Un control de versiones de documentos efectivo

Ayuda a tus equipos a establecer un sistema de control de versiones que les permita asegurarse de que están trabajando en la versión más actualizada de sus archivos.

Trabajar con el control de versiones

Hoy en día, los equipos colaboran entre distintos departamentos, oficinas, países y zonas horarias; y muchas veces, trabajan en los mismos documentos. A pesar de lo común que resulta esta forma de organizarse, estos mismos equipos suelen tener dificultades para gestionar las numerosas versiones diferentes de sus archivos de trabajo. ¿Cuántos documentos nombrados como "FINAL" acaban por convertirse en otro llamado "FINAL v2"? Si tu equipo está perdiendo tiempo localizando los archivos más recientes y haciendo seguimiento de los cambios, quizás lo que os hace falta es establecer un buen sistema de control de versiones.

¿Qué es el control de versiones?

El control de versiones es el proceso de gestionar diferentes versiones de archivos a lo largo del tiempo, lo cual suele hacerse mediante un sistema de control de versiones. Aunque en un principio aparecieran en el software de desarrollo para gestionar cambios en el código, los sistemas de control de versiones no son tan complicados como parecen. Puede ser, sencillamente, un software que hace seguimiento de los cambios y te permite acceder a todas las versiones previas de un archivo en cualquier momento. Un sistema de control de versiones también podría entenderse como un conjunto de reglas para trabajar con archivos, como la arquitectura de una carpeta para guardar versiones diferentes de forma independiente.

Estos diferentes usos van mucho más allá de la creación de código; por ejemplo, el documento de control de versiones podría ayudar a un escritor a gestionar diferentes borradores de contenido o, a un diseñador gráfico a hacer seguimiento de los cambios que se hagan en un archivo de diseño.

Cómo crear un sistema de gestión de documentos con control de versiones

Hay una gran variedad de enfoques que puedes adoptar para abordar el control de versiones, según las necesidades de tu equipo y el tamaño de tu empresa. En la mayoría de los casos, bastaría con indicar qué versión de un archivo se está enviando o nombrar los documentos con iniciales o añadiendo "revisado". Cada persona nombra los archivos de forma diferente, así que este enfoque puede acabar por ser algo confuso, en cuanto haya dos personas implicadas trabajando (por no hablar de cuando esté colaborando todo el equipo o empresa). Llegados a este punto, es necesario apostar por un enfoque definido para gestionar los archivos del equipo.

Nomenclatura

Puede resultar obvio, pero contar con una nomenclatura rigurosa en tu equipo es fundamental para el control de versiones. Para empezar, la nomenclatura debe ser consistente y resultar clara para cualquiera que acceda a tus archivos. No obstante, debería estar basada en la forma en la que interactuáis con esos documentos. Si, por ejemplo, la fecha de los documentos es el factor más importante para tu equipo a la hora de organizarlos, el nombre debería empezar con una fecha. Esta sería la forma más sencilla de filtrar y buscar a través de esos archivos. Desde aquí, los nombres de los documentos deberían incluir los datos más importantes que ayuden a entender qué hay en su interior. Por supuesto, si solo vas a utilizar una nomenclatura como sistema de control de versiones, esta también debe incluir un sistema de numeración para las diferentes versiones del archivo.

Arquitectura de la información

Una vez que hayas establecido un método para nombrar tus documentos que os funcione a ti y a tu equipo, necesitas un sistema que sea fácilmente accesible para guardarlos de forma segura. Aquí es donde entra en juego la arquitectura de la información, que es, simplemente, el diseño de carpetas y archivos que utilizas para guardar la información. Naturalmente, la nomenclatura también juega un papel fundamental. De nada sirve tener archivos muy bien nombrados si están en una carpeta llamada "Trabajo". Sin embargo, la arquitectura de la información también tiene mucho que ver con el acceso a esos archivos, porque no todos deberían estar disponibles para cualquier miembro de tu empresa.

La mejor manera de gestionar esto es, generalmente, a través de una solución de almacenamiento de archivos compartidos. Las carpetas de equipo de Dropbox Business te permiten crear una arquitectura de información segura. Al asignar equipos específicos dentro de Dropbox, puedes crear repositorios para su trabajo con permisos de acceso específicos para las personas que estén dentro y fuera del equipo. Desde aquí, puedes asegurarte de que los archivos no se cambian sin permiso y que las diferentes versiones de los mismos se pueden archivar de forma segura.

Software de control de versiones

La nomenclatura y la arquitectura de la información son los pilares de un sistema de gestión de documentos que funcione bien. Sin embargo, pueden resultar tediosos cuando se utilizan como el método de control de versiones principal. El software de control de versiones automatiza muchos procesos relacionados con el propio control de versiones y ofrece beneficios adicionales que la nomenclatura por sí sola no puede ofrecer.

Como mínimo, el software de control de versiones guarda automáticamente cada versión previa de un archivo. Se puede acceder a ellas o revertirlas en cualquier momento, y también funciona como copia de seguridad para la versión actual del archivo. Los miembros del equipo también pueden trabajar de forma simultánea en archivos independientes con software de control de versiones antes de actualizar la versión actual. Esto simplifica la fusión de archivos y resuelve cualquiera de estos conflictos entre documentos.

En resumen: el software de control de versiones simplifica el proceso completo de versiones de los archivos y ofrece beneficios adicionales a equipos que trabajan con esos archivos.

¿Por qué es tan importante el control de versiones para los equipos?

Cuando se trata de trabajar en documentos colaborativos, tener algún tipo de control de versiones es básico para estar alineados con los archivos. Para aprobar un documento completo, debes saber qué archivo es la versión final después de todo, pero va mucho más allá. Usar el software adecuado y las versiones de archivos de la forma correcta permite protegerlos frente a la pérdida y acelerar los procesos en empresas de todos los tamaños.

Conserva cada una de las diferentes versiones de un archivo

El beneficio principal del control de versiones es la posibilidad de poder conservar cada versión de un archivo a través de un flujo de trabajo de proyecto, de principio a fin. Puedes consultar las diferencias entre versiones y asegurarte de que todos los cambios realizados son los correctos. Deberías cerciorarte en este punto que lo que llega a la versión final es final, y que no se añadió a la 1 de la madrugada de la noche anterior.

Una vez que se completa un proyecto, el historial de versiones también puede resultar crucial a la hora de revisar el trabajo del equipo en retrospectiva. En este caso, el control de versiones de documentos puede servir como un registro de auditoría de su trabajo durante un proyecto, que además detalle su progreso en cada etapa. Con esa información puedes diagnosticar mejor posibles problemas en tus procesos, especialmente en lo que se refiere a agilizar tu trabajo en el futuro.

Gestión y edición segura de archivos

Nada retrasa más el trabajo de un equipo que alguien que sobreescribe un archivo sin permiso (o lo elimina por error). Desde ese momento, lo único que puedes hacer es rastrear tus correos cruzando los dedos por encontrar una copia del archivo original. En vez de esperar a ver si aparece, puedes contar con tener una copia de seguridad a tu disposición porque los sistemas de control de versiones conservarán una versión del archivo en cada etapa de cambios. Con la recuperación de archivos de Dropbox, si un miembro del equipo realiza cambios por error o elimina un archivo, siempre estará disponible la versión previa en caso de que necesites volver a ella. Ya no tendrás que preocuparte de si un archivo desaparece o si se hacen cambios permanentes.

Monitoriza cambios de los miembros del equipo

Cuando tienes un equipo grande que trabaja unido, es fundamental que sepas quién hace cada cambio, en qué archivo y cuándo. Los documentos compartidos generalmente incluyen detalles relativos a quién los editó más recientemente, pero puede que no se incluya a ningún otro miembro del equipo en el archivo. En este caso, lo normal es perder tiempo enviando correos para preguntar quién revisó el archivo y qué cambios realizó.

Para llevar un seguimiento de los cambios de archivo y las diferentes versiones de un documento que haga un miembro del equipo, necesitas un software de control de versiones. Con el control de versiones de Dropbox, por ejemplo, todos los cambios del archivo son visibles y se asocian directamente con el correo y la cuenta de un miembro del equipo. Recibirás notificaciones cuando alguien edite un archivo (que mostrarán exactamente qué se ha cambiado) o si mueven o eliminar un archivo que se encuentra en una carpeta compartida.

Este nivel de control de versiones crea un proceso más transparente para gestionar tus archivos, además de otorgar responsabilidad por cada uno de ellos. Puedes consultar cuándo empiezan los miembros de tu equipo a trabajar en un documento o si algo se ha cambiado por error o de forma accidental. Cualquier cambio en los archivos puede consultarse de forma inmediata con la persona que proceda sin que sea necesario enviar correos incómodos ni implicar al resto del equipo en Slack.

Crea una fuente central de información veraz para la empresa

Cuando trabajas con un equipo que opera en diferentes locales o en espacios altamente regulados, alinearse es fundamental. Pero si la información no está centralizada ni accesible, los equipos acaban por no estar sincronizados y se forman silos rápidamente. Combinado con la arquitectura de la información adecuada, el control de versiones puede ayudarte a crear y conservar una fuente central de información veraz compartida en todas las áreas de tu empresa.

En vez de tener que enviar constantemente instrucciones actualizadas, el control de versiones te permite mantener un documento centralizado que toda la empresa puede consultar. Con Dropbox, las instrucciones de RR. HH., por ejemplo, pueden almacenarse en una carpeta compartida única, con permisos de acceso específicos para los diferentes miembros del equipo. Al actualizar esos archivos, encontrarán la información más reciente en la misma fuente de información, mientras que los editores tendrán un registro de la información que ya no sirve. Es una forma sencilla de garantizar que la información se guarda de forma segura, se guarda en copias de seguridad y está accesible para cualquiera que la necesite.

Automatiza y acelera procesos con el control de versiones

Por supuesto, el objetivo final de cualquier proceso de optimización debería ser facilitar y agilizar el trabajo, tanto para los responsables como para los miembros del equipo. Desde el principio, el control de versiones de documentos puede ayudar a tu equipo a ser más ágiles. Mantiene a todo el mundo al día y alineados en documentos al tiempo que ofrecen una ayuda frente a una posible inactividad causada por errores en la gestión de archivos.

Con los beneficios añadidos de supervisión, transparencia y seguridad, los sistemas de control de versiones pueden hacer mucho más que garantizar que tienes la última versión de un archivo. Ofrecen información sobre los procesos de tu equipo, te ayudan a refinarlos mejor para después alinearlos con tu empresa con más facilidad en el futuro.