Op afstand werken kan een tweesnijdend zwaard zijn, zelfs onder de beste omstandigheden.
Hoewel veel medewerkers genieten van de mogelijkheid om op afstand te werken, is het ook een enorme verandering die je team voor uitdagingen stelt die het nog niet eerder heeft meegemaakt. Gooi daar een wereldwijde pandemie en een plotselinge verschuiving naar fulltime thuiswerken zonder de kans om je voor te bereiden bij, waardoor werken op afstand meer als een last dan als een zegen kan voelen.
Als verkoopmanager is het je taak om het goede voorbeeld te geven. Je team kijkt naar jou om richting te geven, vooral in perioden van onzekerheid en verandering. Om de overgang naar werken op afstand soepel te laten verlopen (of om de ervaring te optimaliseren als je team al een tijdje op afstand werkt), moet je begrijpen met welke hindernissen je team te maken krijgt, zodat je praktische oplossingen kunt bieden om elke hindernis te overwinnen.
In dit artikel helpen we je bij het identificeren van de belangrijkste uitdagingen voor externe teams, samen met tools en strategieën die je kunt gebruiken om het succes van je vertegenwoordigers te bevorderen. We gaan in op praktische overwegingen over hoe je een salesteam op afstand het beste kunt managen (en zelfs kunt laten groeien) en op enkele psychologische elementen die van invloed zijn op vertegenwoordigers op afstand.
De belangrijkste uitdagingen voor salesteams op afstand
Uitdaging 1: communicatie
Of je nu op kantoor zit of in je woonkamer: een communicatiestoring kan de productiviteit en het moreel op de werkplek schaden.
In de context van werken op afstand is het aan jou als verkoopmanager om de toon te zetten en ervoor te zorgen dat iedereen toegang heeft tot de tools die ze nodig hebben om effectief te communiceren. Dat betekent dat je iedereen moet helpen om zich te organiseren, toegang moet geven tot de nodige training en teamleden verantwoordelijk moet houden voor hun deelname aan belangrijke gesprekken.
Als algemene regel geldt dat je beter te veel kunt communiceren dan te weinig. Anders kunnen medewerkers zich geïsoleerd gaan voelen van het team of zich niet meer verbonden voelen met de kernwaarden van je bedrijf. Bovendien weet je zonder regelmatige en eerlijke check-ins maar moeilijk wat er aan de hand is met je vertegenwoordigers, waardoor het onmogelijk is om ze te motiveren, te controleren en problemen op te lossen. Verken ook virtuele teambuildingoefeningen om je medewerkers beter te betrekken.
Uitdaging 2: planning
Als alle of de meeste van je medewerkers thuiswerken, kan het plannen van een teamvergadering een nachtmerrie zijn. Omdat je vertegenwoordigers technisch gezien overal kunnen wonen en waar dan ook kunnen werken (zolang ze een goede internetverbinding hebben), moet je misschien rekening houden met verschillende tijdzones, bovenop de toch al drukke agenda's van je team, verkoopgesprekken en vergaderingen met klanten.
Soms kun je het beste tijden kiezen die voor iedereen binnen de traditionele '9 tot 5' vallen. Dit klinkt eenvoudig, maar is vaak makkelijker gezegd dan gedaan. In plaats van wekelijks een vast gesprek te plannen, kan het nodig zijn om tijden te rouleren om teamleden in verschillende delen van de wereld tegemoet te komen. Of als dat te lastig is, kun je overwegen om teamvergaderingen op te splitsen in meerdere gesprekken.
Je kunt ook Dropbox Capture gebruiken om videoboodschappen op te nemen en schermopnamen voorzien van gesproken commentaar. Zo kunnen teams in hun eigen tijd beoordelen, in plaats van te proberen ieders agenda te coördineren voor een vergadering.
Uitdaging 3: cultuur
Hoe krijg je als team een band als je niet fysiek tijd met elkaar kunt doorbrengen of kunt kletsen bij de waterkoeler? Teambuilding is belangrijk in sales, niet alleen omdat het goed is voor de teammoraal, maar ook omdat een gevoel van kameraadschap vaak leidt tot vriendschappelijke competitie die individuen motiveert.
Het gebrek aan persoonlijk contact kan leiden tot culturele degradatie en gevoelens van isolatie. Sterker nog, ongeveer een op de vijf medewerkers op afstand ervaart isolatie (19%) en heeft moeite om aan het eind van de dag de stekker uit het werk te trekken (22%).
Hoe groot is jouw salesteam op afstand? Als je vier of meer vertegenwoordigers in je team hebt, is het waarschijnlijk dat ten minste één van hen een negatieve mentale impact ondervindt van thuiswerken. Het opbouwen van een positieve, open werkcultuur op afstand kan deze gevoelens helpen verzachten.
Uitdaging 4: prestatiebeoordeling
Het is een algemeen misverstand dat medewerkers op afstand niet zo productief zijn als medewerkers op kantoor. Als dit iets is waar je je zorgen over maakt, bedenk dan dat 77% van de medewerkers op afstand zegt dat ze thuis meer productief zijn dan op kantoor. Vooral voor verkoop maakt het niet echt uit waar je werkt, zolang je maar toegang hebt tot de juiste tools, informatie en een betrouwbare internetverbinding.
Dat neemt niet weg dat op afstand werken echte uitdagingen met zich meebrengt voor salesmanagers die de prestaties van hun team willen controleren. Naast het meten van eindresultaten (d.w.z. het totaalaantal gesloten deals en verdiende dollars), gebeurt er veel achter de schermen dat moeilijk in de gaten te houden is als je een team op afstand managet.
Hoe kun je nuttige, relevante feedback geven als je niet betrokken bent bij de dagelijkse activiteiten van je vertegenwoordigers? Verkopen is tenslotte veel meer dan alleen maar verkopen. Je hebt een manier nodig om de voortgang bij te houden en ervoor te zorgen dat je vertegenwoordigers hun gewicht in de schaal leggen, voordat de resultaten worden beïnvloed.
Strategieën voor het effectief managen van een salesteam op afstand
Als manager van een salesteam heb je waarschijnlijk een paar (terechte) zorgen over de overstap naar werken op afstand. Terwijl je de best mogelijke werkomgeving wilt creëren, wil je ook de best mogelijke verkoopresultaten blijven behalen. Gelukkig kan de juiste combinatie van strategieën je helpen om je salesteam op afstand overal vandaan te managen en te inspireren.
Communicatielijnen openhouden
Echte communicatie is tweerichtingsverkeer. Of sommige of al je medewerkers nu op afstand werken, het is cruciaal dat iedereen in je team precies weet hoe je te bereiken bent met vragen of problemen. Geef het goede voorbeeld door snel te antwoorden (binnen redelijke grenzen) tijdens je werkuren, zodat vertegenwoordigers weten dat ze op je kunnen rekenen voor begeleiding.
In het ideale geval kies je een platform voor instant messaging (zoals Slack of Google Chat) dat communicatie vrij laat stromen zonder de stoffigheid, formaliteit of lange threads die e-mail met zich mee kan brengen.
Open communicatie vereist ook dat je regelmatig feedback verzamelt. Je kunt vragen om input over specifieke kwesties via e-mail of medewerkers de kans geven om anoniem te antwoorden met een enquêtetool, zoals Typeform.
Maak tijd voor één-op-één-gesprekken
Er is een tijd en plaats voor teambrede gesprekken, maar het laatste wat je wilt doen, is je vertegenwoordigers op afstand op individueel niveau verwaarlozen. Als leider kijkt je team naar jou voor begeleiding, quotum en motivatie.
Of één-op-één-gesprekken nu wel of geen deel uitmaken van je kantoorcultuur, je kunt en moet ze op afstand voeren via een video- of telefoongesprek. Eén-op-één-gesprekken stellen je niet alleen in staat om je teamleden beter te leren kennen, maar ze geven medewerkers ook een kans om vragen te stellen, vrijuit te spreken en feedback te krijgen over hun prestaties, zonder dat ze zich zorgen hoeven te maken over wie er nog meer tijdens het gesprek meeluistert.
Stel duidelijke, meetbare doelen
Als het op werken op afstand aankomt, is een van de sleutels: overcommuniceren. Laat niets aan interpretatie over. Dat betekent dat je specifieke, haalbare doelen moet stellen, gekoppeld aan deadlines en duidelijke verwachtingen. Gebruik uitdagende maar realistische quota's en uitvoerbare KPI's om medewerkers te motiveren hun doelen te halen. Het is ook belangrijk om een goed gedefinieerde functieomschrijving te maken, zodat elke medewerker precies weet wat er van hem of haar wordt verwacht (vooral als je team uitbreidt en de verkoopfuncties veranderen).
Erken en vier overwinningen
Iedereen verdient erkenning voor goed werk, vooral medewerkers op afstand die misschien de dagelijkse sociale feedback missen die de teamband bevordert. Naast het aankondigen van elke overwinning op Slack (en misschien het uitdelen van gebak uit waardering), kun je ook overwegen om virtuele prijsavonden te organiseren om dankbaarheid uit te drukken voor het harde werk van je team.
Organiseer virtuele sociale evenementen
Omdat je aan het einde van de week niet uit kunt gaan voor een borrel, betekent dat niet dat je happy hour maar moet laten varen. Georganiseerde virtuele happy hours, lunchchats of koffie-uurtjes geven je team de kans om te socializen, een band op te bouwen en ideeën uit te wisselen.
Als je team goed met elkaar overweg kan, heeft iedereen daar baat bij. Zelfs een snelle chat kan dienen als een belangrijke herinnering dat jullie achter die schermen en profielfoto's, allemaal mensen zijn. Dit creëert een gevoel van saamhorigheid, verhoogt de loyaliteit en motiveert medewerkers om samen te werken in plaats van tegen elkaar, wat ook goed is voor de productiviteit en verkoopresultaten.
Investeer in gedeelde tools
Geef je vertegenwoordigers toegang tot de juiste tools en technologie, zoals Dropbox voor teams. Lees verder voor onze lijst met aanbevolen tools voor het maken van je eigen technische stack voor verkoop op afstand.
De ideale technologie voor salesteams op afstand
Bundel de volgende tools en technologieën om een verkoopstack te bouwen voor het succesvol managen van een salesteam op afstand.
Cloudgebaseerde CRM
Met een CRM-platform kan je team informatie over de verkooppijplijn volgen, analyseren en delen, inclusief potentiële klanten, verwachte omzet, voortgang van deals en pijplijnwaarde.
Omdat een CRM in de cloud overal toegankelijk is, kun je vanuit je eigen thuiskantoor controleren hoe al je vertegenwoordigers presteren (en hoeveel potentiële waarde ze opleveren). Door bij te houden hoe snel verschillende teamleden deals door de pijplijn verplaatsen, kun je prognoses verbeteren en knelpunten aanpakken.
Gedeelde agenda- en planningsapps
Met eenvoudige planningstools als Calendly en Doodle kunnen teams specifieke tijden vinden die het beste werken voor één-op-één-gesprekken en groepsgesprekken.
Of je team nu een gedeelde Google-agenda heeft of alles plant via een workflow management-platform, zoals Asana of Monday.com, er is een enorm scala aan technologie speciaal ontwikkeld om jou en je vertegenwoordigers op afstand op één lijn te houden.
Videoberichten en -opnamen
Als je een belangrijke aankondiging hebt die je hele team moet horen, zelfs als ze zijn verspreid over verschillende tijdzones, waarom maak je dan geen audio-opname of Loom-video die elke vertegenwoordiger kan bekijken wanneer het hem of haar uitkomt? Je kunt hi-res of gecomprimeerde audio en videobestanden delen met Dropbox.
Je kunt zelfs overwegen om belangrijke gesprekken op te nemen om ervoor te zorgen dat iedereen toegang heeft tot dezelfde informatie (zonder dat iemand midden in de nacht aan een gesprek hoeft deel te nemen).
Communicatieplatforms
We hebben het belang van overcommunicatie hierboven al aangestipt. Met zoveel gebruiksvriendelijke chat- en berichtentools is er geen reden voor miscommunicatie over belangrijke zaken als verkoopquota en functieverwachtingen. Bovendien maken veel moderne communicatieplatforms het voor teams eenvoudig om op afstand sociale banden te smeden en te onderhouden. Of je nu Slack, Google Chat, Microsoft Teams of zelfs Discord gebruikt (of een combinatie van de vele beschikbare platforms): teams op afstand vertrouwen op technologie die het makkelijk maakt om contact te houden.
Veilige e-handtekeningtechnologie
Als je bijna een nieuwe klant hebt binnengehaald, is er niets zo vervelend als een document meerdere keren afdrukken, ondertekenen en e-mailen voor meerdere belanghebbenden. En als je team verspreid zit, wordt het proces alleen maar ingewikkelder.
Hoe langer het duurt om met een klant heen en weer te gaan om een overeenkomst te sluiten en het papierwerk af te ronden, hoe kleiner de kans dat je de deal sluit. Gelukkig kun je met de juiste technologie tijd besparen en toch elke deal, elk voorstel en elk contract goed bijhouden. Sterker nog, salesteams die gebruikmaken van e-handtekeningen kunnen ongeveer 17% sneller verkopen sluiten in vergelijking met het handmatige ondertekeningsproces.
Met een e-handtekeningtool als Dropbox Sign sla je het papierwerk helemaal over. Met het platform voor elektronische handtekeningen kan je verkoopteam veilige verkoopovereenkomsten opstellen met een minimum aan communicatie over en weer.
Met effectief management kunnen salesteams op afstand gedijen
Als je het moeilijker vindt dan verwacht om over te stappen naar een externe werkplek, dan ben je niet de enige.
Of je bedrijf nu overstapt op werken op afstand of je door omstandigheden bent gedwongen thuis te werken: overstappen op werken op afstand brengt nieuwe obstakels met zich mee en veranderingen in de manier waarop je team communiceert en verkoopt.
Met de juiste instelling en toegang tot de beste tools kun je je salesteam op afstand in staat stellen om te gedijen. Wie weet overwin je de uitdagingen van werken op afstand en merk je dat je team productiever is dan ooit! Als je medewerkers en leidinggevenden er de voorkeur aan geven om het op de lange termijn te doen, werk je misschien nooit meer vanuit een kantoor.
