Bekerja remote dapat menjadi pedang bermata dua, bahkan dalam situasi terbaik sekalipun.
Meskipun banyak karyawan menikmati kesempatan untuk bekerja dari jarak jauh, hal ini juga merupakan perubahan besar yang menghadirkan tantangan yang mungkin belum pernah dihadapi tim Anda sebelumnya. Karena pandemi global dan perubahan tiba-tiba untuk bekerja dari rumah penuh waktu tanpa kesempatan untuk mempersiapkan diri, kerja remote dapat terasa lebih sebagai beban daripada berkah.
Sebagai manajer penjualan, bagian dari tugas Anda adalah memimpin dengan memberi contoh. Tim Anda mengharapkan Anda untuk memberikan arahan, terutama dalam masa-masa penuh ketidakpastian dan perubahan. Untuk memperlancar transisi ke kerja remote (atau untuk mengoptimalkan pengalaman jika tim Anda telah bekerja remote selama beberapa waktu), Anda perlu memahami rintangan yang dihadapi tim sehingga Anda dapat memberikan solusi praktis untuk mengatasinya.
Dalam artikel ini, kami akan membantu Anda mengidentifikasi tantangan utama untuk tim jarak jauh beserta alat dan strategi yang dapat Anda gunakan untuk mendorong kesuksesan perwakilan penjualan Anda. Kami akan membahas pertimbangan praktis tentang cara terbaik mengelola (dan bahkan mengembangkan) tim penjualan jarak jauh serta beberapa elemen psikologis yang memengaruhi tenaga penjualan jarak jauh.
Tantangan inti yang dihadapi tim penjualan jarak jauh
Tantangan 1: komunikasi
Baik di kantor atau di ruang tamu, gangguan komunikasi dapat merusak produktivitas dan moral di tempat kerja.
Dalam konteks kerja remote, sebagai manajer penjualan, Andalah yang harus mengatur suasana dan memastikan setiap orang memiliki akses ke alat yang mereka perlukan untuk berkomunikasi secara efektif. Artinya, Anda harus membantu semua orang bersiap, memberikan akses ke pelatihan yang diperlukan, dan meminta pertanggungjawaban anggota tim atas partisipasi mereka dalam percakapan penting.
Sebagai aturan umum, lebih baik komunikasi dilakukan secara berlebihan daripada kurang komunikasi. Jika tidak, karyawan mungkin mulai merasa terisolasi dari tim atau tidak terhubung dengan nilai inti perusahaan. Selain itu, tanpa pemeriksaan yang dilakukan dengan sering dan jujur, Anda akan kesulitan untuk mengetahui apa yang terjadi dengan staf penjualan Anda sehingga mustahil untuk memotivasi, memantau, dan memecahkan masalah. Pelajari juga latihan membangun tim virtual untuk melibatkan karyawan Anda dengan lebih baik.
Tantangan 2: penjadwalan
Saat semua atau sebagian besar karyawan Anda bekerja dari rumah, menjadwalkan rapat seluruh tim bisa menjadi mimpi buruk. Karena perwakilan penjualan Anda secara teknis dapat tinggal dan bekerja dari mana saja (selama memiliki koneksi internet yang baik), Anda mungkin harus memperhitungkan zona waktu yang berbeda selain jadwal tim, panggilan penjualan, dan rapat klien yang sudah cukup sibuk.
Terkadang, hal terbaik yang dapat Anda lakukan adalah memilih waktu dalam jam kerja tradisional “9 hingga 5” untuk semua orang. Hal ini terdengar sederhana, tetapi sering kali lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Daripada mengatur panggilan tetap mingguan, mungkin perlu rotasi waktu untuk mengakomodasi anggota tim di berbagai belahan dunia. Jika itu terlalu merepotkan, Anda mungkin perlu mempertimbangkan untuk membagi rapat seluruh tim menjadi beberapa sesi.
Cara lainnya, gunakan Dropbox Capture untuk merekam pesan video dan membagikan rekaman layar bernarasi. Hal ini memungkinkan tim meninjau video sesuai keinginan, dibandingkan mencoba mengoordinasikan kalender semua orang untuk rapat.
Tantangan 3: budaya
Bagaimana cara menjalin ikatan sebagai tim ketika Anda tidak dapat menghabiskan waktu bersama secara fisik atau mengobrol santai secara langsung? Pengembangan tim penting dalam penjualan bukan hanya karena hal itu bagus untuk moral tim, tetapi juga karena rasa kedekatan biasanya memicu persaingan bersahabat yang memotivasi individu.
Kurangnya waktu bertatap muka dapat menyebabkan degradasi budaya dan perasaan terasing. Faktanya, sekitar satu dari lima karyawan online mengalami isolasi (19%) dan kesulitan untuk melepaskan diri dari pekerjaan di penghujung hari (22%).
Seberapa besar tim penjualan jarak jauh Anda? Jika ada empat perwakilan atau lebih di tim Anda, kemungkinan setidaknya satu dari mereka mengalami dampak mental negatif bekerja dari rumah. Membangun budaya kerja jarak jauh yang positif dan terbuka dapat membantu meredakan perasaan ini.
Tantangan 4: evaluasi kinerja
Anggapan bahwa kerja remote tidak seproduktif pekerja di kantor adalah kesalahpahaman umum. Jika Anda mengkhawatirkan hal ini, pertimbangkan bahwa 77% kerja remote mengatakan bahwa mereka lebih produktif bekerja dari rumah daripada bekerja di kantor. Untuk penjualan, khususnya, tidak masalah bekerja dari mana saja selama memiliki akses ke alat, informasi, dan konektivitas internet yang tepat.
Meskipun demikian, melakukan kerja jarak jauh menghadirkan tantangan nyata bagi manajer penjualan yang ingin memantau kinerja timnya. Selain mengukur hasil akhir (yaitu, total kesepakatan yang diselesaikan dan pendapatan yang diperoleh), ada banyak hal yang terjadi di balik layar yang mungkin sulit untuk dipantau saat Anda mengelola tim jarak jauh.
Bagaimana Anda dapat memberikan umpan balik yang bermanfaat dan relevan jika tidak dapat mengawasi aktivitas sehari-hari perwakilan penjualan Anda? Lagi pula, penjualan melibatkan lebih dari sekadar proses penjualan. Anda memerlukan cara untuk melacak kemajuan dan memastikan perwakilan Anda bekerja keras sebelum berdampak pada hasil.
Strategi untuk mengelola tim penjualan jarak jauh secara efektif
Sebagai manajer tim penjualan, Anda mungkin memiliki beberapa kekhawatiran (valid) tentang peralihan ke kerja remote. Meskipun ingin menciptakan lingkungan kerja sebaik mungkin, Anda juga ingin terus mendorong hasil penjualan terbaik. Untungnya, perpaduan strategi yang tepat dapat membantu Anda mengelola dan menginspirasi tim penjualan jarak jauh dari mana saja.
Pertahankan jalur komunikasi terbuka
Komunikasi sebenarnya adalah jalan dua arah. Baik sebagian atau semua karyawan bekerja dari jarak jauh, sangat penting bagi setiap orang di tim Anda untuk mengetahui dengan tepat cara menghubungi Anda jika ada pertanyaan atau masalah. Berikan contoh dengan membalas segera (sesuai alasan) selama jam kerja, sehingga perwakilan penjualan tahu bahwa Anda dapat diandalkan untuk mendapatkan panduan.
Idealnya, Anda harus memilih platform perpesanan instan (seperti Slack atau Google Chat) yang memungkinkan komunikasi berjalan bebas tanpa kekakuan, formalitas, atau utas panjang yang dapat muncul dengan email.
Komunikasi terbuka juga membutuhkan pengumpulan umpan balik secara teratur. Anda dapat meminta masukan tentang masalah tertentu melalui email atau memberikan kesempatan kepada karyawan untuk membalas secara anonim dengan alat survei seperti Typeform.
Luangkan waktu untuk pertemuan pribadi
Meskipun sudah menyediakan waktu dan tempat khusus untuk panggilan seluruh tim, Anda tidak boleh mengabaikan masing-masing perwakilan penjualan jarak jauh Anda. Sebagai seorang pemimpin, tim Anda mengharapkan bimbingan, kuota, dan motivasi dari Anda.
Baik merupakan bagian dari budaya di kantor Anda atau tidak, pertemuan pribadi dapat dan sebaiknya dilakukan dari jarak jauh melalui panggilan video atau telepon. Pertemuan pribadi tidak hanya memungkinkan Anda untuk mengenal anggota tim, tetapi juga memberi kesempatan kepada karyawan untuk mengajukan pertanyaan, berbicara dengan bebas, dan menerima umpan balik kinerja tanpa khawatir ada orang lain yang mendengarkan panggilan tersebut.
Tetapkan tujuan yang jelas dan terukur
Jika membahas bekerja remote, salah satu kuncinya adalah berkomunikasi secara berlebihan. Jangan sampai ada yang tidak jelas. Artinya, diperlukan penetapan tujuan yang spesifik dan dapat dicapai dengan tenggat waktu dan ekspektasi yang jelas. Gunakan kuota yang menantang tetapi realistis dan KPI yang dapat ditindaklanjuti untuk memotivasi karyawan mencapai target mereka. Penting juga untuk membuat deskripsi pekerjaan yang didefinisikan dengan baik, sehingga setiap karyawan tahu persis apa yang diharapkan dari mereka (terutama saat tim Anda tumbuh dan peran penjualan berkembang).
Berikan pengakuan dan rayakan kemenangan
Setiap orang berhak mendapatkan pengakuan atas pekerjaan yang dilakukan dengan baik — terutama karyawan online yang mungkin tidak memiliki umpan balik sosial sehari-hari yang mendorong ikatan tim. Selain mengumumkan setiap kemenangan di Slack (dan mungkin membagikan sedikit hadiah sebagai penghargaan), pertimbangkan untuk mengadakan malam penghargaan virtual guna mengungkapkan rasa terima kasih atas kerja keras tim Anda.
Selenggarakan acara sosial virtual
Hanya karena Anda tidak bisa keluar untuk berkumpul santai di akhir minggu, bukan berarti acara tersebut tidak bisa dilakukan. Berkumpul santai, obrolan makan siang, atau jam minum kopi virtual memberi tim Anda kesempatan untuk bersosialisasi, menjalin ikatan, dan berbagi ide.
Saat tim Anda rukun, semua orang mendapat manfaat. Bahkan obrolan singkat dapat berfungsi sebagai pengingat penting bahwa di balik layar dan gambar profil, Anda semua adalah manusia. Hal ini menciptakan rasa memiliki, meningkatkan loyalitas, dan memotivasi karyawan untuk bekerja sama, bukan melawan satu sama lain — yang juga bagus untuk produktivitas dan hasil penjualan.
Berinvestasi dalam alat bersama
Berdayakan perwakilan Anda dengan akses ke alat dan teknologi yang tepat, seperti Dropbox untuk tim. Teruslah membaca daftar alat yang kami rekomendasikan untuk membuat rangkaian teknologi penjualan jarak jauh Anda sendiri.
Rangkaian teknologi yang ideal untuk tim penjualan jarak jauh
Gabungkan alat dan teknologi berikut untuk membangun rangkaian penjualan agar berhasil mengelola tim penjualan jarak jauh.
CRM berbasis awan
Platform CRM memungkinkan tim Anda untuk melacak, menganalisis, dan berbagi informasi tentang alur penjualan — termasuk calon klien, perkiraan pendapatan, perkembangan transaksi, dan nilai alur.
Karena CRM awan dapat diakses dari mana saja, Anda dapat memantau kinerja setiap perwakilan (dan seberapa besar potensi nilai yang mereka bawa) dari kenyamanan kantor rumah Anda. Dengan melacak seberapa cepat anggota tim yang berbeda memproses alur kesepakatan, Anda dapat meningkatkan perkiraan dan mengatasi kemacetan.
Aplikasi kalender dan scheduling app
Scheduling tool sederhana seperti Calendly dan Doodle memungkinkan tim menemukan waktu tertentu yang paling sesuai untuk panggilan pribadi dan grup.
Baik tim Anda memiliki kalender Google bersama atau merencanakan semuanya melalui platform manajemen alur kerja seperti Asana atau Monday.com, ada berbagai teknologi yang dibuat khusus untuk membuat Anda dan perwakilan penjualan jarak jauh Anda tetap selaras.
Perpesanan dan rekaman video
Jika ada pengumuman besar yang harus diketahui oleh seluruh tim Anda meskipun mereka tersebar di berbagai zona waktu, mengapa tidak membuat rekaman audio atau video Loom yang dapat ditonton sesuai keinginan oleh setiap staf penjualan? Anda dapat berbagi file audio dan video beresolusi tinggi atau terkompresi dengan Dropbox.
Bahkan, Anda juga dapat mempertimbangkan untuk merekam panggilan penting dan memastikan setiap orang memiliki akses ke informasi yang sama (tanpa mengharuskan siapa pun untuk bergabung dalam panggilan di tengah malam).
Platform komunikasi
Kami sudah membahas pentingnya komunikasi yang berlebihan di atas. Dengan banyaknya alat obrolan dan perpesanan yang mudah digunakan, tidak ada alasan untuk miskomunikasi atas hal-hal penting seperti kuota penjualan dan ekspektasi pekerjaan. Selain itu, banyak platform komunikasi modern mempermudah tim untuk membentuk dan mempertahankan ikatan sosial dari jarak jauh. Baik Anda menggunakan Slack, Google Chat, Microsoft Teams, atau bahkan Discord (atau kombinasi dari banyak platform yang tersedia); tim jarak jauh mengandalkan teknologi yang memudahkan untuk tetap terhubung.
Teknologi tanda tangan elektronik yang aman
Saat Anda hampir mendapatkan klien baru, tidak ada yang lebih mematikan daripada mencetak, menandatangani, dan mengirim dokumen melalui email berkali-kali untuk banyak pemangku kepentingan. Dan jika tim Anda tersebar, prosesnya menjadi lebih rumit.
Makin lama waktu yang dibutuhkan untuk bolak-balik menghubungi pelanggan untuk membuat perjanjian dan menyelesaikan dokumen, makin kecil kemungkinan Anda untuk menyelesaikan kesepakatan. Untungnya, dengan teknologi yang tepat, Anda dapat menghemat waktu sekaligus tetap melacak setiap kesepakatan, proposal, dan kontrak. Faktanya, tim penjualan yang memanfaatkan tanda tangan elektronik mampu menyelesaikan penjualan sekitar 17% lebih cepat dibandingkan dengan proses tanda tangan manual.
Menggunakan alat tanda tangan elektronik seperti Dropbox Sign memungkinkan Anda meninggalkan dokumen kertas secara keseluruhan. Platform tanda tangan elektronik memberdayakan tim penjualan Anda untuk membuat perjanjian penjualan yang aman dengan perulangan minimal.
Dengan manajemen yang efektif, tim penjualan jarak jauh dapat berkembang
Jika Anda merasa bahwa beralih ke tempat kerja jarak jauh lebih sulit dari yang diperkirakan, Anda tidak sendirian.
Baik perusahaan Anda beralih ke kerja remote atau terpaksa bekerja dari rumah karena keadaan, beralih ke kerja remote membawa hambatan dan perubahan baru pada cara tim Anda berkomunikasi dan melakukan penjualan.
Dengan pola pikir yang tepat dan akses ke alat terbaik, Anda dapat memberdayakan tim penjualan jarak jauh untuk berkembang. Siapa tahu, mungkin Anda akan menaklukkan tantangan kerja remote dan menemukan bahwa tim Anda lebih produktif daripada sebelumnya! Jika karyawan dan pimpinan Anda lebih menyukainya sebagai pengaturan jangka panjang, Anda mungkin tidak akan pernah bekerja dari kantor lagi.
