วิธีนำทีมฝ่ายขายระยะไกลของคุณไปสู่ความสำเร็จ

การทำงานจากระยะไกลนั้นอาจมีทั้งประโยชน์และโทษ แม้จะอยู่ภายใต้สถานการณ์ที่ดีที่สุดก็ตาม

ถึงแม้ว่าพนักงานจำนวนมากจะชื่นชอบโอกาสในการทำงานจากระยะไกล แต่นั่นก็เป็นการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ที่นำเสนอความท้าทายที่ทีมของคุณอาจไม่เคยเผชิญมาก่อน ท่ามกลางโรคระบาดครั้งใหญ่ทั่วโลกและการเปลี่ยนผ่านมาสู่การทำงานจากที่บ้านแบบเต็มเวลาอย่างกะทันหันโดยไม่มีโอกาสได้เตรียมตัว การทำงานจากระยะไกลนั้นอาจรู้สึกเหมือนเป็นภาระมากกว่าของขวัญ

ในฐานะผู้จัดการฝ่ายขาย หน้าที่ส่วนหนึ่งของคุณคือการนำโดยทำให้ดูเป็นแบบอย่าง ทีมของคุณจะหวังพึ่งให้คุณเป็นผู้กำหนดทิศทาง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงเวลาแห่งความไม่แน่นอนและการเปลี่ยนแปลง เพื่อให้การเปลี่ยนผ่านไปสู่การทำงานจากระยะไกลเป็นไปอย่างราบรื่น (หรือเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพด้านประสบการณ์หากทีมของคุณทำงานจากระยะไกลมาระยะหนึ่งแล้ว) คุณจำเป็นต้องเข้าใจอุปสรรคที่ทีมของคุณกำลังเผชิญอยู่ เพื่อที่คุณจะสามารถหาโซลูชันที่ใช้งานได้จริงในการเอาชนะแต่ละอุปสรรคได้

ในบทความนี้ เราจะช่วยคุณระบุความท้าทายอันดับต้นๆ สำหรับทีมทำงานจากระยะไกล พร้อมกับเครื่องมือและกลยุทธ์ที่คุณสามารถใช้เพื่อขับเคลื่อนความสำเร็จของตัวแทนฝ่ายขายของคุณได้ โดยเราจะพูดถึงข้อควรพิจารณาเชิงปฏิบัติเกี่ยวกับวิธีบริหาร (และอาจถึงขั้นพัฒนา) ทีมฝ่ายขายระยะไกลให้ดีที่สุด ตลอดจนองค์ประกอบด้านจิตวิทยาบางประการที่ส่งผลต่อพนักงานขายระยะไกล

ความท้าทายหลักที่ทีมฝ่ายขายระยะไกลต้องเผชิญ

ความท้าทายที่ 1: การสื่อสาร

ไม่ว่าจะทำงานอยู่ในออฟฟิศหรือในห้องนั่งเล่นของคุณ ความล้มเหลวในการสื่อสารก็อาจส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานและขวัญกำลังใจในที่ทำงานได้

ในบริบทของการทำงานจากระยะไกล คุณในฐานะที่เป็นผู้จัดการฝ่ายขายจะเป็นผู้กำหนดแนวทางและตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนสามารถเข้าถึงเครื่องมือที่ต้องการเพื่อสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพได้ ซึ่งนั่นหมายถึงการช่วยเหลือทุกคนในการเตรียมการ การให้โอกาสเข้าถึงการฝึกอบรมที่จำเป็น และการให้สมาชิกในทีมรับผิดชอบต่อการมีส่วนร่วมในการสนทนาสำคัญต่างๆ

ตามกฎทั่วไปแล้ว การสื่อสารมากเกินไปย่อมดีกว่าการสื่อสารน้อยเกินไป เพราะการสื่อสารที่น้อยเกินไปนั้นอาจทำให้พนักงานเริ่มรู้สึกแยกตัวออกจากทีมหรือตัดขาดจากค่านิยมหลักของบริษัทได้ นอกจากนี้ หากไม่มีการพูดคุยเพื่ออัพเดทกันบ่อยครั้งและตรงไปตรงมา คุณจะมีปัญหาในการรับทราบว่าเกิดอะไรขึ้นกับพนักงานขายของคุณบ้าง ซึ่งจะทำให้ไม่สามารถจูงใจ ติดตามตรวจสอบ และแก้ไขปัญหาได้ โดยให้คุณสำรวจหลักการดำเนินการต่างๆ ในการสร้างทีมเสมือนด้วย เพื่อที่จะดึงดูดพนักงานของคุณได้ดียิ่งขึ้น

ความท้าทายที่ 2: การจัดตารางเวลา

เมื่อพนักงานทั้งหมดหรือพนักงานส่วนใหญ่ของคุณทำงานที่บ้าน การจัดตารางการประชุมแบบครบทั้งทีมอาจเป็นเหมือนฝันร้าย เนื่องจากในทางเทคนิคแล้ว ตัวแทนฝ่ายขายของคุณนั้นสามารถใช้ชีวิตและทำงานได้จากทุกที่ (ตราบเท่าที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่ดี) คุณจึงอาจต้องคำนึงถึงเขตเวลาที่ต่างกันนอกเหนือจากตารางงาน การประชุมอัพเดตฝ่ายขาย และการประชุมกับลูกค้าของทีมคุณที่ยุ่งอยู่แล้วด้วย

บางครั้ง สิ่งที่ดีที่สุดที่คุณสามารถทำได้คือเลือกเวลาที่อยู่ในช่วง “9 โมงเช้าถึง 5 โมงเย็น” แบบดั้งเดิมสำหรับทุกคน ซึ่งฟังดูง่าย แต่มักจะเป็นสิ่งที่พูดง่ายกว่าทำ เพราะแทนที่จะกำหนดการประชุมอัพเดทประจำสัปดาห์ คุณอาจจำเป็นต้องหมุนเวียนเวลาเพื่อให้สะดวกต่อสมาชิกในทีมที่อาศัยอยู่กันคนละมุมโลก หรือถ้าวิธีนั้นไม่สะดวกอย่างมาก คุณอาจต้องพิจารณาแยกการประชุมแบบครบทั้งทีมออกเป็นหลายๆ การประชุมแทน

อีกวิธีหนึ่งคือใช้ Dropbox Capture เพื่อบันทึกข้อความวิดีโอและแบ่งปันบันทึกหน้าจอพร้อมข้อความ ซึ่งจะช่วยให้ทีมมาทวนดูได้ในเวลาที่ตนเองสะดวก แทนที่จะพยายามประสานปฏิทินของทุกคนให้ตรงกันเพื่อเข้าประชุม

ความท้าทายที่ 3: วัฒนธรรม

คุณจะสร้างสัมพันธ์กันเป็นทีมได้อย่างไร เมื่อคุณไม่สามารถใช้เวลาร่วมกันหรือพูดคุยกันที่เครื่องกดน้ำได้ การสร้างทีมนั้นเป็นสิ่งสำคัญในการขาย ไม่เพียงเพราะเป็นสิ่งที่ดีต่อกำลังใจของทีมเท่านั้น แต่ยังเป็นเพราะความรู้สึกของมิตรภาพที่ดีมักจะจุดประกายการแข่งขันที่เป็นมิตรซึ่งเป็นแรงจูงใจให้แต่ละบุคคลอีกด้วย

การไม่มีเวลาเจอหน้ากันอาจนำไปสู่การเสื่อมถอยทางวัฒนธรรมและความรู้สึกโดดเดี่ยวได้ ที่จริงแล้ว พนักงานระยะไกลประมาณ 1 ใน 5 ประสบกับความโดดเดี่ยว (19%) และมีปัญหาในการหยุดหรือเลิกทำงานเมื่อสิ้นสุดวัน (22%)

ทีมฝ่ายขายระยะไกลของคุณใหญ่แค่ไหน หากในทีมของคุณมีตัวแทนฝ่ายขายตั้งแต่ 4 คนขึ้นไป ก็เป็นไปได้ว่าอย่างน้อยหนึ่งคนในนั้นกำลังประสบกับผลกระทบทางจิตใจด้านลบจากการทำงานจากที่บ้าน ซึ่งการสร้างวัฒนธรรมการทำงานจากระยะไกลเชิงบวกและเปิดกว้างสามารถช่วยลดความรู้สึกเหล่านี้ได้

ความท้าทายที่ 4: การประเมินประสิทธิภาพการทำงาน

เป็นเรื่องที่เข้าใจผิดกันโดยทั่วไปว่าพนักงานที่ทำงานระยะไกลนั้นไม่มีประสิทธิภาพเท่ากับพนักงานที่ทำงานในออฟฟิศ หากนี่คือสิ่งที่คุณกังวล ให้พิจารณาข้อมูลที่ว่า 77% ของพนักงานที่ทำงานระยะไกลกล่าวว่าเมื่อทำงานจากที่บ้าน พวกเขามีประสิทธิภาพในการทำงานมากกว่าตอนที่ทำงานในออฟฟิศ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการขาย ไม่สำคัญว่าคุณจะทำงานจากที่ไหน ตราบใดที่คุณสามารถเข้าถึงเครื่องมือที่เหมาะสม ข้อมูล และการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่เสถียรได้

ดังที่เคยได้กล่าว การทำงานจากระยะไกลจะนำเสนอความท้าทายที่แท้จริงสำหรับผู้จัดการฝ่ายขายที่ต้องการติดตามตรวจสอบประสิทธิภาพการทำงานของทีม นอกเหนือจากการวัดผลลัพธ์สุดท้าย (กล่าวคือ ดีลทั้งหมดที่ปิดได้และยอดเงินทั้งหมดที่ได้รับ) ยังมีหลายอย่างเกิดขึ้นเบื้องหลังซึ่งอาจเป็นเรื่องยากที่จะติดตามดูได้เมื่อคุณบริหารจัดการทีมระยะไกล

คุณจะให้ข้อคิดเห็นที่เป็นประโยชน์และตรงประเด็นได้อย่างไร หากคุณไม่ได้สนใจกิจกรรมประจำวันของตัวแทนฝ่ายขาย ท้ายที่สุดแล้ว ฝ่ายขายนั้นเกี่ยวข้องกับสิ่งต่างๆ มากกว่าแค่การขาย คุณต้องมีวิธีติดตามความคืบหน้าและทำให้แน่ใจว่าตัวแทนฝ่ายขายของคุณได้ทำงานในส่วนของพวกเขาอย่างเต็มที่ก่อนที่ผลลัพธ์ด้านต่างๆ จะได้รับผลกระทบ

กลยุทธ์ในการบริหารจัดการทีมฝ่ายขายระยะไกลอย่างมีประสิทธิภาพ

ในฐานะผู้จัดการทีมฝ่ายขาย คุณน่าจะมีข้อกังวลเล็กน้อย (ที่ถูกต้อง) เกี่ยวกับการเปลี่ยนไปทำงานจากระยะไกล ในขณะที่คุณต้องการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ คุณยังต้องการผลักดันผลลัพธ์การขายที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ด้วย โชคดีที่การผสมผสานกลยุทธ์ที่เหมาะสมสามารถช่วยให้คุณบริหารและสร้างแรงบันดาลใจให้กับทีมฝ่ายขายระยะไกลของคุณได้จากทุกที่

รักษาช่องทางการสื่อสารแบบเปิดไว้

การสื่อสารที่แท้จริงนั้นคือการโต้ตอบกันไปมา ไม่ว่าพนักงานบางส่วนหรือทั้งหมดของคุณจะอยู่ไกลกัน สิ่งสำคัญคือการที่ทุกคนในทีมของคุณรู้ว่าจะติดต่อคุณอย่างไรเมื่อมีคำถามหรือข้อสงสัย ให้คุณสร้างแบบอย่างโดยการตอบกลับทันที (ด้วยเหตุผล) ในระหว่างชั่วโมงทำงานของคุณ เพื่อให้ตัวแทนฝ่ายขายรู้ว่าพวกเขาสามารถพึ่งพาคุณได้เมื่อต้องการคำแนะนำ

ตามหลักการแล้ว คุณควรเลือกแพลตฟอร์มการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที (เช่น Slack หรือ Google Chat) ที่ช่วยให้การสื่อสารลื่นไหลอย่างอิสระโดยปราศจากความล้าสมัย ความเป็นทางการ หรือเธรดการสนทนาอันยืดยาวที่อาจมาพร้อมกับอีเมล

นอกจากนี้ การสื่อสารแบบเปิดยังต้องมีการรวบรวมข้อคิดเห็นเป็นประจำอีกด้วย คุณสามารถขอข้อมูลเกี่ยวกับประเด็นใดประเด็นหนึ่งผ่านทางอีเมลหรือให้โอกาสพนักงานในการตอบกลับโดยไม่ระบุชื่อด้วยเครื่องมือแบบสำรวจเช่น Typeform ได้

หาเวลาสำหรับการสื่อสารแบบตัวต่อตัว

เมื่อมีโอกาสสำหรับการประชุมแบบครบทั้งทีมแล้ว แต่สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องทำคือเพิกเฉยต่อตัวแทนฝ่ายขายระยะไกลในระดับบุคคล ในฐานะผู้นำ ทีมของคุณจะมองหาคำแนะนำ โควต้ายอดขาย และแรงจูงใจจากคุณ

ไม่ว่าการสื่อสารแบบตัวต่อตัวจะเป็นส่วนหนึ่งของวัฒนธรรมในออฟฟิศของคุณหรือไม่ คุณก็สามารถและควรทำการสื่อสารเช่นนั้นแบบระยะไกลผ่านทางวิดีโอคอลหรือโทรศัพท์ การประชุมแบบตัวต่อตัวไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณได้รู้จักสมาชิกในทีมของคุณเท่านั้น แต่ยังเปิดโอกาสให้พนักงานถามคำถาม พูดคุยอย่างอิสระ และรับข้อคิดเห็นเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงานได้โดยไม่ต้องกังวลว่าจะมีใครคนอื่นกำลังฟังอยู่ในสาย

ตั้งเป้าหมายที่ชัดเจนและวัดผลได้

เมื่อพูดถึงการทำงานจากระยะไกล หนึ่งในกุญแจสำคัญคือการสื่อสารให้มากเกินไปเข้าไว้ อย่าปล่อยให้มีอะไรเปิดกว้างสำหรับการตีความ นั่นหมายถึงการตั้งเป้าหมายที่เจาะจงและบรรลุผลได้ โดยมาพร้อมกับกำหนดเวลาและความคาดหวังที่ชัดเจน ใช้โควต้ายอดขายที่ท้าทายแต่เป็นไปได้จริงและ KPI ที่นำไปปฏิบัติได้จริงเพื่อจูงใจให้พนักงานบรรลุเป้าหมายต่างๆ นอกจากนี้ สิ่งสำคัญคือต้องสร้างคำอธิบายรายละเอียดงานที่ชัดเจน เพื่อให้พนักงานแต่ละคนรู้ว่ามีการคาดหวังอะไรจากพวกเขา (โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทีมของคุณขยายและมีวิวัฒนาการในบทบาทการขาย)

ชมเชยและเฉลิมฉลองความสำเร็จ

ทุกคนสมควรได้รับคำชมเชยสำหรับงานที่ทำได้ดี โดยเฉพาะอย่างยิ่งพนักงานระยะไกลซึ่งอาจขาดข้อคิดเห็นทางสังคมในแต่ละวันที่ช่วยส่งเสริมการสร้างความสัมพันธ์ในทีม นอกเหนือจากการประกาศความสำเร็จแต่ละครั้งบน Slack (และอาจแจกทาโก้หนึ่งหรือสองชิ้นเพื่อเป็นการขอบคุณ) ให้พิจารณาจัดงานคืนมอบรางวัลแบบเสมือนเพื่อแสดงความขอบคุณสำหรับทีมของคุณในการทุ่มเททำงานอย่างหนัก

จัดกิจกรรมเข้าสังคมแบบเสมือน

เพียงเพราะคุณไม่สามารถออกไปดื่มสังสรรค์ช่วงปลายสัปดาห์ได้ไม่ได้หมายความว่าชั่วโมงแห่งความสนุกจะต้องจบลง การจัดชั่วโมงแห่งความสนุกแบบเสมือน การแชทระหว่างมื้อกลางวัน หรือชั่วโมงพักดื่มกาแฟจะช่วยให้ทีมของคุณมีโอกาสเข้าสังคม สานสัมพันธ์ และแชร์ไอเดียกัน

เมื่อทีมของคุณเข้ากันได้ ทุกคนก็จะได้รับประโยชน์ แม้กระทั่งการแชทพูดคุยกันแบบสั้นๆ ก็สามารถเป็นเครื่องเตือนใจที่สำคัญได้ว่าเบื้องหลังหน้าจอและรูปโปรไฟล์เหล่านั้น คุณทุกคนล้วนเป็นมนุษย์ สิ่งนี้จะช่วยสร้างความรู้สึกของการเป็นส่วนหนึ่ง เพิ่มความภักดี และจูงใจให้เหล่าพนักงานทำงานร่วมกันแทนที่จะทำงานแข่งขันกัน ซึ่งจะยังส่งผลดีต่อประสิทธิภาพการทำงานและยอดขายอีกด้วย

ลงทุนในเครื่องมือที่ใช้ร่วมกัน

ส่งเสริมตัวแทนฝ่ายขายของคุณด้วยการเข้าถึงเครื่องมือและเทคโนโลยีที่เหมาะสม เช่น Dropbox สำหรับทีม อ่านต่อไปเพื่อดูรายชื่อเครื่องมือที่เราแนะนำสำหรับการสร้างชุดเทคโนโลยีด้านการขายระยะไกลในแบบฉบับของคุณเอง

ชุดเทคโนโลยีในอุดมคติสำหรับทีมฝ่ายขายระยะไกล

รวมเครื่องมือและเทคโนโลยีต่อไปนี้เข้าด้วยกันเพื่อสร้างชุดการขายสำหรับการบริหารจัดการทีมฝ่ายขายระยะไกลให้ประสบความสำเร็จ