Cómo se pueden editar archivos PDF en ordenadores, móviles y tablets

El formato PDF es uno de los formatos de archivo más populares y usados. En comparación con otros formatos, los documentos PDF son más fáciles de compartir y más estables, además de compatibles con la mayoría de los navegadores web modernos. También funcionan en casi cualquier sistema operativo.

Con los archivos PDF, se evitan algunos de los problemas de portabilidad asociados a otros tipos de archivo. Muchas personas conocen de primera mano lo frustrante que es intentar abrir un documento en un dispositivo que no reconoce alguna de sus fuentes. Un archivo PDF se puede abrir en ordenadores con Windows o macOS, teléfonos móviles y tablets, y en todos se verá exactamente igual.

Por su versatilidad, este formato se suele usar para formularios interactivos, como contratos y solicitudes de empleo. Además, es el único formato de archivo que permite usar firmas electrónicas, un recurso que contribuye a que los proyectos se entreguen más rápido que haciendo todo en papel.

¿Te gustaría saber cómo puedes habilitar estas funciones en tus archivos PDF? Te mostraremos el proceso de edición de archivos PDF y te ayudaremos a producir archivos más creativos y eficaces.

Cómo se pueden editar archivos PDF en un ordenador

Antiguamente, editar archivos PDF era complicado y agotador. En sus inicios, este formato no estaba al alcance de todo el mundo. También hay que tener en cuenta los dispositivos de la época, que no podían procesar archivos tan grandes. Había que esperar mucho tiempo para descargarlos y para que se cargan bien y, además, no admitían enlaces externos.

Por suerte, ahora los archivos PDF se usan mucho más, y el formato sigue evolucionando y mejorando. En paralelo, cada vez hay más herramientas y plataformas potentes que son útiles para editar archivos PDF de forma rápida y eficaz.

Dropbox es una de esas plataformas que ha intentado que los archivos PDF sean tan fáciles de editar como sea posible. Veamos con qué facilidad se pueden editar archivos PDF en Windows y macOS gracias a Dropbox y su integración en Adobe Acrobat.

Editar archivos PDF en Windows o macOS con Adobe Acrobat

Con la integración de Dropbox en Adobe, puedes agilizar el proceso de edición de archivos PDF en una aplicación y, después, actualizar los archivos en tu copia de seguridad o servicio de almacenamiento en la nube.

Crea, convierte, edita, protege y firma archivos PDF en Acrobat Pro DC, o bien resalta texto y añádele notas en la versión gratuita, Acrobat Reader. Todos los cambios se guardarán automáticamente en tu cuenta de Dropbox. 

Descarga e instala la aplicación para escritorio de Acrobat o Acrobat Reader y, luego, añade tu cuenta de Dropbox. En Acrobat o Acrobat Reader, ve a Inicio > Añadir cuenta y haz clic en el botón Añadir que hay debajo del logotipo de Dropbox.

Se abrirá una ventana de inicio de sesión en tu navegador web predeterminado. Cuando hayas iniciado sesión en tu cuenta de Dropbox y Acrobat te pida permiso para acceder a los archivos que tengas en Dropbox, haz clic en Permitir. Vuelve a Acrobat o Acrobat Reader; los archivos PDF de tu cuenta de Dropbox estarán listos para que los edites.

1. En la aplicación para escritorio de Acrobat o Acrobat Reader, abre la carpeta de Dropbox desde Archivos, que está en el panel izquierdo.
2. Elige el archivo PDF que quieras editar y selecciona Editar PDF en el panel Herramientas, que está en la parte derecha de la pantalla.
   • Para añadir o editar texto, ve a Editar PDF y a Editar (un icono de un lápiz y una hoja de papel). Con esta herramienta, podrás hacer lo siguiente:
     • Cambiar, remplazar y eliminar el texto del archivo PDF, además de aplicarle formato.
     • Añadir texto y listas numeradas o con viñetas.
     • Mover y girar cuadros de texto, además de ajustar su tamaño.
     • Añadir notas y marcas dibujadas para dejar comentarios.
   • Para añadir o editar imágenes en un archivo PDF, ve a Editar PDF y a Editar: 
     • Selecciona Añadir imagen para insertar una imagen, busca el archivo que quieras insertar y usa la opción Abrir. Haz clic donde quieras colocar la imagen, o bien haz clic y arrastra el cursor para ajustar la imagen mientras la colocas en la página.
     • Arrastra un controlador lateral de la imagen para ajustar el tamaño, o bien mantén pulsada la tecla de mayúsculas mientras arrastras el controlador para mantener la relación de aspecto original.
     • En el panel que verás a la derecha, ve a Objetos para voltear, girar o recortar la imagen.
     • Usa Organizar, que está en Objetos, para colocar la imagen delante o detrás de otros elementos de la página.
     • En el panel que hay en la parte derecha, ve a Alinear objetos para alinear la imagen a la izquierda, el centro vertical, la derecha, la parte superior, el centro horizontal o la parte inferior de la página.
   • Puedes usar el resto de las herramientas de Editar PDF para añadir, sustituir o editar una marca de agua, encabezados, pies de página y fondos.
   • Ve a Rellenar y firmar en el panel derecho o inicia sesión en la barra de herramientas (el icono de bolígrafo) para añadir, editar y mover texto en un formulario.
3. Escribe un nombre para el archivo y pulsa el botón Guardar.
4. Todos los cambios que hagas en el archivo PDF se guardarán automáticamente en tu cuenta de Dropbox.

Editar archivos PDF en macOS o Windows con Dropbox

Si estás trabajando en macOS o Windows y solo tienes que hacer unos pequeños cambios a un archivo PDF para enviárselo a unos clientes o compañeros, puedes hacerlo mientras ves la vista previa del archivo en dropbox.com. 

Antes de editar un archivo PDF en Dropbox, comprueba que no ocupe más de 111 MB y que no esté protegido con contraseña. Estos son los pasos para editarlo directamente desde tu cuenta de Dropbox:

1. Inicia sesión en dropbox.com.
2. Elige el archivo PDF que quieras editar.
3. Cuando lo hayas abierto, ve a Editar (encima de la vista previa).
4. Prueba las herramientas de edición:
   • Si necesitas añadir más páginas al archivo, haz clic en Insertar página y sigue las indicaciones para insertar un archivo PDF desde tu cuenta de Dropbox. Todas las páginas se enumerarán en forma de miniatura en la barra lateral izquierda de la ventana.
   • Para cambiar el orden de las páginas del archivo PDF, selecciona una página que quieras mover en la barra lateral izquierda y arrástrala hasta su nueva posición.
   • Para eliminar una página, haz clic en la miniatura de la página que quieras eliminar y selecciona Eliminar página en la barra lateral izquierda.
   • Para girar una página, haz clic en la miniatura de la página que quieras girar y seleccionar Girar hacia la derecha o Girar hacia la izquierda en la barra lateral izquierda.
   • Si tu archivo PDF es un formulario interactivo, haz clic en un campo que se pueda rellenar y escribe en el cuadro de texto correspondiente.
     • Note: en Dropbox, solo se pueden rellenar los formularios en PDF interactivos con campos rellenables.
5. Cuando hayas terminado con los cambios, haz clic en Listo.
6. No olvides guardar los cambios:
   • Selecciona Guardar una copia para guardar el archivo PDF como un archivo nuevo en tu cuenta de Dropbox. Si otros usuarios tienen acceso al archivo PDF original, no verán los cambios.
   • Selecciona Sustituir original para sustituir por completo el archivo PDF original por la versión editada en tu cuenta de Dropbox. Todos los usuarios que hayan tenido acceso a la versión original verán los cambios.
     • Nota: para poder seleccionar esta opción, el archivo tiene que ser tuyo, o bien su propietario te tiene que haber dado el acceso correspondiente.

Cómo editar archivos PDF en dispositivos móviles o tablets

A veces, hay que trabajar fuera, sin poder usar el ordenador de sobremesa o portátil de siempre. Por suerte, la integración de Adobe Acrobat en Dropbox permite abrir y editar archivos PDF en dispositivos con Android, iOS y iPadOS.

Editar archivos PDF en dispositivos con Android, iOS y iPadOS con Adobe Acrobat

1. Descarga e instala las versiones más recientes de las aplicaciones de Dropbox y Acrobat Reader desde la tienda de aplicaciones del dispositivo en cuestión.
2. Inicia sesión en tu cuenta de Dropbox en la aplicación y abre el archivo PDF que quieras editar.
3. Haz clic en el icono Editar (un lápiz y una hoja de papel).
4. Se abrirá la aplicación Adobe Acrobat, donde tendrás que autorizar el acceso a tu cuenta de Dropbox.
5. El archivo PDF se abrirá en la aplicación Adobe Acrobat, y podrás empezar a editarlo:
   • Para reorganizar las páginas del archivo PDF, toca el icono azul Página en la esquina superior izquierda de la pantalla para abrir el panel Herramientas. Selecciona Organizar páginas. Luego, mantén pulsada y arrastra una miniatura de página para moverla a otra posición.
   • También puedes girar o eliminar las páginas que selecciones con la función Organizar páginas.
   • Para editar el texto del archivo PDF, toca Editar PDF en el panel Herramientas. Se resaltará todo el texto editable del archivo. Mantén pulsado el cuadro de texto que quieras editar y selecciona Editar en el menú emergente que se aparecerá. A medida que escribas, el texto actual se irá reajustando. Para cambiar el tamaño del cuadro de texto, tócalo y arrastra sus lados.
     • Para mover un cuadro de texto, selecciona Mover en el menú emergente y arrastra el cuadro hasta otra posición de la página.
   • Además, podrás cambiar la fuente, tamaño, estilo y color del texto en Editar PDF. Mantén pulsado el cuadro de texto que quieras editar y elige Seleccionar o Seleccionar todo en el menú emergente que aparecerá. Verás una franja de selección encima del teclado.
6. Cuando hayas terminado de editar el archivo PDF, toca la flecha hacia atrás para guardarlo. Se te llevará de vuelta a tu cuenta de Dropbox, donde verás el archivo actualizado.

Consejos para editar archivos PDF

Si sueles editar archivos PDF —por ejemplo, contratos que hay que firmar o informes que deben comentarse—, sabrás que introducir y retocar texto e imágenes es solo una pequeña parte del proceso.

Teniendo en cuenta que se van incorporando funciones y mejoras al formato PDF, es muy probable que tu flujo de trabajo de edición también evolucione. Como creemos que editar archivos PDF no debería ser complicado, hemos preparado algunos consejos para ayudarte.

¿Por qué no puedo editar un archivo PDF?

Hay varios motivos por los que quizás tengas problemas para editar un archivo PDF. Si el archivo no es tuyo, puede que la persona que lo creó haya desactivado la opción de editarlo. En ese caso, recurre a un lector de archivos PDF.

También es posible que el archivo esté protegido o restringido. Si es tuyo y ya no quieres que esté protegido, puedes usar la opción Desbloquear en Adobe Acrobat para eliminar la seguridad de contraseñas. Ve a Herramientas > Proteger > Cifrar > Quitar seguridad.

Otra posibilidad es que estés usando un tipo de software inadecuado. Un ejemplo de este caso sería abrir un archivo PDF en Adobe Reader DC en lugar de Adobe Acrobat DC.

¿Cómo se puede rellenar y firmar un formulario PDF?

De momento, en dropbox.com solo puedes rellenar formularios PDF interactivos con campos rellenables. 

Dispones de muchas integraciones de Dropbox en aplicaciones para firmar electrónicamente archivos PDF. Son, entre otras, la de HelloSign —una empresa de Dropbox—, DocuSign y Adobe Sign. Tanto si trabajas en un ordenador como si lo haces con un dispositivo móvil, y siempre que tu dispositivo sea compatible con alguna de estas herramientas, podrás firmar archivos PDF.

¿Cómo puedo reducir el tamaño de un archivo PDF?

Puedes comprimir un archivo PDF para que ocupe menos desde la aplicación para escritorio Adobe Acrobat en Windows y macOS. 

En Acrobat, ve a Herramientas > Optimizar PDF y selecciona Abrir en el menú desplegable. Elige el archivo y haz clic en Abrir. Usa la opción Reducir tamaño de archivo en el menú superior y opta por la opción de compatibilidad con la versión de archivo que prefieras en la lista desplegable. Haz clic en Aceptar y guarda el nuevo archivo comprimido.

Hacer cambios rápidos y pequeños en archivos PDF con Dropbox

Dropbox es un espacio en el que puedes gestionar todo tu contenido, desde contratos que hay que firmar hasta ese eBook autopublicado que has estado escribiendo y retocando una y otra vez.

Almacenar archivos y carpetas en tu cuenta de Dropbox no solo te permite proteger dichos archivos y carpetas, sino que además te de la opción de crear un espacio específico para organizar y editar el contenido, compartirlo y colaborar en él siempre que quieras.