Att arbeta på distans kan ha för- och nackdelar, även under de bästa omständigheterna.
Många medarbetare njuter av möjligheten att jobba på distans, men det är en stor förändring som skapar utmaningar som teamet kanske inte stött på förut. Lägg till en global pandemi och en hastig övergång till att jobba hemifrån på heltid, utan en chans till förberedelser, så kan distansarbetet kännas mer som nackdel än fördel.
Som säljchef är en del av ditt jobb att föregå med gott exempel. Ditt team ser till dig för vägledning, särskilt i osäkra tider med stora förändringar. För att göra övergången till distansarbete smidigare (eller optimera upplevelsen om teamet redan jobbat på distans ett tag) behöver du förstå vilka hinder teamet ställs inför så att du kan ge dem praktiska lösningar för att övervinna dem.
I den här artikeln hjälper vi dig att identifiera de vanligaste utmaningarna för distansteam och de verktyg och strategier som du kan använda för att ge dina säljare framgångar. Vi går igenom praktiska överväganden för hur du bäst kan hantera (och kanske utöka) ett säljteam på distans och några av de psykologiska element som kan påverka distanssäljare.
De största utmaningarna för säljteam på distans
Utmaning 1: kommunikation
Oavsett om du är på kontoret eller i vardagsrummet kan en miss i kommunikationen få en negativ effekt på produktiviteten och moralen.
För distansarbete är det upp till dig som säljchef att fastställa rätt ton och se till att alla har tillgång till de verktyg de behöver ha för att kunna kommunicera effektivt. Det innebär att du behöver hjälpa alla med konfigurationen, ge åtkomst till nödvändig utbildning och se till att teammedlemmarna ansvar för att delta i viktiga konversationer.
I regel är det bättre att kommunicera för mycket än att kommunicera för lite. Annars kan medarbetarna börja känna sig isolerade från teamet, eller avskärmade från företagets kärnvärderingar. Och om du inte tittar till dem ofta, och med genuint intresse, kommer det bli svårt att hålla koll på vad som händer med säljare – och det gör det omöjligt att motivera, ha uppsikt och felsöka. Du kan också ta en titt på några övningar för virtuellt teambyggande för att få bättre engagemang från medarbetarna.
Utmaning 2: scheman
När alla eller de flesta av medarbetarna jobbar hemifrån kan det vara en mardröm att boka in ett möte med hela teamet. Eftersom säljarna i princip kan bo och arbeta var som helst (om de har en god internetuppkoppling) kan du behöva räkna in olika tidszoner utöver teamets fulla scheman, försäljningssamtal och kundmöten.
Ibland är det bästa alternativet att välja tider som faller inom de traditionella öppettiderna för alla. Det kan låta enkelt, men är oftast inte så enkelt i praktiken. Istället för att ha en fast tid varje vecka kan det vara nödvändigt att rotera mellan olika tider för att det ska passa teammedlemmar i olika delar av världen. Och är det för krångligt kan du behöva dela upp teammöten i flera mindre möten.
Ett annat alternativ är att använda Dropbox Capture. Du kan spela in videomeddelanden och dela skärminspelningar med röstkommentarer. Teammedlemmarna kan gå igenom dem under sin egen arbetstid och du slipper koordinera allas kalendrar för att få till ett möte.
Utmaning 3: kultur
Hur kommer ni närmare som team när ni inte kan spendera tid tillsammans på samma plats eller småprata i fikarummet? Teambyggande är viktigt inom försäljning, inte bara för att det är bra för moralen, utan också för att en känsla av gemenskap kan ge upphov till vänlig konkurrens som motiverar säljarna.
Bristen på tid ansikte mot ansikte kan leda till att teamkulturen bryts ned och att säljarna känner sig isolerade. Faktum är att ungefär 1 av 5 distansarbetare känner sig isolerade (19 %) och har svårt att koppla bort jobbet i slutet av dagen (22 %).
Hur stort är distansteamet? Har du fyra eller fler säljare i teamet är chansen stor att minst en av dem påverkas negativt av att arbeta hemifrån. Genom att bygga upp en positiv och öppen distansarbetskultur kan du mildra denna påverkan.
Utmaning 4: prestationsutvärderingar
En vanlig missuppfattning är att distansarbetare inte är lika produktiva som kontorsarbetare. Är det här något du är orolig för ska du veta att 77 % av alla distansarbetare tycker att de är mer produktiva när de arbetar hemifrån jämfört med när de arbetar på kontoret. Och när du arbetar med försäljning spelar det inte så stor roll var du arbetar så länge du har tillgång till rätt verktyg, information och en pålitlig internetuppkoppling.
Men övergången till distansarbete utgör en verklig utmaning för säljchefer som vill ha uppsikt över hur teammedlemmarna presterar. Utöver de faktiska slutresultaten (med andra ord, genomförda affärer och intjänade intäkter) är det mycket som sker bakom kulisserna som det kan vara svårt att hålla koll på i ett distansteam.
Hur kan du ge dem praktisk och relevant feedback om du inte har kontakt med säljarnas dagliga aktiviteter? Försäljning handlar trots allt om så mycket mer än att bara sälja saker. Du behöver ha ett sätt att se försäljningsförloppet och se till att säljarna gör vad som krävs av dem innan det börjar påverka resultaten.
Strategier för effektiv hantering av ett säljteam på distans
Som säljchef har du troligtvis ett par (rimliga) farhågor om att övergå till distansarbete. Du vill förstås skapa bästa möjliga arbetsmiljö men du vill också driva bästa möjliga säljresultat. Men tack och lov kan rätt kombination av strategier göra att du kan hantera och inspirera säljteamet på distans, var du än är.
Ha öppna kommunikationslinjer
Riktig kommunikation sker åt båda hållen. Oavsett om vissa av medarbetarna eller alla arbetar på distans är det av högsta vikt att varje person på teamet vet exakt hur de kontaktar dig med frågor eller funderingar. Föregå med gott exempel genom att svara snabbt (i rimlig utsträckning) under arbetstid så att säljarna vet att de kan förlita sig på dig.
Allra helst bör du använda en plattform för snabbmeddelanden (som Slack eller Google Chat) där kommunikationen kan flöda fram och tillbaka utan den stelhet, formalitet och de långa konversationstrådar som annars kommer med mejl.
Öppen kommunikation består även av att regelbundet samla in feedback. Du kan be om synpunkter på specifika frågor via mejl eller ge medarbetarna möjlighet att svara anonymt i ett enkätverktyg som Typeform.
Sätt undan tid för personliga samtal
Det finns en tid och plats för samtal med hela teamet närvarande, men du får absolut inte glömma bort enskilda distansarbetande säljare. Som ledare vänder sig teammedlemmarna till dig för råd, kvoter och motivering.
Även om personliga samtal inte tidigare var en del av kontorskulturen kan och bör du utföra dem på distans via video- eller telefonsamtal. Personliga samtal är ett bra sätt att lära känna teammedlemmarna men ger också medarbetarna möjlighet att ställa frågor, tala fritt och få feedback på sina prestationer utan att behöva oroa sig över att någon annan kan höra.
Sätt upp tydliga och mätbara mål
Vid distansarbete är det viktigt att kommunicera för mycket. Låt inget vara oklart. Det betyder att du behöver sätta upp specifika mål som kan nås för varje deadline och ange tydliga förväntningar. Ge medarbetarna utmanande men realistiska kvoter och nyckeltal de kan agera på för att motivera dem att nå sina mål. Det är också viktigt att skapa väldefinierade jobbeskrivningar så att varje medarbetare vet exakt vad som förväntas (särskilt i takt med att teamet växer och säljarrollerna utvecklas).
Bekräfta och hylla vinster
Alla förtjänar att få erkännande för ett väl utfört arbete – särskilt distansarbetare som kanske inte får den sociala feedback varje dag som annars hjälper till att knyta samman teamet. Förutom att tillkännage varje vinst på Slack (och kanske visa din uppskattning genom att dela ut en taco eller två ) kan du överväga att ha virtuella prisutdelningar för att tacka teamet för deras hårda arbete.
Håll virtuella sociala tillställningar
Bara för att ni inte kan gå ut och ta en drink i slutet av veckan betyder det inte att ni inte kan njuta av happy hour. Organisera virtuella happy hours, lunchchattar eller fikamöten för att ge teamet möjlighet att socialisera, få kontakt och dela idéer.
Alla vinner när teammedlemmarna kommer överens. Även korta chattsessioner kan påminna alla om att vi alla är vanliga människor bakom skärmarna och profilbilderna. Det skapar en känsla av tillhörighet, ökar lojaliteten och motiverar medarbetarna att arbeta tillsammans istället för mot varandra. Och det är dessutom bra för produktiviteten och försäljningsresultaten.
Investera i delade verktyg
Ge säljarna allt de behöver med tillgång till rätt verktyg och teknik, som Dropbox för team. Läs vidare för att se vilka verktyg vi rekommenderar till ditt eget teknikutbud för distansförsäljning.
Det ideala teknikutbudet för säljteam på distans
Paketera följande verktyg och tekniker för att skapa ett säljteknikutbud som hjälper dig att hantera säljteamet på distans på bästa sätt.
Molnbaserad CRM
Med en CRM-plattform kan teamet följa, analysera och dela information om säljpipelinen –med potentiella kunder, intäktsprognoser, förlopp för enskilda affärer och värdet på pipelinen.
Eftersom det går att nå en molnbaserad CRM överallt kan du se hur det går för varje säljare (och hur mycket potentiellt värde de drar in) från hemmakontoret. Genom att se hur snabbt olika teammedlemmar tar sina affärer genom pipelinen kan du förbättra prognoserna och arbeta bort flaskhalsar.
Delade kalender- och schemaappar
Enklare schemaverktyg som Calendly och Doodle gör det möjligt för teammedlemmar att hitta specifika tider som fungerar för personliga samtal och gruppsamtal.
Oavsett om teamet har en delad Google-kalender eller planerar allt i en arbetsflödesplattform som Asana eller Monday.com finns det en hel uppsjö av tekniska lösningar som specifikt har tagits fram för att hålla dig och distanssäljarna uppdaterade.
Videomeddelanden och inspelningar
Har du ett stort tillkännagivande som hela teamet behöver höra, även när de är utspridda över olika tidszoner kan du alltid skapa en ljudinspelning eller en Loom-video. Då kan varje säljare ta del av tillkännagivandet när de kan ge det sin fulla uppmärksamhet. Du kan dela högupplösta eller komprimerade ljud- och videofiler med Dropbox.
Du kanske till och med vill överväga att spela in viktiga samtal för att se till alla har åtkomst till samma information (utan att tvinga folk att delta i samtal under vad som är mitt i natten för dem).
Kommunikationsplattformar
Vi har redan påpekat hur viktigt det är att kommunicera för mycket. Med så många användarvänliga chatt- och meddelandeverktyg där ute finns det ingen anledning att ha missar i kommunikationen kring viktiga ämnen som försäljningskvoter och förväntningar. Och i många av de moderna kommunikationsplattformarna är det enkelt för team att knyta an och vårda sociala band på distans. Oavsett om ni använder Slack, Google Chat, Microsoft Teams eller till och med Discord (eller kanske en kombination av olika plattformar) kan distansteam använda sig av tekniken för att enkelt hålla kontakten.
Säker e-signatursteknik
När du är så här nära ett avslut med en ny kund finns det inget som tar död på stämningen som att behöva skriva ut, skriva under och skicka ut flera dokument flera gånger till flera parter. Och när teammedlemmarna är utspridda kan processen bli än mer komplicerad.
Ju längre tid det tar att skicka avtalsförslag hit och dit mellan er och kunden och få klart pappersarbetet, desto mindre sannolikt är det att få ett avslut. Som tur är går det att, med teknikens hjälp, spara tid och ändå hålla noga uppsikt över varje affärsmöjlighet, förslag och kontrakt. Faktum är att säljteam som använder e-signaturer kan få avslut ungefär 17 % snabbare än team som använder en mer manuell signatursprocess.
Med ett e-signaturverktyg som Dropbox Sign kan ni hoppa över pappersarbetet helt. En plattform för elektroniska signaturer ger medarbetarna möjlighet att ta fram säkra säljavtal med minimala turer fram och tillbaka.
Effektiv hantering hjälper säljteam på distans att frodas
Har det känts svårare än väntat att övergå till en distansbaserad arbetsplats? Du är inte ensam.
Oavsett om ditt företag övergår till distansarbete eller behöver förlita sig på arbete hemifrån på grund av yttre omständigheter kan bytet till distansarbete medföra nya hinder och förändringar i hur teamet kommunicerar och säljer.
Med rätt inställning och tillgång till de bästa verktygen kan du ge ditt säljteam på distans alla möjligheter att frodas. Vem vet, kanske kan ni övervinna distansarbetets utmaningar och upptäcka att teammedlemmarna är mer produktiva än någonsin! Om medarbetarna och ledningen föredrar detta som något mer långvarigt behöver du kanske aldrig mer arbeta på kontoret.
