação e manutenção de laços sociais ainda que à distância. Seja Slack, Google Chat, Microsoft Teams ou até Discord (ou alguma combinação das várias plataformas disponíveis), as equipes remotas contam com uma tecnologia que facilita o contato.
Tecnologia de assinatura eletrônica segura
Quando você está prestes a fechar negócio com um novo cliente, não há nada mais frustrante do que ter que imprimir, assinar e enviar um documento por e-mail várias vezes para várias partes interessadas. Quando sua equipe está distribuída, o processo fica ainda mais complicado.
Quanto maior o tempo perdido na criação do contrato e no envio e preenchimento da papelada, menor a probabilidade de fechamento do negócio. Felizmente, com a tecnologia certa, é possível economizar tempo e ainda acompanhar de perto cada transação, proposta e contrato. Na verdade, as equipes de vendas que usam as assinaturas eletrônicas conseguem fechar vendas cerca de 17% mais rápido em comparação com as que ainda dependem do processo de assinatura manual.
O uso de uma ferramenta de assinatura eletrônica como o Dropbox Sign permite ignorar completamente a papelada. A plataforma de assinatura eletrônica capacita a equipe de vendas a criar acordos de vendas seguros com o mínimo de idas e vindas.
Basta um gerenciamento eficaz para as equipes de vendas remotas prosperarem
Mas não pense que é exclusividade sua achar mais difícil a transição para um local de trabalho remoto do que o esperado.
Se sua empresa está fazendo a transição para o trabalho remoto ou foi forçada a trabalhar de casa devido às circunstâncias, essa mudança traz novos obstáculos e desafios na forma como a equipe se comunica e fecha vendas.
Com a mentalidade certa e acesso às melhores ferramentas, é possível capacitar a equipe de vendas remota para que prospere. Quem sabe você supere os desafios do trabalho remoto e descubra que sua equipe nunca foi tão produtiva! Se os funcionários e a liderança preferirem esse modelo como algo a longo prazo, talvez você nunca mais trabalhe em um escritório.
