Lavorare a distanza può essere una lama a doppio taglio, anche nelle circostanze migliori.
Se da un lato molti dipendenti apprezzano la possibilità di lavorare da remoto, dall'altro si tratta di un grande cambiamento che presenta sfide che il tuo team potrebbe non aver mai affrontato prima. Se ci si aggiunge anche una pandemia globale e un improvviso passaggio al lavoro da casa a tempo pieno senza una precedente preparazione, il lavoro a distanza può sembrare più un peso che una benedizione.
In qualità di responsabile delle vendite, parte del tuo lavoro consiste nel dare l'esempio. Il tuo team si aspetta che lo guidi, soprattutto nei periodi di incertezza e di cambiamento. Per facilitare la transizione al lavoro a distanza (o per ottimizzare l'esperienza se il tuo team lavora da remoto già da un po'), devi capire quali sono gli ostacoli che il tuo team deve affrontare, in modo da poter fornire soluzioni pratiche per superarli.
In questo articolo ti aiuteremo a identificare le principali sfide che affrontano i team in remoto, oltre agli strumenti e alle strategie che potrai utilizzare per favorire il successo dei tuoi rappresentanti di vendita. Inoltre, effettueremo considerazioni pratiche su come gestire al meglio (e possibilmente far crescere) un team di vendita a distanza, nonché sui principali elementi psicologici che hanno un impatto sul personale di vendita in remoto.
Le principali sfide che devono affrontare i team di vendita che lavorano a distanza
Sfida n. 1: la comunicazione
Che si lavori in ufficio o nel salotto di casa, un'interruzione della comunicazione può danneggiare la produttività e guastare il morale nell'ambiente di lavoro.
Nel contesto del lavoro a distanza, spetta a te, in quanto responsabile delle vendite, stabilire il tono della conversazione e fare in modo che tutti abbiano accesso agli strumenti necessari per comunicare in modo efficace. Ciò significa aiutare tutti a prepararsi, fornire l'accesso alle informazioni necessarie e far sì che i membri del team si assumano la responsabilità della propria partecipazione alle conversazioni importanti.
Come regola generale, è meglio sovra-comunicare che comunicare meno del necessario. In caso contrario, i dipendenti potrebbero iniziare a sentirsi isolati dal resto del team o non allineati con i valori fondamentali dell'azienda. Inoltre, senza degli scambi frequenti e sinceri, farai fatica a sapere come se la cavano i venditori; il che rende impossibile mantenerli motivati e monitorare e risolvere i problemi. Scopri anche gli esercizi di team building virtuale per mantenere vivo l'interesse dei dipendenti.
Sfida n. 2: la programmazione
Quando tutti o la maggior parte dei dipendenti lavora da casa, programmare una riunione di gruppo può essere un'impresa. Poiché i rappresentanti di vendita possono tecnicamente trovarsi e lavorare ovunque (purché abbiano una buona connessione a Internet), potresti dover tenere conto dei diversi fusi orari, oltre che delle già impegnative giornate lavorative dei membri del team, delle telefonate di vendita e delle riunioni con i clienti.
A volte, il meglio che si possa fare è scegliere orari che rientrino nella fascia tradizionale 08:30-17:30 per tutti. Sembra banale, eppure spesso è più facile a dirsi che a farsi. Piuttosto che programmare una chiamata settimanale fissa, potrebbe essere opportuno cambiare di volta in volta per adattarsi ai membri del team che si trovano in diverse parti del mondo. Oppure, se ciò risulta troppo scomodo, potresti prendere in considerazione la possibilità di scaglionare le riunioni del team in diverse chiamate.
In alternativa, puoi usare Dropbox Capture per registrare video messaggi e condividere registrazioni dello schermo con una voce fuori campo che descrive ciò che avviene sulla schermata. In questo modo i membri del team possono guardare la registrazione in base ai propri orari di lavoro, anziché cercare di far coincidere il proprio calendario con quello degli altri per partecipare alla riunione.
Sfida n. 3: la cultura
Come si fa a creare un team affiatato quando i membri non possono trascorrere del tempo insieme o fare due chiacchiere davanti alla macchinetta del caffè? Il team building è importante nel campo delle vendite, non solo perché mantiene alto il morale del team, ma anche perché il senso di cameratismo spesso dà impulso a una competizione amichevole che motiva le persone.
La mancanza di contatto umano può portare a un degrado culturale e a un senso di isolamento, tanto che circa un lavoratore a distanza su cinque soffre l'isolamento (19%) e fatica a staccare a fine giornata (22%).
Quanto è grande il tuo team di vendita in remoto? Se nel tuo team ci sono quattro o più rappresentanti, è probabile che almeno uno di loro stia subendo un impatto negativo sulla psiche dovuto al lavoro da casa. Creare una cultura del lavoro a distanza positiva e aperta consente di ridurre queste sensazioni negative.
Sfida n. 4: valutazione delle prestazioni
Spesso si tende erroneamente a pensare che i lavoratori a distanza non siano produttivi quanto quelli in ufficio. Se questo aspetto ti preoccupa, considera che il 77% dei lavoratori a distanza afferma di essere più produttivo lavorando da casa che in ufficio. Per il reparto vendite, in particolare, non è importante dove si lavora, purché si abbia accesso agli strumenti giusti, alle informazioni necessarie e a una connettività Internet stabile.
Detto questo, il passaggio al lavoro in remoto presenta delle vere e proprie sfide per i responsabili delle vendite che vogliono monitorare le prestazioni del proprio team. Oltre alla misurazione dei risultati finali (ad esempio, il totale delle transazioni chiuse e i guadagni ottenuti), ci sono molte cose che avvengono dietro le quinte che possono essere difficili da tenere sotto controllo quando si gestisce un team remoto.
Come fai a fornire un feedback utile e pertinente se non hai accesso alle attività quotidiane dei rappresentanti? Dopo tutto, le vendite non si limitano solo al mero atto di vendere. Serve un modo per monitorare i progressi e assicurarsi che i rappresentanti stiano facendo il proprio dovere prima che ciò influisca sui risultati.
Strategie per gestire efficacemente un team di vendita a distanza
In qualità di manager di un team di vendita, è probabile che tu abbia alcune (valide) preoccupazioni riguardo al passaggio al lavoro a distanza. Se da un lato desideri creare il miglior ambiente di lavoro possibile, dall'altro vuoi continuare a ottenere i migliori risultati di vendita possibili. Fortunatamente, il giusto mix di strategie può aiutarti a gestire e ispirare i membri del tuo team di vendita in remoto, ovunque si trovino.
Mantenere aperte linee di comunicazione
Una buona comunicazione deve essere a doppio senso. Se alcuni o tutti i tuoi dipendenti lavorano a distanza, è fondamentale che ogni membro del tuo team sappia esattamente come contattarti in caso di domande o dubbi. Crea un precedente rispondendo prontamente (nei limiti del possibile) durante il tuo orario di lavoro, in modo che i rappresentanti sappiano di poter contare su di te per ricevere indicazioni.
L'ideale sarebbe scegliere una piattaforma di messaggistica istantanea (come Slack o Google Chat) che permetta alla comunicazione di fluire liberamente, senza l'impaccio, le formalità o le lunghe discussioni che si possono generare con le email.
Una comunicazione aperta richiede anche la raccolta di feedback a cadenza regolare. Puoi chiedere suggerimenti su questioni specifiche via email o dare ai dipendenti la possibilità di rispondere in modo anonimo con uno strumento per i sondaggi come Typeform.
Trovare il tempo per i colloqui individuali
C'è tempo e luogo per le chiamate del team, ma l'ultima cosa che desideri è trascurare i rappresentanti in remoto sul piano individuale. In qualità di leader, il tuo team guarda si aspetta da te una guida, degli obiettivi di vendita e uno stimolo alla motivazione.
Sia che i colloqui individuali facciano parte della cultura del tuo ufficio o meno, è possibile e sarebbe opportuno condurli a distanza tramite video o telefonate. Le riunioni individuali non solo ti consentono di conoscere più a fondo i vari membri del team, ma forniscono anche ai dipendenti la possibilità di fare domande, parlare liberamente e ricevere feedback sulle prestazioni senza preoccuparsi di chi sta ascoltando la conversazione.
Stabilire obiettivi chiari e misurabili
Quando si tratta di lavoro in remoto, uno degli elementi chiave è la sovra-comunicazione. Non lasciare nulla di libero all'interpretazione. Ciò significa fissare obiettivi specifici e raggiungibili, con scadenze e aspettative chiare. Usa obiettivi di vendita ambiziosi ma realistici e KPI applicabili per motivare i dipendenti e spronarli a raggiungere i loro obiettivi. È importante anche creare una descrizione delle mansioni ben definita, in modo che ogni dipendente sappia esattamente cosa ci si aspetta da lui (soprattutto quando il team si espande e i ruoli di vendita si evolvono).
Riconoscere e celebrare le vittorie
Tutti meritano un riconoscimento per un lavoro ben fatto, soprattutto i dipendenti in remoto, che potrebbero non avere un riscontro sociale quotidiano che favorisca l'affiatamento del team. Oltre ad annunciare ogni vittoria su Slack (e magari distribuire uno o due pasticcini in segno di apprezzamento), prendi in considerazione l'idea di organizzare serate di premiazione virtuali per esprimere la tua gratitudine per il duro lavoro del team.
Organizzare eventi sociali virtuali
Solo perché non si può uscire per l'aperitivo di fine settimana non significa che l'happy hour debba essere accantonato. Organizzare degli aperitivi virtuali, delle chiacchierate a pranzo o delle pause caffè danno al team la possibilità di socializzare, fare gruppo e condividere idee.
Quando i membri di un team sono in sintonia, ne beneficiano tutti. Anche una breve chiacchierata può servire a ricordare che, dietro a quegli schermi e a quelle immagini del profilo, siete tutti esseri umani. In questo modo si crea un senso di appartenenza, aumenta la fedeltà e i dipendenti sono invogliati a collaborare tra di loro anziché voler primeggiare sugli altri, il tutto vantaggio della produttività e dei risultati di vendita.
Investire in strumenti condivisi
I rappresentanti di vendita hanno accesso alle tecnologie e agli strumenti giusti, come Dropbox per team. Continua a leggere il nostro elenco di strumenti consigliati per creare il tuo personale stack tecnologico per la vendita a distanza.
Lo stack tecnologico ideale per i team di vendita a distanza
Unisci i seguenti strumenti e tecnologie per creare uno stack di vendita per gestire con successo un team di vendita che lavora in remoto.
CRM basato su cloud
Una piattaforma CRM consente al team di monitorare, analizzare e condividere le informazioni sulla pipeline di vendita, compresi i potenziali clienti, il fatturato previsto, l'avanzamento delle trattative e il valore della pipeline.
Poiché è possibile accedere a un CRM in cloud da qualsiasi luogo, è possibile monitorare le prestazioni di ogni rappresentante di vendita (e il valore potenziale che sta apportando) comodamente dal proprio ufficio. Monitorando la velocità con cui ciascun membro del team fa avanzare le proposte nelle varie fasi della pipeline, è possibile effettuare previsioni più precise ed eliminare i colli di bottiglia.
App di calendario e pianificazione condivise
Semplici strumenti di pianificazione come Calendly e Doodle permettono ai team di trovare gli orari più adatti per le chiamate individuali e di gruppo.
Sia che il tuo team abbia un calendario condiviso su Google o che pianifichi tutto tramite una piattaforma di gestione dei flussi di lavoro come Asana o Monday.com, esiste un'ampia gamma di tecnologie progettate specificamente per far sì che tu e i tuoi rappresentanti di vendita a distanza condividiate sempre le stesse informazioni aggiornate.
Video messaggi e registrazioni
Se devi fare un annuncio importante che deve sentire tutto il team (anche se i membri si trovano in fusi orari diversi), perché non creare una registrazione audio o un video Loom che possa essere guardato a piacimento da ciascun venditore? Con Dropbox, puoi condividere file audio e video compressi ad alta risoluzione.
A dire il vero, potresti anche prendere in considerazione la possibilità di registrare le chiamate importanti per garantire che tutti abbiano accesso alle stesse informazioni (in modo che nessuno debba partecipare a una chiamata in piena notte).
Piattaforme di comunicazione
Prima abbiamo parlato dell'importanza della sovra-comunicazione. Avendo a disposizione così tanti strumenti intuitivi di chat e messaggistica, è difficile sbagliare a comunicare riguardo a questioni importanti come gli obiettivi di vendita e le aspettative a livello professionale. Inoltre, molte piattaforme di comunicazione moderne facilitano la creazione e il mantenimento di relazioni sociali tra i membri dei team a distanza. Sia che utilizzi Slack, Google Chat, Microsoft Teams o Discord (o una combinazione delle tante piattaforme disponibili), i team che lavorano in remoto si affidano alle tecnologie che semplificano il contatto.
Tecnologia di firma elettronica sicura
Quando si è a un passo dalla firma per acquisire un nuovo cliente, non c'è niente di peggio che dover stampare, firmare e inviare un documento via email più volte per più parti coinvolte. E quando il team è distribuito, il processo si complica ulteriormente.
Più tempo ci vuole per scambiare comunicazioni con un cliente per creare un accordo e completare le pratiche, meno probabilità ci sono di concludere l'affare. Fortunatamente, con la tecnologia giusta, è possibile risparmiare tempo pur tenendo sotto controllo ogni opportunità, proposta e contratto. Infatti, i team di vendita usano le firme elettroniche sono in grado di chiudere i contratti circa il 17% più velocemente rispetto a quelli che si affidano al processo di firma manuale.
Utilizzando uno strumento di firma elettronica come Dropbox Sign non dovrai più ricorrere alla documentazione cartacea. Questa piattaforma di firma elettronica consente ai team di vendita di creare contratti di vendita sicuri, con uno scambio di comunicazioni minimo tra cliente e venditore.
Con una gestione efficace, i team di vendita a distanza possono prosperare
Se il passaggio a un ambiente di lavoro remoto risulta più difficile del previsto, non preoccuparti.
Sia che la tua azienda stia passando al lavoro in remoto per scelta o che sia stata costretta a causa delle circostanze, questo passaggio comporta nuovi ostacoli e alcuni cambiamenti nel modo in cui i membri del team comunicano e svolgono le operazioni di vendita.
Con la giusta mentalità e l'accesso ai migliori strumenti, puoi dare al tuo team di vendita a distanza la possibilità di prosperare. Chissà, forse riuscirai a superare le sfide del lavoro a distanza e scoprirai che il tuo team è più produttivo che mai! Se i dipendenti e la leadership lo preferiscono come soluzione a lungo termine, il personale della tua azienda potrebbe anche non lavorare mai più in un ufficio.
