Los archivos PDF son casi tan universales como el correo electrónico. Se pueden usar tanto en ambientes laborales como en sociales, pues tienen el formato ideal para un contrato o para una revista. Las ventajas del uso del PDF a nivel profesional se pueden dividir en tres categorías principales.
Como formato de archivo no tiene comparación, puesto que podrías abrirlo sin problemas en el clásico ordenador de hace 20 años que hay en casi todas las casas.
Los archivos PDF son fundamentales para todas las empresas, grandes y pequeñas. ¿Trabajas con documentación importante? Utiliza Dropbox Sign para solicitar firmas legalmente vinculantes. Ya ves que, simplemente utilizando archivos PDF, estás impulsando tu negocio.
Las 15 ventajas de usar archivos PDF en tu negocio
Crear, leer y compartir archivos PDF es muy sencillo. Pero ¿a que no sabías que puedes leerlos y editarlos con Dropbox? Consulta la página "Cómo editar archivos PDF en Dropbox" para obtener más información.
Pero vamos a lo importante: ¿qué ventajas ofrecen a los negocios? A continuación, encontrarás una serie de usos que puedes hacer del PDF para mejorar la productividad de tu empresa.
Los PDF están diseñados para ser compatibles
Todo el mundo dice que el formato PDF es compatible con todo. Pero, siendo realistas, ¿de verdad lo es? Sin duda. Si una sociedad extraterrestre encontrase un portátil dentro de mil años, lo más probable es que pudiera ver el PDF sin problema alguno.
Vale, vale. Sabemos que el concepto de compatibilidad es amplio y bastante impreciso. Por eso, vamos a definir un poco más los usos que les puedes dar a los archivos PDF para mejorar la productividad y los flujos de trabajo de cualquier empresa:
Te olvidarás de los problemas para abrir los documentos
No todas las empresas utilizan los mismos sistemas, lo que resulta tedioso cuando se envían archivos.
¿Cuál es la solución? El PDF. Casi todo el mundo puede abrirlo en el ordenador o el dispositivo que use normalmente. Y sin quebraderos de cabeza. ¡Un problema menos!
Llegarás a todas partes con los lenguajes (de programación)
Trabajar con archivos PDF es como tener un traductor universal siempre a mano, lo cual facilita mucho colaborar a nivel internacional.
¿Quieres crear, leer o compartir un archivo? Si recurres al PDF, jamás te verás en un apuro, ya que cuenta con varios "scripts", lenguajes de programación y alfabetos. Despídete de las barreras lingüísticas y colabora a nivel internacional sin complicaciones.
Dominarás el arte de la persuasión a la hora de vender y exponer presentaciones
Enviar archivos PDF es tan sencillo como reservarles un asiento en primera fila a los asistentes de tu fantástica presentación.
Puedes hacer que tus PDF sean interactivos con un par de hipervínculos que lleven a los clientes a otros documentos y archivos necesarios para cerrar el acuerdo. Es como preparar una búsqueda del tesoro con toda la información que necesitan para darte el visto bueno.
Agilizarás el flujo de trabajo con la integración de aplicaciones
No hace falta tener amplios conocimientos informáticos para ver que tus aplicaciones preferidas y los archivos PDF son tal para cual.
Muchas aplicaciones te dan la posibilidad de "Guardar como" o "Exportar a" PDF y pasar tu contenido a un formato de confianza. Si lo haces, tendrás en tus manos un formato universal para todas tus creaciones digitales.
Jugarás en equipo y superarás los obstáculos
La versatilidad de este formato es perfecta para trabajar al unísono y fomentar la colaboración y la eficiencia.
Los PDF permiten a los departamentos comunicarse con fluidez. Pueden compartir documentos importantes entre ellos para asegurarse de que todo el mundo esté al día. Trabajar de forma aislada es cosa del pasado.
Los PDF se pueden abrir en el móvil y en el ordenador, independientemente del fabricante y del sistema operativo (Windows, macOS...). Lo que lo hace un formato tan potente es la compatibilidad con los dispositivos, sean cuales sean.
Dropbox también es útil para seguir mejorando la compatibilidad, pues cuenta con potentes funciones de conversión. Entra en Cómo convertir archivos de Dropbox para aprender a convertir archivos a PDF.
Los PDF ofrecen una seguridad inigualable
Puedes cambiar la configuración de seguridad de un PDF para evitar que lo reenvíen, lo copien, lo impriman o hagan cualquier acción no autorizada. Es probable que el elemento más atractivo de este formato para los empresarios sea el nivel de seguridad. Es perfecto para mantener a raya a los fisgones o evitar que accedan a algún archivo de forma accidental.
Las subidas de sueldo, la información sobre puestos de trabajo, los detalles personales o los datos confidenciales de los clientes están a salvo de miradas indiscretas dentro de un PDF. La seguridad que ofrecen estos archivos puede beneficiar a tu negocio en varios aspectos. Te lo contamos a continuación.
Manejarás la protección de datos a la perfección
Los PDF tienen una función brillante: el cifrado. Basta con aplicar la configuración deseada para guardar con seguridad todos los datos.
Solo quienes tengan la contraseña podrán acceder a los archivos confidenciales, pero tú decides a quién darle ese permiso. Es la combinación perfecta entre los mecanismos de seguridad de toda la vida y la eficacia tecnológica.
Protegerás la integridad de los documentos
Si lo que quieres es impedir que modifiquen tus archivos sin permiso, puedes depositar toda tu confianza en el formato PDF.
Con una infinidad de ajustes de seguridad, puedes blindar documentos importantes (como contratos) y evitar que los modifiquen personas no autorizadas.
Ganarás en credibilidad
Los identificadores digitales y los certificados seguros no dejarán lugar a dudas de que se trata de documentos oficiales.
Al añadir una firma digital a un PDF, actúas como un asesor de confianza que coloca un sello oficial de autenticidad. ¡Nadie podrá decir que no se fía! Los destinatarios sabrán que tus PDF son auténticos.
Discreción ante todo
El PDF es el mejor amigo de la propiedad intelectual, los derechos de autor o de un gran noticia que la prensa no puede publicar.
Sus funciones de seguridad te permiten bloquear contenido confidencial o de gran valor. No tendrás que preocuparte por los accesos no autorizados o filtraciones accidentales. Todo quedará bien protegido hasta que llegue el gran día.
Conocerás a fondo el RGPD
Los PDF te permiten trabajar con información confidencial, velar por la privacidad y ganarte el favor de las entidades reguladoras.
Gracias a este formato, puedes cumplir a rajatabla las importantísimas normas relacionadas con la protección de datos. Te ajustarás a lo que dicta la ley y te librarás de sanciones engorrosas, un problema al que todos los negocios pueden estar expuestos.
Si necesitas ir un paso más allá en cuanto a seguridad, puedes guardar tus PDF y otros tipos de archivo en tu cuenta de Dropbox.
Elige un plan de Dropbox y protege todos tus archivos con un cifrado seguro.
Los PDF pesan poco y es sencillo comprimirlos
Los PDF son pequeños. Una novela entera en este formato apenas ocuparía espacio en tu almacenamiento en la nube. ¡Son ultracompactos! En la biblioteca digital Project Gutenberg, el clásico "Guerra y paz" ocupa menos de 5 MB. Si el PDF es el formato preferido de muchos, por algo será.
Ya sea un registro extenso de transacciones con clientes, un repertorio de perfiles de usuarios o una recopilación de datos históricos, el tamaño reducido de los PDF hace de ellos un formato muy útil. A continuación, verás las ventajas que tiene utilizar archivos pequeños.
Optimizarás los envíos
Los PDF son los atletas del mundo digital, pues recorren las pistas de Internet raudos y veloces.
Para ellos, las conexiones lentas o la incompatibilidad no suponen un problema. Gracias a los PDF, tus destinatarios recibirán documentos, imágenes y otros materiales sin problema ninguno. Se adjuntan muy rápido.
Aligerarás tu almacenamiento en la nube
Gracias a los PDF, no tendrás que esperar que se carguen los archivos de gran tamaño ni te frustrarás porque ocupen demasiado espacio en tu espacio de almacenamiento.
Los PDF se pueden transferir, subir y descargar de forma sencilla. Son como ágiles acróbatas que se mueven sin esfuerzo por tu Dropbox.
Conseguirás que los equipos trabajen a la par
Los PDF hacen que los equipos avancen al mismo ritmo. Las actualizaciones se sincronizan a la velocidad de la luz en tu cuenta de Dropbox.
Imagina que alguien sube una versión actualizada de un PDF o ha incluido unos cambios que quedan genial. ¿Sabes qué pasa luego? Que los archivos se comparten y los cambios se sincronizan automáticamente. Se acabó actualizar de forma manual.
Podrás encargarte de todo estés donde estés
Al trabajar con archivos de poco tamaño, terminarás las tareas mucho más rápido.
Los PDF son la mejor opción para los emprendedores independientes y los nómadas digitales, sobre todo cuando no les queda otra que conformarse con conexiones a Internet lentas o poco fiables. Por un trabajo sin frustraciones.
Compartirás tus creaciones con el mundo
El PDF es una herramienta fantástica para conseguir la mayor visibilidad posible.
Ya sea la descripción de un puesto de trabajo, un clip de vídeo interesante o información que quieras enviar a tu lista de contactos, el PDF es el formato ideal. Puedes enviar archivos a quien quieras sabiendo que prácticamente todo el mundo podrá descargárselos y verlos.
En general, el tamaño reducido de los PDF hace que sea fácil trabajar con ellos. Los archivos pequeños pueden aumentar la productividad, ahorrar espacio y facilitar las interacciones en gran medida. ¡Que no te engañe su tamaño!
¿Cuáles son las desventajas de trabajar con archivos PDF?
Los PDF apenas tienen desventajas para los negocios. Sin embargo, precisamente aquello que es una ventaja, a veces también puede suponer un inconveniente. Estas son las posibles desventajas de usar archivos PDF:
- Es complicado editar un PDF. Pero esto no llega a ser un problema gracias al editor de PDF integrado en Dropbox, disponible en todos los planes.
- Los PDF no resultan tan atractivos como una presentación con diapositivas.
- La apariencia de "carta" de estos archivos puede dificultar su lectura, y suele ser necesario desplazarse por toda su extensión.
Es cierto que trabajar con archivos PDF tiene sus cosas malas, pero no suponen un problema insalvable. Los PDF no perderán popularidad a corto plazo, puesto que ofrecen más ventajas que inconvenientes.
Para trabajar mejor con el formato PDF, lee "Cómo nos gustan los PDF", donde te contamos cómo utilizar las funciones de Dropbox para sacarle el máximo partido a tus archivos.
Saca más partido a tus archivos con Dropbox
Su tamaño, seguridad y compatibilidad hacen que el PDF sea imprescindible en las empresas. No obstante, uses el tipo de archivo que uses, puedes aprovechar al máximo tus datos con Dropbox. Es la herramienta perfecta para que los negocios vayan como la seda.
Podrás almacenar los datos de forma intuitiva y obtendrás funciones para compartir y colaborar aptas para cualquier tipo de negocio. Elige un plan y mejora tu productividad con Dropbox para sacarles el máximo partido a tus archivos PDF.