Praca zdalna, oprócz zalet, ma także wady, nawet w najlepszych okolicznościach.
Podczas gdy wielu pracowników cieszy się z możliwości pracy zdalnej, jest to również ogromna zmiana, stawiająca przed zespołem wyzwania, z którymi być może wcześniej nie miał do czynienia. Dorzućmy do tego globalną pandemię i nagłe przejście na pracę z domu w pełnym wymiarze godzin, bez szansy na przygotowanie, a praca zdalna może stać się bardziej ciężarem niż błogosławieństwem.
Częścią Twojej pracy jako kierownika sprzedaży jest dawanie dobrego przykładu. Twój zespół oczekuje od ciebie wskazówek, zwłaszcza w okresie niepewności i zmian. Aby ułatwić przejście na pracę zdalną (lub zoptymalizować ją, jeśli Twój zespół już od jakiegoś czasu pracuje zdalnie), musisz zrozumieć trudności, z jakimi mierzą się pracownicy. Dzięki temu łatwiej zapewnisz praktyczne rozwiązania poszczególnych problemów.
W tym artykule pomożemy Ci zidentyfikować największe wyzwania stojące przez zespołami zdalnymi, a także narzędzia i strategie, których możesz użyć, aby wesprzeć swoich przedstawicieli handlowych w dążeniu do sukcesu. Poruszymy praktyczne kwestie dotyczące najlepszych sposobów zarządzania zdalnym zespołem sprzedażowym (i rozwijania go), a także omówimy pewne elementy psychologiczne, które mają wpływ na sprzedawców pracujących zdalnie.
Główne wyzwania stojące przed zdalnymi zespołami sprzedażowymi
Wyzwanie 1: komunikacja
Niezależnie od tego, czy pracujesz w biurze, czy we własnym salonie, załamanie komunikacji może negatywnie wpłynąć na produktywność i morale w miejscu pracy.
W kontekście pracy zdalnej to do Ciebie, jako kierownika sprzedaży, należy nadanie tonu i zapewnienie wszystkim dostępu do narzędzi potrzebnych do skutecznej komunikacji. Oznacza to pomoc pracownikom w organizacji miejsca pracy, zapewnienie dostępu do wszelkich niezbędnych szkoleń i rozliczanie członków zespołu z udziału w ważnych rozmowach.
Ogólna zasada mówi, że lepiej komunikować się za dużo niż za mało. W przeciwnym razie pracownicy mogą poczuć się odizolowani od zespołu lub oderwani od podstawowych wartości firmy. Ponadto bez częstego i szczerego kontaktu nie będziesz wiedzieć, co dzieje się z Twoimi handlowcami – co uniemożliwi Ci ich motywowanie, monitorowanie i rozwiązywanie pojawiających się problemów. Zapoznaj się także z ćwiczeniami z zakresu budowania wirtualnego zespołu, aby nawiązać lepsze kontakty z pracownikami.
Wyzwanie 2: planowanie
Gdy wszyscy pracownicy lub większość z nich pracuje z domu, zaplanowanie spotkania całego zespołu może być niezwykle trudne. Twoi handlowcy mogą w zasadzie pracować z dowolnego miejsca (pod warunkiem, że mają dobre połączenie internetowe), dlatego oprócz i tak już napiętych harmonogramów członków zespołu, rozmów sprzedażowych i spotkań z klientami, może być również konieczne uwzględnienie różnych stref czasowych.
Czasami najlepsze, co można zrobić, to wybrać godzinę, która przypada w tradycyjnym zakresie „od 9 do 17” dla wszystkich. Brzmi to prosto, ale często łatwiej powiedzieć, niż zrobić. Zamiast ustalania stałego, cotygodniowego połączenia, konieczne może być planowanie spotkań w różnych terminach w celu uwzględnienia harmonogramów pracowników znajdujących się w różnych częściach świata. A jeśli jest to zbyt trudne, warto rozważyć podzielenie jednego spotkania całego zespołu na kilka rozmów w mniejszym gronie.
Alternatywnie możesz skorzystać z Dropbox Capture, aby rejestrować wiadomości wideo i udostępniać nagrania ekranu z narracją. Dzięki temu członkowie zespołu będą mogli zapoznać się z ich treścią we własnym czasie i nie trzeba będzie koordynować kalendarzy wszystkich osób, aby ustalić termin spotkania.
Wyzwanie 3: kultura
Jak budować więzi w zespole, gdy nie można fizycznie spędzać razem czasu ani rozmawiać przy ekspresie do kawy? Budowanie zespołu jest ważne w sprzedaży nie tylko dlatego, że świetnie wpływa na morale w zespole, ale także dlatego, że poczucie wspólnoty często wywołuje przyjazną rywalizację, która motywuje jednostki.
Brak wspólnie spędzanego czasu może prowadzić do degradacji kulturowej i poczucia izolacji. W rzeczywistości mniej więcej jeden na pięciu pracowników zdalnych doświadcza izolacji (19%) i ma trudności z odłączeniem się od pracy pod koniec dnia (22%).
Jak duży jest Twój zdalny zespół sprzedażowy? Jeśli masz w zespole czterech lub więcej przedstawicieli, prawdopodobnie przynajmniej jeden z nich doświadcza negatywnego psychicznego wpływu pracy z domu. Kreowanie pozytywnej, otwartej kultury pracy zdalnej może pomóc złagodzić te odczucia.
Wyzwanie 4: ocena wydajności
Panuje powszechne błędne przekonanie, że pracownicy zdalni nie są tak produktywni, jak ci pracujący w biurze. Jeśli jest to coś, czego się obawiasz, weź pod uwagę, że 77% pracowników zdalnych twierdzi, że są bardziej produktywni, pracując z domu niż w biurze. W szczególności w przypadku sprzedaży nie ma znaczenia, skąd pracujesz, o ile masz dostęp do odpowiednich narzędzi, informacji i niezawodnej łączności internetowej.
Jednak praca zdalna stanowi prawdziwe wyzwanie dla kierowników sprzedaży, którzy chcą monitorować wyniki swojego zespołu. Poza mierzeniem wyników końcowych (tj. całkowitej liczby zamkniętych transakcji i zarobionych złotówek) istnieje wiele elementów, których nie da się umieścić w tabelkach i które trudno zmierzyć, gdy zarządzasz zespołem zdalnym.
Jak możesz wystawić pomocną, odpowiadającą rzeczywistości opinię, jeśli nie masz styczności z codziennymi działaniami swoich przedstawicieli handlowych? W końcu sprzedaż to znacznie więcej niż tylko sprzedawanie. Potrzebujesz sposobu na śledzenie postępów i monitorowanie, czy Twoi pracownicy wykonują swoją pracę, zanim wpłynie to na wyniki.
Strategie skutecznego zarządzania zdalnym zespołem sprzedażowym
Jako kierownik zespołu sprzedaży prawdopodobnie masz kilka (uzasadnionych) obaw związanych z przejściem na pracę zdalną. Chcesz stworzyć jak najlepsze środowisko pracy, ale również chcesz dążyć do osiągnięcia jak najlepszych wyników. Na szczęście odpowiednie połączenie strategii może pomóc w zarządzaniu zdalnym zespołem sprzedażowym i inspirowaniu go z dowolnego miejsca.
Utrzymuj otwarte linie komunikacji
Prawdziwa komunikacja to ulica dwukierunkowa. Niezależnie od tego, czy wszyscy członkowie Twojego zespołu pracują zdalnie, czy tylko niektórzy, ważne jest, aby każda osoba w zespole dokładnie wiedziała, jak może się z Tobą skontaktować w przypadku pytań lub wątpliwości. Ustanów precedens, odpowiadając szybko (w granicach rozsądku) w godzinach pracy, aby przedstawiciele handlowi wiedzieli, że mogą na Ciebie liczyć.
Idealnie byłoby wybrać platformę komunikacyjną (taką jak Slack lub Google Chat), która pozwala na swobodną komunikację bez sztywnej atmosfery, formalności i przydługich wątków, które mogą być problemem w przypadku wiadomości e-mail.
Otwarta komunikacja wymaga również regularnego zbierania opinii. Możesz poprosić o opinię na temat konkretnych kwestii za pośrednictwem poczty e-mail lub dać pracownikom możliwość anonimowej wypowiedzi za pomocą narzędzia do obsługi ankiet, takiego jak Typeform.
Znajdź czas na spotkania indywidualne
Jest czas i miejsce na rozmowy z całym zespołem, ale ostatnią rzeczą, jaką chcesz zrobić, jest zaniedbanie indywidualnych kontaktów z poszczególnymi pracownikami zdalnymi. Jako od lidera, Twój zespół oczekuje od Ciebie wskazówek, inspiracji i motywacji.
Niezależnie od tego, czy spotkania jeden na jeden były częścią waszej kultury pracy w biurze, możesz (i należy to robić) przeprowadzać je zdalnie za pośrednictwem połączenia wideo lub rozmowy telefonicznej. Spotkania osobiste nie tylko pozwalają lepiej poznać członków zespołu, ale także dają pracownikom możliwość zadawania pytań, swobodnego wypowiadania się i otrzymywania informacji zwrotnych na temat wydajności bez obawy o to, kto jeszcze przysłuchuje się rozmowie.
Wyznaczaj jasne, mierzalne cele
Jeśli chodzi o pracę zdalną, jednym z kluczy jest obszerna komunikacja. Nie pozostawiaj niczego do swobodnej interpretacji. Oznacza to wyznaczanie konkretnych, osiągalnych celów powiązanych z terminami i jasnymi oczekiwaniami. Używaj ambitnych, ale realistycznych kwot sprzedażowych i możliwych do realizacji wskaźników KPI, aby motywować pracowników do osiągania celów. Ważne jest również opracowanie dobrze zdefiniowanego opisu stanowiska, aby każdy pracownik dokładnie wiedział, czego się od niego oczekuje (zwłaszcza, że zespół się rozwija, a role sprzedażowe się zmieniają).
Zauważaj i świętuj sukcesy
Każdy zasługuje na uznanie za dobrze wykonaną pracę – zwłaszcza pracownicy zdalni, którym może brakować codziennych kontaktów i przekazywania opinii, co sprzyja budowaniu więzi w zespole. Oprócz ogłaszania każdego sukcesu w aplikacji Slack (i być może rozdania drobnych upominków w ramach uznania), rozważ zorganizowanie wirtualnych wieczorów nagród, aby wyrazić wdzięczność za ciężką pracę zespołu.
Organizuj wirtualne spotkania towarzyskie
To, że nie możecie wyjść na drinka na koniec tygodnia pracy, nie oznacza wcale, że spotkania towarzyskie muszą zniknąć. Zorganizowane wirtualne spotkania towarzyskie, pogawędki podczas lunchu lub czas na wspólną kawę dają zespołowi szansę na nawiązanie kontaktów, budowanie więzi i dzielenie się pomysłami.
Kiedy zespół się dogaduje, wszyscy na tym korzystają. Nawet krótka pogawędka może być ważnym przypomnieniem, że za tymi ekranami i zdjęciami profilowymi wszyscy jesteśmy ludźmi. Tworzy to poczucie przynależności, zwiększa lojalność i motywuje pracowników do pracy razem, a nie przeciwko sobie – co również korzystnie wpływa na produktywność i wyniki sprzedaży.
Zainwestuj we wspólne narzędzia
Zwiększ możliwości przedstawicieli handlowych dzięki dostępowi do odpowiednich narzędzi i technologii, takich jak Dropbox dla zespołów. Czytaj dalej, aby zapoznać się z naszą listą zalecanych narzędzi do tworzenia własnego stosu technologii sprzedaży zdalnej.
Idealny stos technologiczny dla zdalnych zespołów sprzedażowych
Połącz następujące narzędzia i technologie, aby zbudować stos sprzedażowy do skutecznego zarządzania zdalnym zespołem.
System CRM oparty na chmurze
Platforma CRM umożliwia zespołowi śledzenie, analizowanie i udostępnianie informacji na temat procesu sprzedaży – w tym potencjalnych klientów, prognozowanych przychodów, postępów transakcji i wartości procesu.
Dzięki temu, że do chmurowego systemu CRM masz dostęp z dowolnego miejsca, możesz monitorować wyniki każdego pracownika (i potencjalną wartość, jaką wnosi) z zacisza własnego domowego biura. Śledząc, jak szybko różni członkowie zespołu realizują proces sprzedażowy, możesz ulepszyć prognozowanie i eliminować przestoje.
Wspólny kalendarz i aplikacje do planowania
Proste narzędzia do planowania, takie jak Calendly i Doodle, pozwalają zespołom znaleźć określone godziny, które będą najlepsze na spotkania indywidualne i grupowe.
Niezależnie od tego, czy Twój zespół ma wspólny kalendarz Google, czy też planuje wszystko za pośrednictwem platformy do zarządzania przepływem pracy, takiej jak Asana lub Monday.com, istnieje ogromna gama technologii stworzonych specjalnie po to, aby zespoły sprzedażowe zachowały synchronizację i były na bieżąco.
Wiadomości i nagrania wideo
Jeśli masz ważne ogłoszenie, które cały zespół powinien usłyszeć, nawet jeśli jego członkowie są rozproszeni po różnych strefach czasowych, dlaczego nie stworzyć nagrania audio lub wideo w serwisie Loom, które każdy może odtworzyć w dogodnym dla siebie czasie? Pliki wideo o wysokiej rozdzielczości lub skompresowane pliki audio możesz udostępnić za pomocą Dropbox.
Tak naprawdę możesz również rozważyć nagrywanie ważnych połączeń, aby zapewnić wszystkim dostęp do tych samych informacji (bez konieczności dołączania do rozmowy w środku czyjejś nocy).
Platformy komunikacyjne
Wspomnieliśmy już o znaczeniu rozbudowanej komunikacji powyżej. Mając do dyspozycji tak wiele łatwych w obsłudze narzędzi do obsługi czatu lub wiadomości błyskawicznych, nie ma powodu, aby w ważnych kwestiach, takich jak kwoty sprzedaży i oczekiwania dotyczące pracy, pojawiały się nieporozumienia. Ponadto wiele nowoczesnych platform komunikacyjnych ułatwia zespołom tworzenie i utrzymywanie więzi społecznych na odległość. Niezależnie od tego, czy używasz platformy Slack, Google Chat, Microsoft Teams, czy nawet Discord (lub jakiejś kombinacji wielu dostępnych rozwiązań), zespoły zdalne polegają na technologii, która ułatwia pozostawanie w kontakcie.
Bezpieczna technologia e-podpisów
Kiedy jesteś już blisko podpisania umowy z nowym klientem, nic nie psuje atmosfery bardziej niż wielokrotne drukowanie, podpisywanie i wysyłanie pocztą e-mail dokumentu do wielu interesariuszy. A gdy zespół jest rozproszony, proces ten staje się jeszcze bardziej skomplikowany.
Im dłużej trwa proces spisywania umowy i dopełnienia formalności, tym mniejsze prawdopodobieństwo sfinalizowania transakcji. Na szczęście dzięki odpowiedniej technologii można zaoszczędzić czas, a jednocześnie dokładnie śledzić każdą transakcję, ofertę i umowę. W rzeczywistości zespoły sprzedażowe, które korzystają z podpisów elektronicznych, potrafią sfinalizować sprzedaż około 17% szybciej w porównaniu z procesem ręcznego podpisywania umów.
Narzędzie do obsługi e-podpisów takie jak Dropbox Sign pozwala całkowicie wyeliminować dokumenty papierowe. Platforma podpisów elektronicznych umożliwia zespołowi sprzedażowemu tworzenie bezpiecznych umów przy minimalnej konieczności przesyłania dokumentów.
Dzięki skutecznemu zarządzaniu zdalne zespoły sprzedażowe mogą odnosić sukcesy
Jeśli przejście na pracę zdalną jest dla Ciebie trudniejsze niż się wydawało, pamiętaj, że nie tylko Ty masz takie odczucia.
Niezależnie od tego, czy firma z własnej woli przechodzi na pracę zdalną, czy zmusiły ją do tego okoliczności, przejście na pracę z domu wiąże się z nowymi przeszkodami i zmianami w sposobach komunikacji i sprzedaży zespołu.
Dzięki odpowiedniemu nastawieniu i dostępowi do najlepszych narzędzi Twój zdalny zespół sprzedażowy może się rozwijać i odnosić sukcesy. Kto wie, może pokonasz wyzwania związane z pracą zdalną i okaże się, że Twój zespół jest bardziej produktywny niż kiedykolwiek wcześniej! Jeśli pracownicy i kierownictwo firmy uzna, że jest to dobre rozwiązanie na dłuższy czas, być może już nigdy nie będziesz pracować z biura.
