El reto
- Aunque los empleados de Cully Automation trabajaban a distancia, la empresa seguía enviando los contratos y documentos que había que firmar por correo electrónico o postal.
- Este proceso de firma era costoso e inseguro, y los empleados perdían un tiempo muy valioso.
La solución
- Cully Automation, que llevaba diez años usando Dropbox, implementó Dropbox Sign para crear un flujo de trabajo simplificado y que los empleados pudieran crear contratos, colaborar en ellos, enviarlos y firmarlos.
El resultado
- Las facturas, los contratos y los documentos confidenciales se comparten, firman y almacenan de forma segura, con registros de auditoría en los que se muestran marcas de tiempo y recordatorios automatizados para que nadie se despiste. Ahora, la empresa cierra acuerdos un 50 % más rápido.
El proceso de adopción de Dropbox y Dropbox Sign fue clave para crecer y funcionar bien como empresa. Sin esta ayuda, no seríamos tan eficiente ni productivos.
Cully Automation es una empresa de ingeniería irlandesa con una amplia gama de servicios, desde el diseño y la instalación hasta la automatización de procesos a gran escala. Sus equipos están especializados en planificar, construir, automatizar y mantener servicios de abastecimiento de agua vitales en Irlanda.
La empresa usó Dropbox para gestionar la colaboración entre los equipos que trabajaban en la oficina y los que lo hacían en el lugar durante varios años. Cuando llegó la COVID-19, empezó a necesitar una solución que pudiera ofrecer la misma colaboración en tiempo real durante el proceso de firma de contratos. Esa solución también debería tener en cuenta a los equipos que trabajaban en lugares con problemas de conexión. El proceso de estos equipos sería hacer los cambios sin conexión y sincronizarlos más tarde, cuando recuperaran la conexión.
La transición a Sign
Todos los visitantes y empleados tenían que completar una encuesta para la vuelta al trabajo, además de declarar oficialmente que no tenían ningún síntoma de COVID-19, para poder acceder a las instalaciones. Por todo esto, el método antiguo de imprimir, firmar y recopilar formularios en papel no tardó en resultar demasiado lento y costoso. Si le sumamos la necesidad de firmar y actualizar documentos importantes relacionados con temas de salud y seguridad, evaluaciones de riesgos e informes de lesiones con frecuencia, la empresa acumulaba montañas de papeles interminables y retrasos administrativos innecesarios.
Cully Automation, que tenía el objetivo de que los empleados, visitantes y contratistas pudiesen firmar documentos y declaraciones a distancia, decidió usar Sign y Dropbox. El resultado fue que podía crear, firmar y almacenar de forma segura documentación legalmente vinculante de cada oficina y lugar de trabajo en tiempo real. Asimismo, la puesta en marcha fue rápida y simple, por lo que los equipos empezaron a notar las ventajas de la nueva tecnología en cuestión de días.
Juntos, Dropbox y Sign son la primera solución de firma electrónica de documentos y almacenamiento integrada del mundo, así que elegir Sign fue sencillo.
| Antes de usar Sign | Después de usar Sign | |
| Dependencia excesiva del correo electrónico Los documentos se firmaban y devolvían por correo electrónico, por lo que tener controladas las versiones más recientes era complicado. |
→ | Colaboración interna mejorada Con Sign, los documentos habituales —como declaraciones y contratos— se pueden enviar, firmar y archivar en la carpeta que toque automáticamente. |
| Retrasos por un proceso de firma lento Había que enviar los contratos por correo postal o pedirles a los firmantes que fueran a la oficina, lo que sumaba días al proceso sin que fuera necesario. |
→ | Proceso de firma muy simple Ahora, los empleados firman contratos en segundos. Los flujos de trabajo son más ágiles, y los trabajadores pueden hacer sus tareas más fácilmente y en menos tiempo. |
| Tiempo perdido con recordatorios manuales Los equipos tenían que investigar por qué faltaban firmas y perdían tiempo que se podía dedicar a tareas más importantes. |
→ | Recordatorios automatizados En Sign, todos los firmantes reciben automáticamente notificaciones si falta su firma. Esto ayuda a llevar un control de quién ha firmado los documentos y en qué momento lo ha hecho. |
| Seguridad complicada en el el proceso de firma Como los documentos se enviaban por correo postal o electrónico, diseñar un proceso seguro y con validez legal no era fácil. |
→ | Firmas electrónicas seguras Gracias a los registros de auditoría con marcas de tiempo y la autenticación basada en roles, los documentos se pueden compartir y firmar de forma segura, y son legalmente vinculantes. |
Reforzar la colaboración y seguridad con Dropbox y Sign
Viendo los buenos niveles de adopción y el aumento de la velocidad y precisión del proceso de declaraciones relacionadas con el COVID-19, los equipos de finanzas, recursos humanos y contratación de Cully Automation decidieron seguir un flujo de trabajo parecido. Lo que consiguieron es que la facturación, el reclutamiento y la contratación se gestionen exclusivamente con Dropbox y Sign.
Si se combinan, estas herramientas permiten crear un espacio común para todos los departamentos de la empresa, y el resultado es que los documentos se gestionan con eficacia. En todas las fases, desde el inicio de los proyectos hasta su implementación, Dropbox y Sign son la garantía de que todos los documentos estarán protegidos en un lugar accesible en el que es posible colaborar y actualizar la información en tiempo real.
No me imagino el trabajo sin Dropbox o Sign. Son importantísimos para todo. Los dos productos están integrados en el ciclo de negocios, desde justo antes del análisis previo hasta el envío de la oferta y la posventa.
